Comment maîtriser la gestion des ressources en gestion de projet
La gestion des ressources équivaut à avoir le bon carburant à mettre dans votre moteur. Pas de carburant ? Pas de puissance. Point final.
Une enquête menée par Wellingtone auprès de professionnels de la gestion de projet a révélé que « la mauvaise gestion des ressources » était l’un des plus grands défis de la gestion de projet. Mobiliser des équipes de personnes est difficile—pour tout le monde !
Ajoutez à cela la complexité du monde numérique, où la technologie, les attentes des utilisateurs et le paysage concurrentiel changent constamment. Les équipes sont dispersées, le taux de rotation est élevé et la technologie émergente dont vous avez besoin peut encore se faire rare.
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Bien sûr, il existe d’excellents logiciels de gestion des ressources qui peuvent vous aider à planifier, développer et gérer les ressources de vos projets. Mais sans les bonnes considérations, la différence entre une solution logicielle de dernière génération et faire des divisions sur un tableau noir sera négligeable.
Que fait un responsable de la gestion des ressources ?
Les chefs de projet doivent souvent jouer le rôle de responsable de la gestion des ressources, mais cela dépend de la taille de votre entreprise.
Dans une grande entreprise, un responsable de la gestion des ressources peut occuper un poste distinct qui supervise l’allocation des ressources (principalement des personnes, souvent à divers niveaux et parfois avec différentes compétences) sur plusieurs projets simultanément. Les responsables des ressources opèrent à l’échelle de l’entreprise ou de l’organisation et cherchent à identifier les ressources qui conviennent le mieux à chaque projet. Ils soutiennent l’équipe de gestion de projet et les responsables de discipline afin de s’assurer que les bonnes décisions sont prises pour l’affectation de ressources au bénéfice de la personne, de l’équipe élargie, de l’entreprise dans son ensemble, et du client.
À la différence d’un responsable de ressources, un chef de projet supervise simplement un projet ou parfois plusieurs à la fois. En bref, en tant que chef de projet, votre projet est votre univers (en heures de travail !).
Vous êtes responsable de veiller à ce que votre projet soit mené à bien dans le délai imparti. Et vous vous préoccupez des détails : budget du projet, calendrier du projet, tâches et jalons spécifiques. Vous vous souciez probablement aussi du bien-être de votre équipe, mais rester sur la voie critique reste primordial.
Dans un monde idéal, votre agence ou l’ensemble de votre entreprise disposerait d’une personne dédiée à cette fonction de gestion des ressources, mais sinon, prendre en compte certains aspects clés de la gestion des ressources peut vous aider à livrer votre projet conformément au plan, en anticipant les obstacles, en impliquant les bonnes personnes au bon moment, et en gardant l’équipe engagée.
Très bien, gardez cela à l’esprit, plongeons dans quelques aspects clés de la gestion des ressources pour les chefs de projet.
6 techniques de gestion des ressources en gestion de projet
Voici six techniques clés de gestion des ressources à connaître pour les chefs de projet.
1. Élaborez un plan de projet (collaboratif)
Au cours d’un projet, l’une de vos principales responsabilités en tant que chef de projet est de vous assurer que la planification du projet et la disponibilité des personnes spécifiques pour accomplir ces tâches sont synchronisées.
Ce n’est pas un défi à relever seul : prenez le temps de vous réunir avec vos partenaires pluridisciplinaires pour discuter de votre estimation et du plan global du projet avant même de commencer l’attribution des ressources.
Un plan de projet bien réfléchi permet de clarifier, dès le départ, les niveaux et compétences individuelles nécessaires, ainsi que leur moment d’intervention. Cela est d’autant plus important qu’il y a plusieurs projets qui se disputent le temps des mêmes personnes.
2. Renforcez votre planification de la capacité
La planification de la capacité est le processus que vous utilisez pour planifier les heures des membres de l’équipe par rapport à un volume de travail défini. L’exercice permanent consiste à concilier la disponibilité de vos collègues avec ce dont le projet a besoin, ainsi qu’avec, bien sûr, votre budget.
Vous ne pouvez pas estimer efficacement le temps nécessaire sans décomposer les tâches du projet et les comprendre. Utilisez donc ce plan de projet pour établir un cadre de travail en identifiant les tâches à réaliser, puis créez votre plan de ressources.
Votre équipe comptera sur vous (et idéalement sur les responsables de discipline) pour clarifier la nature spécifique des tâches, qui les réalisera et quand.
Par exemple, si votre projet de publicité en ligne nécessite un lot de découpages d’images avant de passer à une animation plus avancée, vous voudrez probablement confier la première tâche à l’un des membres juniors de l’équipe design, avant de la remettre à un animateur plus expérimenté. Tout cela doit être planifié à l’avance afin d’attribuer les bonnes ressources au bon moment.
Une fois les tâches attribuées, il est essentiel de suivre leur avancement afin de garantir le respect du planning : discutez avec votre équipe de la meilleure façon de communiquer les briefs, les échéances et les livrables, pour que chacun ait des attentes claires et partagées.
Gardez également à l’esprit qu’une supervision excessive (ou micro-gestion) peut démotiver. Essayez de trouver un équilibre entre superviser le projet et devenir un manager trop présent. Une réunion debout quotidienne ou hebdomadaire, des communications régulières via Slack (ou un autre outil de messagerie instantanée), ainsi qu’une documentation solide et des briefs de tâches parfaitement clairs feront des merveilles.
3. Comprendre et suivre la charge de travail
À distinguer de la planification de la capacité, la charge de travail consiste à allouer les plages horaires appropriées qui permettront à un membre de l’équipe de réussir. Certaines tâches exigent de longues périodes de temps ininterrompu. D’autres sont mieux réalisées lorsqu’elles sont réparties et entrecoupées avec d’autres tâches diverses.
Par exemple, lors de la planification de la capacité, vous pourriez voir que votre architecte technique est disponible 1 heure par jour pour les trois prochaines semaines.
- Si vous commencez le lundi, cela peut sembler suffisant pour finaliser la stratégie d’intégration avant la fin du mois, sur le papier.
- Mais si cette personne change de contexte toutes les heures pour travailler sur différents projets, il est très peu probable qu’elle puisse vraiment se replonger dans votre projet, se remettre dans le bon état d’esprit et fournir un travail significatif en une heure. Elle a certes la capacité, mais sa charge de travail serait trop lourde pour être efficace.
- À l’inverse, vous pouvez avoir un membre d’équipe disponible pour faire de la saisie de données pendant vingt jours consécutifs ; mais à la fin de ces vingt jours, son niveau d’engagement et sa productivité risquent fort d’être bas.
En résumé : ce n’est pas parce qu’un membre de votre équipe semble avoir du temps pour accomplir une tâche qu’il ne risque pas, malgré tout, d’être submergé par la charge de travail.
4. Adoptez des stratégies pour garder vos équipes sollicitées
Le sous-emploi peut également nuire à la productivité générale et au moral de l’équipe. L’épuisement, c’est terrible, mais l’ennui aussi. Et puisque la main-d’œuvre est souvent le poste de dépense le plus important d’un projet, il est capital de confier à chaque membre des tâches qui exploitent au mieux ses compétences.
Cette approche implique notamment d’ajuster le planning afin d’obtenir la bonne quantité de travail pour chacun. Trop de tâches entraînent du stress, trop peu, de l’inaction.
Si certains terminent leurs tâches plus rapidement que prévu dans votre plan de ressources, gardez une petite liste de choses à faire sur le projet pour les occuper.
Si vous faites partie d’une plus grande entreprise, travaillez avec l’encadrement et le marketing pour voir s’il y a des initiatives internes qui pourraient profiter à tous et occuper votre équipe en cas de période creuse.
L’effet sera une équipe plus engagée, qui ne recherchera pas sans cesse la sortie.
Vous avez déjà entendu parler des équipes auto-gérées ? Si vous vous demandez ce que cela pourrait changer pour vous, découvrez ceci : Équipes projet sans chef de projet : explorer le dilemme PM (avec Julia Ryzhkova de Railsware)
5. Ne négligez pas vos besoins en ressources d’équipement
Bien que les personnes soient la ressource la plus importante en gestion de projet, la gestion des équipements nécessaires au projet ne doit pas non plus être ignorée. Cela me rappelle une anecdote d’un collègue qui s’est retrouvé sur un projet où ils avaient presque oublié de commander les serveurs à temps pour une grande implémentation ERP.
Mais il ne s’agit pas uniquement des équipements majeurs ou évidents. Par exemple, lors de l'intégration de nouveaux employés ou sous-traitants à votre projet, il se peut que vous deviez fournir un ordinateur portable et les licences nécessaires pour vos outils cloud.
Si l’approbation d’un abonnement à un outil par l’équipe financière prend trois jours, cela représente potentiellement trois jours de blocage pour un membre qui ne peut pas mener sa tâche à bien. Cela doit donc être pris en compte dans votre planification des ressources.
Pour bien organiser l’allocation des équipements, il est essentiel de mettre en place des processus solides de gestion des actifs et d’approvisionnement :
Évaluez ce que vous avez
La liste des équipements de votre entreprise est-elle à jour ? Il se peut que vous disposiez déjà de l’équipement nécessaire dans votre inventaire. Assurez-vous d’établir une liste complète, précise et à jour des équipements, qu’ils soient physiques ou basés dans le cloud.
Évaluez ce dont vous avez besoin
Une fois les ressources nécessaires acquises, d’autres aspects liés à la gestion des équipements entrent en jeu. Par exemple, la maintenance est une tâche importante dans la gestion des ressources matérielles. Si vous réparez quelque chose avant la panne, vous pouvez éviter des coûts imprévus et inutiles par la suite.
Réallouez si nécessaire
Parfois, lorsqu’un équipement reste inutilisé sur une tâche, il peut être déplacé vers une autre tâche afin de maintenir la production. Il n’est pas toujours pertinent d’attribuer uniformément les équipements à toutes les tâches.
Analysez la meilleure manière de mobiliser vos équipements là où votre/vos projet(s) en ont le plus besoin. Cette situation évolue constamment ; l’appui d’un outil de planification des ressources peut s’avérer bénéfique. Un logiciel vous aide non seulement à allouer vos équipements, mais aussi à anticiper les moments où une réallocation pourrait s’imposer.
6. Maîtrisez la gestion budgétaire
La ressource la plus négligée lors de la planification des ressources projet est, étonnamment, l’argent. Les ressources financières sont ce qui vous permet justement de disposer des personnes et des équipements nécessaires—c’est le carburant du carburant.
D’après FinancesOnline, 28 % des projets échouent à cause de prévisions de coûts inexactes. Dépasser le budget risque évidemment d’impacter négativement la rentabilité du projet. Cependant, être sous le budget n’est pas forcément un atout : la direction peut considérer que les fonds alloués auraient pu être utilisés ailleurs. Le principe le plus important en matière de budgétisation, c’est la justesse.
Pour les chefs de projet, cela signifie que la gestion des coûts doit être encore plus rigoureuse. Pour rester dans les limites, il faut assigner les bonnes ressources financières. En réalité, c’est souvent le budget qui fixe les limites pour la gestion de vos autres ressources.
Tâches de gestion des ressources budgétaires
La gestion des ressources budgétaires s’articule autour de quatre grandes tâches :
- Planification : Identifier les ressources nécessaires avant le démarrage du projet.
- Estimation : Chiffrer les coûts nécessaires pour obtenir les ressources identifiées lors de la phase de planification.
- Budgétisation : Attribuer une valeur financière à chaque tâche, inscrire les tâches dans un calendrier et fixer des jalons pour évaluer l’efficacité.
- Contrôle : Mesurer les coûts réels du projet par rapport au budget et mettre en place un plan pour corriger toute dérive constatée.
L’alignement des finances et des ressources conditionne la réussite du projet. Si vos ressources sont insuffisantes, vous risquez de retarder le planning et de provoquer des hausses de coûts. Si vos ressources sont surdimensionnées, vos coûts augmenteront inutilement.
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Défis de l’allocation des ressources
Malgré une planification rigoureuse des ressources, des situations imprévisibles peuvent survenir au cours d’un projet. Les arrêts maladie, les livraisons en retard et l’évolution des exigences des clients ne sont que quelques imprévus qui peuvent vous obliger à adapter rapidement votre plan de ressources. Lorsque cela se produit, et que les ressources attribuées ne suffisent plus à répondre aux besoins du projet, cela constitue un défi d’allocation des ressources.
La gestion des ressources utilise deux techniques principales pour résoudre ces défis : l’égalisation des ressources et le lissage des ressources. L’égalisation des ressources consiste à ajuster ou prolonger le calendrier du projet en fonction de la disponibilité des ressources. À l’inverse, lorsque les échéances ne peuvent être modifiées, le lissage des ressources permet d’ajuster la disponibilité des ressources.
Par exemple, supposons qu’un autre projet partage les ressources humaines dont vous avez besoin pour une tâche. Avec le lissage des ressources, vous pourriez modifier le planning afin de retarder la tâche jusqu’à ce que les travailleurs soient pleinement disponibles.
Ou bien, vous pouvez avancer d’autres tâches que les travailleurs peuvent accomplir dès maintenant. Une autre option consiste à embaucher plus de collaborateurs. Dans tous les cas, vous terminerez le projet dans la même durée. En résumé, vous avez « lissé » le pic de demande pour les travailleurs.
Cependant, si vous utilisiez l’égalisation des ressources dans la même situation, vous pourriez simplement augmenter la durée de la tâche. Dans ce cas, les travailleurs s’engagent moins d’heures chaque jour. Ou moins de personnes peuvent terminer la tâche. Cela peut, ou non, allonger la durée totale du projet.
Utiliser un logiciel pour la gestion des ressources
Vous vous souvenez qu’au début, j’ai dit qu’un excellent outil de gestion des ressources ne servait à rien sans les bonnes considérations liées à la gestion des ressources ? Eh bien, une fois que ces considérations sont mises en pratique, le bon outil de gestion des ressources peut alors véritablement transformer la façon dont vous développez le portefeuille de projets de votre organisation.
Cela peut également constituer un avantage concurrentiel majeur. D’après une autre enquête menée par Wellingtone, seulement 23 pour cent des répondants dans une autre enquête ont confirmé utiliser une solution logicielle de gestion des ressources pour la gestion du portefeuille de projets.
Alors, en quoi cela vous aide-t-il ?
Un logiciel de gestion des ressources vous aide à planifier rapidement et à mieux comprendre la disponibilité et les compétences de votre équipe projet. Il vous permet d’aller au-delà de la question « qui est disponible ? » pour commencer à demander « qui est la meilleure personne pour cette tâche ? »
Par exemple, vous pouvez affecter un data scientist passionné par la confidentialité des données des patients au projet de santé qui débute dans 10 semaines. Ou encore, choisir d’affecter deux designers intermédiaires, sous supervision, au lieu d’utiliser votre chef d’équipe qui facture trois fois plus. Mieux encore, vous pouvez explorer les compétences de votre équipe pour envisager de nouvelles offres de services.
C’est aussi un moyen de créer un environnement plus positif et productif pour les collaborateurs : lorsque votre équipe sait que ses centres d’intérêt, axes de développement et objectifs sont pris en compte dans l’attribution des tâches, elle est beaucoup plus engagée et motivée au quotidien.
La technologie aide également à créer des représentations visuelles de la charge de travail. L’un des moyens les plus utiles pour illustrer les activités d’un projet est l’utilisation d’un diagramme de Gantt. Un diagramme de Gantt est un graphique à barres qui offre une représentation visuelle de l’ensemble du projet, y compris la portée complète et le calendrier. Si votre facturation est basée sur des tarifs journaliers, c’est un moyen simple de visualiser les coûts tout en tenant compte de la disponibilité des membres de l’équipe. Il est également utile pour visualiser les activités qui ne sont pas sur la chaîne critique et qui peuvent être réorganisées afin d’attribuer la tâche à la bonne personne.
Mais surtout, ces supports visuels aident les membres de l’équipe à se préparer et à passer d’une tâche à l’autre plus facilement. Cela favorise également l’unité et la responsabilisation : chaque collaborateur peut clairement voir comment sa tâche individuelle s’intègre dans la planification globale du projet.
Et ensuite ?
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