A cosa serve il software di gestione dei progetti?

I 5 Principali Casi d'Uso del Software di Gestione dei Progetti

Ecco alcuni dei casi d’uso che il software di gestione dei progetti offre per il tuo progetto, il tuo team e la tua organizzazione. Il tuo caso d’uso specifico dovrebbe guidare cosa includere nella tua checklist dei requisiti per le piattaforme di gestione dei progetti.

• Pianificare i progetti
• Gestire le risorse
• Visualizzare i dati
• Generare report
• Monitorare il personale

1. Pianificare i progetti

Uno degli utilizzi principali di ogni software di gestione dei progetti è la pianificazione del progetto, ovvero la possibilità di suddividere il progetto in fasi, obiettivi e milestone. 

È importante sottolineare, tuttavia, che il software di gestione dei progetti che scegli dovrebbe essere compatibile con la metodologia di gestione dei progetti adottata nella tua organizzazione. 

Le metodologie di gestione dei progetti più comuni includono:

• Waterfall: Il metodo waterfall è una delle metodologie più semplici per la gestione dei progetti—ogni fase di un progetto viene suddivisa in sequenza e i membri del team devono completare i passi uno alla volta. Questo metodo funziona al meglio se gli obiettivi, le condizioni e il budget del progetto non variano durante il ciclo di vita del progetto.
• Agile: Questo approccio è stato creato per consentire ai team di rivedere continuamente i progetti in corso d’opera. In genere prevede fasi di lavoro brevi seguite da analisi e adattamento. La gestione dei progetti Agile ha aperto la strada ad altre metodologie popolari come Kanban, Scrum, lean ed extreme programming. È ideale per progetti soggetti a cambiamento e che richiedono dinamicità. 

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2. Gestire le risorse

La gestione delle risorse comporta il monitoraggio delle persone e delle attrezzature necessarie per completare un progetto. Utilizzando la gestione delle risorse, puoi confrontare le risorse disponibili con la domanda e allocarle per assicurarti che i progetti vengano completati nei tempi previsti e rispettando il budget.

Alcuni software di gestione dei progetti offrono la visualizzazione della pianificazione delle risorse o strumenti di programmazione dei progetti, mentre altri possono essere integrati con software di gestione delle risorse o strumenti di pianificazione dei progetti a tua scelta. 

3. Visualizzare i dati

Il software di gestione dei progetti offre molti vantaggi. Tra questi c'è la possibilità di visualizzare facilmente il piano progetto, gli obiettivi e le necessità in ogni fase del processo. Un buon software di gestione dei progetti dovrebbe offrire i seguenti strumenti di visualizzazione:

• Liste di cose da fare: La visualizzazione originale. Qualsiasi software di gestione progetti degno di questo nome dovrebbe essere in grado di mostrare un elenco delle attività del progetto.
• Bacheche Kanban: La possibilità di organizzare le attività di progetto in una visualizzazione a bacheca o a colonne è particolarmente importante quando si lavora su progetti agili. Si possono categorizzare le attività per stato o, idealmente, secondo categorie personalizzate a propria scelta.
• Diagrammi di Gantt: Un diagramma di Gantt è sostanzialmente un grafico a barre che mostra le diverse attività di un piano di progetto rispetto al tempo necessario per completare ogni fase. Con un diagramma di Gantt, puoi visualizzare quanto tempo impiegherà un'attività, dove le attività si sovrappongono e le date di inizio e fine del progetto.
• Calendari di progetto: I calendari integrati permettono di visualizzare selettivamente solo le informazioni del progetto di cui hai bisogno in quel momento. Ad esempio, un calendario di progetto ti consente di vedere una panoramica delle attività per giorno, settimana, mese e anno. I calendari includono altre funzioni utili, come la regolazione delle tempistiche e la possibilità di allegare file correlati e conversazioni, così da poter passare direttamente dal calendario al lavoro vero e proprio. Molti strumenti rendono anche semplice visualizzare le risorse tramite un calendario delle risorse.

Inoltre, una dashboard dei dati di gestione progetti è uno strumento chiave che viene utilizzato per supervisionare tempistiche, risorse e salute generale del progetto.

4. Generazione di report

Una volta che hai attivato la tua soluzione di project management, come monitori i risultati del progetto? La risposta: un report di gestione progetto.

I report di project management sono estremamente utili perché aiutano a tenere traccia dei progressi del progetto. Sono inoltre fondamentali per aggiornare gli stakeholder e i membri del team sui tempi di progetto e sui possibili ostacoli.

Informazioni incluse in un report di progetto

Ogni report dovrebbe includere quanto segue:

• Risultati raggiunti, incluse le attività completate fino a quel momento
• Aggiornamenti sullo stato delle attività in corso
• Ostacoli che minacciano di rallentare l'avanzamento del progetto
• Dati finanziari o altri indicatori che mostrano la salute del progetto
• Informazioni su quando il report è stato aggiornato l’ultima volta.

I report di project management dovrebbero sempre rispondere alle domande che stanno più a cuore a stakeholder e membri del team: Il progetto sta procedendo secondo i piani? Qual è il prossimo passo? Qual è la situazione del budget? Ci sono problemi che richiedono attenzione?

Tipi di report che gli strumenti di project management possono generare

Un buon strumento di project management è in grado di sezionare e organizzare i tuoi dati in vari modi per fornire le informazioni di cui hai bisogno. Esistono diversi tipi di report che gli strumenti di gestione progetti dovrebbero essere in grado di generare:

• Report di stato: Questo tipo di report di progetto fornisce un aggiornamento ad alto livello che chiunque può consultare per avere una panoramica rapida dell’avanzamento del progetto. I report di stato si concentrano sull’individuazione di criticità relative alla pianificazione. Mostrano se si è usciti dai binari o si è in ritardo rispetto al programma di progetto e come risolvere i problemi. 
• Report dei rischi: Questo tipo di report mostra tutti i rischi che il progetto sta affrontando e li classifica per ordine di urgenza.
• Report d'utilizzo: Questi report mostrano la disponibilità e i programmi dei membri del team e come questi stanno impiegando il loro tempo sul progetto. Questo tipo di report può aiutarti a capire dove i processi vanno resi più efficienti.
• Report di scostamento: Per evitare la “deriva degli obiettivi” nel tuo progetto, è necessario produrre dei report di scostamento. È sorprendentemente facile allontanarsi dai propri target, quindi questo report ti aiuta a tornare in carreggiata mostrando i progressi del team confrontati con le consegne e gli obiettivi di progetto. 

Perché generare report è essenziale per la gestione di progetto

Ogni project manager deve generare report mentre gestisce i progetti. Ecco alcuni vantaggi della reportistica nella gestione progetti:

• Uno strumento di reportistica di progetto mantiene tutto sotto controllo. Con tutte le componenti in movimento, la collaborazione e lo stress che accompagnano ogni progetto, i project manager sanno quanto sia facile che i progetti si allontanino dagli obiettivi iniziali—o semplicemente ristagnino. I report regolari di progetto aiutano a restare sulla giusta rotta e a fornire soluzioni quando si incontrano problemi.
• Uno strumento di reportistica di progetto garantisce responsabilità. Ogni progetto incontrerà delle difficoltà. Senza una qualche forma di responsabilità, tali problemi potrebbero far deragliare il progetto. Uno strumento di reportistica mostra esattamente come l'avanzamento di un progetto si confronta con i suoi obiettivi e dove sono necessari miglioramenti mentre il team gestisce le attività. 
• Uno strumento di reportistica di progetto offre visibilità. Gli stakeholder e i membri del team devono sapere come stanno procedendo i progetti. I report di progetto forniscono dati chiari e fattuali sullo stato, i progressi e le problematiche di un progetto per garantire una collaborazione ottimale e la trasparenza di progetto.

5. Monitoraggio del personale

Alcune delle funzioni più importanti di un software di project management sono il monitoraggio della disponibilità del personale, la verifica che i membri del team stiano consegnando correttamente e il tempo che ciascun membro dedica a ogni aspetto del progetto.

In generale, le funzionalità di tracciamento del tempo all'interno dei sistemi di project management aiutano a identificare se le attività stanno richiedendo troppo tempo, a fissare aspettative temporali per i progetti futuri e a fornire dati per analisi sui costi del tempo. 

Le funzioni di tracciamento del tempo più intuitive permettono ai dipendenti di premere un pulsante per iniziare e terminare il monitoraggio del proprio tempo. A seconda del software, i dipendenti possono anche categorizzare il loro tempo per progetto, reparto, cliente e altri descrittori utili.

Un software di project management che include il tracciamento del tempo garantisce che i membri del team utilizzino con giudizio il proprio tempo e le risorse. Esistono anche diversi software autonomi per il monitoraggio del tempo che puoi consultare, così come software per la reportistica ai clienti, utili se devi fornire report ai clienti. È possibile creare report personalizzati basati sui dati relativi al tempo.

E ora?

Pensa a quale di queste esigenze sia più importante per te, poiché questo può aiutarti a scegliere la soluzione di project management migliore per il tuo team.