Chi È Responsabile della Gestione delle Risorse nei Progetti?
Come project manager, ti è mai stato chiesto di aiutare con l'assunzione, la pianificazione dello staff o la gestione di altre risorse necessarie per un progetto?
Questo è piuttosto tipico in alcune agenzie o organizzazioni di project management (PMO), mentre in altre potresti sentirti un po' come un pesce fuor d’acqua. A volte, come project manager, non hai il controllo sulle risorse disponibili. Altre volte potresti avere un po' più di influenza.
Vediamo quindi chi può avere un ruolo nella gestione delle risorse nei tuoi progetti e come, in quanto PM, puoi sfruttare la tua influenza per ottenere ciò di cui hai bisogno.
Che cos'è la gestione delle risorse?
La gestione delle risorse garantisce di avere i membri del team giusti, le forniture e il budget necessario per completare il progetto che ti è stato affidato.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Nella versione da manuale della gestione delle risorse, il processo spesso inizia con il budget, poiché il denaro spesso determina quante persone e quanti (o quali tipi di) strumenti puoi avere.
È importante avere stime accurate basate sui membri desiderati del team, sulle forniture e magari anche sulla tempistica. È logico pensare che si possa lavorare più velocemente con più persone contemporaneamente coinvolte nel progetto. (Vedi anche: La scienza (& arte) delle stime di progetto + Le 6 tecniche principali.)
Prima del kickoff e durante la pianificazione del progetto, dovrai determinare chi farà parte del team di progetto e quali strumenti o licenze software potrebbero essere necessari.
Durante il progetto, la gestione delle risorse può significare coordinarsi con i membri del team o con altri project manager per assicurarsi che non insorgano conflitti di programmazione e che tutti sappiano chiaramente quale lavoro deve essere svolto e quando. È anche fondamentale determinare se alcuni progetti abbiano la priorità su altri e come questo possa influire sulle tempistiche o sulle risorse. I software di pianificazione delle risorse possono essere estremamente utili durante tutto il processo.
Quando lavori su un progetto come responsabile interno delle risorse o sei incaricato di un progetto interno dove non stai fatturando ai clienti, la situazione potrebbe essere leggermente diversa rispetto a quando gestisci le risorse di un progetto agenziale e sono le commissioni dei clienti a coprire le spese.
In questo caso, il resource manager o anche il project manager potrebbe iniziare riunendo il team di progetto assegnato per determinare cosa farà ogni persona, come lo farà e se ci sono altri strumenti o risorse necessari affinché il team possa completare il progetto nei tempi richiesti.
In che modo la gestione dei progetti e la gestione delle risorse sono collegate?
La gestione dei progetti e la gestione delle risorse sono strettamente connesse per quanto riguarda la pianificazione dei progetti. In alcuni casi, la pianificazione del progetto e la pianificazione della gestione delle risorse possono avvenire contemporaneamente.
Avere una allocazione delle risorse già predisposta può aiutarti, come project manager, a creare i tuoi piani di progetto e i relativi cronoprogrammi. Saprai inoltre se ci sono vincoli di tempo sui membri del team o su ciò che puoi acquistare (licenze software, hardware, ecc.) durante il progetto.
Alcuni software di project management o di gestione delle risorse consentono di creare grafici di consumo del budget per prevedere come il budget (o il lavoro del team) dovrebbe essere distribuito durante il ciclo di vita del progetto.
Chi è responsabile della gestione delle risorse in un progetto?
La risposta a questa domanda dipende principalmente dalla tua organizzazione. Le seguenti persone o ruoli possono essere incaricati della gestione delle risorse a seconda della dimensione e della tipologia dell'organizzazione in cui lavori:
- Project manager, ovvero tu (dai, sapevi che sarebbe stata questa la risposta)
- Operations manager
- Resource manager
- Titolare dell’agenzia
- Chief operating officer o vicepresidente delle operazioni
- Responsabile di dipartimento o di linea
- Responsabile PMO
- Responsabile delle risorse marketing
La risposta a questa domanda può anche cambiare a seconda della fase in cui si trova il progetto. Ad esempio, un resource manager o una figura delle operations può essere responsabile dell'assegnazione dei membri del team di progetto e di altre risorse prima dell'avvio del progetto. Tuttavia, il project manager, il responsabile di reparto o un altro leader del team possono avere alcune responsabilità di gestione delle risorse una volta che il progetto è in corso e c'è bisogno di cambiamenti.
Chi è il resource manager?
Come abbiamo già detto sopra, alcune organizzazioni hanno un responsabile delle risorse dedicato. Ma cosa significa esattamente e cosa fa questa persona tutto il giorno?
Il responsabile delle risorse è incaricato della gestione quotidiana di tutte le risorse dell'azienda. Questo può significare tenere traccia della capacità e della disponibilità dei singoli, assegnare computer e altre attrezzature, e gestire le licenze software a livello aziendale. Si occuperà inoltre di informare i project manager o altri leader aziendali riguardo alle lacune nelle risorse disponibili e alle carenze di risorse.
Questa persona fornirà consulenza su come (e quando) avviare nuovi progetti in base alla disponibilità dei membri del team, il che significa che si interfaccia frequentemente con i leader aziendali o con il team vendite dell'organizzazione in qualità di consulente affidabile.
Responsabile delle risorse vs. Project manager
Alcune delle mansioni di un responsabile delle risorse sembrano simili a quelle di un project manager, ma la vera differenza sta nella scala. Un responsabile delle risorse si occuperà della responsabilità globale per l’intera organizzazione. Al contrario, il project manager potrebbe occuparsi solo di una parte dei progetti (o anche solo di un progetto, a seconda delle dimensioni e dell'ambito).
Un'eccezione a questo può essere una realtà molto piccola, con un solo project manager. Tuttavia, quando si parla di grandi aziende o agenzie con un gruppo di project manager o un project management office, il responsabile delle risorse prenderà in considerazione tutte le risorse a disposizione dei project manager e controllerà quando esse sono, o meno, disponibili per altre iniziative o nuovi progetti.
Responsabilità chiave del responsabile delle risorse
Pianificazione della capacità
Una responsabilità fondamentale di un responsabile delle risorse è supervisionare la pianificazione della capacità. Ciò significa assicurarsi di sapere quali risorse sono già impegnate sui progetti anche per il futuro.
Ad esempio, dovrebbe essere in grado di vedere che uno sviluppatore è assegnato a un progetto a tempo pieno per le prossime otto settimane, e poi a metà tempo per altre quattro settimane mentre il progetto si conclude.
Questo significa che lo sviluppatore potrebbe iniziare a lavorare su un nuovo progetto tra otto settimane se per il nuovo progetto è richiesto solo un impegno part-time inizialmente. Anche se può sembrare semplice considerando un solo esempio, il responsabile delle risorse potrebbe dover coordinare la pianificazione di team molto più numerosi, perciò questa attività può richiedere molto tempo.
Il responsabile delle risorse potrebbe anche dover fornire report sulla capacità ai project manager, ai leader dell'azienda e ad altri stakeholder chiave che usano o gestiscono le risorse di progetto. Questi report possono essere regolari o in tempo reale quando si valutano nuovi progetti e opportunità.
Assegnazione delle risorse
Oltre a comprendere la capacità e i tassi di utilizzo delle risorse, il responsabile delle risorse supervisionerà i metodi utilizzati per l’assegnazione delle risorse. Questo può significare assegnare i membri del team ai progetti o distribuire le attrezzature necessarie.
Il responsabile delle risorse può anche gestire le attrezzature o i contratti durante il loro ciclo di vita, occuparsi dell’ordine di attrezzature sostitutive prima che quelle vecchie si rompano, gestire le scadenze contrattuali, e cancellare o rinnovare le licenze necessarie.
Questo aspetto del ruolo può anche prevedere una stretta collaborazione con il responsabile delle risorse umane per assicurare il rispetto delle normative sul lavoro. Negli Stati Uniti, come in molte altre parti del mondo, esistono leggi che impongono limiti di ore lavorative, pause obbligatorie e momenti in cui le aziende devono pagare straordinari.
Il responsabile delle risorse deve assicurarsi che i membri del team vengano pianificati correttamente in base alla loro classificazione. Questo è particolarmente importante per quanto riguarda i collaboratori part-time o a contratto.
Gestione dei conflitti sulle risorse
Il responsabile delle risorse può anche gestire i conflitti relativi alle risorse. Ciò per due motivi principali. Innanzitutto, questa persona potrebbe essere in grado in maniera proattiva di individuare un conflitto prima del project manager o della persona coinvolta.
Questo significa che può lavorare in anticipo per trovare una soluzione a qualsiasi conflitto. In secondo luogo, grazie alla visione d’insieme sulla capacità organizzativa, può identificare altre risorse disponibili o persone con competenze simili per alleviare i conflitti o evitare sovrapposizioni.
Per quanto riguarda conflitti su attrezzature o licenze, il responsabile delle risorse può aiutare a pianificare le risorse per garantire che tutti abbiano accesso a ciò che serve nel momento giusto. Se ciò non è possibile, il responsabile può valutare se sia possibile assegnare un budget aggiuntivo per acquistare ulteriori dotazioni.
Aggiornamento degli strumenti di gestione delle risorse e reporting
Un'altra responsabilità del responsabile delle risorse può essere quella di offrire una panoramica dell’utilizzo delle risorse mantenendo aggiornato uno strumento di gestione risorse. Questo strumento consente a tutti nell’organizzazione di sapere se le risorse sono già impegnate o disponibili e se, in determinati periodi, siano necessarie risorse aggiuntive.
Il responsabile delle risorse può anche esaminare i dati provenienti dal sistema di rilevazione delle presenze dell’organizzazione per capire come le stime dei bisogni di progetto si allineano con la realtà. Questo può essere particolarmente utile nelle organizzazioni in cui i membri del team lavorano contemporaneamente su diversi progetti.
Per saperne di più: Gestisci il personale e la pianificazione con la nostra selezione di migliori strumenti di gestione delle risorse dei dipendenti.
Collaborare con i project manager e i leader aziendali
Il responsabile delle risorse può passare molto tempo su fogli Excel o software di gestione delle risorse, ma questo non è tutto il lavoro. Deve infatti essere molto collaborativo con i project manager e gli altri leader dell’organizzazione.
Questo significa che deve possedere ottime capacità comunicative ed essere in grado di spiegare il proprio processo decisionale quando si occupa dell’allocazione delle risorse. Grazie all’esperienza in situazioni che possono sorgere, potrebbe avere un punto di vista forte che deve essere in grado di spiegare anche a chi è più distante dal processo di gestione delle risorse.
Nell’organizzazione ci sono molti ruoli che dipendono dal responsabile delle risorse. Ad esempio, un responsabile delle risorse umane può collaborare con il responsabile delle risorse nella fase di assunzione di nuovi dipendenti e nella pianificazione del loro processo di onboarding.
Massimizzare l’efficienza nell’organizzazione
Una gestione efficace delle risorse può essere utilizzata per favorire l’efficienza all’interno dell’organizzazione.
Garantire che i progetti siano programmati in modo che abbiano tutte le risorse adeguate (e rispettino o rientrino nel budget di progetto previsto) può aiutare a migliorare l’efficienza. Il lavoro rappresenta generalmente uno dei costi maggiori nei progetti, quindi delle buone tecniche di gestione delle risorse sono fondamentali per evitare l’aumento dei costi del personale.
Il responsabile delle risorse può contribuire a programmare le risorse affinché ciascuna risorsa sia utilizzata al massimo delle sue possibilità. Tuttavia, una parola di cautela sulla parola "massimo": pianificare ogni membro del personale al 100% (o più) può diventare fonte di stress e portare al burnout.
Garantire che ci sia tempo al di fuori delle attività di progetto per consentire pause, opportunità di apprendimento e anche il lavoro amministrativo necessario è fondamentale.
Determinare ulteriori esigenze di personale
Poiché il responsabile delle risorse conosce bene il livello di utilizzo delle risorse aziendali, è nella posizione ideale per fornire indicazioni su quando emergeranno nuove necessità di personale. Potresti trovare utile anche un software per agenzie di staffing a questo scopo.
Può avvisare la persona responsabile della gestione delle risorse umane sul tipo di figura che l'organizzazione deve assumere. Questo può riguardare un nuovo ruolo a tempo pieno; oppure, se la necessità è temporanea, potrebbe raccomandare risorse a contratto o freelance per colmare una lacuna o soddisfare un’esigenza specifica.
Sviluppare buone competenze nella gestione delle risorse
Come project manager, possiamo imparare molto dalla disciplina della gestione delle risorse. Queste competenze possono aiutarci a gestire le attività quotidiane nei nostri progetti, oppure possono aiutarci a supportare colleghi e organizzazioni nel riflettere sulle risorse che già abbiamo e su quelle che ci occorrono per avere successo.
I responsabili delle risorse possono avere una visione unica su come comporre i team di progetto e valorizzare i punti di forza individuali. Competenze da cui tutti possiamo trarre beneficio.
Se vuoi approfondire le tue competenze nella gestione delle risorse o se devi occuparti della gestione delle risorse senza il supporto di un responsabile esperto, abbiamo altri articoli che ti aiuteranno a imparare e a crescere. Dai un’occhiata alla nostra lista dei migliori software gratuiti per la gestione delle risorse per iniziare subito.
Vuoi ricevere altri consigli, trucchi e best practice direttamente nella tua casella? Iscriviti alla nostra newsletter qui!
