Come Diventare un Project Manager Freelance: Guida in 6 Passi

Il project management freelance consiste nel gestire progetti per clienti scelti da te, lavorando in autonomia. In questo caso, non lavori per un’azienda o un’agenzia affermata—lavori per te stesso. 

Questo può significare lavorare part-time o al di fuori del tradizionale orario 9-17. Potresti anche occuparti di più progetti contemporaneamente, per diversi clienti, oppure gestire solo alcuni aspetti di un progetto, come l’avvio del progetto o la creazione dei piani di progetto.

Diventare un project manager freelance offre diversi vantaggi.

1. Orari di lavoro più flessibili

Il project management freelance ti offre la possibilità di stabilire il tuo orario e la tua agenda. Quando sei assunto in azienda, ci si aspetta che tu sia disponibile durante le ore di lavoro standard. Come freelance, invece, sei tu a dover organizzare con i clienti le aspettative sugli orari.

2. Maggiore libertà creativa

Quando lavori come dipendente, di solito non hai la possibilità di rifiutare progetti o clienti che non ti attraggono dal punto di vista etico o creativo. Lavorando in proprio, scegli tu con chi collaborare e l’unico limite creativo sono le approvazioni del cliente. Lavorare con diversi clienti nello stesso periodo aumenta anche la varietà degli incarichi.

3. Possibilità di stabilire le tue tariffe e guadagnare di più

Come project manager freelance, puoi decidere quanto vuoi guadagnare e darti un aumento quando ne hai bisogno o man mano che cresci in esperienza o seniority. Quando sei assunto, dipendi dal sistema retributivo aziendale e dalla loro definizione di anzianità.

1. Individua la Tua Nicchia nella Gestione Progetti come Freelance

Creare descrizioni chiare e concise e avere ben chiaro ciò che offri ti aiuterà in ogni conversazione con potenziali clienti.

Rifletti sui progetti che hai gestito in passato:

• Cosa hai fatto bene?
• In quali ambiti il tuo team si è distinto grazie alla tua leadership?
• Quali sono stati i migliori clienti con cui hai collaborato come project manager? 

Considera gli elementi comuni tra questi progetti.

• Ci sono state consegne o sfide simili (es. scadenze strette, budget ridotto, molti stakeholder)?
• Su che tipo di progetti hai lavorato (es. sviluppo software)?
• E per quanto riguarda la tua esperienza nel mercato o nel settore?
• Quali strumenti di project management (es. Asana, Trello, Jira) o metodologie di gestione progetti (es. agile o Scrum) hai usato?
• Quale esperienza di project management possiedi?
• Hai la certificazione Project Management Professional (PMP) o un'altra certificazione di project management?

Sviluppare una chiara consapevolezza delle tue competenze e della tua storia lavorativa ti aiuterà a identificare la nicchia particolare nella quale sei qualificato a operare come freelance.

2. Crea una Descrizione del Lavoro per Te Stesso

Molte persone non capiscono come un project manager esperto — tanto meno un freelance — possa essere utile per il loro progetto o la loro organizzazione. Può essere difficile rispondere velocemente alla domanda “cosa puoi fare per me”. 

È utile creare una descrizione del ruolo personale per riassumere i tipi di servizi che offri. Aggiorna e mantieni questa descrizione includendo l’elenco delle tue competenze, esperienze, case study ed esempi di situazioni che hai saputo gestire.

3. Raccogli Testimonianze e Raccomandazioni

Se puoi, raccogli testimonianze o raccomandazioni dai clienti con cui hai già collaborato. Quando segui i primi clienti e progetti come freelance, chiedi sempre una testimonianza, anche se il progetto è piccolo.

Prevedi questa richiesta anche nella fase di chiusura del progetto, così avrai sempre nuove citazioni e testimonianze fresche. Ti torneranno utili anche in fase di creazione del portfolio.

4. Crea un Portfolio

Realizza un portfolio da project manager per mostrare i progetti che hai gestito. Un portfolio di progetti consente ai clienti di vedere il tuo lavoro, la tua esperienza e i tuoi risultati. Se puoi, includi testimonianze di clienti precedenti, oltre ai dettagli sul contesto del progetto, ciò che hai contribuito e le sfide affrontate.

Se non puoi divulgare dettagli specifici, risultati o dati di progetti, prova a usare dati qualitativi o indicatori di business universalmente comprensibili (come ricavi, tassi di produttività, ecc.).

5. Coltiva le Relazioni per Espandere la Tua Base Clienti Potenziali

La capacità di fare networking è fondamentale per avere successo come project manager freelance. È il modo principale per trovare nuove opportunità di lavoro.

È utile partire dalle relazioni già esistenti: contatta amici, ex colleghi e imprenditori che conosci per informarli che stai avviando la tua attività e chiedi eventuali referenze o consigli utili.

Inizia a pensare a come pubblicizzare i tuoi servizi sui mercati potenziali che hai individuato nel primo step. Non avere timore di chiedere a qualcuno della tua rete un'introduzione presso una società con cui vorresti lavorare, ma senza essere invadente.

6. Cerca Opportunità di Lavoro come Project Manager Freelance

Quando tutto il resto fallisce, la classica ricerca di lavoro può aiutare. Consulta portali come LinkedIn per le offerte, cerca annunci locali sul sito della camera di commercio, verifica siti specifici per il freelance e non dimenticare Craigslist di tanto in tanto.

Cerca annunci in settori dove ci sono meno project manager freelance che li cercano; potresti imbatterti nella tua prossima opportunità.

Secondo un sondaggio che abbiamo condotto nel 2023, le tariffe giornaliere dei project manager freelance negli Stati Uniti vanno da $51 a $2.000 al giorno, a seconda delle competenze e degli anni di esperienza. La tariffa media giornaliera è di $451 al giorno.

Consulta la nostra guida agli stipendi per ulteriori informazioni sulle tariffe nel Regno Unito e in Canada.

Diventare un professionista freelance nella gestione di progetti richiede una combinazione delle classiche competenze di project management e la capacità di gestire con successo la propria attività. Le competenze necessarie includono:

Capacità di coordinamento, organizzazione e comunicazione

I clienti cercano un project manager capace di allineare differenti gruppi di stakeholder e responsabilizzarli per raggiungere un obiettivo comune.

Gestione del budget e del tempo

I project manager devono garantire che i clienti ricevano i risultati desiderati nei tempi previsti e rispettando il budget.

Miglioramento dei processi

I project manager dovrebbero essere in grado di progettare, semplificare e possibilmente automatizzare i flussi di lavoro per migliorare il modo in cui i team lavorano (e ottimizzare anche la gestione della propria attività!).

È importante assicurarsi che le proprie finanze siano in ordine e comprendere le considerazioni legali prima di intraprendere un incarico come libero professionista.

1. Risparmia: crea un adeguato fondo di emergenza e di sicurezza

Prepara un foglio Excel e somma tutte le spese ricorrenti di casa/utenze/servizi, le rate di prestiti, i costi della spesa, i contributi a fondi pensione, le spese occasionali e tutte le altre spese "regolari". Metti da parte abbastanza denaro per coprire queste spese per almeno 3-6 mesi.

Il succo del discorso

Se stai pensando a una carriera da freelance, prova prima di lasciare il tuo lavoro. Non licenziarti prematuramente.

2. Comprendi i costi aggiuntivi del lavoro freelance

Considera i costi di assicurazione sanitaria e altre assicurazioni, ricerca i software che dovrai acquistare e le app mobili che userai, le spese per l’ufficio a casa e qualunque altro costo aggiuntivo che potresti sostenere settimanalmente, mensilmente o annualmente lavorando in proprio.

Poiché dovrai organizzare il tuo lavoro, potresti valutare software economici per la gestione dei progetti per iniziare.

3. Ottieni consigli su come tracciare spese, costi e ricavi

Cerca e incontra un commercialista o consulente fiscale esperto per ottenere le informazioni più aggiornate su ciò che devi monitorare, così sarai sempre al passo con le tasse come futuro imprenditore.

Consiglio dell'esperto

Spesso il primo incontro con un commercialista o consulente finanziario è di solito una consulenza conoscitiva gratuita. È un ottimo modo per accedere a conoscenze che ti aiuteranno a partire nel modo giusto con la tua attività.

Una conversazione iniziale può anche dare il via a una relazione più duratura con qualcuno che potrà aiutarti con le decisioni finanziarie man mano che la tua carriera da freelance cresce.

4. Inizia a preparare la documentazione legale

Man mano che intraprenderai rapporti con i clienti, probabilmente dovrai iniziare a preparare contratti legalmente vincolanti e altra documentazione. Per cominciare, chiedi consigli ad altri freelance o consulenti online, oppure cerca e verifica attentamente documenti legali gratuiti sul web. 

Familiarizza con i termini tipici dei documenti per collaboratori indipendenti e scopri gli elementi a cui prestare attenzione quando firmi quelli di altri. Inoltre, decidi se intendi registrare una società o richiedere una licenza commerciale nel tuo stato/paese: pianifica con attenzione, perché questo influirà sul modo in cui gestirai tasse e finanze.

5. Prepara il tuo spazio per lavorare da casa

Questa parte è divertente! Hai già individuato lo spazio per il tuo ufficio a casa? Che tipo di attrezzatura ti serve (puoi prendere spunto da questi regali per project manager)? Dove rendi meglio al lavoro? Se nella tua città esistono spazi di co-working, possono essere un'ottima integrazione o alternativa al lavoro da casa (ma aggiungeranno un altro costo ricorrente al tuo foglio delle spese!)

1. Stabilisci dei limiti intorno al tuo lavoro e ai tuoi clienti

Sei nella posizione unica di proteggere il tuo tempo, le tue competenze e di limitare tutto ciò a cui non vuoi o non puoi dedicarti. Questo significa dire di no ai progetti che non assorbiranno in modo adeguato il tuo tempo e le tue capacità.

Author's Tip

Come project manager digitale freelance, il tempo è la tua risorsa più preziosa: proteggilo.

2. Sii chiaro sulle tue intenzioni e definisci le aspettative

Comunica le tue intenzioni e chiarisci quali sono le aspettative riguardo il tuo ruolo in un progetto, il ruolo del tuo team, ciò che ti aspetti dalla squadra e tutte le interazioni con il cliente. Assicurati di comunicare costantemente lo stato del progetto e i relativi impatti.

Dovrai inoltre aggiornare i tuoi clienti sul tuo programma e sulla tua disponibilità, sui ruoli di progetto, sugli obiettivi e sulle aspettative nei confronti dei membri del team e degli stakeholder.

3. Pianifica ferie, cambiamenti nella vita e (inaspettate) assenze

Documenta, documenta, documenta. Lascia una traccia per il tuo team di progetto, gli stakeholder e i referenti dei clienti. Usa il principio del “se ti investisse un autobus”: se dovesse succedere qualcosa alla tua disponibilità, dovrebbe essere chiaro dove ti sei fermato e come qualcun altro può riprendere il tuo lavoro. 

La trasparenza è fondamentale per preservare la tua reputazione. Ti ringrazierai nei momenti di massimo stress prima di una vacanza o quando si presenterà un viaggio improvviso: gran parte della tua preparazione sarà già fatta e documentata, rendendo facile organizzare e comunicare le assenze.

4. Applica i principi del project management alla tua vita da freelance

Sii realistico nelle aspettative su ciò che puoi effettivamente portare a termine in presenza di certi vincoli. Calcola il valore del tuo tempo, il costo di ciò che fai per ogni cliente, e verifica se questi numeri si traducono in redditività. Se accetti più lavoro di quanto puoi gestire, non offrirai qualità—danneggiando la tua reputazione.

Limita il “scope creep” anche nei tuoi contratti, stabilendo dei limiti per te e per i tuoi clienti e sapendo quando chiedere un nuovo contratto o ulteriori chiarimenti sul tuo ruolo.

1. Cerca nuovi o ulteriori incarichi di project management freelance

Riconsidera la tua descrizione del lavoro e l’elenco delle tue competenze o progetti.

• Puoi aggiungere qualcosa di nuovo?
• Ci sono altri tipi di progetti che vorresti provare?
• Puoi ampliare il tuo potenziale mercato di clienti e progetti?

Verifica se è necessario rinnovare i tuoi approcci o le tue strategie di marketing verso i clienti. Se sei un project manager senior, forse è il momento di provare la consulenza indipendente, organizzare un workshop o parlare a conferenze.

2. Aumenta le tue tariffe

Essere onesti: la maggior parte delle volte aumentiamo le tariffe dopo esserci resi conto di aver lavorato sottopagati. Fortunatamente, è ragionevole aumentare le tue tariffe di una piccola percentuale annualmente o semestralmente, a patto che tu stia ampliando le tue conoscenze e competenze.

Avvisa i tuoi clienti con almeno qualche mese di anticipo prima di un cambiamento di tariffa. Se non puoi aumentare le tariffe sui contratti già in corso, affronta ogni nuovo contratto con l’obiettivo di chiedere leggermente di più rispetto all’ultima volta, così potrai raggiungere la tua posizione ideale.

3. Promuoviti in modi nuovi

Valuta come ti sei mosso finora per acquisire nuovi clienti. Cosa ha funzionato o meno per te? Forse iniziare un blog o un podcast potrebbe essere interessante per il tuo pubblico potenziale. Oppure, può essere utile impegnarsi maggiormente nella comunità locale per il tuo business.

Promuoversi è uno dei modi migliori per aumentare la domanda e quindi quanto puoi chiedere per i tuoi servizi.

4. Continua la tua formazione professionale come project manager

Anche se i freelance non hanno accesso al sostegno finanziario o formativo aziendale dei dipendenti a tempo pieno, esistono comunque molte opzioni di formazione continua. Approfitta di conferenze e incontri di project management.

Sebbene la gestione di progetti freelance offra maggiore flessibilità, presenta anche delle sfide. Queste sfide possono includere:

1. Mancanza di reddito stabile

A differenza di un lavoro a tempo pieno dove sei pagato indipendentemente dal volume di lavoro, le oscillazioni nel lavoro freelance si traducono in alti e bassi delle tue entrate. Dovrai pianificare di conseguenza.

2. Potenziale per orari di lavoro più lunghi

I project manager freelance devono dedicare tempo sia a completare il lavoro per i clienti esistenti che a cercare nuove commesse. Pur potendo spesso gestire gli orari in autonomia, impostare dei limiti è essenziale per evitare il burnout.

3. Costi potenzialmente elevati per gestire l’attività

Negli USA, il lavoro a contratto spesso non offre assistenza sanitaria o altri benefit, quindi dovrai procurarteli separatamente se non puoi essere considerato come familiare a carico di qualcun altro. Questo può essere dispendioso, dunque dovrai pianificare il budget in modo adeguato per queste spese.

Scopri di più sui benefit dei lavori di project management qui.

I project manager freelance possono trarre vantaggio dai software di project management per gestire più facilmente il proprio portfolio di progetti, se scelgono una soluzione con le funzionalità giuste. Ad esempio, puoi utilizzare un software di project management per:

• Gestire le tempistiche dei progetti, inclusa la gestione e l'esecuzione delle attività
• Tenere traccia delle ore lavorate e delle spese
• Monitorare e mitigare i rischi.

Scopri di più sui migliori strumenti di project management per il lavoro da remoto oppure sui software di project management per freelance che meglio rispondono alle tue esigenze.

Cosa ne pensi?

Assicurati di dare un'occhiata alla nostra serie di sessioni Live Mentorship con Patrice Embry, in cui approfondisce tutti gli aspetti del freelancing (per accedere e partecipare alla conversazione su Slack dovrai essere un membro DPM):

• Le basi del lavoro freelance
• Creare un flusso costante di lavori freelance
• Mantenere il ritmo come freelancer