Affaires Risquées (avec Kiron Bondale de World Class Productivity)

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Ben Aston :

Donc, 15 % des projets informatiques présentent des dépassements de coûts de 200 % et des retards d'échéancier de 70 %. C’est effrayant, non ? Et cela vous semble peut-être familier. En réalité, les projets font peur. Les projets sont intrinsèquement risqués, et c’est parce que nous provoquons du changement. Les projets tournent mal tout le temps. Et en tant que chef de projet, nous sommes la cible facile quand ils tournent mal. Vous devriez donc avoir peur. Vous devriez avoir peur de l’échec de vos projets car lorsque vous avez peur, vous êtes bien plus susceptible de faire ce qu’il faut pour réduire leur côté effrayant. Continuez donc d’écouter ce podcast pour découvrir comment vous pouvez utiliser la gestion des risques afin de rendre vos projets moins effrayants et mieux dormir la nuit.

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, fondateur du site Digital Project Manager. Bienvenue dans le podcast DPM. Notre mission est d’aider les chefs de projet à réussir, d’aider les personnes qui encadrent des projets à mieux livrer. Nous sommes là pour vous aider à passer au niveau supérieur dans la gestion de vos projets. Consultez thedigitalprojectmanager.com pour découvrir nos formations et ressources disponibles par l’adhésion. Ce podcast vous est proposé par Clarizen, le leader des logiciels de gestion de portefeuille et des projets en entreprise. Visitez clarizen.com pour en savoir plus.

Aujourd’hui, je suis rejoint par Kiron Bondale. Kiron est consultant principal chez World Class Productivity. Ils proposent des services de formation et de conseil. Il a géré des centaines de projets différents. Il possède une grande expertise en gestion des risques, est publié dans différents journaux, et parle aussi souvent d’Agilité. Nous aborderons ce sujet dans cet épisode. Merci beaucoup Kiron de nous avoir rejoints aujourd'hui.

Kiron Bondale :

Merci Ben. Ravi de participer.

Ben Aston :

Nous sommes en 2020. C’est une nouvelle année. Je suis curieux Kiron, est-ce qu’il y a du nouveau pour toi cette année avec World Class Productivity, en termes de formation ou de conseil ? Quoi de neuf ?

Kiron Bondale :

Bien sûr. La nouveauté pour nous, c'est qu’à la fin de l’an dernier, comme tu le sais sûrement, le PMI a acquis le Disciplined Agile Consortium et sa propriété intellectuelle. Il y a pas mal d’intérêt de la part du PMI pour intégrer ces offres, y compris certaines de leurs certifications. En tant qu’organisation, nous commençons donc à proposer des formations alignées sur Disciplined Agile. Je dirais que c’est vraiment la direction prise par l’entreprise pour le T1 et T2 cette année, pour moi et l’organisation.

Ben Aston :

Très bien. Justement, sur la formation, peux-tu nous en dire un peu plus sur le contenu de tes formations ?

Kiron Bondale :

Oui, bien sûr. L’offre standard du PMI s’appelle Disciplined Agile Lean Scrum Master. Il s’agit d’un atelier pouvant durer de deux à quatre jours selon le niveau d’expérience des participants ; nous le proposons en trois jours, couvrant à la fois Lean et Disciplined Agile. L’avantage est que chaque apprenant bénéficie d’une tentative gratuite à l’examen Certified Disciplined Agilist. En quelque sorte, en suivant la formation, vous obtenez un essai gratuit pour devenir certifié.

Ben Aston :

Qu’en penses-tu, justement, de ce type de certifications Agile ? J’ai ma certification Scrum Master, une formation de deux jours, et à mon avis, certifier après deux jours semble un peu prématuré. Je suis curieux d’avoir ton avis, sachant que tu donnes ces formations. Comment diffère cette formation de celle du Scrum Master ? Et que penses-tu des certifications, notamment dans le monde Agile ?

Kiron Bondale :

Bonne question, Ben. Avec un de mes collègues, nous en parlions justement aujourd’hui : avec le PMI qui arrive sur le marché de la certification Agile avec Disciplined Agile, ils rendent la piscine, déjà bien trouble, encore plus trouble !

Ben Aston :

Oui.

Kiron Bondale :

Il existe plus de 300 certifications dans l’Agile. Ce que j’apprécie chez PMI, c’est qu’ils proposent des certifications pour chaque niveau d’expérience. Celle dont j’ai parlé, le Certified Disciplined Agilist, vise ceux qui ont peut-être seulement le bagage éducatif sans expérience pratique.

Ben Aston :

Oui.

Kiron Bondale :

Mais si vous avez quelques années d’expérience pratique en Agile, vous pouvez viser le niveau Practitioner ou rester avec les certifications PMI d’origine comme le PMI ACP si vous avez l’expérience requise.

En montant en expérience, il existe d’autres certifications Disciplined Agile pour les niveaux supérieurs. La plupart des organismes aguerris proposent une stratégie de certification par paliers—

Ben Aston :

Oui.

Kiron Bondale :

—et c’est ce que fait le PMI en proposant une option selon votre niveau d’avancement. Mais personne ne dira qu’avoir votre CSM, votre CDA ou une autre certification agile débutant, fait de vous un expert prêt à travailler en équipe agile, mais au moins, vous maîtrisez le vocabulaire. L’étape suivante, c’est l’expérience pratique, puis viser les certifications plus avancées.

Ben Aston :

En effet. Les certifications évoluent et le fait que le PMI s’implique davantage dans l’Agile est une tendance émergente. Y a-t-il d’autres grandes tendances auxquelles vous répondez cette année dans l’univers de la gestion de projet ?

Kiron Bondale :

L’autre grand sujet que tous les prestataires enregistrés de formation PMI observent, ce sont les changements que PMI applique à la certification PMP. Comme tu le sais, l’examen PMP change fin juin 2020 et, en même temps, un nouveau modèle de cours va être mis en place : au lieu que chaque prestataire crée son propre contenu, tout le monde va acheter ou louer les supports du PMI et tous les formateurs devront passer par une formation officielle PMI. La différenciation portera davantage sur le prix ou la valeur ajoutée proposée sur ces bases communes. Cela devrait uniformiser le niveau global et peut-être écarter certains petits acteurs de moindre qualité, mais c’est plus difficile pour les gros acteurs qui avaient d’excellents supports propriétaires. Nous, par exemple, nous avons fait le choix de collaborer avec l’un des meilleurs fournisseurs de supports PMI, donc nous avons peu de perte avec ce changement.

Ben Aston :

Bien ! En regardant vers 2021, une tendance dont j’entends de plus en plus parler c’est l’intelligence artificielle appliquée à la gestion de projet et l’idée que ces outils pourraient remplacer le chef de projet. J’ai lu ça quelque part… Quelle est ta perspective sur ce phénomène d’outils de gestion de projet intelligents et le rôle du chef de projet qui évolue avec ?

Kiron Bondale :

Excellente question. Pour ma part, je suis plutôt optimiste quant à la valeur de l’IA pour notre profession. Certains pensent que nous allons bientôt être au chômage…

Ben Aston :

Oui.

Kiron Bondale :

Je pense au contraire que cela va rendre les chefs de projet plus efficaces. Si l’on regarde le métier, il y a une grande différence entre l’administration du projet, et la vraie gestion stratégique. Cette dernière repose beaucoup sur l’humain, l’engagement des parties prenantes, etc. Mais pour y consacrer du temps, il faut se libérer des lourdeurs administratives.

Donc là où l’IA sera très utile, c’est pour automatiser la production de rapports, les prévisions, la génération d’indicateurs, etc. Je fais le parallèle avec Star Trek : sur le pont de l’Enterprise, l’ordinateur était toujours là, intelligent, disponible ; mais jamais les humains ne lui déléguaient toutes les décisions. L’ordinateur était une ressource, donnait des probabilités, des suggestions… mais la décision restait humaine. Selon moi, c’est exactement ce que va permettre l’IA : du support à la décision.

Ben Aston :

Oui.

Kiron Bondale :

Cela permettra de libérer le chef de projet des tâches administratives fastidieuses et lui laissera davantage de temps pour se consacrer aux aspects stratégiques, ce qui augmentera directement la valeur du métier et le plaisir au travail.

Ben Aston :

Justement, parlons de ces aspects plus stratégiques. Quelles sont selon toi les parties du métier à maîtriser pour se distinguer, quelles sont les tâches stratégiques du chef de projet, à la différence des tâches plus administratives comme les rapports ? Comment cela va évoluer avec les outils ?

Kiron Bondale :

Je distinguerais quatre domaines à fort potentiel si le chef de projet est déchargé des tâches administratives. Le premier est la gestion des parties prenantes : sur tout projet, il faut garder le contact avec différents intervenants, comprendre leurs attentes, leur évolution, leur influence, etc. Plus vous excellez dans cette gestion, meilleures sont vos chances de succès.

Ensuite, il y a le business case du projet : Le chef de projet commence souvent avec une bonne vision des objectifs, mais en se concentrant sur l’exécution, il peut perdre de vue la valeur attendue. On peut livrer un projet dans les délais et budgets, mais avec une proposition de valeur devenue caduque. Parfois, il faut savoir dire : « Ce projet n’en vaut plus la peine, on doit l’arrêter. »

Le troisième domaine est l’équipe : développer une équipe performante, motiver les membres (la sécurité psychologique, la franchise radicale, etc.). Le chef de projet doit incarner ce leadership de service ou être un hôte pour le collectif, mais il faut du temps pour cela, que l’IA peut aider à dégager.

Le dernier point concerne la gestion des risques : beaucoup considèrent que le risque n’est que de l’incertitude, alors pourquoi y passer du temps si cela ne se produira peut-être jamais ? Pourtant, pouvoir se concentrer sur l’évaluation et la gestion approfondie des risques fait souvent la différence entre un projet réussi et un projet raté.

Ben Aston :

Exactement, parfait lien avec le sujet du jour ! Gérer le risque efficacement est crucial pour la réussite des projets. Je voudrais revenir sur l’importance de la gestion des risques : comme tu l’as dit, si des problèmes surviennent, c’est souvent qu’on n’a pas anticipé le risque. Bien gérer le risque permet de prévenir les mauvaises surprises, de garder l’équipe vigilante, les parties prenantes informées, et favorise la transparence et la confiance.

Et puis, par exemple, utiliser le RAID log et enregistrer chaque risque permet de garder la trace des décisions et d’avoir une preuve en cas de difficulté.

Kiron, dans ton article tu abordais plusieurs types de réponses au risque : éviter, transférer, escalader, atténuer et accepter. Peux-tu nous expliquer comment choisir la bonne stratégie selon la situation ?

Kiron Bondale :

Bien sûr, Ben. Tout commence par l’appétence au risque de l’organisation. Il faut la connaître, ainsi que l’état d’esprit des principaux décideurs autour du projet. Une organisation très aversive au risque privilégiera l’évitement, alors qu’une entreprise en contexte très concurrentiel devra prendre plus de risques mesurés. Parfois, en évitant trop les risques, on élimine aussi des opportunités ou le périmètre de projet. C’est pourquoi il faut connaître l’appétit pour le risque de l’organisation et des sponsors.

Ensuite, il s’agit d’évaluer chaque risque grâce à une analyse qualitative et quantitative : quelles probabilités, quel impact sur la réussite du projet si cela se produit, quelle capacité à détecter un risque avant qu’il ne survienne ? Il faut aussi évaluer le rapport coût/efficacité de chaque réponse comme on le ferait avec la qualité : inutile de dépenser 1 000 € pour éviter une perte potentielle de 1 000 € avec seulement 1 % de chance que cela arrive, mais cela vaut peut-être le coup si le risque est de 50 %. J'ai vu les deux extrêmes : des organisations qui surréagissent au risque et paralysent leurs projets, ou d'autres qui l'ignorent totalement. Il faut donc trouver le bon équilibre.

Ben Aston :

Je vois. Pour la documentation, je pense au registre des risques ou RAID log… Certains modèles sont très lourds et prennent beaucoup de temps à remplir. Que recommandes-tu pour documenter les risques ?

Kiron Bondale :

Comme tout livrable projet, la documentation doit être adaptée et évolutive. Un projet court et simple aura besoin de beaucoup moins de documentation qu’un projet massif impliquant des dizaines d’intervenants sur plusieurs années. Il faut adapter les modèles au contexte, les modèles d’entreprise doivent aussi être évolutifs. Sinon, les chefs de projet deviennent des « zombies du template » et font du « remplissage bureaucratique ».

Il faut aussi distinguer l’information utile pour le chef de projet/équipe, et celle pour les parties prenantes.

Ben Aston :

Oui.

Kiron Bondale :

Trop d’informations ou une liste interminable de risques dilue l'attention des parties prenantes. Les équipes les plus efficaces gardent un registre détaillé en interne, mais extraient l’essentiel à communiquer aux parties prenantes en langage simple, avec ce qui compte vraiment, mis à jour et pertinent. Si les données du registre sont périmées, tout le sérieux de la gestion du risque tombe à l’eau. Capturer c’est bien, mais il faut maintenir à jour.

Ben Aston :

Tout à fait. Parlons maintenant de la façon de remplir un RAID log et d’impliquer l’équipe. Au-delà du modèle, comment impliques-tu les parties prenantes dans la gestion du risque tout au long du cycle projet ?

Kiron Bondale :

La gestion du risque se fait tout au long du cycle. Dès le début, avec le sponsor et quelques parties prenantes, il faut identifier puis réévaluer les risques à chaque étape de planification. Ensuite, il y a deux déclencheurs : une revue régulière (par exemple, toutes les deux semaines, on fait le point et on met à jour le registre, on identifie les nouveaux risques), et les événements majeurs (réalisation d’un risque, changements dans le projet, franchissement d’un jalon, etc.) qui imposent de revoir le registre et d’anticiper de nouvelles menaces.

Ben Aston :

Très utile. Et quand la gestion des risques échoue, qu’en observez-vous ?

Kiron Bondale :

Il y a deux cas fréquents : on la traite comme une contrainte administrative, donc on remplit vite fait le registre sans engagement réel, ou bien on identifie des risques et des réponses, mais les responsables désignés n’agissent pas par manque de temps ou de motivation. Parfois aussi, on ne s’inspire pas assez des historiques et retours d’expérience. L’identification exhaustive fait souvent défaut, alors que l’analyse des échecs passés fournit de précieux enseignements.

Ben Aston :

Justement, parfois certains rechignent à assumer le rôle de propriétaire d’un risque par peur d’être responsable. Comment fais-tu participer les parties prenantes dans l’appropriation réelle du suivi du risque au lieu que tout retombe sur le chef de projet ?

Kiron Bondale :

On peut certes tout mettre sur le dos du chef de projet, mais ce n’est pas lui qui aura le plus à gagner ou à perdre à la réussite du projet : c’est l’organisation. Si le projet est important, il faut que l’engagement soit partagé. Ne noyez pas les décideurs sous les détails, mais mettez en avant les vrais enjeux. Faites des descriptions de risques pertinentes, précises, avec leur cause et comment détecter leur matérialisation. Enfin, il faut que la réussite du responsable du risque soit alignée avec l’atteinte des objectifs du projet. S’il n’a rien à gagner (ni à perdre), pourquoi s’impliquerait-il ?

Ben Aston :

Excellent. Ton approche de « storytelling » pour rendre le risque concret et pertinent pour chaque acteur marque les esprits. Et la rétrospective régulière sur la gestion du risque permet de savoir si les efforts portent leurs fruits.

Pour finir, pour quelqu’un qui découvre la gestion du risque, quelle est LA clé pour que ça fonctionne vraiment ?

Kiron Bondale :

Il faut que ça fasse sens. Il vaut mieux avoir deux risques seulement mais une vraie action des parties prenantes, plutôt que des centaines oubliés. Faites régulièrement le point : est-ce que vos actions de gestion du risque servent vraiment le projet et mobilisent les acteurs ? Si la réponse est non, changez de tactique.

Ben Aston :

Super. Merci beaucoup Kiron de nous avoir rejoints aujourd’hui !

Kiron Bondale :

Merci Ben.

Ben Aston :

Et vous, quels sont vos conseils pour la gestion du risque ? Partagez vos retours en commentaire ci-dessous. Si vous voulez en savoir plus, rejoignez la communauté DPM sur thedigitalprojectmanager.com/membership pour des discussions Slack, templates, ateliers, heures d’écoute, eBooks, etc. Si vous avez aimé cet épisode, merci de vous abonner et de laisser un avis honnête sur Apple Podcasts. Nous adorons nos fans, et les avis sont rares même si beaucoup nous écoutent, alors laissez-en un ! À la prochaine, merci d’avoir écouté.