5 Caratteristiche Comuni dei Software di Gestione delle Risorse
Come project manager, conosci bene la costante sfida di gestire, monitorare e prevedere le risorse per i tuoi progetti (specialmente quando gestisci più progetti contemporaneamente). Senza gli strumenti giusti, questo compito può facilmente diventare opprimente, portando a ritardi nei progetti, sforamenti di budget e burnout del team.
Il software di gestione delle risorse è stato progettato per aiutarti in questa sfida, fornendo strumenti che possono migliorare l’efficienza, la visibilità e il controllo sulle tue risorse. Qui di seguito, scoprirai le funzionalità essenziali del software di gestione delle risorse, così da poter prendere una decisione informata nella scelta dello strumento più adatto alle tue esigenze.
Quali Sono Le Funzionalità Comuni Dei Software Di Gestione Delle Risorse?
Ecco le funzionalità comuni offerte dalla maggior parte delle piattaforme di gestione delle risorse che possono aiutarti a ottimizzare l’uso delle risorse, migliorare le prestazioni dei progetti e favorire il successo della tua organizzazione.
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1. Visibilità
Lo scopo principale dell’utilizzo di un software di gestione delle risorse è avere una comprensione più chiara di ciò che sta realmente accadendo con le tue risorse. Il tuo strumento dovrebbe offrirti visibilità su:
- Qual è la disponibilità di ciascun membro del team?
- Quali competenze o ruoli offre ogni membro del team?
- Qual è la domanda futura di risorse?
- Quali risorse sono scarse?
Una scarsa visibilità porta inevitabilmente a ritardi nei progetti e persino al fallimento del progetto. Avere viste chiare che mostrano queste informazioni significa che gli stakeholder sanno cosa sta succedendo in questo momento e cosa ci si aspetta per il futuro.
2. Pianificazione Della Capacità
La maggior parte dei software di gestione delle risorse ti offrirà anche una visione chiara della pianificazione della capacità: quali compiti ha ogni persona e quali sono le sue priorità. Il carico di lavoro è eccessivo? Una risorsa non viene utilizzata appieno?
Conoscere ciò che avviene all’interno di un progetto, a livello di singolo compito delle risorse, permette al project manager di pianificare in modo efficiente e assicurarsi che le persone lavorino sulle cose giuste al momento giusto.
Esistono anche diversi strumenti specifici per la pianificazione della capacità che puoi valutare.
3. Aspetto Finanziario
Il tuo software di gestione delle risorse dovrebbe anche aiutarti a tenere traccia dei costi stimati del progetto e delle spese effettive. Questo è un aspetto fondamentale della pianificazione di progetto: se un progetto sfora notevolmente il budget, potrebbero non essere disponibili ulteriori fondi e il progetto potrebbe fallire.
Capire il costo delle tue risorse ti permette anche di pianificare meglio la parte restante del progetto. Grazie a un modello o strumento di pianificazione delle risorse, puoi anche individuare dove viene speso troppo denaro.
Ad esempio, programmare la risorsa giusta, per esempio uno strumento automatico di gestione delle attività, potrebbe permetterti di risparmiare rispetto all’assunzione di una persona che svolga i compiti manualmente?
Un modo semplice per gestire le risorse basate sulle persone è far sì che usino un software di monitoraggio del tempo come Toggl. Ottieni una panoramica chiara su quanto tempo impiegano per ogni attività e a quanto ammontano i costi.
4. Collaborazione
È fondamentale che i membri di un progetto comunichino tra loro per dare il massimo. Per la gestione delle risorse è lo stesso discorso. Supponiamo che ci sia un problema di programmazione delle risorse e un servizio necessario è sovraccarico di prenotazioni. Usare un software di programmazione delle risorse dotato di strumenti collaborativi permette di lavorare insieme per risolvere il problema più rapidamente.
5. Reportistica
La reportistica e l’accesso alle analisi chiave sono fondamentali per qualsiasi project manager. Devi sapere cosa sta accadendo all'interno di più progetti e quali sono i risultati, sia per apportare cambiamenti importanti sia per mostrarli ai tuoi superiori durante le riunioni di aggiornamento sui progetti.
Le funzionalità di reportistica ti aiutano a tenere traccia di come procede un progetto, dove le risorse vengono utilizzate in modo più efficace e quali sono le lacune nei processi che potrebbero essere migliorate. Senza la reportistica, potresti incorrere in ritardi nei progetti e inefficienze operative.
Scopri di più sui casi d’uso specifici del software di gestione delle risorse qui.
Altre considerazioni utili per le tue esigenze di gestione delle risorse
Ogni azienda avrà esigenze diverse quando si tratta di software per la gestione delle risorse. Su quali funzionalità dovresti concentrarti quando selezioni una soluzione per i tuoi bisogni? Poniti queste domande:
Quanto è accessibile?
Il software installato localmente presenta delle limitazioni, come la difficoltà di condividere i dati memorizzati localmente e la necessità di effettuare regolarmente dei backup.
Se lavori solo con un piccolo team sotto lo stesso tetto, questo potrebbe non essere un grande problema. Ma cosa succede quando il tuo team cresce? O se siete dislocati in tutto il mondo, o lavorate da casa? Tutti avrete bisogno di accedere alle informazioni del progetto in tempo reale.
Le piattaforme basate su cloud hanno un vantaggio in questo senso, poiché spesso sono disponibili su diversi dispositivi e quindi risultano più flessibili.
Quali risorse hai a disposizione?
Se la tua risorsa principale sono le persone, esistono diverse piattaforme di gestione delle risorse progettate per la gestione dei team. Ogni membro del team può avere il proprio account utente e può tracciare il tempo dedicato alle varie aree di un progetto.
Se invece hai bisogno di un software che possa gestire servizi, attrezzature e spazi, la questione si fa più complessa. Avrai bisogno di una piattaforma che riconosca allo stesso modo le risorse umane e non umane, per aiutarti a pianificare il budget, tracciare e organizzare tutto in modo efficace sullo stesso sistema.
Quanto è facile da implementare?
Detto semplicemente, le persone non utilizzeranno un software se è più un ostacolo che un aiuto. Conviene scegliere una soluzione che consenta di accedere facilmente da diversi dispositivi. Un diagramma di Gantt, una Kanban board e la visualizzazione a grafico offrono diversi modi per presentare scadenze, attività e comunicazioni.
Si adatta alle esigenze future?
Scegliere uno strumento gratuito di gestione delle risorse potrebbe essere una buona idea se vuoi provare diverse opzioni. Tuttavia, se la tua azienda è in crescita, dovresti assicurarti che la piattaforma sia adatta anche nel lungo periodo.
Verifica quanto sia facile aggiungere nuovi utenti e se la piattaforma supporta i tuoi obiettivi aziendali di lungo termine, o se è solo una soluzione temporanea.
Come ottenere il massimo dal software di gestione delle risorse
La pianificazione delle risorse aiuta a gestirle al meglio e, si spera, porta a un progetto più riuscito. Non ha senso utilizzare un software di gestione delle risorse se non sai quali risorse hai o come vengono impiegate.
Creare un piano delle risorse non deve per forza essere complicato o richiedere molto tempo prezioso. Ecco una panoramica su come pianificare le tue risorse prima di scegliere il software di gestione.
Fai un elenco di tutte le risorse
Prima di tutto, dovrai conoscere tutte le risorse che prevedi di coinvolgere nei tuoi progetti. Vale a dire membri del personale, collaboratori esterni, spazi come sale riunioni, attrezzatura come PC e servizi come abbonamenti software.
Il ruolo della risorsa
Successivamente, dovrai chiarire cosa offre ciascuna di queste risorse. Considera quanto segue per i membri del team di progetto:
- Quali sono le loro competenze
- Aree di specializzazione
- Qualifiche
- Esperienza
Se invece si tratta di una risorsa non umana, pensa a:
- Dove si trova?
- Quale funzione svolge?
Da qui, saprai come le risorse che hai elencato sono correlate al tuo progetto.
Piani temporali
Per inserire queste risorse nel tuo piano di progetto complessivo, aggiungile a una timeline:
- A quali parti del processo partecipano?
- Quando sono necessarie?
- Quando saranno nuovamente disponibili?
Prenotazione
Questo collega i passaggi uno e tre. Una volta che hai capito quali risorse sono disponibili e quando, puoi iniziare a prenotarle secondo la tempistica generale del progetto.
Da qui, una piattaforma di gestione delle risorse può persino automatizzare parte della prenotazione per segnalare quando una risorsa non è disponibile, o è stata prenotata due volte.
