5 conseils de suivi du temps pour mieux établir vos budgets
« Temps de travail » semble toujours être un concept simple jusqu’à ce que je doive remplir ma feuille de temps. Ai-je vraiment passé 45 minutes à rédiger cet email, ou étais-je perdu dans mes pensées en chantant du Taylor Swift ? (Ne me jugez pas.)
Le suivi du temps peut paraître fastidieux, mais c’est aussi indéniablement utile. Cela peut vous aider à comprendre comment une équipe projet passe son temps, à estimer la durée nécessaire pour accomplir une tâche, et même à vous faire payer (bonjour, heures facturables !). En gestion de projet, le temps et l’argent sont étroitement liés, tout comme Taylor Swift et ses paroles géniales. (Sérieusement, arrêtez de juger.)
Comment suivre le temps de travail passé sur un projet ?
Il existe plusieurs façons dont je suis le temps passé par les collaborateurs sur les projets. La méthode que j'utilise dépend de la façon dont le contrat ou le périmètre des travaux est rédigé et de ce dont nous avons besoin pour pouvoir facturer la mission.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
- Approximatif : J'utilise cette méthode pour les projets internes ou lorsque le contrat est à prix fixe. Je souhaite comprendre combien d'heures chaque personne a passées sur ses tâches et combien de temps il nous a fallu pour achever le projet. Comme je ne ferai pas de reporting sur les heures, je n'utilise pas de logiciel de suivi du temps et je ne demande pas à l'équipe de déclarer son temps.
- Suivi du temps par personne : J'utilise cette méthode en cas de facturation à l'heure. L'équipe doit enregistrer tout le temps passé sur le projet dans un outil de suivi du temps afin que je puisse extraire les rapports nécessaires à la facturation. On peut utiliser à cette fin un logiciel de suivi du temps, mais aussi un logiciel de gestion des ressources proposant des fonctionnalités de facturation.
- Suivi du temps par tâche : Dans certains cas, comme lors d’un projet agile où plusieurs membres de l’équipe travaillent sur des fonctionnalités spécifiques en transversalité, je peux demander à l’équipe de comptabiliser leur temps sur une fonctionnalité bien précise. Cela peut aider à déterminer si les budgets doivent être ajustés pour les prochains sprints.
Quelle application choisir pour suivre ses heures de travail ?
De nombreuses applications permettent de suivre le temps passé sur des projets. Si vous cherchez un logiciel de suivi du temps autonome, nous recommandons plusieurs options. Il est souvent utile de rechercher un système de suivi du temps qui peut se synchroniser avec votre calendrier et enregistrer automatiquement des entrées à votre place.
Vous pouvez également envisager d'utiliser des outils de gestion de projet proposant un suivi du temps intégré. Ces fonctionnalités permettent de confronter les estimations de temps prévues pour un projet aux données enregistrées en temps réel. Avoir à disposition au même endroit les informations sur les tâches et le suivi du temps facilite le reporting, la prévision à partir des données réelles et l’élaboration des budgets.
5 façons d'utiliser le suivi du temps pour le budget
1. Faire des estimations analogiques
Disposer de données issues des projets et des tâches permet de formuler des estimations pour les futurs projets. Par exemple, si vous savez qu'en moyenne un designer met 10 heures pour faire de la recherche et réaliser une planche d'inspiration et une bibliothèque de motifs en début de refonte de site web, vous pouvez estimer 8 heures pour un site plus petit et 12 heures pour un site plus important ou complexe, lors de la création de votre proposition initiale pour un nouveau projet.
2. Déterminer comment allouer les ressources
Les données issues du suivi du temps aident à planifier le projet (et à établir le budget) en vous permettant de savoir comment répartir vos ressources. Si vous savez que vous avez un délai serré et un budget plus élevé, vous voudrez peut-être affecter un développeur plus expérimenté.
Même si cette personne facture un taux horaire plus élevé qu’un profil junior, elle accomplira la tâche plus efficacement. Gérer ce type de gestion des ressources n’est possible qu’avec des données de suivi du temps fiables.
3. Définir des points de référence
Le suivi du temps peut vous aider à établir des repères pour le travail projet, ce qui permet une budgétisation plus précise. Disposer d’un budget temps dédié pour chaque activité vous aidera à estimer plus justement la durée nécessaire à la réalisation d’un projet.
Ces références peuvent aussi être liées aux rôles. Par exemple, si votre équipe compte des designers juniors et seniors, vous pouvez prévoir des repères différents pour chaque poste. Il est raisonnable de dire que les designers juniors ont généralement besoin de trois jours pour concevoir une page d’accueil alors qu’un designer senior devrait pouvoir le faire en un jour et demi. Découvrez comment un meilleur suivi du temps améliore la préparation des futurs projets.
Lorsque vous créez l'estimation du projet, n'oubliez pas d'ajouter une certaine marge pour tenir compte des subtilités du projet, comme le temps pour les révisions et les retours clients, ainsi que toute autre exigence susceptible d'être découverte après le lancement du projet ! Ainsi, la rentabilité ne sera pas impactée si le nouveau projet dépasse ce que vous aviez prévu comme référence.
4. Gestion du temps pour les projets
Bien que les performances passées ne soient pas toujours un bon indicateur des performances futures, elles peuvent vous donner une idée assez claire de ce à quoi vous attendre. Suivre le temps permet d’obtenir de bonnes données pour planifier l’avenir. Si vous savez que votre équipe n’a jamais réussi à terminer une tâche spécifique en moins de trois jours, assurez-vous de prévoir au moins trois jours (idéalement quatre ou cinq) lorsque cette tâche doit être effectuée dans un nouveau projet.
Lorsque des équipes travaillent sur plusieurs projets, la gestion du temps est cruciale. C'est comme jouer à Tetris. Pour mener à bien toutes les tâches dans les délais, vous devez vous assurer que chaque membre de l'équipe dispose de suffisamment de temps pour accomplir ses missions sans se précipiter ni devoir faire des heures supplémentaires en permanence.
La première situation risque d’entraîner un travail bâclé et la seconde peut définitivement conduire à un sérieux épuisement professionnel. Utiliser les données de suivi du temps passées pour mieux gérer le temps sur les projets en cours peut aider à éviter cela—c’est un avantage important des logiciels de suivi du temps.
5. Facilitez le suivi du temps pour obtenir des saisies précises
Concernant le suivi du temps, personne n’a envie d’interrompre sans cesse sa journée de travail pour « pointer » à chaque changement de tâche ou de projet. Ainsi, pour obtenir les données les plus précises possible et permettre à vos collaborateurs de remplir leurs feuilles de temps en temps réel, essayez des automatisations.
Comme nous l’avons déjà vu, certaines applications de suivi du temps proposent des intégrations avec des outils de gestion de projet populaires et des logiciels de gestion de budget de projet, ou peuvent être intégrées directement dans votre navigateur web. Plus vous rendez le suivi du temps simple pour votre équipe, plus elle sera encline à s’y conformer et plus vos données seront précises, notamment si certains pensent que le suivi du temps est une mauvaise chose.
C’est important car plus les gens changent d’application ou basculent entre différentes fenêtres dans la journée, plus ils perdent de temps pour accomplir leur travail.
Un article de la Harvard Business Review sur ce sujet indique : « Nous avons constaté qu'en moyenne, le coût d’un changement est légèrement supérieur à deux secondes, et l’utilisateur moyen de notre échantillon passait d’une application ou d’un site à l’autre près de 1 200 fois par jour. Cela signifie que ces personnes consacraient un peu moins de quatre heures par semaine à se réorienter après avoir basculé vers une nouvelle application. Sur un an, cela représente cinq semaines de travail, soit 9 % de leur temps de travail annuel. »
Découvrez plus de meilleures pratiques pour le suivi du temps ici.
Et ensuite ?
Comment vous assurez-vous que vos équipes suivent leur temps pour pouvoir budgétiser et estimer correctement ? Rejoignez la conversation sur Slack avec des centaines d’autres chefs de projet digital en devenant membre DPM !
