Qu’est-ce qu’un registre des risques & comment en créer un [modèle]

Le contenu d’un registre des risques varie en fonction d’un certain nombre de facteurs, tels que les besoins du client, l’ampleur et la complexité du projet, ainsi que le type de projet.

Exemple de registre des risques

Voici à quoi pourrait ressembler un registre des risques de base. Vous pouvez les rendre aussi simples ou complexes que vous le souhaitez, mais veillez à consigner toutes les informations nécessaires dont vous et vos parties prenantes aurez besoin pour prendre des décisions éclairées.

Les scénarios de risques courants lors de la refonte d’un site web comprennent les validations tardives, les redirections manquantes, les échecs d’intégration et l’indisponibilité des développeurs. Le tableau ci-dessous fournit des exemples de scénarios de risques ainsi que la manière dont un chef de projet pourrait les évaluer et y répondre.

Exemple de scénario de risque	Évaluation du risque	Plan de réponse et responsable
R01 : des validations tardives peuvent retarder le lancement.	Probabilité : élevée. Impact : élevé.	Fixer des dates limites de validation et désigner un valideur suppléant. Responsable : chef de projet.
R02 : des redirections manquantes peuvent réduire le trafic naturel.	Probabilité : moyenne. Impact : élevé.	Répertorier les URL existantes et tester les redirections avant le lancement. Responsable : responsable SEO.
R03 : des échecs d’intégration peuvent perturber les fonctionnalités du site web.	Probabilité : moyenne. Impact : élevé.	Tester les intégrations suffisamment tôt et préparer des solutions de remplacement. Responsable : responsable technique.
R04 : l’indisponibilité d’un développeur peut retarder le déploiement.	Probabilité : moyenne. Impact : moyen.	Former plusieurs membres de l’équipe aux mêmes tâches et documenter les étapes de déploiement. Responsable : responsable du développement.

Remarque : ces évaluations sont données à titre indicatif. Les niveaux réels dépendent des circonstances du projet.

Modèle de registre des risques 

Voici un modèle de registre des risques présentant différents niveaux de complexité (vous devrez être membre pour accéder au modèle).

Voici le premier niveau de complexité du modèle :

Utilisez le registre des risques de base lorsque la majorité des risques sont sous le contrôle de l’équipe projet et de l’équipe client, et ont un faible impact sur les autres secteurs de l’entreprise.

Le deuxième niveau de complexité est le registre des risques simplifié.

Utilisez-le lorsque certains secteurs de l’entreprise, présentant un niveau de risque faible à moyen, pourraient être touchés et que vous, votre client et votre équipe avez davantage de contrôle sur le plan d’action.

Voici à quoi ressemble le niveau le plus complexe de registre des risques du modèle.

Utilisez-le lorsque d’autres secteurs de l’entreprise peuvent être affectés par le risque ou en sont responsables. Il implique un niveau élevé de suivi de l’impact financier et de la gravité. La probabilité de ces risques peut être indépendante de votre volonté, mais vous devez en tenir compte et en rendre compte.

Découvrez d’autres modèles de gestion de projet ici.

Pourquoi utiliser un registre des risques ?

Le registre des risques a pour objectif de servir de point central pour tous les risques potentiels, leurs impacts et la manière dont vous prévoyez de les traiter.

Il aide à gérer les attentes des parties prenantes et des membres de l’équipe concernant l’évitement ou l’atténuation des risques, et crée un sentiment de responsabilité et d’urgence afin de les traiter avant qu’ils ne deviennent des problèmes catastrophiques plus difficiles à résoudre par la suite.

Note

Vous préférerez peut-être utiliser un journal RAID pour suivre les risques. Ceux-ci ont tendance à être plus complets que les registres des risques et incluent les hypothèses (ou actions), les problèmes et les dépendances (ou décisions).

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Que doit contenir un registre des risques ?

Pour chaque risque enregistré dans votre registre, vous devrez inclure :

• Numéro ou nom d’identification du risque : Chaque risque spécifique doit être associé à un numéro utilisé de manière cohérente dans les outils et les rapports d’état.
• Que pourrait-il se passer ? Fournissez une description du risque (par exemple, un risque lié aux ressources, tel que des problèmes de capacité des ressources au sein de l’équipe, susceptibles de ralentir l’avancement et de créer des retards).
• Que pouvons-nous faire à ce sujet ? Décrivez le plan d’atténuation ou de réponse au risque visant à éviter ou à réduire l’impact du risque (par exemple, créer un plan de ressources détaillé, semaine par semaine, indiquant quand des ressources spécifiques sont nécessaires).
• Responsable du risque : Il s’agit de la personne chargée de rendre compte de l’impact et de la probabilité du risque. Elle est responsable de la résolution du risque et doit vous informer de toute modification le concernant.
• Impact et probabilité du risque : Également appelée analyse des risques, cette évaluation mesure la probabilité que l’événement à risque se produise et le niveau d’impact qu’il aura sur votre projet.
• Priorité du risque : En fonction de vos évaluations de la probabilité et de l’impact du risque, vous attribuerez un niveau de priorité à chaque risque ainsi qu’à la réponse prévue.
• État du risque : Les états peuvent inclure ouvert et en cours de planification, ouvert et en cours de suivi, fermé et réalisé.
• Catégorie de risque : Il s’agit du secteur du projet qui sera affecté ou auquel ce problème se rattache.

Quand utiliser un registre des risques ?

Je mets à jour mon registre des risques tout au long du projet, car les risques évoluent au gré des changements de calendrier, des contributions des parties prenantes et de l’apparition de nouvelles dépendances.

• Planification du projet : Créez le registre avant le début des travaux afin que votre équipe puisse identifier les risques, attribuer les responsables et planifier rapidement les mesures à prendre.
• Lancement du projet : Examinez les risques avec les parties prenantes afin de confirmer les priorités, les attentes en matière de rapports et les plans d’atténuation.
• Modifications du périmètre : Mettez à jour le registre lorsque les délais, les budgets, les effectifs ou les livrables changent et introduisent de nouveaux risques.
• Jalons importants : Réexaminez les risques non résolus avant les lancements, les approbations ou les transferts clés susceptibles d’avoir un impact sur la réalisation du projet.
• Réunions de suivi : Examinez régulièrement les risques actifs afin que votre équipe reste alignée sur les priorités et les prochaines étapes.
• Nouveaux obstacles : Ajoutez des risques lorsque des problèmes, des retards ou des dépendances apparaissent pendant l’exécution et menacent l’avancement.
• Clôture du projet : Clôturez les risques dès qu’ils n’ont plus d’incidence sur le projet ou que le problème a été résolu.

Comment créer un registre des risques

Voici les étapes à suivre pour créer un registre des risques de gestion de projet solide et efficace :

1. Identifier les risques

Réfléchissez à tous les risques possibles qui pourraient survenir dans votre projet. Voici quelques questions à poser pour stimuler votre réflexion :

• L’équipe du client est-elle grande ou petite ? 
• Combien de niveaux de décideurs y a-t-il ? 
• Un conseil d’administration est-il impliqué et doit-il recevoir des rapports continus sur le projet, ou participe-t-il étroitement au processus décisionnel ?
• Ce projet a-t-il une incidence sur d’autres personnes au sein de l’organisation ?
• Votre client accorde-t-il une grande importance aux détails et souhaite-t-il être informé de tous les aspects, ou fait-il confiance à votre équipe de projet et à ses membres ?
• Le niveau de complexité est-il élevé ou faible ? 
• Plusieurs services de l’entreprise sont-ils impliqués dans le projet ? 
• Un grand nombre de ressources sont-elles mobilisées ?
• Les exigences en matière de données et/ou de sécurité font-elles l’objet d’une attention particulière ?

Vous ne disposez peut-être pas de l’expertise nécessaire pour identifier tous les risques potentiels. Faites donc de la gestion des risques un exercice d’équipe lors de la planification du projet. Organisez une discussion distincte avec l’équipe de votre client et réalisez le même exercice.

2. Évaluer les risques

Effectuez une évaluation des risques afin de déterminer la probabilité que chaque risque survienne et l’impact qu’il pourrait avoir sur votre projet. Il peut être utile de représenter ce type d’analyse qualitative des risques dans une matrice des risques afin de visualiser les niveaux relatifs d’impact potentiel et de probabilité.

À ce stade, vous indiquerez également la catégorie du risque (par exemple, s’agit-il d’une menace pour le calendrier, le budget, etc. du projet ?) ainsi que son niveau de priorité en fonction de votre matrice d’impact et de probabilité (les risques situés en haut à droite sont vos priorités les plus élevées).

Attribuez également un statut à chaque risque. Si vous êtes encore dans la phase de planification de votre projet, tous les risques seront « ouverts » ou « en cours de planification », mais à mesure que le projet avance et que les risques surviennent (ou non), mettez à jour leur statut en « sous surveillance », « clôturé » ou « avéré », selon le cas.

Conseil pratique

Selon le nombre de risques figurant dans votre registre, vous pouvez les classer par phase, en fonction de la phase durant laquelle ils ont le plus de chances de survenir.

3. Créer des plans de réponse aux risques

Planifiez votre réponse à chaque risque. Que ferez-vous s’il survient ? Quelles mesures pouvez-vous prendre pour l’éviter ou en atténuer l’impact ?

Vous pouvez utiliser diverses stratégies de gestion des risques, mais les réponses aux risques se répartissent généralement en quatre grandes catégories :

• Évitement : Cela consiste à prendre des mesures concrètes pour éliminer la possibilité que le risque se réalise.
• Transfert : Cela signifie transférer la propriété et la responsabilité du risque ailleurs (par exemple, externaliser le stockage et la sécurité des données auprès d'un prestataire tiers).
• Atténuation : Cela consiste à prendre des mesures pour réduire l'impact négatif du risque. Cette approche est utilisée lorsque vous ne pouvez pas éviter complètement le risque.
• Acceptation : Cela signifie reconnaître le risque, mais ne pas mettre en œuvre de plan d'urgence tant que le risque ne s'est pas réalisé.

Lorsque vous envisagez les réponses à apporter à chaque risque, vous devez tenir compte de l'impact potentiel de la réponse elle-même. Voici quelques effets secondaires potentiels à garder à l'esprit :

• Risque inhérent : Il s'agit des risques que vous avez identifiés sur le projet.
• Risque résiduel : Les risques qui subsistent même après la mise en œuvre d'une réponse ou de mesures de contrôle
• Risque secondaire : Un nouveau risque qui découle de la mise en œuvre d'une réponse à un autre risque

4. Désigner des responsables

Désignez une personne de votre équipe ou de celle du client pour être responsable de chaque risque. Cette personne mettra en œuvre et supervisera la réponse au risque prévue, et suivra l'évolution du risque tout au long du projet.

En tant que chef de projet, vous êtes responsable de la majorité des risques du projet, mais vous ne devez pas tout porter sur vos épaules. Par exemple, vous pouvez confier au client la responsabilité du plan de secours s'il n'est pas en mesure de fournir le contenu de son site web à la date promise (ce qui mettrait en péril le calendrier du projet).

5. Suivre et ajuster

Maintenez votre registre des risques à jour tout au long du projet. Au minimum, examinez-le chaque fois que vous achevez une étape importante ou un livrable clé, ou chaque fois qu'un risque se réalise ou est évité avec succès.

Conservez-le dans un endroit facilement accessible, notamment dans un espace où toute l'équipe peut le consulter et l'afficher au besoin.

Comment tenir à jour votre registre des risques

La création d'un registre des risques n'est que le début. Pour qu'il reste utile tout au long du projet, vous devez mettre à jour les évaluations des risques, assurer le suivi des plans de réponse et vous assurer que l'équipe sait quand les priorités changent.

Voici comment tenir à jour votre registre des risques au fur et à mesure de l'avancement de votre projet :

1. Définissez un calendrier de révision : Examinez le registre lors des réunions régulières de suivi et avant les étapes importantes du projet. Les risques prioritaires peuvent nécessiter une attention plus fréquente.
2. Réévaluez les risques existants : Vérifiez si la probabilité, l'impact ou la priorité de chaque risque a changé. Par exemple, l'approche de la date de lancement pourrait accroître l'urgence liée au retard des approbations du client.
3. Assurez le suivi avec les responsables des risques : Confirmez que les membres de l'équipe désignés mettent en œuvre leurs plans de réponse. Mettez à jour les actions, les échéances et les responsabilités lorsque cela est nécessaire.
4. Mettez à jour le statut des risques : Ajoutez les risques nouvellement identifiés, clôturez ceux qui ne sont plus pertinents et transférez les risques qui se sont réalisés vers votre processus de gestion des problèmes.
5. Communiquez les changements importants : Mettez en évidence les risques émergents, les actions en retard et les changements de priorité afin que les parties prenantes puissent prendre des décisions éclairées.

Un registre des risques bien tenu doit donner à votre équipe une vision claire des risques qui nécessitent une attention, des personnes responsables et des prochaines étapes.

Bonnes pratiques pour le registre des risques

Voici quelques bonnes pratiques à suivre pour votre registre des risques tout au long du projet.

• Placez le registre des risques dans un endroit visible afin que toutes les parties puissent le consulter régulièrement, par exemple dans le logiciel de gestion de projet ou l'outil de gestion des risques que vous utilisez.

• Traitez les risques comme vous le feriez pour le budget, le temps et le périmètre. Examinez-les lors de vos réunions de suivi et dans vos rapports d’avancement afin que toutes les personnes concernées soient conscientes de leurs responsabilités. Cela réduit également les surprises susceptibles de mettre un projet à l’arrêt ou de nuire à une relation.
• Pour les petits projets où un registre complexe des risques serait disproportionné, créez un élément dans votre outil de gestion de projet et ajoutez les risques comme sous-éléments afin de les suivre simplement. Vous pouvez rédiger des commentaires sur les solutions ou sur l’évolution des niveaux de gravité ou de priorité de manière plus claire que dans une feuille de calcul Excel.

Pièges et limites courants des registres des risques

Les registres des risques aident les chefs de projet à anticiper les problèmes, mais ils ont leurs limites. Ils ne peuvent pas prévoir tous les risques, et le simple fait de documenter un problème potentiel ne garantit pas qu’il sera évité.

Voici quelques pièges courants et les moyens de les surmonter :

• Suivre trop de risques peu prioritaires : Un registre surchargé peut rendre plus difficile l’identification des menaces critiques. Concentrez-vous sur les risques ayant le plus fort impact potentiel et hiérarchisez-les en conséquence.
• Se fier à des évaluations subjectives : Les évaluations de la probabilité et de l’impact dépendent souvent du jugement de chacun. Utilisez des critères d’évaluation cohérents et impliquez les parties prenantes concernées afin de rendre les évaluations plus fiables.
• Identifier les risques sans prendre de mesures : Une liste de problèmes potentiels ne protégera pas votre projet. Désignez des responsables des risques, définissez des plans de réponse et établissez clairement les responsabilités.
• Négliger les risques imprévus : Aucun registre ne peut couvrir tous les scénarios possibles. Encouragez l’identification continue des risques et maintenez des plans d’urgence pour faire face aux perturbations inattendues.

Dans quels cas un registre des risques peut-il être inutile ?

Tous les projets n’ont pas besoin d’un registre des risques détaillé et autonome. Pour les petits projets peu complexes avec un nombre limité de dépendances, un simple outil de suivi des risques ou une liste de contrôle intégrée à votre logiciel de gestion de projet peut suffire.

Les registres des risques ne doivent pas non plus remplacer les journaux des problèmes, la planification des mesures d’urgence ou la communication régulière. Ils sont particulièrement efficaces lorsqu’ils sont utilisés dans le cadre d’un processus plus large de gestion des risques, qui aide les équipes à réagir à l’incertitude plutôt qu’à se contenter de la documenter.

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