Comment Créer un Flux de Travail : 7 Étapes Simples
Éviter le chaos dans les projets: Des flux de travail cohérents aident à éviter les retards, les erreurs et les dépassements de budget, ce qui vous aide comme chef de projet à vous assurer que les projets atteignent leurs objectifs sans embûches inattendues.
Étape par étape: Créer un flux de travail est un flux de travail en soi : vous définissez un objectif, identifiez les participants, listez les étapes, créez un schéma du flux, testez et itérez, puis le mettez en œuvre.
Le logiciel simplifie la tâche: Un logiciel de gestion de flux de travail est la façon la plus simple de créer et de maintenir des flux de travail organisés ; il offre une méthode structurée pour gérer les processus complexes des projets.
Sans workflows définis qui décrivent comment vous et votre équipe allez accomplir le travail tout au long du projet, vous pouvez vous attendre à des retards, des erreurs et des problèmes de qualité, une dérive du périmètre et des dépassements de budget.
Vos équipes ont besoin de workflows cohérents et reproductibles (généralement créés et gérés dans un logiciel de gestion de workflows) pour livrer un travail de projet qui atteint l’objectif prévu. Dans cet article, j’explique comment créer un workflow et propose quelques bonnes pratiques pour bien le concevoir.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Un workflow est une série répétable d’étapes ou d’activités devant être réalisées pour parvenir à un résultat global. Par exemple, lors de la création d’un nouveau site web, le workflow comprend la conception de la maquette, la rédaction du code, le test du site, puis la mise en ligne.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Grâce aux workflows numériques, les chefs de projet peuvent garder le cap sur les projets et s’assurer que les tâches sont réalisées le plus efficacement possible. Les workflows visuels utilisent des organigrammes ou des diagrammes pour illustrer les étapes par lesquelles chaque élément de travail devra passer pour être considéré comme terminé.
Les workflows diffèrent des processus métier, car ils représentent les tâches spécifiques et séquentielles au sein des processus plus larges qui permettent d’atteindre les objectifs de l’organisation.
Comment créer un workflow
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la conception d’un workflow.
1. Déterminez ce que vous devez accomplir
Lorsque vous planifiez votre workflow, soyez très précis sur ce qui doit être atteint. Il est facile que les membres de l’équipe et les parties prenantes fassent des suppositions sur ce qui est inclus ou non dans le workflow si vous n’êtes pas extrêmement précis et clair.
Par exemple, si vous créez un workflow pour la rédaction d’articles de blog, soyez précis et indiquez si ce workflow concerne uniquement la rédaction du contenu ou s’il inclut également la création de visuels, ainsi que la mise en ligne et le partage de l’article sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez gérer toutes ces étapes dans un seul workflow ou avoir des workflows distincts pour chaque partie : l’important est que cela soit clair pour l’équipe.
2. Identifiez qui doit être impliqué
Identifiez toutes les personnes qui doivent être impliquées. Incluez celles qui effectueront le travail ainsi que les relecteurs et approbateurs.
Définir un processus d’approbation est également une étape clé dans la création du workflow. Sans cela, vous risquez de rencontrer des goulots d’étranglement ou d’autres problèmes pouvant perturber votre processus.
Une façon simple d’identifier toutes les personnes à inclure est de créer et compléter un diagramme RACI. Même s’il est possible que vous ne puissiez le remplir qu’après avoir listé toutes les étapes du processus (voir l’étape trois ci-dessous), il est préférable de le réaliser avant de lancer votre workflow.
3. Listez les étapes et tâches du processus
Énumérez les étapes du processus ainsi que les tâches à accomplir. Il s’agit d’une liste séquentielle de tout ce qui doit être fait du début à la fin de votre workflow.
Reprenons l’exemple du blog. Si votre workflow porte sur la publication et la promotion d’un article de blog, voici à quoi pourrait ressembler la description des différentes étapes (ainsi que les ressources marketing concernées) :
- Choisissez un sujet pour votre article de blog
- Obtenez l'approbation du directeur marketing pour poursuivre avec ce sujet
- Rédigez un brief de contenu et un plan de contenu
- Fournissez une direction créative et des indications de taille pour les images ou illustrations nécessaires
- Assignez un rédacteur à l'article de blog
- Assignez un graphiste à l'article de blog
- Le rédacteur crée la première version de l'article de blog
- Le graphiste fournit les images requises
- Un éditeur relit le brouillon de l'article de blog et les images
- Le rédacteur effectue les modifications sur le texte
- Le graphiste réalise les modifications sur les images
- L'éditeur approuve le texte et les images
- Un coordinateur marketing télécharge le contenu dans le CMS du site web
- L'éditeur vérifie et approuve l'article sur le site de préproduction
- Le coordinateur marketing met l'article en ligne
- Le rédacteur crée une légende pour les réseaux sociaux
- L'éditeur relit et valide la légende
- Le coordinateur marketing publie la légende et le lien vers l'article sur LinkedIn et Facebook.
4. Créez un diagramme de workflow
Il peut être utile de représenter visuellement votre processus, à l'aide d'un diagramme de workflow. Vous pouvez utiliser une vue chronologique, un diagramme de Gantt, ou un logiciel de création de diagrammes de workflow (comme ProcessMaker ou l'une de ses alternatives) pour indiquer chaque étape, qui en est responsable, et combien de temps cela prendra.
Cartographier les workflows de manière visuelle est aussi un bon moyen de fluidifier la communication sur qui fait quoi et quand.
5. Testez et faites évoluer votre workflow
Votre workflow peut paraître parfait sur le papier, mais il peut échouer une fois mis en pratique. Mettre en place un processus de workflow itératif n'est jamais une activité unique et définitive. Une fois que vous l'utilisez, vous pouvez remarquer des tâches redondantes ou répétitives, ou bien avoir omis une étape cruciale quelque part.
Testez le nouveau workflow et demandez à l'équipe un retour sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Si le processus rencontre un blocage, prend trop de temps ou crée de la confusion, un test vous aidera à identifier les problèmes et à réaliser des ajustements pour l'améliorer.
Même si votre première mise en œuvre est un succès, vous pouvez toujours continuer à optimiser votre workflow à mesure que les membres de l’équipe l’utilisent et collaborent.
6. Mettez en œuvre votre workflow avec l'ensemble de l'équipe
Une fois que votre workflow est testé et bien rodé, déployez-le auprès de l'ensemble de l’équipe. Cela peut impliquer d’intégrer davantage de parties prenantes pour exécuter le workflow de manière plus efficace ou d’intégrer de nouveaux membres à l’équipe qui utiliseront le workflow de gestion de projet.
Si vous recourez à plusieurs types de gestion de workflow différents, ou si le workflow constitue un nouveau processus, pensez à utiliser votre schéma ou un court tutoriel pour aider chacun à se rappeler ce qu'il faut faire et dans quel ordre.
Conseils pour créer des workflows
Voici quelques conseils pour créer des workflows pour votre équipe :
1. Soyez clair sur ce que votre workflow inclut
Soyez extrêmement clair sur ce que le workflow comprend ou non.
Si vous avez besoin d’un autre exemple, prenez le cas du marketing par e-mail. Vous pouvez avoir un workflow pour la rédaction de l’e-mail, un autre pour la conception graphique de l’e-mail, et un troisième pour l’envoi et le suivi analytique. Tous ces workflows devront peut-être être exécutés à chaque envoi d'e-mail.
N'oubliez pas de prendre en compte les ressources dont vous aurez besoin—le processus de gestion des ressources marketing peut être complexe. Heureusement, un logiciel de gestion des ressources marketing peut vous aider.
2. Attribuez des rôles et des responsabilités spécifiques
Assurez-vous que chaque rôle ou tâche soit confié à une seule personne. Il est normal de demander à quelqu'un de relire le travail ou de contribuer avec des idées, mais une personne doit s’approprier la tâche. Si trop de personnes sont impliquées, le travail ne se fait jamais, car les membres de l'équipe supposent que quelqu’un d’autre s’en occupera.
Si votre directrice du marketing et votre rédacteur en chef sont responsables de l’élaboration du calendrier éditorial et de l’attribution des rédacteurs, divisez cette tâche en deux domaines distincts.
La directrice du marketing devrait élaborer le calendrier éditorial, et le rédacteur en chef devrait le relire et donner un retour avant d’assigner les rédacteurs.
3. Créez des modèles pour vos flux de travail
Au fur et à mesure que vous accumulez des flux de travail que vous utilisez régulièrement, gagnez du temps en créant des modèles. La plupart des logiciels de gestion de projet populaires permettent de construire des projets complets avec plusieurs flux de travail.
Plus vous ajoutez de détails à vos modèles, plus il est facile de mettre en place de nouveaux projets et de mettre les personnes au travail.
Certains flux de travail devront être ajustés selon les projets. Peut-être faut-il raccourcir un planning parce qu’un client a payé un supplément d’urgence ou qu’un intervenant a priorisé un livrable particulier – gardez votre modèle flexible pour pouvoir intégrer ces changements sans créer un nouveau flux de travail à chaque fois.
4. Ne rendez pas vos flux de travail trop compliqués
Un flux de travail n'est utile que si les gens l’utilisent ! Si vous créez un flux trop compliqué que personne ne sait utiliser, vous ne saurez pas non plus lorsqu’il ne fonctionne plus. Pour éviter cela, commencez par apprendre comment créer un organigramme.
Les flux de travail compliqués peuvent survenir si vous utilisez de nombreuses intégrations et automatisations pour gérer votre flux de travail. Ces fonctionnalités peuvent aider à gérer un flux complexe et à gagner du temps, mais il est primordial que tout le monde puisse le comprendre, d'où l'intérêt d’apprendre les bonnes pratiques de création d’organigramme.
5. Évitez de multiplier les étapes
Les flux de travail comportant trop d’étapes sont difficiles à gérer. Pensez à créer plusieurs flux liés mais distincts. Un bon exemple est l’intégration d’un nouvel employé. Il s’agit là d’un processus métier ou flux de travail classique impliquant beaucoup de personnes et d’étapes.
Vous pouvez avoir un flux de travail pour que les ressources humaines gèrent toute la partie administrative, et un autre pour la personne responsable de l’informatique interne, qui créera les comptes utilisateurs sur tous vos systèmes et outils comme Slack, les emails, l’outil de gestion de projet, ainsi que tous les logiciels de design, développement ou création.
Vous aurez également besoin d’un autre flux destiné aux rencontres avec l’équipe et à la formation aux procédures internes. Cela peut impliquer la mise en place de plannings pour le premier jour et la première semaine.
Trouvez plus d’exemples de flux de travail ici.
6. Demandez des retours
Tester et faire évoluer concerne aussi bien les nouveaux flux de travail que les anciens. Consultez régulièrement vos équipes pour vérifier que le flux de travail répond toujours à leurs besoins. Lorsque les processus évoluent, examinez la configuration de vos flux et ajustez-les pour mieux répondre aux besoins de chacun.
Rejoignez-nous pour d’autres conseils sur la gestion des workflows
Si vous souhaitez obtenir d’autres conseils sur les bonnes pratiques de gestion des workflows, rejoignez notre communauté active de chefs de projet où vous pourrez échanger sur les workflows avec d’autres chefs de projet comme vous.
