Comment parler du risque et capter l’attention de tous

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Galen Low : Lorsque vous arrivez à la partie de l'ordre du jour concernant les risques, les gens commencent à quitter l'appel. Même ceux qui restent paraissent un peu désengagés. Vous recevez un message privé d'un collègue disant que les gens trouvent que les risques sont un peu déprimants. Il est encore tôt dans le projet, et les gens veulent garder un sentiment optimiste tant qu'ils n'ont pas de raison de ne pas le faire.

Peut-être qu'ils ont raison. Vous aussi, vous avez parfois eu des moments où chaque risque noté dans votre registre des risques semblait être un affront à vos compétences de cheffe de projet. Certains jours, vous n'avez pas envie non plus de parler de risque.

Pourquoi est-ce si difficile d'avoir des conversations sur le risque ?

Si vous avez du mal à mettre vos équipes et parties prenantes à l'aise pour parler des risques projet, continuez d'écouter. Nous allons partager quelques astuces de professionnels pour instaurer une culture de gestion des risques qui renforce la confiance, améliore la communication projet, et facilite la prise de décision éclairée afin que chacun joue un rôle dans la réussite du projet.

Merci de votre écoute, je m'appelle Galen Low avec le Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du numérique en mission pour s'entraider : devenir plus compétents, plus confiants, mieux connectés, pour diriger nos projets avec sens et impact. Si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com.

Bonjour à tous — merci de passer ce moment avec nous sur le podcast DPM. Aujourd'hui, nous allons plonger dans un domaine fondamental, à la fois redouté des DPM et mal compris par de nombreuses équipes digitales : oui, nous allons parler du risque.

C'est l'un des aspects les plus difficiles et les plus négligés du management de projet. Pourtant, le piloter est sûrement l'outil le plus proactif et transférable dont vous disposez.

Alors comment reconnaître le risque, l'accepter, et même donner envie à nos équipes d'en parler ?

Pour aborder ce sujet, je suis accompagné aujourd'hui d'une invitée très spéciale.

Elle possède non seulement un master en statistiques et plus de 18 ans d'expérience en gestion de projets techniques dans le secteur public, mais elle est aussi ancienne présidente du PMI Sacramento Valley Chapter ainsi que professeure et mentor reconnue, spécialisée en gestion des achats et gestion des risques.

En dehors du management de projet, elle aime cuisiner, lire, organiser des fêtes et faire du sport.

Accueillez Shashwati Roy. Bonjour Shash !

Shashwati Roy : Bonjour à tous ! Je me réjouis vraiment de cette session.

Galen Low : Ravi de vous recevoir. Vous avez une grande expérience et comme je le disais, la gestion du risque est vraiment un domaine où tout le monde peut progresser.

Mais avant de plonger dans le sujet, j'aimerais savoir ce qui vous inspire en ce moment ?

Shashwati Roy : C'est une excellente question. Et difficile, Galen ! Confinement, pas de voyage. C'est pourquoi je me tourne vers les livres audio, podcasts, etc. Je lis sans cesse parce que je marche tout le temps. Non, je ne vais pas à la salle de sport.

Mais ça me rend vraiment heureuse. Écouter des livres, des podcasts, en produire moi-même, parler de gestion de projet, etc., tout cela m'inspire énormément.

Galen Low : Bravo pour, premièrement, garder la forme avec la marche, et deuxièmement, profiter de cette occasion pour écouter des livres et podcasts tout en bougeant.

Je sais que beaucoup de nos auditeurs écoutent le podcast en allant au travail. Quand ce n'est plus possible, c'est peut-être en promenant le chien. Sinon, parfois, juste sur leur canapé. Mais vous, vous avez vraiment saisi l'opportunité de rester active et de continuer à apprendre. J'adore ça.

Alors, commençons !

Voyons comment parler du risque de façon accessible. Je pense que notre objectif aujourd'hui est d'aider nos auditeurs à se sentir assez à l'aise pour communiquer efficacement avec les parties prenantes, sponsors, membres de l'équipe projet, équipes dirigeantes, de manière à instaurer une culture de gestion du risque où chacun peut jouer son rôle.

Mais d'abord, pouvez-vous nous parler un peu de vous côté professionnel ? Comment êtes-vous arrivée là où vous êtes ? Qu'est-ce qui vous a conduite à la gestion de projet ?

Shashwati Roy : Comment suis-je devenue cheffe de projet ? Eh bien, ce fut un long parcours. J'ai passé le PMP en 2005 et un de mes collègues m'a dit : « Il existe le Project Management Institute Sacramento Valley Chapter, veux-tu y aller ? »

Mais en passant le PMP, j'avais décidé de me lancer dans la gestion de projet ; et à l'époque, l'argent était très serré. Alors, ce qu'EDS HP proposait, c'était de financer l'examen et les livres, tant que je l’obtenais du premier coup.

Comme l'argent manquait, j'avais cette pression supplémentaire de réussir dès la première fois. J'ai travaillé durement, réussi, puis je me suis investie dans le Sacramento Valley Chapter en 2005. Je n'avais pas encore débuté la gestion de projet en poste car je faisais beaucoup d'assurance qualité, certifiée CMM niveau 3, 4, ISO, etc.

J'ai occupé des postes dans le PMI Chapter, éducation, stratégie marketing, ce qui m'a permis de devenir présidente de 2010 à 2013, car je connaissais bien le fonctionnement des branches.

Cela m'a vraiment testé en management de projet : diriger un bureau avec des bénévoles, tout en restant responsable. À l'époque, on avait très peu de membres, mais il fallait rendre des comptes, montrer où allait l'argent, démontrer un ROI positif, fournir des budgets, des rapports de statut, de factures, etc. Ce fut un vrai défi, tout en dirigeant des bénévoles.

Je n'avais pas l'autorité d'obliger les gens... Il fallait changer de ton. Un vrai défi ! J'enseigne activement depuis 2010. Ça, c'est la vraie gestion du risque : enseigner et mentorer sans vraiment connaître son public, ses étudiants.

Tout ce parcours a commencé en 2005. En 2009, HP, voyant que je faisais de l'AQ, m'a proposé deux postes : participer à la création d'un PMO ou être cheffe d'équipe QA. Le poste QA semblait mieux, mais j'ai choisi de créer l'équipe PMO car j’avais décidé que c’était ce parcours qui m’intéressait.

Le plus difficile, ce n'est pas d'écrire les processus, mais de convaincre les parties prenantes (direction, clients, collègues). Voilà en gros mon parcours. Ensuite, j’ai œuvré sur des gestions de changements, de releases, portefeuilles, programmes…

Galen Low : Super investissement de la part de HP ! On parle bien du Hewlett Packard ?

Shashwati Roy : Ne m'en parlez pas, Galen ! Ça a beaucoup changé : j'ai commencé chez EDS, puis c'est devenu HP, puis HP Entreprise, puis DXC, et quand j'ai quitté, c'était Gainwell.

Galen Low : J'en étais encore à DXC !

Shashwati Roy : Oui, maintenant c'est Gainwell.

Galen Low : Mais bel investissement de leur part en vous soutenant, puis en vous proposant entre QA lead et création d'un PMO. Cela vous a bien réussi.

Shashwati Roy : Oui, je crois !

Galen Low : Je pense aussi.

Shashwati Roy : Merci, c’est gentil.

Galen Low : Vous avez évoqué divers types de projets. Pouvez-vous nous en dire plus sur les types de projets auxquels vous avez participé ?

Shashwati Roy : Principalement des projets IT, fonctionnels, surtout dans l’aide sociale et la santé (calcul d’éligibilité, prestations, cartes médicales…). Mais j’ai aussi fait des migrations logicielles et matérielles, bref, beaucoup de choses ! Aujourd’hui, dans le conseil, on touche à tout. Gérer un chapitre, c’est comme gérer un programme avec de multiples sous-projets (VP, directeur, leads…).

Je veux partager une expérience de HP : j’ai été cheffe de programmes pour l’intelligence d’affaires, avec beaucoup de projets de reporting. Et j’ai initié beaucoup d’événements caritatifs, que je traite aussi comme des projets, axés surtout sur le cancer pédiatrique (St Jude’s, UC Davis…). Organiser un événement caritatif, c’est comme gérer un projet !

Galen Low : Vous êtes très organisée !

J’adore l’idée que le bénévolat au sein du PMI local est l’une des meilleures façons d’apprendre la gestion d’équipes et de projets variés. Vous avez beaucoup d’expérience, en entreprise, en associatif, et à la maison aussi !

Vous avez dû choisir entre QA et le PMO : avez-vous des regrets, ou qu’aimez-vous le plus dans votre métier ?

Shashwati Roy : Si je résume, ce que j’aime le plus, c’est mentorer, enseigner. Car on apprend en transmettant. Petite anecdote : pour un événement caritatif (walk 5km pour le cancer pédiatrique UC Davis), j’ai appliqué méthode projet : réunions hebdo, liste de tâches, plans de mitigation des risques (et si il pleuvait – improbable en septembre à Sacramento !). Les bénévoles, des lycéens, ont proposé plein de solutions. Cela joue sur cette passion du mentorat, de la transmission.

Galen Low : J’adore, et c’est parfait pour enchaîner sur votre exemple de gestion du risque. Parlons-en ! Pour commencer pour nos auditeurs, qu’est-ce qu’un risque pour vous ?

Shashwati Roy : Risque = prévoir une situation potentielle future. Je dis toujours : « Le risque, c’est ce que tu anticipes (ça peut arriver), un incident c’est déjà arrivé. Les deux nécessitent des actions, mais l’un avant, l’autre après. » Être conscient d’une situation, c’est être malin, mais aussi confiant. Je dois être sûr que quelque chose peut arriver, et je dois avoir confiance. Puis-je donner un exemple personnel ?

Galen Low : Bien sûr !

Shashwati Roy : Il y a quelques semaines, la cérémonie du riz pour mon petit-fils. Rituel indien, événement en extérieur, covid oblige avec proches. J’avais prévu toute la logistique dehors. Or, le mardi, je vois que samedi il fera 40°C. J’ai de suite changé le menu pour n’avoir que des plats adaptés pour manger dedans, et prévu l’accueil de 25 personnes à l’intérieur. Aussi, informer les invités (parties prenantes !) sur le changement, et, Covid oblige, leur préciser qu’on sera bien dedans et non dehors. Donc, mitigation du risque : éviter que quelqu’un tombe malade à cause de la chaleur.

Ce que je veux évoquer : le risque est souvent perçu négativement – comme une procrastination ou un échec. On croit que noter des risques = échouer. Mais non : plus on est conscient, plus on est confiant pour les gérer. Ça me semble crucial.

Galen Low : Tout à fait ! Je connais quelqu’un qui s’est fait licencier parce qu’elle parlait trop ouvertement des risques – on lui a reproché d’être trop alarmiste… Mais identifier et gérer les risques, c’est se préparer ! Comme dans votre exemple : anticiper, c’est se préparer. Quand on le présente ainsi, on ne peut qu’adhérer. Mais c’est vrai que beaucoup voient le registre des risques comme une faute, alors que non : c’est juste être proactif !

Alors, que faire lorsqu’on se retrouve face au risque dans un projet ? Quels sont les étapes concrètes ?

Shashwati Roy : Oui : identifier les risques ! On lit ça partout. MAIS, comment les identifier ? Pour moi, gestion du risque et communication vont de pair. Il est fondamental d’impliquer tout le monde (inclusivité). Un bon chef de projet va identifier certains risques, puis les communiquer, impliquer les parties prenantes. (Mettons ça de côté pour un moment : identifier le risque, c’est la première étape universelle dans tous les guides.)

Ensuite, on communique le risque, on élabore les plans de mitigation. On désigne responsables et « propriétaires » de risques (pas seulement le chef de projet !). Très important : prioriser les risques avec l’équipe ET le client. Un client peut considérer un risque top priorité, alors qu’un développeur me dira : « Ça, ça prendra 200h ! » On dialogue pour ajuster les priorités.

En résumé : identifier les risques ; communiquer dessus ; définir les responsabilités ; prioriser ; évaluer l’impact (faible, moyen, fort) ; et surtout, discuter le registre des risques à CHAQUE réunion de suivi. Souvent, mieux vaut agir avec un risque connu qu’inconnu ! (Exemple : acheter une assurance inondation car le condo est près du barrage. Prendre la décision en connaissance de risque et s’assurer, c’est un plan de mitigation !)

Donc, face au risque : identifier, communiquer, prioriser, évaluer l’impact (« que signifie ce risque pour moi en tant que client, manager, etc. »). Le chef de projet sera moins impacté sur un retard, alors que la direction attend le paiement final… Si on fait face à un risque, la première étape c’est de communiquer, encore et encore – quel que soit le canal.

Galen Low : J’aime ce que vous dites sur l’interdépendance entre gestion du risque et de la communication.

Shashwati Roy : Elles vont main dans la main.

Galen Low : C’est vrai : à chaque étape, il faut dialoguer. Lorsqu’on évalue, on se donne aussi les mots pour expliquer la situation (« si on fait ça, vous serez payé plus tard ; si on fait ça, votre appartement pourrait subir une inondation… »). Et le risque ne disparaît pas forcément ! Ce n’est pas forcément un bloquant. L’essentiel est d’avancer intelligemment, avec un plan d’atténuation – l’assurance, par exemple.

Cela dédramatise le risque, le rend moins angoissant et moins une charge sur les seules épaules du chef de projet. Vous ne contrôlez pas si le barrage va lâcher ! J’aime beaucoup cet exemple.

Parlons maintenant de la fréquence : à quelle fréquence faut-il parler du risque, les réévaluer ? Certains pensent qu’il suffit de le faire une fois… Comment procédez-vous ?

Shashwati Roy : Excellent point. C’est là que l’aspect humain intervient. Vous évoquiez l’histoire de la collègue licenciée pour en parler trop… J’insiste : il ne faut pas en faire trop, ne pas surcharger les gens avec le risque. Pour moi, ça doit être discuté exclusivement en réunion d’avancement/statut. Il ne faut jamais finir une réunion sans parler des risques (ma citation du jour !).

À chaque réunion, on note les points et, pour chacun, on distingue « R » (risque) et « I » (incident). (Cela s’adresse à tous, pas seulement au chef de projet !) On bâtit ainsi un log de risques et d’incidents. On revient en réunion suivante et on prend la température sur chaque risque ou incident identifié.

C’est dans l’instant que les idées viennent, qu’on bâtit la confiance. Inviter le client ou un membre d’équipe à donner son avis ou à porter un risque, c’est l’inclusivité ! N’hésitez pas à dire « je vais en parler à mon équipe et je reviens vers vous »…

Galen Low : Très intéressant. Parlons donc du cœur du sujet : pourquoi est-il si difficile pour beaucoup de parler du risque ?

Shashwati Roy : Parce qu’on pense souvent que le risque appartient exclusivement au chef de projet – j’étais comme ça au début ! Mais non : il y a le registre (qui agrège tous les risques), qui doit appartenir, être supervisé par le chef de projet, mais chaque risque peut avoir son propre porteur, dans l’équipe ou chez les parties prenantes. Cela transforme le sujet en réflexion d’équipe : chacun possède un risque, tout le monde s’investit. Le registre est à la cheffe de projet, mais chaque risque est porté par quelqu’un de précis.

Galen Low : Vous disiez que, plus jeune, vous aviez du mal avec le risque. Comment avez-vous changé de perspective ?

Shashwati Roy : Au début, le risque fait peur, il a une connotation négative. Mais il faut séparer le personnel du professionnel : voir le risque comme une thématique collective, pas un échec personnel. Plus vous le faites, plus c’est naturel. Commencez les projets en posant la question des risques dès le kickoff. Avec le temps, cela devient un sujet confortable, même s’il faut de l’éducation, du mentorat.

Un de mes exemples favoris : Christophe Colomb savait qu’il y avait un risque, mais il a franchi le cap grâce à un financement. Il cherchait l’Inde, il a découvert l’Amérique ! Le changement de perspective ne se fait pas en un jour, mais il faut vraiment partager la charge du risque – et la discussion devient plus facile.

Galen Low : En effet, à force d’en parler, la confiance s’installe… Mais que faire quand certains, malgré tout, refusent d’évoquer les risques, les voient comme une perte de temps ou nient les scénarios improbables ?

Shashwati Roy : C’est du vécu. D’où l’importance de ne pas en faire trop. Intégrez toujours un point Risques dans vos réunions d’avancement, peu importe comment vous les baptisez. Avec le temps, même les réfractaires s’y prêtent, réalisant que c’est un sujet collectif. Cela relève de la communication, mais aussi d’un peu de coaching et mentoring : s’assurer que la gestion du risque est un effort d’équipe. Dès que vous l’aurez instauré, la moitié du travail est fait !

Galen Low : Comme vous dites : c’est structurant, ça fait partie de l’agenda.

Shashwati Roy : Oui. Mais il ne faut pas, je le répète, organiser des réunions spécifiques consacrées uniquement aux risques, sinon les gens se lassent et désertent. Il faut l’inclure dans les réunions régulières. L’aspect collectif, d’inclusivité, est essentiel. Plus on insiste sur l’effort commun, plus la notion de risque est acceptée. Il faut socialiser cette idée d’équipe autour du risque.

Galen Low : Et à l’opposé : comment éviter d’avoir des participants trop zélés qui notent chaque micro-risque au point de ne plus avancer ? Où fixer les limites ?

Shashwati Roy : Aucun risque n’est trop petit ou trop grand. L’important est de tout logguer, mais d’indiquer le « statut » : par exemple, « accepté » (inondation possible, barrage – risque accepté). Si c’est un risque « accepté », on évite d’y revenir sans cesse, cela ancre la confiance dans l’équipe. Cela revient à prioriser : ne pas surcharger les réunions de risques qui ne nécessitent pas d’être traités dans l’immédiat, mais bien mettre l’accent sur les risques prioritaires et plans de mitigation associés.

Galen Low : J'aime cette approche : la priorisation, c'est aussi la gestion de la discussion. On peut classer certains risques comme secondaires, mais ne pas insister dessus à chaque réunion. C'est enregistré, on sait que c'est là. Priorisons, choisissons les risques à détailler.

Shashwati Roy : Nous faisons tous face à un grand risque en ce moment, Galen. Petit quiz : à quel risque faisons-nous tous face actuellement ?

Galen Low : Je dirais le risque que les vaccins soient moins efficaces que prévu ?

Shashwati Roy : Que la pandémie ne finisse jamais, peut-être !

Galen Low : Plans de mitigation alors, Shash ?

Shashwati Roy : Vaccination, oui ! Ou atteindre l’immunité collective, par exemple. Mais voyez, même les autorités n’ont pas forcément de solution miracle… On change d’avis sur les masques, etc.

Galen Low : Parfois la stratégie de mitigation recommandée change avec le temps, avec les informations disponibles. C’est ça, la gestion du risque : adapter le plan, proposer une stratégie, puis ajuster si besoin.

Shashwati Roy : Actuellement aux États-Unis, stratégie de mitigation active. Le variant Delta est un « souci » (ce n'est plus un risque : il est là !). Les autorités pensent déjà au variant Lambda : comment va-t-on le gérer ? Voilà une vraie stratégie de mitigation : anticiper les prochaines menaces.

Galen Low : Exactement. C’est un bel exemple où la gestion du risque permet d'être prêt, d’atténuer les effets et d’assurer de meilleures issues.

Merci, Shash, pour tous ces éclairages. Ce qui m’a le plus parlé, c’est votre approche des « gouttes d’eau dans l’océan » : à chaque fois qu’on parle de risque, on construit la confiance de l’équipe et des parties prenantes pour y faire face.

En résumé : ce n’est pas « alerter tout le temps », c’est aussi planifier, rassurer, normaliser le risque et atténuer la dimension négative.

Shashwati Roy : Oui, et je le redis : ce ne sera pas instantané, mais dès qu’on partage la charge du risque dans l’équipe, le sujet devient beaucoup plus facile à aborder.

Galen Low : Tout à fait.

Merci beaucoup d’avoir été avec nous aujourd’hui. J’ai adoré échanger sur ce thème. Même si je n’aime pas l’avouer, j’adore parler du risque et je pense que c’est un sujet crucial. Merci de partager votre expérience.

Shashwati Roy : Merci à vous ! J’ai vraiment appris rien qu’en en parlant. Ce fut un plaisir.

Galen Low : Génial, merci beaucoup Shash.

Et vous ? Parlez-vous de risque avec vos équipes ou est-ce un sujet tabou ?

Dites-nous tout ! Quelle est la plus grosse erreur que vous ayez vécue à cause d’un manque de transparence sur les risques ? Quels sont vos meilleurs conseils pour aider chacun à aborder le sujet ? Et si vous souhaitez développer vos compétences de leader stratégique, rejoignez notre tribu.

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À la prochaine, merci pour votre écoute.