Que doit-on aborder lors de la réunion de lancement d’un projet ?

Regardez ceci pour un rapide aperçu :

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

Que doit-on couvrir lors de la réunion de lancement de projet préalable avec le client ?

Comme nous l'avons mentionné dans nos précédents articles sur les lancements de projet, il est souvent utile d'organiser une réunion de lancement préalable avec le client avant la vraie réunion de lancement. Cela fonctionne idéalement en tête-à-tête entre le chef de projet et le responsable client, et peut être aussi simple qu'un café ou un déjeuner ensemble.

L'objectif de cette première réunion est d'obtenir certaines informations précises du client sans la présence d'un panel aux avis divergents ou ayant une vision moins claire du nouveau projet. C'est aussi une excellente occasion de commencer à établir une relation avec le client.

Bien que chaque réunion client requière son propre ordre du jour, essayez de toujours balayer ces bases essentielles de la gestion de projet. Nous avons créé cet exemple d'agenda pour une réunion préalable avec le client, avec une estimation du temps pour que vous puissiez le tenir sur 60 minutes :

1. Présentations – brise-glace et échanges informels (5 min)
2. Revue des équipes projet – qui est responsable de quoi ? (3 min)
3. Processus d'approbation – processus et personnes pour valider les livrables (3 min)
4. Examen du Cahier des Charges – que faisons-nous, quand, comment et quels seront les livrables ? (20 min)
5. Discussion RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes, Dépendances) et gestion du changement – quelle est la philosophie du client en matière de gestion des risques et du changement ? (3 min)
6. Reporting – comment suivrons-nous et communiquerons-nous l’avancée du projet, et à qui ? (3 min)
7. Collaboration – quels outils utilisera-t-on pour travailler ensemble ? (3 min)
8. Ressources – de quoi avons-nous besoin pour démarrer ? (5 min)
9. Ordre du jour du lancement – de quoi parlerons-nous lors du lancement client ? (5 min)
10. Questions diverses – y a-t-il d'autres sujets à aborder ? (5 min)

Présentations – brise-glace et échanges informels (5 min)

Tant que votre client n’a pas amené toute son équipe projet, c'est le bon moment pour un échange plus authentique, afin que vous puissiez mieux piloter le projet en limitant les mauvaises surprises.

Il est judicieux de démarrer par une question simple pour détendre l’atmosphère, comme demander comment s’est passée leur semaine ou leurs projets pour le week-end. L’objectif ici est d’apprendre à connaître votre client en dehors du cadre du projet et de construire une relation et une confiance qui vous aideront à traverser les hauts et les bas du projet.

Revue des équipes projet – qui est responsable de quoi ? (3 min)

Lors de la "vraie" réunion de lancement, vous pourrez revoir avec toute l'équipe les rôles et responsabilités. Ici, l’objectif est de recueillir et partager un premier ressenti sur la dynamique de l’équipe.

Vous cherchez à obtenir une vision des coulisses : qui va s’impliquer sur le projet, et dans quelle mesure ? L’idée, c’est de comprendre comment vous adresser à chacun pour avancer efficacement. Il est très utile d’identifier qui sera un allié pour le projet et qui risque de poser problème.

C’est aussi l’occasion de valoriser vos propres ressources réservées sur le projet afin que le client ait confiance en l’équipe qui sera présente lors du lancement client. En donnant quelques infos en coulisse sur votre équipe, espérez en retour que votre client fasse de même, et partage les bons ou mauvais profils pouvant impacter le projet.

Processus d'approbation – processus et personnes pour valider les livrables ? (3 min)

Après avoir présenté les membres de l’équipe projet et identifié l’équipe, il est facile d’enchaîner vers la gouvernance et de définir qui devra valider quoi durant le projet. Il est important de clarifier, à partir du CdT, ce qui a été supposé en termes de validation des délais et du nombre de cycles de révision.

Vous cherchez à comprendre si le processus que vous avez défini dans votre CdT conviendra au client. Le calendrier est-il assez long ? Le CdT prévoit-il assez de cycles de révision ? Certains membres de l’équipe sont-ils difficiles à mobiliser pour des réunions ou des validations ? Sont-ils en congés durant le projet ?

Revue du CdT – que faisons-nous, quand, comment et que livrerons-nous ?

Parmi tous les points de l’ordre du jour, celui-ci est sans doute le plus important pour poser les bases du projet. Il mérite donc qu’on y consacre une bonne partie du temps. Il faut aborder la 'vraie' réunion de lancement en ayant débattu de ces détails pour s’assurer que tout le monde a les mêmes attentes.

C’est l’occasion de passer en revue, dans le détail, votre projet de CdT avec le client, c’est-à-dire d’exposer précisément la manière dont le projet sera mené, quelles activités pourront être accomplies et dans quelle mesure (en tenant compte du budget et du calendrier proposés), ainsi que la liste des livrables. Il est important de mettre en avant les étapes de validation, les dépendances et les hypothèses afin d’être parfaitement aligné sur le résultat attendu du projet.

Si vous remettez la discussion du CdT à la “vraie” réunion de lancement avec le client, cela peut mal tourner – la dynamique d’un grand groupe client qui donne chacun son avis sur ce qui devrait ou non faire partie du projet n’est jamais agréable. Les discussions sur le périmètre du projet sont bien plus efficaces en petit comité avec le client, où vous pourrez échanger sans que cela ne tourne au débat de groupe.

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Discuter RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes, Dépendances) et la gestion du changement – quelle est l’attitude et l’approche du client concernant la gestion des risques et du changement ? (3 min)

Dans la continuité de la revue du CdT, il est pertinent d’aborder avec le client ses préférences pour la gestion des risques et des problèmes, ainsi que sa tolérance au changement. Si possible, préparez à l’avance un log des risques ou un RAID log et parcourez-le lors de votre échange. Posez clairement le cadre : tout au long du cycle de vie du projet, vous serez transparents et collaborerez pour identifier et gérer les risques et les problèmes.

Vous avez aussi intérêt à sonder le client sur sa marge de manœuvre budgétaire. Une façon utile d’aborder le sujet consiste à lui demander s’il existe un budget supplémentaire pour réorienter le projet si de nouvelles opportunités se présentent, comme des cycles supplémentaires de développement de design, l’ajout de fonctionnalités ou des tests utilisateurs.

Pensez aussi à discuter de l’utilisation de la réserve de contingence et à vous mettre d’accord sur son usage : sert-elle à couvrir les risques et les problèmes ou bien à absorber de petits changements en cours de projet ? Proposez une approche sur la façon dont elle pourrait être utilisée, afin qu’il y ait une clarté sur la façon d’agir lorsqu’un imprévu survient dans le projet.

Écoutez notre épisode de podcast sur les logs RAID ici.

Reporting – comment allons-nous suivre et communiquer l’avancement du projet, et à qui ? (3 min)

Le suivi de l’avancement du projet demandera un rapport d’avancement qui montre l’état du budget, du calendrier, des tâches spécifiques et des jalons clés. De la même façon que pour la gestion des risques, il est utile de préparer un modèle de rapport d’avancement (facile à réaliser avec un logiciel de reporting client) que vous partagerez avec le client afin de valider le format et le détail à fournir.

Bien choisir le format et le niveau de détail du rapport d’avancement est crucial car il est souvent lié à la facturation. Vous devez vous assurer que le client reçoit le niveau d’information nécessaire pour ne pas retarder le paiement des factures. Pour cela, suivez l’évolution du budget sur ce rapport avec le montant de la prochaine facture et sa date d’émission.

Mettez-vous d’accord sur la liste de diffusion du rapport d’avancement afin que toutes les personnes concernées restent informées de l’évolution du projet. Il vaut mieux diffuser ce rapport à un public plus large que strictement nécessaire, pour qu’en cas d’imprévu, personne ne puisse prétendre n’avoir pas été informé.

Collaboration – quels outils allons-nous utiliser pour travailler ensemble ? (3 min)

La plupart des chefs de projet et des équipes disposent déjà de leur boîte à outils de collaboration par défaut. Mais que vous utilisiez Basecamp ou Jira, Trello ou Businessmap (anciennement Kanbanize), établissez un plan avec votre équipe sur la manière dont vous allez faciliter le travail d’équipe afin de pouvoir présenter au client un plan sur les outils que vous allez utiliser et la manière dont vous allez les utiliser.

Puis vérifiez auprès du client qu’il est satisfait de la boîte à outils choisie et qu’il est en mesure d’utiliser cette plateforme pour partager des fichiers, des informations, des mises à jour de statut, et pour avoir des discussions autour du projet.

Ressources – de quoi avons-nous besoin pour démarrer ? (5 min)

Il y a toujours des « trucs » nécessaires avant que les projets ne puissent vraiment commencer. Faites une liste de tout ce que vous devez penser à demander au client par ordre de priorité, afin qu’il puisse traiter d’abord les éléments les plus critiques.

• Identifiants de connexion – CMS, analytics, réseaux sociaux, banques d’images
• Charte graphique – logos, polices, guides de style, modèles
• Répertoire – fichiers du site, bases de données
• VPN – pour accéder à l’intranet du client
• Facturation – à qui doivent-elles être envoyées ? Qui les valide ?

Ordre du jour du lancement – de quoi allons-nous discuter lors du kick-off projet client ? (5 min)

C’est l’occasion de revoir l’ordre du jour pour la « vraie » réunion de lancement. Pour que la réunion de lancement du projet soit utile, le client devra faire un peu de travail préalable. Au minimum, il faudra lui demander de préparer une présentation du contexte du projet et un briefing à partager lors du lancement.

Je trouve qu’il est vraiment utile de demander au client de faire cet exercice plutôt que d’essayer de résumer maladroitement ce que vous avez compris du brief. Inévitablement, vous pourriez oublier un point important ou froisser quelqu’un dans la salle — alors que si c’est le client qui présente, tout le monde s’y retrouve !

Divers – y a-t-il d’autres sujets à aborder ? (5 min)

Concluez la conversation avec des prochaines étapes claires et laissez l’occasion au client de soulever d’autres points qu’il souhaite aborder. Souvent, le simple fait de demander « Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ? » incite les clients à partager des informations qu’ils n’avaient pas encore mentionnées et qui peuvent être utiles.

Et enfin, veillez à terminer la réunion sur une note positive. Revenez à la discussion informelle du début – c’est l’occasion de développer une relation et d’en apprendre plus sur eux : découvrez ce qu’ils aiment en dehors du travail, ce qu’ils regardent sur Netflix ou les sports qu’ils pratiquent. Faites le nécessaire pour les connaître comme individus, afin d’avoir des sujets de discussion la prochaine fois que vous les retrouverez.

N’oubliez pas de partager les bonnes nouvelles

Ne gardez pas toutes vos nouvelles connaissances pour vous seul. Après votre réunion avec le client, retournez auprès de votre équipe et partagez avec elle vos échanges afin qu’elle soit bien préparée pour la réunion de lancement !

Maintenant que nous avons vu ce qu’il faut aborder lors d’une réunion de pré-lancement, passons à un ordre du jour pour la réunion officielle de lancement du projet avec le client.

Quoi couvrir lors d'une réunion de lancement de projet ?

Chaque projet est unique, mais il reste pertinent d’aborder les éléments de base lors du lancement pour que l'équipe et le client soient alignés. Nous avons créé cet exemple d’ordre du jour pour un lancement de projet client, avec une estimation du temps dédié à chaque point, afin que cela s’intègre dans une réunion d’1h30 :

1. Présentations : qui travaille sur le projet et quel est son rôle ? (15 min)
2. Contexte du projet : comment ce brief s’intègre-t-il dans la stratégie globale et les autres projets ? (10 min)
3. Présentation du projet : quel est le problème métier et le besoin du client ? (30 min)
4. Succès : comment saura-t-on si nous avons réussi, et qu’est-ce qui a déjà échoué ? (10 min)
5. Gestion de projet : passer en revue le planning, les livrables, les risques, les rôles, le reporting, l’estimation et la gestion des changements (10 min)
6. Divers : qu’est-ce que nous n’avons pas abordé mais devrions traiter ? (10 min)
7. Prochaines étapes : quelles sont les prochaines actions pour faire avancer le projet ? (5 min)

Présentations : qui travaille sur le projet et quel est son rôle ? (15 min)

Naturellement, au début d’une réunion de lancement de projet, chacun prendra le temps de se présenter et d’échanger ses cartes de visite. Dans les réunions rassemblant de nombreux parties prenantes et une équipe d’agence importante, il est probable que tout le monde n’aura pas l’occasion d’échanger avant le début de la réunion.

Plutôt que de simplement faire un tour de table où chacun dit son nom et son intitulé de poste, il vaut la peine de consacrer un peu plus de temps aux présentations afin de clarifier le rôle et les responsabilités de chacun, ainsi que leur implication dans le projet. Se limiter au nom et au poste de quelqu’un n’apporte pas grand-chose !

Idéalement, vous aurez pris contact avec le client en amont afin d’avoir une idée des participants au kickoff, mais il est également important de préciser la gouvernance du projet et le processus de validation au fur et à mesure que vous comprenez les rôles des uns et des autres.

Une fois que chacun a expliqué son rôle, veillez à conclure la discussion en clarifiant qui est l’unique point de contact, qui est responsable de quels livrables, qui doit approuver quels livrables, et quels autres intervenants seront impliqués dans le processus.

Un livrable de cette discussion, ou même en temps réel sur un tableau blanc, est un RACI (Responsable, Autorisé, Consulté, Informé) pour les livrables et l’équipe. Le RACI permet de lever les doutes sur les responsabilités et de mettre en lumière les phases de projet à forte coordination, qui nécessiteront une gestion de projet accrue.

Contexte du projet – comment ce brief s’inscrit-il dans la stratégie globale et les autres projets ? (10 min)

Cette partie du démarrage doit être menée par le client — il sera important de lui fournir un mini-brief en amont pour s’y préparer. Il s’agit de recueillir le contexte du projet, de dégager les grands axes de succès, d’identifier les risques liés au chevauchement avec d’autres projets, et d’anticiper de futurs projets éventuels.

Voici les points à aborder :

• Quel est votre plan d’affaires stratégique global ?
• Comment les objectifs du projet s’alignent-ils sur ce plan ?
• Quels projets ont précédé celui-ci et lesquels suivront probablement ?
• Quels autres projets seront impactés par ce projet ?

Présentation du projet – quel est le problème métier et le besoin utilisateur ? (30 min)

Là aussi, la présentation du projet doit être menée par le client, à qui il faudra fournir un brief préparatoire avant la réunion. Cette étape lui permet de partager des données spécifiques au projet, afin de nous offrir une compréhension plus riche et approfondie de leur activité et du problème précis pour lequel ils souhaitent notre aide.

C’est le moment idéal pour interroger le client sur la manière dont ce besoin correspond au besoin utilisateur — ce point est souvent négligé dans leur propre planification. Vous pouvez leur demander d’aborder tout élément qui, selon eux, aiderait à mieux comprendre :

• Les recherches, insights et enquêtes clients
• Les analyses et données
• La marque
• Le socle technologique

Si vous ne savez pas par où commencer, nous vous recommandons de consulter notre article sur les questions de découverte à poser à vos clients avant un projet.

Succès – comment saurons-nous si nous avons réussi et quelles ont été les erreurs par le passé ? (10 min)

Pour qu’un projet soit une réussite, il faut comprendre ce qu’est la réussite – cela varie à chaque projet, même avec un même client. Réaliser un projet dans les temps, dans le budget, et dans le périmètre prévu n’est qu’un début : il faut aussi que la définition du succès soit claire pour tous les acteurs clés du projet.

Cela commence par la compréhension de la stratégie client sous-jacente et de l’importance stratégique du projet. Au-delà du simple développement d’une app ou d’un site, quel est l’objectif réel du client ? Qu’espère-t-il atteindre ? Et que s’est-il mal passé avec la précédente agence ou le fournisseur ? Quels sont les KPI ? Assurez-vous qu’ils soient SMART — Spécifiques, Mesurables, Actionnables, Pertinents et Temporels — afin de pouvoir s’y référer, prouver la réussite et démontrer la valeur ajoutée.

Gestion de projet — revue du calendrier, des livrables, des rôles, des reportings, et de la gestion du changement (10 min)

Il y a toujours des éléments importants à aborder au début d’un projet, avant qu’il ne soit vraiment lancé, et qu’il convient ensuite de consigner dans un compte-rendu de réunion.

• Revue du calendrier – présentez un plan de projet global avec les grandes phases et les principaux jalons pour garantir que tous les intervenants et sponsors du projet sont alignés sur le séquencement des activités, et que toutes les dépendances pouvant impacter le calendrier du projet sont clairement précisées.
• Revue des livrables – vous avez normalement déjà discuté du cahier des charges avec le client et vous êtes alignés sur les activités, livrables, objectifs communs et hypothèses éventuelles. Mais lors de la réunion avec le groupe d’intervenants plus large, il est utile de résumer les livrables et les jalons afin que personne ne s’attende à autre chose.
• Revue des rôles et responsabilités – identifiez l’interlocuteur quotidien et les personnes à contacter pour certains aspects ou livrables.
• Revue de la gouvernance du projet du client – comprenez qui sera impliqué dans le processus de validation et d’approbation, ainsi que le délai nécessaire à l’obtention des validations, car cela peut impacter le calendrier.
• Revue du plan de communication – discutez de la manière dont vous allez gérer les rapports d’avancement du projet pour suivre l’utilisation du budget et l’impact sur la facturation, ainsi que la fréquence des communications sur l’état du projet. Il est pertinent d’avoir un exemple de rapport d’état à disposition.
• Discussion sur la gestion des risques, des problèmes et des changements – comprenez l’attitude du client face au risque et présentez votre approche pour le gérer de façon collaborative.

Autres points – Qu’avons-nous oublié d’aborder et qu’il faudrait discuter ? (10 min)

Il est pertinent de clôturer la conversation en offrant au client la possibilité de soulever tout point qu’il souhaite aborder.

Et ensuite – quelles sont les prochaines étapes pour faire avancer le projet ? (5 min)

Terminez la réunion en énonçant clairement les prochaines étapes et en rappelant exactement ce que le client doit faire pour faire avancer le projet, ainsi que ce que vous ferez pour atteindre les jalons. N’oubliez pas de faire un suivi par email après la réunion de lancement afin de clarifier les étapes suivantes et les actions à réaliser.

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N’oubliez pas de télécharger notre modèle d’agenda pour la réunion de lancement lors de la création du vôtre ! Il est aussi souvent utile de préparer une présentation PowerPoint pour la réunion de lancement — cela apporte une dimension professionnelle et une organisation à la réunion.

N’oubliez pas de lire les conseils de Sarah Sime sur que faire avant, pendant et après la réunion de lancement interne, et apprenez comment animer au mieux la réunion ici.