14 responsabilità del project manager: una guida al tuo ruolo
Quali sono le responsabilità di un project manager?: I project manager sono responsabili della guida dei progetti dall'inizio alla fine. Ciò include la pianificazione, la programmazione, la gestione dei budget, la motivazione dei team e la verifica che gli obiettivi del progetto siano allineati ai risultati aziendali.
Oltre l'esecuzione: I project manager di oggi non si limitano a eseguire direttive: guidano la strategia, gestiscono gli stakeholder e mantengono il team allineato agli obiettivi aziendali, rendendosi essenziali per il successo dell'organizzazione.
Competenze importanti per i project manager: I project manager hanno bisogno di competenze tecniche come la programmazione e la gestione del budget, oltre a competenze trasversali come leadership, comunicazione e capacità di risolvere i problemi per avere successo. Queste competenze garantiscono che i progetti rimangano nei tempi previsti e che i team restino motivati.
Crescere come project manager: La formazione, come quella offerta dalla DPM School, o la certificazione PMP, combinata con l'esperienza pratica, può aiutarti a migliorare nello svolgimento di queste responsabilità, affinare le tue competenze e far progredire la tua carriera nella gestione dei progetti.
Essere project manager non significa solo spuntare attività o tenere sotto controllo una sequenza temporale: significa bilanciare priorità in conflitto, gestire i rischi e mantenere il team motivato di fronte a sfide impreviste.
Che tu stia cercando di definire con precisione i requisiti, di tranquillizzare uno stakeholder stressato o di tenere sotto controllo l'ampliamento incontrollato dell'ambito, il tuo ruolo può sembrare quello di risolvere enigmi mentre corri una maratona. Questa guida analizza le responsabilità fondamentali di un project manager e offre consigli pratici per aiutarti a gestire il caos e portare a termine progetti di successo con sicurezza.
Cosa fa un project manager?
La responsabilità principale dei project manager è portare a termine i progetti dall'inizio alla fine. I project manager sono responsabili della realizzazione del progetto in modo da generare risultati aziendali e valore per l'utente finale.
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Questo include:
- Avviare e pianificare il progetto
- Gestire budget (soprattutto nel caso dei project manager di progetti di investimento), ambito e programma
- Supervisionare il team, le singole attività e i deliverable che completa
- Garantire la qualità
- Impedire che i rischi facciano deragliare l'intero progetto
- Gestire la collaborazione tra il team di progetto, gli stakeholder interni ed esterni, i fornitori e i subfornitori.
La descrizione del lavoro di un project manager è cambiata nel corso degli anni e oggi il ruolo di un project manager va oltre l'esecuzione delle direttive, includendo la definizione della strategia alla base del progetto e l'esercizio della leadership.
Quali sono le responsabilità di un project manager e qual è il suo ruolo?
Il ruolo di un project manager include il mantenimento del progetto nei tempi previsti, organizzato e in linea con il budget. Le responsabilità di un project manager a questo proposito includono:
- Avviare il progetto
- Dare il via al progetto
- Registrare i requisiti
- Mantenere il progetto organizzato
- Creare sequenze temporali
- Monitorare il budget
- Monitorare l'avanzamento delle attività
- Fornire aggiornamenti sullo stato
- Motivare il team
- Risolvere i problemi
- Gestire i rischi
- Gestire il cambiamento
- Inviare le fatture
- Chiudere il progetto
1. Avviare il progetto
I project manager verificano la fattibilità del progetto, ottengono le approvazioni e configurano il progetto nel software di gestione dei progetti.
Le organizzazioni lungimiranti danno al proprio team di gestione dei progetti l'opportunità di creare o verificare ambito, budget e tempistiche durante la fase di vendita o di definizione di un progetto. Discuterai il brief con gli sponsor del progetto, creerai una stima e una tempistica di alto livello e rivedrai il piano con gli stakeholder principali per ottenere le approvazioni.
Successivamente:
- Configura il tuo software di gestione dei progetti e le cartelle dei file
- Crea un brief del progetto aggiornato
- Assicurati di avere il team necessario
- Dai il via al progetto internamente
- Collabora con il tuo team per creare una Dichiarazione di lavoro dettagliata (o eventualmente un documento di avvio del progetto) con una tempistica, un budget e requisiti più definiti.
2. Dare il via al progetto
I responsabili di progetto organizzano riunioni ufficiali di avvio prima dell'inizio del lavoro sul progetto, per garantire che tutti gli stakeholder siano allineati sul piano, sull'ambito, sul budget e sulle tempistiche.
Una volta approvata la Dichiarazione di lavoro (SOW), il lavoro può iniziare. La prima attività di gestione del progetto consiste nell'allineare tutti durante una riunione di avvio esterna con gli stakeholder principali e lo sponsor del progetto. Creerai inoltre gli elementi fondamentali che utilizzerai per monitorare e comunicare le aspettative relative al progetto.
Alcuni esempi di questi elementi possono essere:
- Un piano di progetto condivisibile
- Un registro RAID
- Il piano di comunicazione
- Una matrice RACI
- Il tuo modello di report sullo stato del progetto
3. Registrare i requisiti
I responsabili di progetto definiscono i requisiti del progetto in un documento dei requisiti di progetto oppure sotto forma di user story.
Fai riferimento alla Dichiarazione di lavoro (SOW) e alle note del cliente quando crei il documento dei requisiti. Devi inoltre comprendere le esigenze aziendali complessive del progetto. I requisiti e le user story devono riflettere l'ambito del progetto e il motivo generale per cui il progetto viene realizzato.
Se hai una buona comprensione della strategia alla base del progetto, potrai rispondere alla maggior parte delle domande del team o degli altri stakeholder e fornire una guida strategica al team senza attendere ulteriori indicazioni su elementi che non richiedono una decisione del cliente.
4. Mantenere il progetto organizzato
I responsabili di progetto creano una struttura di cartelle chiara per documenti e risorse.
Un compito importante del responsabile di progetto consiste nel conservare tutte le informazioni relative al progetto in un unico luogo accessibile a tutti. Di solito, questo luogo è un'unità condivisa, Google Drive, Dropbox e/o un software per la gestione delle risorse digitali.
Devi inoltre assicurarti che le risorse e le informazioni di un progetto siano organizzate nel miglior modo possibile, così da essere pronte quando servono. In questo caso, il software di gestione dei progetti o altri strumenti di gestione dei progetti possono essere molto utili. Fallo all'inizio del progetto per evitare di perdere tempo o denaro in seguito cercando di correggere qualcosa che poteva essere prevenuto.
5. Creare una sequenza temporale
I responsabili di progetto elencano tutte le attività e le inseriscono in una sequenza temporale, in un calendario o in un ciclo di sprint.
Il modo in cui crei la sequenza temporale del progetto dipende realmente dalla programmazione del progetto. Se la data di conclusione è fissa, crei una sequenza temporale partendo da quella data e procedi a ritroso. Se è flessibile, crei una sequenza temporale partendo dal momento presente e definisci una data di lancio adeguata.
Devi inoltre pensare agli imprevisti. Inizia a riflettere su cosa potrebbe andare storto e su cosa farai se dovesse accadere. Qualunque tattica tu scelga, individua il punto della sequenza temporale in cui potresti attuarla. Non è necessario condividere questi elementi con il cliente e nemmeno con il team. Servono principalmente a te, per averli a disposizione nel caso in cui accada qualcosa.
6. Monitorare il budget
I responsabili di progetto si assicurano che il progetto non corra il rischio di costare più del previsto.
Di solito, i progetti hanno un budget fisso stabilito prima che il responsabile di progetto venga coinvolto. Il tuo compito consiste nell'allocare tale budget alle diverse fasi, tappe fondamentali e attività durante il ciclo di vita del progetto. Assicurati di avere un budget sufficiente per portare a termine il lavoro, perché sarà più difficile ottenere ulteriori fondi con l'avanzare del progetto (a meno che non vi siano richieste chiaramente fuori ambito).
E ricorda: il budget non monitora soltanto le spese di un progetto, ma stabilisce anche i limiti per ogni persona del team di progetto.
7. Monitorare l'avanzamento delle attività
I responsabili di progetto verificano lo stato delle attività in corso e monitorano il flusso di lavoro rispetto al piano del progetto nel software di gestione dei progetti.
In un progetto più strutturato secondo il modello a cascata, ciò potrebbe significare dedicare del tempo ad aggiornare il tuo diagramma di Gantt per verificare se rischi di deviare dal tuo percorso critico.
In un progetto più agile, ciò potrebbe significare valutare la velocità effettiva della squadra rispetto a quella pianificata e consultare il tuo grafico del lavoro residuo per verificare se è necessario apportare modifiche all'ambito per rispettare le tempistiche (o viceversa).
8. Fornire aggiornamenti sullo stato
I responsabili di progetto forniscono regolarmente aggiornamenti formali e/o informali sullo stato al responsabile del progetto o al cliente.
Questa importante attività di gestione del progetto garantisce la comunicazione dei progressi e la gestione delle modifiche all'ambito o alla pianificazione del progetto. Oltre agli aggiornamenti più frequenti per i responsabili del progetto o i clienti, è buona prassi creare una relazione formale sullo stato del progetto in un determinato momento. Questo include i progressi raggiunti fino a quel momento, le prossime tappe fondamentali, lo stato dei principali rischi e delle dipendenze e i problemi da discutere.
È inoltre necessario fornire aggiornamenti all'insieme più ampio delle parti interessate. Ciò può includere aggiornamenti formali inviati agli utenti finali e ai dipartimenti interessati dal progetto, nonché dimostrazioni e presentazioni alle squadre di sicurezza, alle squadre di conformità e agli enti normativi.
9. Motivare la squadra
I responsabili di progetto garantiscono che la squadra disponga di ciò di cui ha bisogno per avere successo.
Devi assicurarti che le attività continuino a svolgersi secondo il piano di gestione del progetto e che tutti dispongano di ciò che serve per completare il compito in questione.
Gli incontri di verifica regolari con la squadra sono tra le attività quotidiane di gestione del progetto più importanti. Ti permettono di capire come procede il lavoro e rappresentano un'opportunità per consolidare il rapporto, motivare la squadra, mantenere trasparenza e responsabilità e aiutare tutti a comprendere come i loro sforzi contribuiscano al quadro generale del progetto.
Questi incontri di verifica possono consistere in una riunione quotidiana in piedi con la squadra, in incontri individuali con le persone che svolgono il lavoro oppure in incontri di verifica asincroni. Ricorda solo: è meglio presentarli come una conversazione, non come un interrogatorio.
10. Risolvere i problemi
I responsabili di progetto guidano la squadra nella gestione dei problemi che possono emergere durante le fasi di sviluppo.
In qualità di responsabile di progetto, il tuo compito è affrontare i problemi tempestivamente, affinché non facciano deragliare il bilancio preventivo e la pianificazione. Offri alla tua squadra la fiducia e lo spazio sicuro necessari per risolvere i problemi in modo creativo e analitico.
Questa è una delle attività di gestione del progetto più fraintese. Ad esempio: “Cosa può fare un responsabile di progetto per aiutare a sbloccare un programmatore, un progettista o un analista aziendale?”
La risposta è: molto. Poni domande che esaminino il problema e le sue possibili soluzioni da una prospettiva diversa:
- Puoi richiedere ulteriore supporto o coinvolgere un altro SME per ottenere una seconda opinione.
- Puoi riassegnare le priorità del lavoro per far fronte a eventuali ritardi.
- Puoi assicurarti che il blocco abbia un impatto significativo sul progetto nel suo complesso e aiutare la squadra a lavorarci intorno.
11. Gestire i rischi
I responsabili di progetto prevedono i possibili rischi e preparano piani di emergenza per risparmiare quanto più tempo e risorse possibile.
I buoni responsabili di progetto possiedono le competenze necessarie per identificare, analizzare, stabilire le priorità, pianificare, monitorare e affrontare i rischi. Ciò riduce e mitiga l'impatto nel caso in cui si concretizzino. Devi parlare con la tua squadra per comprendere i rischi potenziali, il modo in cui potrebbero influire negativamente sul progetto e la loro probabilità: questo ti aiuterà a creare un piano di gestione dei rischi.
Dedica una parte del tempo di ogni riunione della squadra alla discussione dei rischi. Ti occupi anche di gestire le aspettative dei clienti, delle parti interessate e della tua dirigenza. Utilizza le comunicazioni quotidiane, come le relazioni sullo stato, per tenere tutti aggiornati.
12. Gestire il cambiamento
I responsabili di progetto impostano i progetti per reagire a cambiamenti persistenti e radicati, affinché gli obiettivi del progetto e gli obiettivi del progetto siano raggiunti nei tempi previsti.
È necessario considerare come il risultato del progetto verrà trasferito e messo in uso. Contattate il team che gestirà il cambiamento introdotto dal progetto e costruite relazioni con i suoi membri, affinché le informazioni che comunicano al personale siano accurate, tempestive e utili. Parlate con loro degli eventuali rischi legati all’adozione e chiedete informazioni sul piano, per assicurarvi che ottengano un ritorno sul loro investimento.
L’altro aspetto della gestione del cambiamento riguarda le modifiche all’ambito del progetto. Man mano che il lavoro viene eseguito e comunicato, possono emergere nuovi requisiti. Affrontare rapidamente le modifiche all’ambito eviterà ritardi nella tempistica del progetto, consentirà di definire le aspettative fin dall’inizio e rafforzerà la fiducia nel vostro giudizio come responsabili di progetto.
13. Inviare le fatture
I responsabili di progetto tengono traccia delle ore lavorate sul progetto e inviano al cliente le fatture finali man mano che il lavoro viene completato.
Assicuratevi di comprendere i termini di pagamento dei vostri fornitori e di effettuare i pagamenti di conseguenza. Se lavorate in un’organizzazione che fornisce servizi ai clienti, ciò significa anche essere proattivi nella fatturazione al cliente in base al modello di collaborazione.
Dovrete tenere sotto controllo l’analisi e l’approvazione dei fogli presenze della settimana precedente nel vostro software per il monitoraggio del tempo, in modo da avere queste informazioni prontamente disponibili per la fattura.
Se la fatturazione si basa sulle tappe fondamentali, sappiate dove si trovano queste tappe nel programma del progetto. Se invece si basa sul tempo e sui materiali, riconciliate e prevedete sempre l’importo della fattura mensile.
A questo scopo potete anche utilizzare un software di gestione delle risorse con fatturazione.
14. Chiudere il progetto
I responsabili di progetto chiudono un progetto una volta completato, effettuando le riconciliazioni finali, organizzando una retrospettiva, raccogliendo le lezioni apprese e archiviando il progetto.
Vi verrà chiesto di riferire quanto il progetto abbia funzionato nella realtà rispetto alle aspettative, quindi è meglio anticipare la richiesta. Assicuratevi che tutti i fogli presenze siano stati consegnati e di avere la documentazione necessaria per discutere se e dove le cose abbiano deviato dal piano, rispetto alle modifiche pianificate all’ambito, alla tempistica e al budget.
Conducete una retrospettiva del progetto (nota anche come analisi a posteriori) con il team di progetto e i principali portatori di interesse. Utilizzate i riscontri e gli approfondimenti ricevuti per elaborare le vostre lezioni apprese e documentatele per i progetti futuri.
Successivamente, archiviate il progetto raccogliendo tutte le risorse e i prodotti finali e inserendoli nel sistema di archiviazione che utilizzate. Vale anche la pena prendersi un momento per festeggiare con il team. In qualità di responsabili del progetto, potete occuparvene personalmente, così da continuare a costruire fiducia, lealtà e sintonia.
Ecco uno sguardo dall’interno a ciò che fanno i responsabili di progetto e a come iniziare:
Competenze essenziali del responsabile di progetto
Per avere successo come responsabile di progetto, serve più di una semplice competenza tecnica o della capacità di spuntare le attività da una lista di cose da fare. Si tratta di trovare il perfetto equilibrio tra competenze tecniche che favoriscono l’esecuzione e competenze trasversali che promuovono la collaborazione e la leadership. Senza una combinazione solida di entrambe, sarà difficile mantenere i progetti in carreggiata o costruire la fiducia e il lavoro di squadra necessari per il successo a lungo termine.
Analizziamo le competenze di gestione dei progetti essenziali di cui avete bisogno, così saprete esattamente su cosa concentrarvi per eccellere nel vostro ruolo:
- Organizzazione
- Pianificazione del progetto
- Lavoro di squadra e collaborazione
- Definizione delle priorità
- Pensiero critico
- Risoluzione dei problemi
- Gestione dei rischi
- Leadership
- Comunicazione
- Pianificazione delle attività del progetto
- Gestione dei processi
- Ricerca
- Sviluppo della documentazione
- Diplomazia
- Gestione del tempo
Padroneggiare queste competenze non avverrà da un giorno all’altro, ma con la pratica troverai il tuo ritmo e inizierai a guidare i progetti con maggiore sicurezza. Inizia identificando le aree in cui sei più forte e quelle che richiedono maggiore attenzione. Poi, cerca opportunità per imparare la gestione dei progetti e crescere, attraverso l’esperienza sul lavoro, un corso di formazione mirato o l’apprendimento da un mentore.
La gestione dei progetti riguarda tanto l’adattabilità quanto la pianificazione. Più perfezionerai queste competenze, più sarai preparato ad affrontare qualsiasi sfida e a guidare il tuo team verso il successo.
Costruire il tuo percorso professionale nella gestione dei progetti
Se stai prendendo in considerazione la gestione dei progetti come carriera, troverai molte risorse che possono aiutarti a ottenere la formazione e le competenze necessarie per diventare un responsabile di progetto di successo. Oppure potresti essere un principiante che si è ritrovato a gestire progetti senza sapere da dove iniziare.
Ecco alcune idee su dove rivolgerti:
- Il corso Padronanza della gestione dei progetti digitali di DPM è un programma di formazione specifico per il digitale che include una certificazione. Imparerai attraverso attività pratiche e basate su scenari, affinando il tuo intuito, la capacità di giudizio e le competenze di leadership.
- La certificazione Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI) è una certificazione nella gestione dei progetti riconosciuta a livello globale, che richiede alcuni anni di esperienza, a differenza del corso DPM, che non prevede prerequisiti.
- Esistono molti altri corsi e programmi di formazione indipendenti, inclusi quelli offerti da Google e Coursera, oltre a programmi di laurea presso università accreditate per chi desidera conseguire una laurea o un master. Potrebbero interessarti anche corsi specializzati in specifiche metodologie di progetto, come la gestione agile dei progetti o Scrum.
- Un’altra opzione è semplicemente iniziare a gestire progetti sul campo. Acquisirai un’esperienza pratica che sarà preziosa per la tua carriera. Puoi leggere libri sulla gestione dei progetti e articoli durante il percorso, ce ne sono molti su The DPM!, per integrare la tua esperienza.
- Se desideri specializzarti nella gestione agile dei progetti, consulta la nostra guida per diventare un responsabile di progetto agile.
E adesso?
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