Guide Essentiel de la Gestion de Portefeuille de Projets (GPP)
Apprenez à jongler: La GPP aide les chefs de projet à gérer des projets complexes, à optimiser la priorisation et l’enchaînement, et à obtenir le meilleur retour sur investissement en sélectionnant et en exécutant les projets de manière stratégique.
Le puzzle de la GPP: La GPP fait le lien entre la stratégie et la mise en œuvre afin que votre organisation puisse prioriser et exécuter efficacement les projets qui soutiennent au mieux vos objectifs commerciaux et stratégiques.
Bureau de projets : Les sorciers du flux de travail: Le bureau de gestion de projets (PMO) met en œuvre des processus et des standards cohérents, aidant ainsi les chefs de projet à maintenir l’ordre dans l’ensemble du portefeuille de projets.
La gestion de portefeuille de projets (PPM) décrit comment les chefs de projet maîtrisent le mélange souvent déroutant de projets interdépendants, reliés et liés entre eux.
La PPM considère l'ensemble du tableau des projets passés, présents et futurs et calcule leur priorisation et séquencement optimaux afin de maximiser le retour sur investissement (ROI) d'une organisation.
Dans ce guide sur la PPM, je vais couvrir tout ce que vous devez savoir pour débuter avec la PPM et comment la mettre en œuvre avec succès pour améliorer vos projets.
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La PPM s'effectue de préférence à l’aide d’outils PPM ou de logiciels de gestion de portefeuille de projets d'entreprise, en fonction de la taille et des besoins de votre organisation.
Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?
La gestion de portefeuille de projets fait référence à la gestion centralisée d’un ou plusieurs projets pour atteindre des objectifs stratégiques. Il s’agit d’un moyen de combler le fossé entre stratégie et mise en œuvre en veillant à ce que votre organisation sélectionne, hiérarchise et exécute efficacement les projets.
Voici la principale différence entre la gestion de projet et la gestion de portefeuille :
- La gestion de projet consiste à appliquer des connaissances, compétences, outils et techniques aux activités du projet afin de répondre aux exigences définies sur des projets individuels
- La PPM se concentre sur le choix des projets à mener en fonction de leur alignement avec les objectifs de l’entreprise
Dans les grandes organisations, cela s'appelle la gestion de portefeuille de projets d'entreprise.
Quel est le rôle d’un gestionnaire de portefeuille de projets ?
Le rôle du gestionnaire de portefeuille de projets est de superviser le portefeuille de projets d’une organisation, et il est donc essentiel à la planification stratégique et à la mise en œuvre. Il gère un ou plusieurs portefeuilles, évalue l’alignement des projets sur les objectifs stratégiques et détermine les priorités (ce qui constitue souvent un point sensible).
Les gestionnaires de portefeuille de projets font partie du bureau de gestion de projet (PMO), qui est responsable de l'établissement des flux de travail et des normes au sein du portefeuille d’une organisation. Le PMO peut également déterminer quelles méthodologies de gestion de projet sont utilisées dans l’organisation.
Pourquoi la gestion de portefeuille de projets est-elle importante ?
Correctement menée, la gestion de portefeuille aide les organisations à :
- Identifier les potentiels retours d’un projet. La PPM permet aux entreprises souhaitant investir dans de nouveaux projets (souvent en concurrence ou liés) d’anticiper les risques et de prendre une décision éclairée de lancement ou d’abandon.
- Mieux communiquer à travers l’organisation. La PPM garantit que les différentes parties prenantes impliquées dans les projets partagent le même point de vue, réduisant ainsi le risque de décalage.
- Favoriser l’adhésion des parties prenantes aux projets en leur apportant une meilleure compréhension du contexte global et en permettant de gérer et limiter les risques.
Par exemple, imaginons que votre agence ait 50 projets en cours. Les plannings se chevauchent, sans compter les clients et les membres de l’équipe affectés à ces projets. Certains projets servent à maintenir l’activité, d’autres sont menés dans l’espoir d’obtenir des récompenses, et d’autres encore visent l’innovation.
Mais, en tant que dirigeant d’agence, responsable de programme ou directeur de projets, comment savez-vous si vous concentrez vos équipes et leur travail sur ce qui compte réellement ? Vous vous demandez :
- Ce projet est-il pertinent ? Sinon, que devrions-nous faire à la place ?
- Quels projets devons-nous prioriser ?
- Comment concentrer au mieux nos ressources ?
- Comment pouvons-nous gérer ces projets en parallèle tout en restant rentables ?
Pour toutes ces raisons, obtenir une certification en gestion de portefeuille est un moyen de garantir une mise en œuvre conforme aux meilleures pratiques. Les connaissances acquises grâce à ces programmes vous permettent de réussir en tant que gestionnaire de portefeuille et d’accéder à des postes plus élevés.
Objectifs clés de la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets (PPM) a deux objectifs clés :
- Maximiser les avantages qu'une entreprise retire des projets qu'elle entreprend. Ceci implique de sélectionner uniquement les projets qui ont de la valeur, en tenant compte de leur alignement stratégique avec les objectifs de l'entreprise, du niveau d'effort requis pour exécuter le projet et des ressources disponibles.
- Atteindre un équilibre au sein du portefeuille de projets en assurant un mélange approprié de projets à haut risque et à faible risque ainsi que de projets à court et à long terme. Mettre en place un portefeuille optimal positionne mieux votre entreprise pour atteindre ses objectifs opérationnels et financiers.
Le processus de gestion de portefeuille de projets : 5 phases
Un système de gestion de portefeuille stratégique nécessite un processus de gestion de portefeuille. Voici les étapes impliquées dans un processus PPM robuste. Vous pouvez également utiliser l’intelligence artificielle dans la gestion de portefeuille de projets en parallèle de ces étapes.
1. Créer un inventaire et établir une stratégie
Commencez par identifier les projets dans le pipeline, y compris les projets potentiels, en collectant des informations clés sur les projets et l’organisation. Catégorisez les projets en fonction de leur position dans le cycle de vie du projet, en incluant les projets terminés et les projets annulés.
Ensuite, identifiez les objectifs stratégiques de votre entreprise pour évaluer si les projets sélectionnés s’alignent sur ces objectifs. Posez-vous des questions telles que « Combien cela va-t-il coûter à l’entreprise ? », « Quels avantages allons-nous en tirer ? » ou « Ce projet est-il nécessaire à la croissance et à la pérennité ? » comme guide pour votre cadre de priorisation des projets.
2. Analysez votre portefeuille de projets
Analysez ensuite les forces et faiblesses de votre portefeuille de projets. Évaluez chaque projet individuellement selon les jalons prévus, le retour sur investissement estimé, le calendrier de reporting et l’allocation des ressources.
Pendant cette analyse, posez-vous des questions comme :
- Certains de ces projets sont-ils redondants ?
- Pouvons-nous regrouper certains de nos projets existants pour plus d’efficacité ?
- Y a-t-il des projets à arrêter complètement ?
- Quelle est la probabilité que ce projet réussisse ?
- Quels risques anticipons-nous pour la réalisation ?
- Quels bénéfices attendons-nous de ce projet ?
3. Assurer l’alignement avec les objectifs stratégiques
Effectuez ensuite une analyse d’alignement pour déterminer si les projets retenus sont en phase avec les initiatives stratégiques de l’entreprise. Certaines de vos lignes directrices doivent inclure :
- Le degré d’alignement stratégique entre le portefeuille et l’entreprise. Il vous faut un équilibre entre les opportunités de croissance à court terme, les objectifs à long terme et la recherche d’innovation durable.
- La répartition des projets, incluant le nombre et la nature des projets, doit s’aligner sur les objectifs stratégiques de manière économiquement cohérente.
- La probabilité que le produit final apporte le retour attendu.
- Une évaluation des risques associés. Il est important d’évaluer le risque non seulement en termes financiers, mais également en termes de planification de projet, périmètre du projet, ressources et technologie.
4. Gérez votre portefeuille de projets
L’étape suivante concerne la gestion proprement dite du processus. À ce stade, il faut réévaluer le portefeuille de projets afin de prendre des décisions éclairées concernant une éventuelle réallocation du budget et des ressources. Par exemple, est-il logique que les employés les plus performants travaillent sur des projets moins cruciaux ?
Vous devrez peut-être donner la priorité à certains projets de votre portefeuille en fonction des informations recueillies lors des phases précédentes du processus de gestion de portefeuille de projets (PPM). Vous devrez également replanifier certains projets à la suite de ce travail de réorganisation des priorités.
Évidemment, la collaboration est absolument essentielle avant de prendre de telles décisions pour s'assurer de constituer le bon portefeuille. Au final, votre portefeuille doit offrir un équilibre sain entre risque et rendement et répondre aux exigences internes.
5. Tester et s’adapter
Enfin, testez et adaptez-vous. Rien ne garantit que votre processus PPM sera parfait dès le début, et d’ailleurs vous ne devez pas vous y attendre. Il faudra vous adapter et effectuer des changements en temps réel.
L’adaptation signifie quelque chose de différent pour chaque entreprise, comme il se doit, mais il est pertinent de tester votre nouveau portefeuille auprès de quelques parties prenantes et de prendre en compte leurs retours.
Quelles sont les étapes de maturité de la mise en œuvre d'un PPM ?
Les organisations ne se réveillent pas un matin avec une stratégie d’entreprise aboutie, un portefeuille de projets aligné avec cette stratégie et des processus très efficaces pour le soutenir. Mettre en place une gestion de portefeuille de projets (PPM) efficace demande du travail.
Voici les étapes de maturité qu'une organisation traverse généralement lors de la mise en œuvre du PPM :
- Mettre en place le processus initial. À ce stade, l’entreprise réalise ses projets principalement de manière ponctuelle. Si elle applique des processus de PPM, ceux-ci ne sont pas documentés.
- Élaborer un processus structuré et des normes. À ce moment, l'organisation a décidé de bénéficier du PPM et commence à documenter certains de ses processus de gestion.
- Documenter les processus de gestion reproductibles. Poursuivre le travail de documentation des processus existants pour les appliquer à l’ensemble du portefeuille de projets.
- Suivre un processus PPM maîtrisé. L’organisation applique les processus PPM à l’ensemble de l’entreprise et surveille les indicateurs de performance pour suivre la santé du portefeuille.
- Optimiser le processus PPM. Collecter et appliquer les leçons apprises afin d'améliorer continuellement la gestion de portefeuille de l’organisation.
Conseils pour réussir la gestion de portefeuille de projets
Une fois que votre portefeuille est mis en place, il peut être difficile de savoir quelle direction prendre ensuite. Voici quelques conseils pour réussir :
- Donnez la priorité à l’identification précise des risques et aux stratégies d’atténuation associées (c’est-à-dire la gestion des risques)
- N’hésitez pas à annuler des projets s’ils ne sont plus alignés avec la stratégie de l’entreprise
- Permettez aux architectes, aux équipes de planification informatique et à la direction d’aligner l’exécution sur la stratégie d’entreprise
- Simplifiez la gestion du temps et des tâches pour les membres de l’équipe projet, en veillant à ce qu’ils disposent de la liberté et de la flexibilité nécessaires pour saisir les données sur les tâches et le temps, si nécessaire
- Privilégiez l’exactitude des données et l’accès aux données. Un retard dans l’obtention des données peut entraver votre capacité à prendre des décisions, ainsi que votre conformité réglementaire
- Utilisez les bons outils pour rester sur la bonne voie et simplifier le processus. Par exemple, offrir à votre équipe projet la liberté et la flexibilité de saisir les données de tâches et de temps peut améliorer la précision des indicateurs de performance de votre portefeuille.
Pour aller plus loin, écoutez cet épisode de podcast sur l’optimisation de la gestion de portefeuille de projets :
Défis courants de la gestion de portefeuille de projets
Voici quelques défis auxquels les responsables de portefeuilles de projets doivent porter une attention particulière :
- Concurrence pour les ressources au sein du portefeuille : Les gestionnaires de portefeuille de projets doivent décider quelles ressources allouer à quels projets, et il n'y en a souvent pas assez pour tout le monde.
- Résistance au changement au sein de l’organisation : Les portefeuilles apportent des changements aux organisations, et les gestionnaires de portefeuille doivent être les défenseurs de ces changements pour obtenir l'adhésion de l'équipe et des autres parties prenantes.
- Suivi et mesure de la performance : Avec de nombreux projets en cours en même temps, il peut être difficile pour les gestionnaires de portefeuille de surveiller la performance individuelle ainsi que celle du portefeuille dans son ensemble.
- Conformité avec les réglementations et normes du secteur : Les gestionnaires de portefeuille doivent s'assurer que chaque projet du portefeuille respecte les règles et réglementations de leur secteur, ce qui peut freiner la rapidité et l'efficacité.
- Adaptation à la croissance de l’organisation : À mesure que l’organisation se développe et élargit son portefeuille, les gestionnaires de portefeuille de projets doivent adapter leurs processus et systèmes pour tenir compte de ressources et de projets supplémentaires.
Avantages de la gestion de portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets offre de nombreux avantages, notamment :
- Une meilleure prise de décision : Avec l’accès aux bonnes données et aux bons indicateurs, les gestionnaires de portefeuille de projets peuvent prendre de meilleures décisions sur quels projets entreprendre et comment les mener à bien.
- La capacité de prioriser les projets à forte valeur ajoutée : La gestion de portefeuille permet d’analyser et de prioriser les projets qui apporteront le plus de valeur à votre organisation et ceux qui vous rapprochent de vos objectifs organisationnels.
- Diminution du risque de dépassement des budgets : Peu importe le succès d’un projet, il peut être victime de dépassements de budget. La gestion de portefeuille aide une entreprise à repérer où les ressources sont sur-allouées et à prévenir les dépassements dès le départ.
- Une gestion du changement plus efficace : La gestion de portefeuille élimine les inefficacités, permettant à l’organisation de se concentrer sur les stratégies appropriées pour atteindre ses objectifs. Elle rend également l’entreprise plus agile et capable de s’adapter au changement avec un minimum de perturbations.
- Une exécution des projets hautement efficace : Avec une stratégie de gestion de portefeuille bien pensée, une entreprise peut restructurer et améliorer ses méthodes de gestion dans le cadre d’un processus plus large de transformation opérationnelle ou stratégique.
- Une probabilité accrue de succès dans la livraison des projets : La gestion de portefeuille met en place des standards, des processus et des bonnes pratiques (déterminés sur la base de données sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas) qui sont cohérents sur tous les projets.
Outils de gestion de portefeuille pour accroître l'efficacité
Les outils de gestion de portefeuille de projets incluent des fonctionnalités pour :
- Des tableaux de bord pour suivre la progression du portefeuille, la rentabilité et le respect des délais des livrables
- Des automatisations permettant de vous assurer que vous êtes informé des points importants
- Des diagrammes de Gantt pour suivre les charges de travail et les dépendances et repérer les goulets d’étranglement
- D’autres fonctionnalités de gestion du travail, avec un accent sur la gestion de plusieurs projets simultanément
De nombreux outils de gestion de portefeuille de projets proposent également des applications mobiles et des versions bureautiques, des intégrations pour les connecter à vos outils existants, ainsi que des modèles pour une configuration rapide.
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Si vous constatez que vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités avancées d’un outil de gestion de portefeuille, il existe des solutions plus simples de logiciels de gestion de projet pour vous aider à piloter les tâches et les équipes sur plusieurs projets.
