Qu’est-ce qu’un journal RAID (et comment l’intégrer dans votre flux de travail de gestion de projet)

Lisez la transcription :

Nous testons la transcription de nos podcasts à l’aide d’un programme logiciel. Merci de pardonner toutes fautes de frappe, car le robot n’est pas correct à 100 % du temps.

Galen Low : Vous cherchez frénétiquement dans votre boîte de réception à nouveau. Cette fois, vous cherchez ce mail de ce supérieur confirmant une décision concernant votre projet. Quel était son nom ? Quelle était la décision ? Les choses sont au point mort tant que vous n’avez pas trouvé cela, alors vous lancez une cafetière et continuez à fouiller. Ça va être une longue nuit.

Nous allons explorer les aspects pratiques des journaux RAID et comment les intégrer à votre flux de travail de projet afin que vous puissiez orienter les conversations avec vos parties prenantes, communiquer facilement l’état de votre projet et ne plus jamais passer des heures à rechercher ce mail de votre responsable.

Bonjour à tous, merci de nous écouter. Je m’appelle Galen Low, du Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du digital en mission pour s’entraider à gagner en compétences, en confiance, et en réseau afin d’amplifier la valeur de la gestion de projet à l’ère numérique. Si cela vous intéresse, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com.

Aujourd’hui, nous parlons des journaux RAID et de l’art délicat de suivre les risques, actions, problèmes et décisions pour mener à bien les projets.

Avec moi aujourd’hui, Kim Essendrup, anciennement du Kolme Group — une organisation résolument engagée à aider les entreprises à intégrer la prise de décision basée sur les données dans leurs processus. Mais beaucoup d’entre vous le connaissent sûrement comme l’un des deux co-animateurs fondateurs du très, très populaire podcast PM Happy Hour.

Bienvenue Kim !

Kim Essendrup : Salut Galen ! Merci de m’avoir invité.

Galen Low : Merci d’être venu dans l’émission. Mon Dieu, c’est un grand moment pour moi. PM Happy Hour est tellement divertissant. Chaque épisode que j’ai écouté était un vrai plaisir.

Bref, je suis jaloux de votre podcast. Je le trouve génial. Pour ceux de nos auditeurs qui ne connaissent pas encore, allez y jeter un œil. Il y a une très bonne dynamique. Je me demandais d’ailleurs si je pouvais commencer par une question de fan inconditionnel : qu’est-ce qui vous a donné envie de lancer le podcast PM Happy Hour au départ ?

Kim Essendrup : D’abord, il faut dire que je suis aussi un grand fan de ce que vous faites, donc on est fans mutuels. Pour répondre, j’ai beaucoup coaché des chefs de projet. Je me suis rendu compte que je donnais toujours les mêmes conseils, encore et encore, alors je me suis dit : je vais simplement les publier sur un blog, les gens les liront et ce sera parfait. Sauf qu’en réalité, les gens n’aiment pas tellement lire des articles fleuve de 10 000 mots sur la gestion de projet.

Ce n’est pas très fun. Et j’avais une autre petite startup sur un sujet différent, et une consultante m’a dit : tu devrais faire un podcast. Alors, je me suis équipé, j’ai appris à faire, j’ai acheté un micro. Et j’ai lancé ce podcast pour la startup, qui n’a pas trop marché, mais ça m’a mis un pied dans l’univers du podcast.

J’ai donc pu prendre le rythme, comprendre comment ça marche, et je me suis dit : peut-être que je pourrais adapter certains de ces articles de blog pour les rendre plus intéressants. Mais avec qui pourrais-je animer un podcast pour rendre la gestion de projet un peu sympa ?

La bonne personne, c’était absolument Kate. Je l’ai contactée en lui disant : tu veux essayer un truc un peu dingue ? Et Kate était partante à 100 %. Depuis, c’est de plus en plus fun.

Galen Low : J’adore. Il y a une super dynamique. J’ai vraiment l’impression d’écouter une radio du matin de qualité. C’est plein d’humour, mais c’est aussi centré sur les projets.

C’est vraiment mon truc, totalement. Bref, grand fan. Si vous ne connaissez pas, PM Happy Hour, ou Project Management Happy Hour est dispo sur à peu près toutes les applis de podcasts que j’ai pu voir.

Kim Essendrup : On est présents partout où on a pu.

Galen Low : Génial, super. Allons-y.

Aujourd’hui, on plonge dans le vif du sujet : les journaux RAID. Pour commencer, pouvez-vous définir ce qu’est le journal RAID pour vous et pourquoi c’est important ?

Kim Essendrup : Oui. Pour faire simple, RAID est un acronyme pour Risques, Actions, Incidents (Issues) et Décisions. Parfois, certaines organisations préfèrent Assomptions et Dépendances aux Actions et Décisions, mais on en reparlera.

L’idée principale, c’est que c’est un registre des risques permettant de suivre toutes ces informations — si vous suivez, par exemple, une méthodologie PMI. Ces suivis existent historiquement sous forme de feuilles de calcul, c’est la façon old-school de la gestion de projet, depuis des décennies.

Donc c’est un outil opérationnel indispensable pour aider les chefs de projet à piloter leurs projets. D’après nos sondages, environ la moitié voire les deux tiers des chefs de projet ont déjà utilisé ou connaissent cet outil, c’est vraiment critique. On essaie donc de le populariser.

Galen Low : Très intéressant. Personnellement, je faisais partie de ceux qui, sans le savoir, utilisaient la version risques, assomptions, incidents et dépendances. Mais si quelqu’un posait la question, vous êtes sûr que ce ne serait pas plutôt ça ? Et là se pose la question : que préférez-vous et pourquoi ?

Kim Essendrup : Personnellement, je préfère actions et décisions, car si on réfléchit à une assomption, c’est un postulat de planification. Pour lancer un projet, quelles sont les suppositions autour du périmètre ou du plan ? Une assomption devient un risque si elle s’avère fausse, donc pour moi, cela entre naturellement dans le « R » de risque. Idem pour les dépendances. Si vous avez une dépendance externe, c’est aussi un risque, ou bien cela peut relever du planning projet si cela correspond à un prédécesseur ou un successeur dans le planning.

Parfois, les dépendances externes sont si critiques qu’elles justifient un onglet à part, auquel cas on finit avec RAIDD. Mais l’important reste de se concentrer sur les actions et décisions opérationnelles. Ce sont les éléments à suivre au quotidien pour piloter efficacement le projet. Cela donne une utilisation plus opérationnelle, un esprit d’organisation au jour le jour avec votre journal RAID.

Galen Low : J’aime beaucoup cette logique orientée action, je te rejoins là-dessus. Beaucoup de mes assomptions et dépendances s’avéraient en fait être des risques sur mes projets, et je me demandais si je faisais bien.

Kim Essendrup : Oui, c’est peut-être la meilleure façon d’entamer votre journal des risques : commencez par toutes vos assomptions et dépendances, car c’est la base de votre plan.

Galen Low : Et en validant ou invalidant certaines assomptions, on les retire au fur et à mesure. On a parlé de l’importance d’un journal RAID, surtout pour le volet décisionnel.

Tout rassembler ensemble, dans un seul document, plutôt que de multiplier les fichiers que personne ne consulte ou ne met à jour.

Kim Essendrup : Sinon, vous finissez à fouiller dans votre boîte de réception. Où est donc ce mail ? Je sais qu’il est là…

Galen Low : Je suis le roi de la recherche Outlook, parce que je n’organise jamais ma boîte mail… Mais cela fait sens, et on parlait tout à l’heure des risques de dérive voir de catastrophe du projet. Ça aide vraiment à rester sur les rails. Comment utiliser concrètement un journal RAID dans ce contexte-là ?

Kim Essendrup : Je vois le journal RAID comme un outil à la fois de pilotage et de sauvetage de projet. La partie pilotage est essentielle, parce que si on ne le fait pas, on finit par devoir réparer un projet en perdition.

Si l’on pense aux outils de gestion projet, on a notre plan, notre backlog, tout ce qui concerne la liste des tâches pour créer les livrables, c’est super. Mais le journal RAID, c’est comment s’assurer que tout cela est bien exécuté ?

Ce n’est pas le plan lui-même, c’est la façon de garantir que le plan est bien mis en œuvre. Aucun projet ne se passe parfaitement, tout le monde connaît des défis, des problèmes, des obstacles.

Pour gérer cela, on ne se sert pas du planning, mais du journal RAID : où sont les éléments susceptibles d’entraver, quelles sont toutes les actions à relancer, quels sont les problèmes à résoudre, et quelles décisions doivent être prises, attendues ou implémentées ?

C’est cela qui permet de garder le cap et d’assurer la réussite de la livraison.

Quand on ne fait pas ça, quand on n’anticipe pas les risques, qu’on ne formalise pas les décisions, le plan part lentement à la dérive. C’est la gestion des fondamentaux, et en gestion de projet, c’est souvent justement le manque de suivi des basiques qui conduit à l’échec. Voilà la magie du journal RAID : c’est un outil d’une simplicité basique, mais indispensable pour garder la maîtrise sur l’essentiel.

Galen Low : Tu as mentionné à propos de ton expérience de coaching. As-tu déjà vu des situations où tout partait en vrille et qu’un simple journal RAID a fait la différence ?

Kim Essendrup : Oh oui. Il y a quelques années, j’ai pris la direction d’un PMO en Europe, ce qui était super, car je voyageais aux frais de l’entreprise, même si j’habitais à Phoenix. J’allais là-bas une fois par mois environ ; c’était une super organisation.

Par contre, prendre le poste de responsable PMO, c’est aussi hériter des « feux ». Un vendredi, j’ai reçu un appel concernant un projet, et on sait qu’un appel le vendredi n’annonce jamais rien de bon… C’était midi chez moi, en fin de journée au Royaume-Uni.

Le projet se passait tellement mal que le client menaçait de nous facturer pour les retards et même d’annuler le contrat. Lundi matin, je n’étais plus à Phoenix, j’étais dans les Midlands, au Royaume-Uni, pour reprendre le contrôle du projet. Une fois sur place, le client était furieux.

J’ai alors demandé à mon équipe : avez-vous un journal RAID ? Silence total. Je ne savais pas s’ils ne savaient pas ce que c’était ou s’ils étaient gênés de ne pas en avoir. J’ai donc ouvert mon ordinateur portable, projeté un modèle de journal RAID, et on a tout consigné : chaque problème côté client, puis côté équipe. Ce fut très apaisant, car chacun voyait que ses préoccupations étaient reconnues, visibles en temps réel.

On a identifié beaucoup de dépendances, trouvé des causes, documenté tout ensemble sur le projecteur. Au fil de l’après-midi, la dynamique a changé : au lieu de l’opposition deux camps à la table, nous avons tous fini orientés vers l’écran, collaborant pour résoudre les points listés. Longue histoire, mais elle montre à quel point un journal RAID, même simple, peut réaligner et apaiser un projet en difficulté : c’est une plateforme objective pour créer l’alignement, la compréhension mutuelle et axer les efforts sur la résolution des vrais problèmes.

Galen Low : J’adore cette anecdote et aussi la métaphore de tout le monde tournant sa chaise vers la collaboration au lieu de l’affrontement.

Souvent, on sous-estime l’aspect communication et collaboration que permettent ces outils, comme le RAID, bien plus qu’un simple document. Les dépendances, c’est aussi partager la visibilité sur « si vous faites cela, on pourra faire ceci »… Si les parties prenantes ne voient pas ça, les tâches sont repoussées et le projet dévie.

La traçabilité aide énormément, même si cela semble être une lourde paperasse au départ. Mais franchement, qui peut garder en mémoire les centaines de décisions et risques d’un projet ? Avoir ce suivi, il n’y a rien de honteux à cela.

Kim Essendrup : Exactement, et ce n’est pas pareil de parler en réunion d’une décision ou d’un risque, ou de l’écrire dans un document commun, visible lors d’une conférence ou d’un partage d’écran. Quand vous mettez le nom d’un responsable en face, tout le monde fait plus attention. C’est un outil de communication autant que d’imputabilité.

C’est la raison pour laquelle je conseille très souvent aux chefs de projet, dans un nouvel environnement : s’il n’y a pas de journal RAID, commencez-en un. C’est la base pour dérouler et piloter un plan.

Et j’aime à dire, surtout dans les projets proches du secteur public : traitez votre journal RAID comme s’il pouvait être sollicité en justice. Un jour, cela pourrait arriver, et vous serez alors heureux de l’avoir tenu à jour !

Galen Low : Exactement. J’ai connu des projets qui ont subi des audits, et le fait de ne pas avoir la documentation toute prête, même quand elle existe quelque part, la ressortir peut devenir un projet en soi. Avoir un historique propre aide énormément.

Kim Essendrup : Ça doit bien réveiller le matin lorsqu’un audit tombe à l’improviste !

Galen Low : Oh oui. Tout le monde ouvre le time tracker !

Tu parlais tout à l’heure du côté pratique du journal RAID. Beaucoup rechignent : trop de papier ! Mais comment en faire vraiment la source de vérité et non juste un document oublié après le moment d’alignement ?

Kim Essendrup : Le chef de projet doit le vivre ! Oui, c’est un suivi supplémentaire. Mais franchement, on peut ne pas le faire et espérer que tout se passe bien, comme quand on grille un feu orange en priant que tout aille bien… Sur tous les projets que j’ai récupérés en difficulté, à chaque fois que je demandais s’il y avait un journal RAID, la réponse était non.

Personnellement, quand mes projets dérapent, je réalise souvent que je n’ai pas tenu à jour mon journal RAID ou que je n’en ai même pas démarré un.

Quand on prend du recul sur la gestion de projet au sens large, les analyses montrent qu’entre 70 % et 80 % des projets n’atteignent pas leurs objectifs clés, voire que 20 % échouent complètement. Mais on sait tous intuitivement que faire face aux problèmes, c’est normal. Donc, est-ce rendre service à nos projets que de ne pas consacrer un minimum d’effort à prévenir cela ?

C’est notre job : nous sommes chef.fe.s de projet, notre mission est de livrer contre vents et marées. Ce type d’outil, c’est presque notre super pouvoir pour rester sur les rails !

Galen Low : Les statistiques sont drôles en effet. On se dit : « Ah, ça n’arrivera pas à moi », puis un jour, ça tombe. Mais c’est aussi l’occasion de reprendre la main sur le pilotage, le journal RAID devenant le volant qui nous évite de finir dans le fossé. C’est une source claire autour de laquelle on peut collaborer en réunion ou en boardroom. Mais la question revient souvent : avons-nous vraiment besoin d’un tableur de plus ? Donc, quelles solutions existent en dehors de Google Sheets ou Excel ?

Kim Essendrup : C’est vrai. Il existe plein d’outils de gestion de projet sur le marché. Chez Kolme Group, mon cabinet de conseil, nous avons déployé des solutions dans plus de 650 organisations.

C’est gratifiant de voir l’impact de ces outils dans des entreprises variées. Mais on a constaté que peu d’outils gèrent sérieusement le journal RAID.

Beaucoup ne proposent rien de comparable, préférant se spécialiser sur le management de tâches ou la gestion des ressources (resource management), ce qui reste très utile pour l’organisation.

Mais la plupart de ces outils visent soit la direction, pour la planification de portefeuille, soit l’opérationnel pur pour l’équipe, genre tableaux Kanban très simples. Mais on perd le projet manager dans l’équation.

Peu d’outils sont conçus pour faciliter la vie du chef de projet. Souvent, on bidouille des risques et incidents sur un Kanban, mais on perd en simplicité et en valeur ajoutée propre au journal RAID.

C’est pour cela qu’on a décidé de créer notre solution SaaS RAID, raidlog.com. Facile à retenir, nous en sommes encore au début mais notre objectif est d’en faire l’outil ultime pour chefs de projet — ces héros qui gèrent 1,7 trillion de dollars d’investissements aux États-Unis chaque année ! Autant leur donner des outils puissants pour réussir.

Galen Low : Fascinant ce que tu dis sur la scission des outils entre la vision d’entreprise et la productivité individuelle. Mais le chef de projet se retrouve oublié, alors que c’est sa logique de travail qu’il faudrait outiller. Peux-tu détailler comment fonctionne votre solution ? Est-ce une application autonome ?

Kim Essendrup : Oui, c’est un logiciel autonome. L’interface reprend le principe d’un tableur pour l’efficacité et la rapidité, mais il y a aussi une UI plus visuelle et intuitive si vous débutez avec les journaux RAID ou si vous voulez présenter un point critique à un dirigeant.

Les modules visuels permettent d’ouvrir une fiche détaillée, d’afficher les données pour une discussion métier avec les parties prenantes. On ajoute aussi des fonctionnalités avancées, comme l’intégration directe du schéma coût/bénéfice dans le module décision, des heat maps, des analyses avancées de type Monte Carlo, etc.

Dans l’avenir, il y aura également de l’IA intégrée pour enrichir l’analyse. Notre RAID log restera autonome, mais nous développons aussi des intégrations, déjà en place avec Planview AdaptiveWork, et bientôt avec Jira, ainsi qu’une connexion Zapier qui ouvre tout l’écosystème applicatif.

Notre ambition est de rendre obsolète le RAID sur tableur pour proposer une version gratuite puissante, accessible aux utilisateurs débutants ou experts.

Galen Low : Ce que j’adore, c’est que ça va au-delà du simple « log ». Dans un tableur, on inscrit juste une note ou un fait, tandis que là, on ajoute de la profondeur : analyses, tableaux comparatifs… C’est carrément de la gestion RAID plus qu’un simple journal.

Kim Essendrup : Tout à fait. On a choisi le nom raidlog.com parce que c’est l’outil opérationnel primaire en gestion de projet, mais il a peu évolué depuis des décennies à cause des limites du tableur. Notre vision va plus loin : accompagner le chef de projet dans toutes ses tâches — on ajoutera aussi la gestion des retours d’expérience, des comptes rendus de réunion (pour lier CR et journal RAID et gagner un temps fou !).

L’objectif : devenir l’outil incontournable qui se connecte à tous vos outils de planning ou backlog, comme un add-on orienté pilotage RAID. On veut faire de la gestion de projet une expérience plus fluide et moins douloureuse.

Galen Low : J’aime vraiment l’idée d’un outil connecté et ouvert. Avec Zapier, on s’intègre partout, et cela dépasse le simple suivi pour fournir une vraie couche de collaboration et d’analyse du risque et de la décision, totalement complémentaire des outils classiques.

Kim Essendrup : Oui, et on veut accompagner, pas juste livrer un outil : on veut embarquer la pédagogie, l’aide contextuelle, faciliter la prise en main du management du risque pour les plus novices.

Si vous vous demandez ce qu’est la probabilité, l’impact, on va proposer des infobulles, de l’aide, des modules avancés (analyse Monte Carlo, valeur monétaire attendue, etc.), directement intégrés. Là où on renonce à bidouiller dans son Excel, l’outil s’en charge.

Galen Low : Excellent ! Car oui, j’ai souvent construit des registres de risques de zéro et ça demande des formules dans tous les sens…

Kim Essendrup : C’est ça. À un certain point, on se dit : bon, c’est suffisant, je dois avancer, j’ai un projet à livrer !

Galen Low : On boucle à 15 % de réserve, et c’est parti !

Dernière question : la logique RAID est-elle réservée aux chefs de projet ou peut-elle servir à tous, pour instaurer une culture d’équipe orientée responsabilisation sur les risques, actions, problèmes, décisions ?

Kim Essendrup : Excellente question. Si les journaux RAID sont historiquement réputés être des outils ésotériques de la gestion de projet à l’ancienne, en réalité, c’est un outil d’exécution quel que soit le mode : projet en mode agile ou produit, product owner…

Comment gérer les risques sur son produit, consigner les décisions, assurer le suivi ? Le RAID ne sert pas tant au produit, mais à l’équipe, pour garantir son efficacité. En tant que manager PMO, c’est aussi le meilleur moyen de coacher son équipe : montrez-moi votre RAID, et analysons. C’est la façon la plus sûre d’encadrer et de monter en compétence.

Et pour gérer vers le haut (stakeholders, sponsors, direction…), il suffit de filtrer les trois ou quatre points clés et de les adresser en réunion. C’est efficace pour s’assurer que tout le monde avance ensemble.

Bref, c’est plus qu’un outil opérationnel, c’est une méthode de travail collaborative, pour s’organiser, motiver et communiquer avec tous.

Galen Low : C’est vrai pour tout le monde : qui ne gère pas de risques, d’actions, de problèmes ou de décisions dans son travail ? Cela peut servir à toute forme de collaboration. Merci pour le point sur le filtrage : ce n’est pas la peine d’imposer tout le Gantt ou le RAID brut à tout le monde. Il faut savoir synthétiser et adapter la communication selon l’audience.

Le RAID, bien tenu, devient une référence partagée, utile en management d’équipe comme pour dialoguer avec la direction.

Kim Essendrup : Tout à fait. Et souvent, on l’étend aux leçons apprises. C’est affligeant d’avoir des problèmes, mais c’est encore pire de faire face au même problème à chaque projet… Étoffer son journal RAID avec la capitalisation sur les leçons fait clairement progresser d’un projet à l’autre.

Galen Low : Merci, et je suis impatient de voir l’aspect IA intégré.

C’est vraiment passionnant, où peut-on en apprendre plus sur le journal RAID ?

Kim Essendrup : Facile à retenir : raidlog.com. Je vous invite à tester l’outil, à me faire des retours, car on veut le rendre le meilleur possible pour les chefs de projet. Je suis disponible aussi sur LinkedIn si vous voulez en discuter, ou même échanger sur la gestion de projet en général. Et pour les super débutants, j’ai même écrit un livre (il n’y en avait pas !), « Ultimate Guide to RAID Log », disponible sur Amazon (faites juste une recherche, c’est probablement le seul !).

Galen Low : Incroyable, je ne savais pas ! Je mettrai tous ces liens en description, et je vais moi-même aller voir, car honnêtement, je ne savais pas que c’était plus qu’un tableur. Je vais creuser !

Kim Essendrup : Super.

Galen Low : Merci énormément pour ta présence aujourd’hui, Kim. Tes conseils sont précieux, j’adore parler de ces outils parfois jugés obscurs, mais qui — en en discutant — sont en fait très simples et très logiques à utiliser.

Merci beaucoup pour ta vision.

Kim Essendrup : Merci beaucoup, Galen.

Galen Low : Voilà. Comme toujours, si vous souhaitez rejoindre la conversation avec plus de mille passionnés de gestion de projet, venez dans notre collectif. Rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com/membership pour en savoir plus.

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