Présentation de Chère DPM – Conseils Anonymes pour Chefs de Projet Digital (avec Robyn Reynolds)

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Ben Aston :

Merci de nous rejoindre, je suis Ben Aston, et voici le Podcast du Chef de Projet Digital. Aujourd’hui, je suis accompagné de ma nouvelle meilleure amie, Robyn Reynolds. Et aujourd’hui, nous allons parler de notre nouveau super projet DPM, Chère DPM.

Robyn Reynolds :

Salut tout le monde. Je suis super contente d’être ici. Merci Ben de m’avoir invitée. Je t’adore. Nouvelles meilleures amies.

Ben Aston :

(rires) Notre amitié s'est renforcée. Mais nous en parlerons dans une minute. Mais Robyn, parlons d'abord un peu de toi. À notre connaissance, tu n’as encore jamais écrit d'article sur le site du chef de projet digital. Nous allons bientôt publier ton premier article. Mais tu travailles sur ce nouveau projet. On en parlera dans un instant. Raconte-nous un peu qui tu es. Tu es dans le Nord-Ouest Pacifique, non ?

Robyn Reynolds :

Oui. J’habite à Portland, Oregon. Mais, pour être plus précise, j’habite juste à l’extérieur de la ville, près de la forêt nationale de Mount Hood. Donc, en gros, je vis dans un environnement cliché du Nord-Ouest Pacifique. Juste derrière ma fenêtre, il y a d’énormes cèdres et un torrent glaciaire qui gronde. C’est assez génial, j’aime beaucoup.

Ben Aston :

Est-ce qu’il pleut en ce moment ?

Robyn Reynolds :

Il fait beau, ciel bleu.

Ben Aston :

C’est fou. Ici aussi. Mais pour être honnête, d’habitude il pleut.

Robyn Reynolds :

Je ne sais pas quoi faire de ce soleil. C’est bizarre.

Ben Aston :

Je suis sorti au soleil plus tôt aujourd’hui, et il faisait vraiment chaud. Ce qui est un changement agréable pour cette période de l’année. Parle-nous un peu plus de ça, on dirait que tu es au milieu de nulle part. Tu es cheffe de projet à distance.

Robyn Reynolds :

Oui, absolument. En ce moment, je suis cheffe de projet senior dans une entreprise appelée Dream 10. Nous sommes un petit studio de design et nous nous concentrons beaucoup sur le design produit et l’expérience utilisateur, donc super fun.

Ben Aston :

Super. Comment as-tu commencé à travailler avec eux ? Je suis toujours curieux de savoir, surtout pour les PM à distance, comment tu décroches ce poste alors que tu es à distance ? Comment ça fonctionne ?

Robyn Reynolds :

Alors, revenons au début. Tu sors de la fac. Dès la fin, je savais que je voulais travailler dans la publicité. Et malheureusement, mon mari, qui était mon petit ami à l’époque, a trouvé un super boulot en Alaska, d’où je viens. Donc, nous avons dû y retourner. Ce fut un challenge de revenir dans ma ville natale. Mais j’ai commencé à travailler dans une agence classique. À l’époque, nous travaillions avec un sous-traitant appelé 14-4 sur un projet web. Amanda était la productrice, et je voulais faire ce qu’elle faisait.

Ben Aston :

Tu voulais être elle.

Robyn Reynolds :

J’étais fascinée. Et, du coup, j’ai filé hors d’Alaska, revenue à Portland où j’avais étudié, et bossé dans quelques agences là-bas. Pour mon poste actuel, je dois remercier digitalprojectmanager.com, car c’est là que j’ai vu l’annonce. Je me suis dit, vas-y fonce ! Ça a l’air top. Me voilà aujourd’hui.

Ben Aston :

Whoa. C’est la première fois que je vois une histoire de succès comme ça grâce à la rubrique emploi.

Robyn Reynolds :

Oui, et je pense vraiment que l’avenir de notre travail va vers le télétravail. Pour moi, je voulais relever le défi de constituer des équipes à distance, renforcer les liens, et améliorer l’organisation en mode remote.

Ben Aston :

Quelle est la taille de Dream 10 alors ?

Robyn Reynolds :

On est encore petits. Environ quatre personnes, puis on s’élargit selon les besoins et projets. Ce qui est sympa, c’est que je bosse aussi beaucoup avec des freelances internationaux. Je peux donc commencer super tôt le matin ou vérifier tard le soir, selon les fuseaux horaires.

Ben Aston :

Et pour ce qui est des clients, est-ce qu’il y a quelqu’un dans un bureau quelque part, qui fait semblant de gérer une grande agence ?

Robyn Reynolds :

Non, on est très transparents sur le fait d’être à distance. Avant, dans mon ancien poste chez Struck, je voyageais beaucoup vers Salt Lake ou Los Angeles pour voir les clients. Maintenant, on fait presque tout en visioconférence via Zoom Room. On est très rapides sur les plannings, on présente bien et on encourage la participation côté client. J’adore Zoom Room.

Ben Aston :

Donc, en général, tout le monde est à distance pour les échanges clients ?

Robyn Reynolds :

Oui.

Ben Aston :

Personne ne va aux réunions clients en présentiel ?

Robyn Reynolds :

Non. Pas encore. Et on assume ça. Et ce n’est pas un problème. La caméra, c’est vulnérable mais on se montre, donc ça reste très personnel.

Ben Aston :

Génial. Qu’est-ce qui t’occupe hors du travail ? J’ai une question à ce sujet. J’étais sur ton LinkedIn plus tôt.

Robyn Reynolds :

Oh, super.

Ben Aston :

Tu es directrice de la communication pour 'Sons of Norway Anchorage'.

Robyn Reynolds :

Faut que je mette à jour ça. Mon père est norvégien, on a une forte culture familiale. Il gérait un club de Norvégiens là-bas, avec des cours de langue, la cuisine norvégienne, etc. Ça m’a permis de développer mes compétences en emailing, site web, etc. Mais ce n’est plus le cas.

Ben Aston :

Faut que tu mettes à jour.

Robyn Reynolds :

Oui, je me suis fait avoir.

Ben Aston :

Apparemment sur LinkedIn, tu fais ça depuis 10 ans.

Robyn Reynolds :

Très expérimentée, oui.

Ben Aston :

Je suis impressionné. Donc, si tu ne fais plus Sons of Norway à Anchorage, raconte-moi autre chose. Ce club norvégien en Alaska depuis Portland, c’est fascinant.

Robyn Reynolds :

Désolée de te décevoir.

Ben Aston :

Que fais-tu d’autre alors ?

Robyn Reynolds :

Je viens d’avoir 30 ans, donc je ne sais pas pourquoi, mais j’essaie de me sortir de ma zone de confort plus souvent. Comme ce podcast par exemple. Mais j’ai aussi monté une tente de glamping chez moi cet été, que j’ai mise en location sur Airbnb. C’était sympa.

Ben Aston :

Sympa.

Robyn Reynolds :

Quand je ne fais pas des trucs bizarres comme ça, je bois pas mal de bières artisanales ici dans le Nord-Ouest pacifique, je vois des amis et je binge Netflix comme tout le monde.

Ben Aston :

Surtout toi, perdue au milieu de nulle part, entourée d’arbres et de rivières.

Robyn Reynolds :

Non.

Ben Aston :

À part la tente dans ta cour et Airbnb, as-tu fait d’autres choses pour sortir de ta zone de confort ? Si c’est ton truc, te mettre en difficulté... quoi d'autre ?

Robyn Reynolds :

J’ai aussi gravi la plus haute montagne d’Oregon, le Mont Hood. À 30 minutes de chez moi. Deux ans à la regarder en faisant le trajet Portland-maison, j’ai fini par me lancer. J’ai fait beaucoup de randonnées de préparation. Mon amie Linda et moi l’avons fait, c’était une des expériences les plus dures mais aussi les plus excitantes que j’ai vécues.

Ben Aston :

Génial. Je viens de Google, c’est pour ça que j’étais distrait. Trois mille cinq cents mètres environ. Dernière éruption en 1907.

Robyn Reynolds :

Elle est toujours active.

Ben Aston :

Il y avait de la fumée ?

Robyn Reynolds :

Non, mais on sent le soufre. On l’a fait tôt dans la saison, donc beaucoup de neige fraîche. Et quelqu’un est malheureusement mort ce jour-là là-haut. Soyez prudent si vous grimpez, tout le monde.

Ben Aston :

Faites attention. C’est une vraie montagne, avec de la neige. Impressionnant. Parlons maintenant de Chère DPM. Il y a trois mois, déjà. On a voulu bien faire, donc on a planifié à fond. Robyn m’a contacté avec une idée : faire une rubrique de conseils anonymes pour chefs de projet digital. Trois mois plus tard, c’est là. Robyn, c’est ton idée à la base. Pour ceux qui ne connaissent pas encore, Chère DPM, c’est quoi ?

Robyn Reynolds :

Déjà un grand merci Ben d’avoir été ouvert à cette idée. J’adore tellement les rubriques de conseils et podcasts du genre. De Savage Love à Dear Sugar en passant par Dear Abby. Il y a quelque chose de particulier à apprendre et compatir avec les problèmes d’autrui, à s’identifier à eux. J’ai souvent repensé à certaines rubriques dans des situations similaires. Et ça m’a fait grandir. Mais dans notre industrie, en tant que DPM, notre rôle est ultra challengeant. On gère sans cesse les problèmes des autres, rarement les nôtres. On adapte, on facilite, on gère, mais parfois on a besoin de consulter la communauté sans montrer nos faiblesses à son équipe ou client.
J’ai juste voulu créer un espace pour donner des conseils extérieurs, aider et apporter un regard neuf.

Ben Aston :

Génial. On a posté quelques exemples de questions pour donner une idée. Il y a maintenant une page 'Chère DPM' sur le site. Dans la section communauté. Sur cette page, il y a un formulaire pour soumettre vos questions – anonymement. Contrairement à d’autres forums, il n’y aura pas de trace éternelle. C’est l’intérêt. Robyn et moi recevons la question et nous y répondons dans Chère DPM. On a déjà posté quelques questions, on va en parler. Quelques exemples : Tu as commencé un nouveau job et tu regrettes déjà ? Tu bosses avec une diva créative insupportable ? Tu fais des crises d’angoisse à cause des notifications Slack ? Tout ça, c’était les exemples de Robyn.
Dis-moi Robyn, ce sont des expériences vécues ? Des choses que tu as connues toi-même ?

Robyn Reynolds :

Ce sont des expériences assez universelles chez les DPM, non ? Tu ne t’es jamais dit, ah mince, ça m’est arrivé. Après, bien sûr, les situations peuvent être controversées.

Ben Aston :

Oui, être honnête, moi à chaque début de nouveau job, j’ai eu l’impression de faire une erreur. Soudain tu te rends compte que tout ce dont tu étais sûr dans ton ancien job ne fonctionne plus. Nouveau système, nouveaux process, nouvelles personnes. Tu te dis, je déteste ça.

Robyn Reynolds :

Totalement.

Ben Aston :

Tu as ressenti ça aussi ?

Robyn Reynolds :

Complètement. Je suis d’accord ; si ça ne t’est jamais arrivé dans un nouveau job, c’est peut-être que tu ne l’as pas vraiment commencé. C’est très humain.

Ben Aston :

J’ai rejoint une agence où le choc était encore pire. Changement de poste, de 'account manager' à 'producer'. Je pensais avoir compris, mais le premier jour, on m’a demandé un devis, un plan projet, une lettre de mission... J’ai demandé qui était le PM ; c’était moi. Je n’avais jamais fait ça. Je devais vendre, mais ce sont les PM qui faisaient le reste avant. Je n’avais aucune idée de ce que je faisais.

Robyn Reynolds :

Oh la la !

Ben Aston :

Heureusement, certains à l’agence étaient tops, très soutenants. J’ai regardé discrètement des tutos sur Microsoft Project pour apprendre à faire un plan projet. En quelques jours, ça allait. Mais c’était vraiment un moment de remise en question.

Robyn Reynolds :

Je comprends. Il faut parfois faire semblant jusqu’à ce qu’on y arrive, non ?

Ben Aston :

Oui.

Robyn Reynolds :

Il faut rester humble aussi. Mais à la base, en tant que chefs de projet digital, on cherche toujours à résoudre des problèmes. Les compétences s’apprennent. Tu maîtrises maintenant Microsoft Project !

Ben Aston :

Oui, je pense que la gestion de projet digital, c’est aussi ça : ça bouge, ça évolue, on doit toujours apprendre. On bosse sur des projets différents d’il y a cinq ans. Avant, des bannières Flash, aujourd’hui des défis nouveaux comme la réalité virtuelle. Il faut faire preuve d’adaptation et parfois improviser.
Il y a toujours une première fois, il faut montrer à l’équipe le cap, établir un processus et améliorer au fil du temps. Sinon tout le monde rame à l’aveugle.

Robyn Reynolds :

Exactement. Parfois, j’aime dire qu’il faut être 'débrouillard'. Ce n’est pas négatif, c’est juste qu’on tente, on ajuste, pour avancer.

Ben Aston :

Parle-moi de ta diva créative qui t’a rendu folle ?

Robyn Reynolds :

J’en ai eu quelques-unes, comme toi sûrement. Des gens qui quittent la réunion en claquant la porte... Il faut parfois inventer des stratégies originales pour avoir tout le monde en réunion.

Ben Aston :

Une anecdote pour récupérer un directeur créatif caché au pub ?

Robyn Reynolds :

Ça m’est arrivé. Le pub était juste dans mon immeuble. Il fallait que j’aille le chercher pour la réunion. Parfois je le dénonçais, c’était un peu exagéré. J’ai même organisé une rétrospective sous forme de jeu à boire pour que tout le monde vienne à ma réunion. Voilà.

Ben Aston :

Faut parler leur langage !

Robyn Reynolds :

Maintenant avec le télétravail, je n’ai plus à inviter les gens à déjeuner ou à valider les notes de frais. Je me sens libre !

Ben Aston :

C’est super. Alors, raconte ton parcours pour devenir DPM puis PM senior. Comment as-tu trouvé le soutien nécessaire ?

Robyn Reynolds :

J’ai beaucoup de chance. J’ai un fort réseau d’amis PM, producteurs, account managers... Certains sont partis de junior et ont évolué, d’autres ont toujours été mes patrons, je les aime beaucoup. J’ai toujours eu recours à ces relations pour avoir des retours, des expériences. Et parfois, il faut avoir un avis extérieur, c’est essentiel. Parfois parler aide à avancer. J’aimerais offrir cela à tous : une oreille bienveillante, un réconfort digital. Sinon je t’aide à la rédaction, si tu ne sais plus vers qui te tourner. Et toi Ben, comment tu fais ?

Ben Aston :

En général, je pleure aux toilettes.

Robyn Reynolds :

Oui.

Ben Aston :

Non, mais discuter aide toujours. J’ai eu de la chance aussi. Parfois des account directors, parfois d’autres gens de l’équipe. Mais il m’est arrivé aussi d’être seul face à une situation difficile, sans à qui en parler. Là, c’est vraiment stressant, et tu n’as pas forcément envie de tout faire remonter à la direction.
Parfois, on a juste besoin d’un peu de réassurance ou de soutien, sans faire de vagues auprès du CEO ou d’autres.

Robyn Reynolds :

Parfois, mon mentor ou mon supérieur me disait : tu exagères, ce n’est rien. Et ça aide aussi à relativiser.

Ben Aston :

Avec le télétravail, communication surtout écrite, c’est vite fait de mal comprendre ou de réagir à l’excès.

Robyn Reynolds :

Totalement. Slack regorge de problèmes potentiels. J’ai appris que certains emoji sont à éviter ! (rires)

Ben Aston :

Il faudrait que je sache lesquels éviter...

Robyn Reynolds :

Celui des jumelles dansantes par exemple.

Ben Aston :

Celui-là, je ne connais pas.

Robyn Reynolds :

Au Canada, ils ne l’ont pas ?

Ben Aston :

Je ne pense pas.

Robyn Reynolds :

Je te l’enverrai alors.

Ben Aston :

Merci. OK, à éviter donc.

Robyn Reynolds :

Toujours marrant de naviguer là-dedans.

Ben Aston :

En dehors du réseau de pairs, tu t’impliques aussi dans le meetup DPM de Portland ?

Robyn Reynolds :

Oui, bien sûr. Désolée, j’étais en mode muet. J’y participe régulièrement, je ne l’organise pas. J’étais paneliste mardi dernier. C’était chouette, on a parlé de 'Ask a PM'. J’étais une des quatre à intervenir, c’était super. J’adore la communauté PM de Portland, on n'est pas des commerciaux, on est tous des 'introvertis extravertis'. On discute puis tout le monde s’en va. Les événements sont bien organisés, il y a à boire, à manger, pas de recruteurs. Un cadre agréable.

Ben Aston :

C’est drôle, c’est aussi comme ça à Vancouver. Tout le monde vient, mais peu restent boire un verre après. Chacun a d’autres plans.

Robyn Reynolds :

Totalement.

Ben Aston :

C’est universel ? Intéressant.

Robyn Reynolds :

Oui. Et personne ne fait de folie, tout le monde garde le contrôle.

Ben Aston :

Oui c’est vrai. J’aime ton analyse du meetup PM. Ce panel alors, c’était quoi ?

Robyn Reynolds :

C’était 'Ask a PM'. On était quatre, moi côté remote, un freelance, un en client services, un stratège. On avait plusieurs sujets et des groupes de discussion.

Ben Aston :

Sympa.

Robyn Reynolds :

Oui.

Ben Aston :

Au fait, pour ceux qui découvrent les meetups, dans la section communauté du site vous trouverez des articles sur les meetups PM du monde entier. Si le vôtre n’y est pas, dites-le moi, je vous ajoute. C’est une super ressource d’entraide et d’actualités. Ça m’amène à une question. Tu parlais de ton outil de conférence préféré. Qu’est-ce que tu as d’autre dans ta boîte à outils de PM à distance ? Comment tu gères tes projets et ton équipe ?

Robyn Reynolds :

Mon kit d’outils a évolué. Avant principalement en bureau, maintenant 100% remote. Slack c’est l’outil principal. Il faut choisir les bons emoji, les bons canaux. Et intégrer les bons services. Sinon, j’ai ma liste écrite perso. J’ai constaté que je fonctionne mieux avec une liste écrite à la main. Sinon j’oublie.

Ben Aston :

Donc ta liste de priorités est sur papier ?

Robyn Reynolds :

Oui. J’ai des carnets, et c’est bizarre mais je les garde jusqu’à finir un job.

Ben Aston :

Ohh.

Robyn Reynolds :

OCD, non ? Puis je les jette tous. C’est comme un journal intime ennuyeux.

Ben Aston :

Moi aussi je faisais ça. Ce que j’aimais dans les carnets, c’est qu’il y a la date en haut de chaque page. Je savais exactement ce que j’avais fait le 9 septembre 2015 par exemple. Et je m’en souvenais.

Robyn Reynolds :

Totalement. Mais en tant que DPM, on teste plein d’outils. Mais peu restent sur le long terme pour moi.

Ben Aston :

Donc, Slack.

Robyn Reynolds :

Slack reste.

Ben Aston :

Tout passe par Slack.

Robyn Reynolds :

Quasiment oui.

Ben Aston :

Et pour gérer tes plannings ou projets ?

Robyn Reynolds :

Chez Dream 10, on utilise Flow. Un outil simple, comme Trello. Pratique pour assigner des tâches, avoir plusieurs canaux, timelines, etc.

Ben Aston :

Je ne connaissais pas Flow.

Robyn Reynolds :

Moi non plus avant. Maintenant, j’en suis fan. Simple. Parfois c’est mieux.

Ben Aston :

Ça dépend du projet. Utiliser les mêmes outils pour un gros projet web ou pour de la stratégie, ce n'est pas toujours adapté. Jira pour tout, ce n’est pas logique.

Robyn Reynolds :

Exactement.

Ben Aston :

Parfois on s'impose nos processus ou outils, mais le projet ou client ne rentre pas dedans. Faut rester flexible. Et intégrer différents systèmes, que Jira parle avec Asana, Flow, etc.

Robyn Reynolds :

C’est marrant, il y a des années j’ai assisté au premier meetup DPM de Portland chez Instrument, une excellente agence ici.

Ben Aston :

Oui.

Robyn Reynolds :

Ils disaient qu’ils n’avaient pas de processus fixe. Ça a été une révélation. Travailler d’une façon dans une boîte ne veut pas dire que tous les projets doivent être comme ça. On peut adapter outils et méthode selon l’équipe et le projet. J’ai embrassé cette idée depuis.

Ben Aston :

C’est comme dans les agences ou tu fais toujours la même chose, ça peut se standardiser. Mais si c’est varié, faut savoir s’adapter.

Robyn Reynolds :

Absolument.

Ben Aston :

On arrive à la fin. Pour rappel, Chère DPM est dans la section communauté. On a déjà abordé des sujets comme Dois-je rester ou partir ? sur le fait de quitter ou pas son boulot, Un peu perdue, Lady Boss. Quel était le sujet ?

Robyn Reynolds :

C’est une femme qui hésite à quitter son job ou à rester pour soutenir sa famille financièrement. Un sujet lourd.

Ben Aston :

Oui, assez. Sur une note plus légère, je viens d’en publier une sur les feuilles de temps. Un problème commun : mon équipe ne remplit pas ses feuilles de temps, que faire ? Lisez les réponses et posez vos questions anonymes sur la page. On fera d’autres podcasts sur les questions reçues. Et si vous voulez contribuer à la discussion ou rejoindre notre Slack, rendez-vous dans la section communauté ou sur l’espace membres. À bientôt, merci d’avoir écouté.