14 Responsabilità del Project Manager: Una Guida al Tuo Ruolo

Questo include:

• Avviare e pianificare il progetto
• Gestire i budget (soprattutto nel caso dei capital project manager), gli ambiti e la pianificazione
• Supervisionare il team e i singoli compiti e risultati che stanno completando
• Garantire la qualità
• Evitare che i rischi compromettano il progetto
• Gestire la collaborazione tra il team di progetto, stakeholder interni & esterni, fornitori e partner.

La descrizione del lavoro del project manager è cambiata nel corso degli anni e oggi il ruolo del project manager va oltre l'esecuzione delle direttive, includendo anche la definizione della strategia dietro il progetto e l'esercizio della leadership.

Quali Sono le Responsabilità di un Project Manager e Qual è il Suo Ruolo?

Il ruolo di un project manager include mantenere il progetto in tempo, organizzato e nei limiti del budget. Le responsabilità di un project manager in questo senso comprendono:

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These are 14 of the key responsibilities that project managers hold.

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These are 14 of the key responsibilities that project managers hold.

• Avvio del progetto
• Kick-off del progetto
• Raccolta dei requisiti
• Organizzazione del progetto
• Creazione delle tempistiche
• Monitoraggio del budget
• Monitoraggio dell'avanzamento delle attività
• Aggiornamenti sullo stato di avanzamento
• Motivazione del team
• Risoluzione dei problemi
• Gestione dei rischi
• Gestione delle modifiche
• Invio delle fatture
• Chiusura del progetto

1. Avvio del Progetto

I project manager validano la fattibilità del progetto, ottengono le approvazioni e configurano il progetto nel proprio software di project management.

Le organizzazioni intelligenti danno al team di project management l'opportunità di creare o verificare ambito, budget e tempistiche durante la fase di vendita o di definizione del progetto. Discuterai il brief con gli sponsor del progetto, creerai una stima e una tempistica a livello elevato, e rivedrai il piano con gli stakeholder chiave per ottenere le approvazioni.

Successivamente dovrai:

• Configurare il tuo software di project management e le cartelle di lavoro
• Redigere un brief di progetto aggiornato
• Assicurarti la squadra necessaria
• Avviare il progetto internamente
• Lavorare con il tuo team per redigere uno Statement of Work dettagliato (o eventualmente un documento di avvio progetto) con tempistiche, budget e requisiti più definiti.

2. Kick-off del Progetto

I project manager organizzano le riunioni di kickoff ufficiali prima che inizi il lavoro del progetto, per garantire che tutti gli stakeholder siano allineati sul piano, il perimetro, il budget e la tempistica.

Una volta che lo Statement of Work è approvato, si può iniziare a lavorare. Il tuo primo compito come project manager è allineare tutti tramite una riunione di kickoff esterna con gli stakeholder chiave e il project sponsor. Inoltre, creerai gli asset fondamentali che userai per monitorare e comunicare le aspettative legate al progetto.

Alcuni esempi di questi asset potrebbero essere:

• Un project plan condivisibile
• Un RAID log
• Il piano di comunicazione
• Un diagramma RACI
• Il tuo modello di report di stato

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3. Registra i requisiti

I project manager raccolgono i requisiti del progetto, tramite un documento di requisiti o tramite user story.

Fai riferimento allo Statement of Work (SOW) e alle note del cliente quando crei il documento dei requisiti. Devi anche capire le esigenze aziendali generali del progetto. I tuoi requisiti e le tue user story dovrebbero riflettere il perimetro del progetto e la ragione generale per cui il progetto viene svolto. 

Se hai una buona comprensione della strategia alla base del progetto, sarai in grado di rispondere alla maggior parte delle domande del team o degli altri stakeholder e fornire indicazioni strategiche al team senza dover aspettare input aggiuntivi su elementi che non richiedono una decisione da parte del cliente. 

4. Mantieni il progetto organizzato

I project manager creano una struttura chiara di cartelle per documenti e asset.

Un compito importante del project manager è mantenere tutte le informazioni relative al progetto in un unico posto accessibile a tutti. Di solito questo si trova su un drive condiviso, Google Drive, Dropbox e/o su un software di gestione degli asset digitali.

Devi inoltre assicurarti che asset e informazioni di progetto siano ordinati al meglio, così da essere subito pronti quando servono. Il software o altri strumenti di project management sono molto utili in questa fase. Fallo all'inizio del progetto per evitare di dover perdere tempo o denaro successivamente per sistemare qualcosa che poteva essere prevenuto.

5. Crea una timeline

I project manager elencano tutte le attività e le collocano in una timeline, un calendario o un ciclo sprint.

Il modo in cui crei la timeline del tuo progetto dipende molto dal programma di progetto. Se la scadenza è fissa, si crea una timeline partendo da quella data finale immutabile e si lavora a ritroso. Se è flessibile, si inizia dalla data attuale e si definisce una data di lancio adatta.

Devi anche pensare alle contingenze. Inizia a considerare dove potrebbero verificarsi problemi e cosa faresti in quel caso. Qualunque tattica tu scelga, identifica in quale punto della tua timeline potresti metterla in atto. Non è necessario condividerle con il cliente, né con il team. Sono principalmente per te, da tenere "nel cassetto" nel caso si presentassero dei problemi.

6. Monitora il budget

I project manager assicurano che il progetto non corra il rischio di costare più del previsto.

Di solito i progetti hanno un budget fisso stabilito prima che il project manager venga coinvolto. Il tuo compito è allocare questo budget alle diverse fasi, milestone e attività nell'arco del ciclo di vita del progetto. Assicurati di avere budget sufficiente per completare il lavoro perché sarà sempre più difficile ottenere ulteriori fondi man mano che il progetto avanza (a meno che non ci siano richieste palesemente fuori perimetro).

Ricorda: il budget non serve solo a tracciare le spese di progetto, ma stabilisce dei limiti per ogni membro del team di progetto. 

7. Monitora l’avanzamento delle attività

I project manager tengono sotto controllo le attività in corso e monitorano il flusso di lavoro rispetto al project plan tramite il software di project management.

In un progetto di tipo waterfall, questo potrebbe significare aggiornare periodicamente il tuo diagramma di Gantt per verificare se si corre il rischio di uscire dal critical path.

In un progetto più agile, ciò potrebbe significare valutare la velocità effettiva del team rispetto a quella pianificata e analizzare il tuo burndown chart per vedere se è necessario modificare l'ambito per rispettare la tempistica (o viceversa).

8. Fornire Aggiornamenti sullo Stato di Avanzamento

I project manager forniscono aggiornamenti formali e/o informali sullo stato di avanzamento allo sponsor di progetto o al cliente su base regolare.

Questa importante attività di project management garantisce la comunicazione dei progressi e tiene conto dei cambiamenti nell'ambito o nel programma del progetto. Oltre agli aggiornamenti più frequenti agli sponsor di progetto o ai clienti, è buona prassi creare un report formale sullo stato di avanzamento in un determinato momento. Questo include i progressi fino a quel momento, le prossime tappe principali, lo stato dei rischi e delle dipendenze chiave e le problematiche da discutere.

Devi inoltre fornire aggiornamenti all’intero ecosistema degli stakeholder. Ciò può includere aggiornamenti formali inviati agli utenti finali e ai reparti impattati dal progetto, nonché demo e presentazioni a team di sicurezza, team di conformità e organismi di regolamentazione.

9. Motivare il Team

I project manager si assicurano che il team abbia tutto il necessario per avere successo.

Devi assicurarti che tutto proceda secondo il project management plan e che tutti abbiano quanto serve per completare il compito affidato.

I check-in regolari con il team sono una delle attività giornaliere più importanti per il project management. Consentono di comprendere come stanno avanzando i lavori, rappresentano un’opportunità per rafforzare il rapporto, motivare il team, mantenere trasparenza e responsabilità, e aiutano tutti a capire come il proprio impegno contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali del progetto.

Questi check-in possono essere uno stand-up giornaliero con il team, riunioni 1:1 con le singole persone che lavorano sul progetto, oppure aggiornamenti asincroni. Ricorda: devono essere gestiti come una conversazione, non come un interrogatorio.

10. Risolvere i Problemi

I project manager guidano il team attraverso le problematiche che possono emergere durante le varie fasi di sviluppo.

In qualità di project manager, il tuo compito è affrontare rapidamente i problemi per impedirne l’impatto su budget e tempistiche. Offri al tuo team fiducia e uno spazio sicuro per la risoluzione creativa e critica dei problemi. 

Questa è una delle attività più fraintese di project management. Ad esempio: “Cosa può fare un project manager per aiutare a sbloccare uno sviluppatore, un designer o un business analyst?”

La risposta è: tanto. Fai domande che permettano di analizzare il problema e le soluzioni possibili da una prospettiva diversa:

• Puoi chiedere supporto aggiuntivo o coinvolgere un altro SME per avere un secondo parere.
• Puoi riprioritizzare il lavoro per gestire eventuali ritardi.
• Puoi assicurarti che il blocco sia realmente impattante sull’intero progetto e aiutare il team a lavorare attorno all’ostacolo.

11. Gestire i Rischi

I project manager prevedono rischi potenziali e sviluppano piani di contingenza per risparmiare quanto più tempo e risorse possibile.

I bravi project manager sanno identificare, analizzare, dare priorità, pianificare, monitorare e rispondere ai rischi. Ciò riduce e mitiga l’impatto qualora si materializzino. Devi confrontarti con il team per individuare i rischi potenziali, capire in che modo potrebbero influire negativamente sul progetto e con quale probabilità—questo ti aiuterà a definire un risk management plan. 

Dedica un momento in ogni riunione del team alla discussione dei rischi. Inoltre, gestisci le aspettative dei tuoi clienti, degli stakeholder e del management. Utilizza le comunicazioni quotidiane, come i report di avanzamento, per tenere tutti informati. 

12. Gestire il Cambiamento

I project manager impostano i progetti in modo che riescano a reagire a cambiamenti costanti e complessi, affinché gli obiettivi di progetto e gli obiettivi di progetto vengano raggiunti nei tempi previsti.

Devi considerare come il risultato del tuo progetto verrà consegnato e messo in uso. Mettiti in contatto e costruisci relazioni con il team che gestisce il cambiamento che il progetto porterà, così che le informazioni che trasmettono al personale siano accurate, tempestive e utili. Parla con loro di eventuali rischi legati all'adozione e chiedi quale sia il piano per assicurarsi che ottengano un ritorno sull'investimento.

L'altro aspetto della gestione del cambiamento riguarda le modifiche all'ambito del progetto. Man mano che il lavoro viene eseguito e comunicato, potrebbero emergere nuovi requisiti. Affrontare tempestivamente i cambiamenti di ambito eviterà ritardi nella tempistica del progetto, definirà le aspettative fin dall'inizio e costruirà fiducia nel tuo giudizio come project manager.

13. Invia le Fatture

I project manager tengono traccia delle ore lavorate sul progetto e inviano le fatture finali al cliente man mano che il lavoro viene completato.

Assicurati di comprendere i termini di pagamento per i tuoi fornitori e di effettuare i pagamenti di conseguenza. Se lavori in un'organizzazione di servizi per i clienti, questo significa anche essere proattivi nell'emissione delle fatture al cliente in base al tuo modello di ingaggio.

Vorrai mantenere sotto controllo l'analisi e l'approvazione dei timesheet della settimana precedente nel tuo software di monitoraggio delle ore, così da avere queste informazioni pronte per la fatturazione.

Se la fatturazione è basata su milestone, devi sapere dove ti trovi rispetto a queste milestone nel calendario del progetto. Se invece si tratta di time and materials, riconcilia e prevedi regolarmente l'importo della fattura mensile.

Puoi anche utilizzare software per la gestione delle risorse con funzionalità di fatturazione a questo scopo.

14. Chiudi il Progetto

I project manager chiudono il progetto una volta che è terminato, effettuando le riconciliazioni finali, conducendo una retrospettiva, raccogliendo le lezioni apprese e archiviando il progetto.

Ti verrà chiesto di riportare quanto il progetto sia andato realmente rispetto alle aspettative, quindi gioca d'anticipo. Assicurati che tutti i timesheet siano stati inviati e che tu abbia la documentazione necessaria per discutere di eventuali discostamenti rispetto alle modifiche pianificate di ambito, tempistiche e budget.

Conduci una retrospettiva di progetto (conosciuta anche come post-mortem) con il tuo team e gli stakeholder principali. Utilizza i feedback e gli insight ricevuti per arricchire le tue lezioni apprese e documentale per i progetti futuri.

In seguito, archivia il progetto raccogliendo tutti gli asset e le deliverable e inserendoli nel sistema di archiviazione che utilizzi. Vale anche la pena dedicare un momento per festeggiare con il team. In quanto leader del progetto, questa è un'attività che puoi gestire tu stesso per rafforzare fiducia, lealtà e rapporti.

Ecco uno sguardo dall'interno su cosa fanno i project manager e come iniziare:

How To Become A Project Manager | What You'll Need To Be Successful

Competenze Essenziali del Project Manager

Per avere successo come project manager, ti serve molto più che il semplice know-how tecnico o la capacità di spuntare voci su una lista di cose da fare. Si tratta di trovare il perfetto equilibrio tra competenze tecniche che guidano l'esecuzione e competenze trasversali che favoriscono la collaborazione e la leadership. Senza un mix solido di entrambe, farai fatica a mantenere i progetti sulla buona strada o a costruire la fiducia e il lavoro di squadra necessari per il successo a lungo termine.

Vediamo nel dettaglio le competenze fondamentali del project management di cui hai bisogno, così da sapere esattamente su cosa concentrarti per eccellere nel tuo ruolo:

• Organizzazione
• Pianificazione dei progetti
• Lavoro di squadra e collaborazione
• Prioritizzazione
• Pensiero critico
• Problem solving
• Gestione dei rischi
• Leadership
• Comunicazione
• Pianificazione delle attività
• Gestione dei processi
• Ricerca
• Sviluppo della documentazione
• Diplomazia
• Gestione del tempo

Apprendere queste competenze non avverrà dall’oggi al domani, ma con la pratica troverai il tuo ritmo e inizierai a guidare i progetti con maggiore sicurezza. Parti individuando le aree in cui sei più forte e quelle che richiedono attenzione. Poi cerca opportunità per imparare la gestione dei progetti e crescere—sia attraverso l’esperienza sul campo, seguendo un corso di formazione mirato o imparando da un mentore.

La gestione dei progetti riguarda tanto l’adattabilità quanto la pianificazione. Più affinerai queste competenze, meglio sarai attrezzato per affrontare qualsiasi sfida e guidare il tuo team verso il successo.

Costruire il Tuo Percorso di Carriera nella Gestione dei Progetti

Se stai considerando la gestione dei progetti come carriera, hai a disposizione numerose risorse che ti aiuteranno a ottenere la formazione e le competenze necessarie per diventare un project manager di successo. Oppure forse sei un principiante che si è ritrovato a gestire progetti e non sai da dove iniziare.

Ecco alcune idee su dove rivolgersi:

• Il corso Mastering Digital Project Management di DPM è un programma di formazione specifico per il digitale che include una certificazione. Offrirà apprendimento pratico basato su scenari che perfezionerà il tuo istinto, il giudizio e le capacità di leadership.
• La certificazione Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI) è una certificazione di project management riconosciuta a livello globale che richiede qualche anno di esperienza (a differenza del corso DPM, che non prevede prerequisiti).
• Esistono molti altri corsi e programmi di formazione indipendenti, tra cui corsi di Google e Coursera, oltre a corsi di laurea presso università accreditate per chi desidera una laurea triennale o magistrale. Potresti essere interessato anche a corsi specializzati su metodologie di progetto specifiche, come gestione di progetti agile o Scrum.
• Un’altra opzione è semplicemente entrare nel vivo e iniziare a gestire progetti. Acquisirai esperienza pratica che sarà inestimabile per la tua carriera. Potrai leggere libri sulla gestione dei progetti e articoli man mano (ce ne sono molti su The DPM!) per integrare la tua esperienza.
• Se vuoi specializzarti nella gestione di progetti agile, dai un’occhiata alla nostra guida per diventare agile project manager.

E adesso?

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