Proposition de projet : Guide complet & Comment en rédiger une

La proposition doit indiquer au lecteur qui fera quoi, pour quand, et même pourquoi et comment.

Quel est le but d’une proposition de projet ?

L’objectif d’une proposition de projet est d’aider quelqu’un à comprendre pourquoi votre équipe devrait être celle qui réalise le travail. C’est pourquoi il est très important qu’une proposition soit soigneusement rédigée et raconte une histoire convaincante.

En plus d’aider votre public externe à comprendre, la création de la proposition est une occasion pour l’équipe interne de s’aligner sur le périmètre du travail et de planifier la manière de l’accomplir.

Plus d’infos sur l’importance des propositions de projet ici.

Qui crée les propositions de projet ?

La personne ou équipe responsable de la rédaction des propositions de projet dépendra largement de l’organisation et du public visé par la proposition. Si vous travaillez en interne, contrairement à une agence, vous-même (ou la personne en charge du projet) pourriez être responsable de la création de la proposition et de sa présentation à votre responsable ou à l’approbateur du projet.

En agence, souvent, le processus de proposition de projet est piloté par le développement commercial ou par l’équipe dirigeante de l’agence.

Le chef de projet et les principaux membres de l’équipe projet peuvent être consultés pour déterminer la faisabilité et donner leur avis sur des éléments tels que le nombre d’heures estimées ou les contraintes à aborder dans la proposition afin d’assurer la réussite globale du projet.

Proposition de projet vs Charte de projet vs Plan de projet

Dans le cycle de vie typique d’un projet, la proposition de projet, la charte de projet et le plan de projet peuvent être élaborés de manière séquentielle mais aussi se chevaucher. La proposition de projet peut nécessiter d’inclure la charte de projet et le plan de projet proposés, mais ces documents pourront être affinés avant le lancement officiel du projet.

Une fois que toutes les parties ont approuvé la charte de projet, le plan de projet peut être confirmé (ou élaboré s’il ne l’est pas encore). La charte de projet est l’étoile polaire du projet et définit la manière dont le succès du projet sera mesuré. À la fin du projet, l’équipe veillera à ce que ce qui a été défini dans la charte soit réalisé.

Le plan de projet décomposera le travail nécessaire pour mettre en œuvre la charte et documentera qui effectuera le travail et à quel moment il sera effectué. Le plan de projet aidera l’équipe à rester alignée avec le planning du projet global et pourra aussi garantir la bonne utilisation du budget tout au long du projet.

Deux types de propositions de projet

Propositions de projet sollicitées (RFP)

Dans certains cas, une proposition de projet est sollicitée par une organisation recherchant un fournisseur ou un partenaire pour réaliser un travail spécifique. 

Dans ce cas, l’organisation peut vous envoyer, à vous ou à votre équipe, un document formel appelé « request for proposal (RFP) ». Selon la relation que vous entretenez avec l’organisation demandeuse, cela peut être moins formel et même prendre la forme d’un e-mail ou d’une demande via votre site internet.

Lorsque vous répondez à un RFP, il est important de comprendre que l’organisation à l’origine de la demande a peut-être envoyé la même requête à plusieurs (voire de nombreux) autres organismes.

Dans certains types de projets, comme les projets gouvernementaux ou municipaux, le RFP peut être publié publiquement pendant une période donnée. Cela permet à toutes les parties intéressées de répondre à la demande.

Votre client potentiel peut avoir précisé des formats et livrables spécifiques nécessaires pour que votre proposition soit acceptée. Suivez attentivement toutes les instructions, ce n’est pas le moment de faire cavalier seul.

Oublier un document clé ou utiliser un format différent pourrait vous disqualifier, vous et votre équipe, du processus de sélection.

Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des RFP pour vous aider à gérer le processus de création et de soumission des réponses aux appels d’offres.

Propositions de projet non sollicitées

L’autre type de proposition de projet que vous ou votre équipe pourriez créer est ce que l’on appelle une proposition de projet non sollicitée. Cela consiste à élaborer de manière proactive une proposition basée sur un besoin perçu (ou exprimé de façon informelle).

Bien que les propositions non sollicitées soient plus susceptibles d'être ignorées ou rejetées, il existe certains avantages à créer une proposition non sollicitée. Tout d'abord, vous pouvez faire face à moins de concurrence que lors d'un processus d'appel d'offres formel. Cela s'explique simplement par le fait que vous avez approché le prospect en premier.

L'autre avantage d'une proposition non sollicitée est la possibilité de concevoir une solution avec votre nouveau client potentiel.

En l'absence d'appel d'offres formel, et puisque vous n'êtes pas évalué sur un ensemble précis de besoins ou de livrables, vous êtes mieux à même d'élaborer une solution qui atteint les objectifs du projet et répond directement aux besoins et au budget du client.

Cela s'appelle parfois « devancer l'appel d'offres », et cela peut constituer un avantage pour votre équipe ou votre agence.

Comment procéder ? Par une combinaison de réseautage et de recherches. Par exemple, si vous participez à un événement sectoriel ou à une conférence et que vous discutez avec des clients potentiels, il se peut que vous entendiez quelqu'un mentionner en passant qu'il envisage de refondre son site web.

Prendre contact avec une proposition (ou commencer à recueillir les informations nécessaires pour en rédiger une) avant que l'équipe n'ait envoyé un appel d'offres formel peut vous placer dans une position favorable.

Une autre façon de procéder consiste à examiner les sites web ou les projets numériques sur lesquels votre équipe aimerait travailler. Supposons que vous ayez envie de retravailler la stratégie de marketing digital d'une entreprise donnée. Observez ce qu'ils font actuellement et identifiez quelques opportunités d'amélioration.

Au lieu d'attendre de voir s'ils sont à la recherche d'une équipe stratégique, envoyez votre proposition accompagnée d'idées et d'inspiration pour donner un aperçu de ce que cela pourrait donner si cette entreprise collaborait avec votre équipe.

Que doit contenir une proposition de projet ?

Il n'existe pas de format universel ni de liste magique d'éléments pour une proposition de projet efficace, mais voici les sections les plus courantes à inclure pour être certain de ne rien oublier :

Exemple de plan pour une proposition de projet

Résumé exécutif

Fournissez une brève introduction (1 à 2 paragraphes maximum) qui résume la problématique, la solution proposée, ainsi que l'approche que vous envisagez pour les parties prenantes du projet.

Cette section doit s'adresser à un cadre supérieur qui sera chargé d'approuver le projet dans son ensemble, mais qui n'a pas besoin d'entrer dans les moindres détails sur la mise en œuvre ou les intervenants. Restez donc synthétique et exposez de manière claire les informations les plus importantes.

Notre compréhension

Reformulez la problématique et le contexte du projet de manière à montrer que vous comprenez les réalités du terrain, les contraintes et l'intérêt intrinsèque de résoudre ce défi.

Si votre équipe a déjà eu des échanges préliminaires avec le client ou l’équipe potentielle, reprenez certaines formulations entendues lors de ces discussions afin de montrer que vous avez été attentifs à leurs besoins et attentes.

Notre solution et approche proposée

Il s'agira d'une des parties les plus importantes de la proposition et elle doit être bien développée. Elle doit inclure les éléments suivants :

• Description de votre solution et approche proposées
• La méthodologie que vous utiliserez pour piloter le projet
• La façon dont vous communiquerez avec les parties prenantes
• Le périmètre du projet et les livrables que vous fournirez,
• Les indicateurs que vous utiliserez pour mesurer le succès du projet
• La valeur ajoutée globale qu'apportera la réalisation du projet à l'organisation

Plan de projet et jalons clés

Démontrez que vous avez établi un plan cohérent et un calendrier réaliste pour remplir la mission, en tenant compte du contexte de l'entreprise cliente.

Avant de présenter ce calendrier à votre client ou partenaire potentiel, assurez-vous que certains membres de votre équipe en charge de la réalisation du travail considèrent ce planning comme réalisable et que les étapes clés sont correctement identifiées. La gestion des ressources n'est pertinente que si le plan et l'échéancier sont réalistes et réalisables.

Coûts du projet

Indiquez le coût pour atteindre les résultats souhaités. Votre tarification doit inclure les frais de service, frais annexes, provisions pour imprévus et taxes (le cas échéant). Lorsque cela est possible, mettez ces coûts en perspective de la valeur produite : quels résultats et impacts obtiendra le client ? Si vous connaissez le budget cible du client potentiel, expliquez comment vous en avez tenu compte.

Si le montant estimé paraît irréaliste, abordez-le dans votre proposition. Je recommande de présenter deux estimations budgétaires : l'une montrant ce qu'il est possible de réaliser dans la limite du budget visé, l'autre reflétant le coût réel pour satisfaire toutes leurs demandes.

Dans le second cas, veillez à présenter la proposition de valeur permettant de justifier pourquoi investir davantage dès maintenant sera bénéfique à long terme.

Membres de l’équipe proposée

Si vous travaillez pour une petite agence ou si vous êtes certain de savoir comment vous allez constituer l’équipe de projet proposée, ajoutez cette section à votre proposition. Cela vous aidera à prouver que vous disposez de personnes qualifiées pour réaliser le travail et donnera à votre client potentiel envie de travailler avec une équipe projet spécifique. 

Vous devez expliquer en quoi chaque membre contribuera au succès du projet ainsi que les compétences ou connaissances particulières que chaque personne apportera. 

Études de cas ou récompenses 

C’est ici que vous pouvez vous mettre en avant ! Démontrez que vous avez les compétences et l’expérience nécessaires pour mener à bien des projets de ce type. Si possible, montrez que vous l’avez déjà fait à une échelle comparable. 

Bien que l’accent de votre proposition doive être mis sur ce que vous allez faire pour bénéficier à ce client en particulier, le fait de présenter certains témoignages, études de cas ou récompenses pour justifier votre expérience peut vous aider à décrocher le contrat. 

Si vous avez d’anciens clients satisfaits qui acceptent de servir de référence pour votre équipe, pensez à les mentionner dans la proposition (avec autorisation) afin que votre client potentiel puisse en apprendre davantage sur la façon dont il est agréable de travailler avec vous.

Hypothèses et besoins

Présentez clairement les hypothèses que vous avez retenues pour établir votre estimation, et soyez précis sur ce dont vous aurez besoin de la part de votre client tout au long du projet afin d’atteindre les objectifs convenus. Par exemple, des éléments comme :

• Cette proposition suppose que le client fournira le contenu pour la page d’atterrissage et les nouvelles pages du site d’ici la date X.
• La tarification de cette proposition inclut trois cycles de retours et de révisions des maquettes.
• Toutes les parties prenantes seront présentes aux réunions de revue de conception et donneront leur retour sous cinq jours ouvrés.
• L’équipe projet aura un accès en édition à l’interface d’administration du site web et aux plugins concernés.
• Le calendrier du projet dépendra de la signature du SOW avant la date X.

Informations complémentaires

Fournissez toute information ou ressource supplémentaire que vous souhaitez ou devez partager. Cela peut inclure une présentation de l’entreprise ou de l’équipe, des informations techniques, des descriptions détaillées des fonctionnalités de la solution, les circuits d’approbation proposés, le logiciel de gestion de projet et les outils de communication que vous utiliserez, des formulaires, des conventions de service ou des éléments de contrat à l’état de brouillon.

En termes de séquençage, l’ordre dans lequel vous présentez ces informations (et même le fait de les inclure) dépendra entièrement de votre audience et de ce qui l’intéresse.

Lisez bien cela : il ne s’agit pas de la manière dont VOUS souhaitez structurer, mais de ce qui intéresse votre audience. Considérez cela comme un récit qui suscite émotion et conviction, même s’il n’est pas lu dans son intégralité. 

Conseil d'expert

Si vous souhaitez parcourir un exemple de proposition de projet gagnante ainsi que la logique de sa structure, suivez notre 3ca href=”https://thedigitalprojectmanager.com/mini-course-master-project-proposals/”>atélier Proposition de Projet Maîtrisé !

À quoi ressemble une proposition de projet ?

Il existe de nombreux types de formats de propositions, mais plutôt que de tous les couvrir, concentrons-nous sur les deux extrêmes du spectre : les présentations courtes type diaporama et les documents détaillés à long format.

Le diaporama de format court

Lorsque vous avez l’occasion de présenter votre approche devant un public senior, mais un temps limité pour convaincre que c’est la bonne, une présentation concise et dynamique qui suscite le dialogue est votre meilleure option. Considérez cela comme votre argumentaire d’ascenseur. 

Même si vous disposez sans doute de plus de 2 à 3 minutes, veillez à ne pas enterrer l’essentiel du message et à formuler les points les plus importants et convaincants sans aucun superflu !

Il s’agit généralement d’une présentation de 5 à 15 diapositives qui va droit à l’essentiel de ce qui intéresse votre audience. Cela signifie que vous devez vraiment prendre le temps de vous mettre dans la peau de votre acheteur :

• Ont-ils l'impression d'avoir besoin d'une équipe qui comprend en profondeur leurs défis commerciaux et les dynamiques internes pour être efficace ?
• Recherchent-ils une approche infaillible, adaptée à leurs besoins, plutôt qu'une méthodologie toute faite ?
• Demandent-ils une preuve que vous pouvez obtenir des résultats tangibles tout en évitant les risques qui les empêchent de dormir la nuit ?

Ce format évite délibérément les détails superflus, en privilégiant généralement l’impact business au lieu de s’attarder sur votre méthodologie ou le travail quotidien du projet. Il vise également à répondre aux questions clés tout en gardant une part de mystère pour susciter une conversation plus approfondie.

Lorsque vous répétez votre présentation, elle doit durer moins de la moitié du temps alloué à la réunion afin de permettre une discussion en temps réel pendant la présentation. Et même si ce type de proposition de projet peut être partagé en dehors de la réunion et exister de façon autonome, il est surtout pensé comme des points d’appui pour les discussions des cadres lorsqu’ils cherchent à obtenir l’adhésion de leurs équipes.

Avantages :

• Plus rapide à concevoir
• Idéal pour un public de cadres dirigeants
• Efficace pour engager la discussion

Inconvénients :

• Nécessite une forte capacité de synthèse
• Peu de place pour les détails

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Le Document Long

Lorsqu'on vous demande de décrire en détail votre approche à un panel de décideurs aux profils variés et aux préoccupations différentes, il convient probablement d’opter pour un document plus long.

Il peut faire à peu près n’importe quelle longueur (j’en ai fait de 30 pages, 220 pages et tous les formats intermédiaires), mais il est essentiel que le document soit bien structuré en chapitres qui auront du sens pour vos lecteurs. C’est l’occasion de convaincre leur architecte d’entreprise que votre approche éprouvée de l’intégration de systèmes existants pourra évoluer avec leurs besoins pour les années à venir.

C’est l’opportunité de rappeler à leur directeur de l’expérience client la valeur de vos principes de design centrés sur l’humain. C’est le moment de montrer comment vous comptez collaborer avec leur équipe business intelligence afin de créer un moteur analytique reposant sur l’intelligence artificielle et le machine learning de prochaine génération.

Ce format utilise son contenu pour s’adresser directement à des décideurs spécifiques tout en renforçant les axes de différenciation importants. Il raconte une histoire solide lorsqu’il est lu dans son ensemble, mais anticipe aussi qu’il pourra être lu dans le désordre, voire partiellement, selon les intérêts de ses lecteurs.

Il tente de répondre à un large éventail de questions en donnant vie au projet aux yeux de ses lecteurs. Dans certains cas, il contient suffisamment de détails pour que certaines parties puissent servir de base à la rédaction du SoW.

Avantages :

• Permet d’inclure davantage de détails
• Des parties peuvent être réutilisées pour le SOW
• Idéal pour un comité de relecteurs aux attentes et priorités variées

Inconvénients :

• Peut prendre la place du dialogue
• Nécessite un travail rédactionnel intensif

Modèle et Exemple de Proposition de Projet

Pour les membres de la communauté DPM, nous proposons plusieurs modèles et exemples de propositions de projets que vous pouvez exploiter ou utiliser comme source d'inspiration pour élaborer vos propres propositions gagnantes.

Avoir un modèle, ainsi que consulter des exemples d'autres propositions, peut vous aider à voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Lorsque vous examinez des exemples d'autres propositions, mettez-vous à la place d'un futur client. Que vont-ils penser ? Qu'est-ce qui va résonner avec eux ?

Consulter d'autres propositions, même en dehors de votre secteur d'activité, peut vous offrir une multitude d'inspirations. Regardez ce que vous appréciez et voyez si vous remarquez des tendances que vous pourriez exploiter lors de la rédaction de vos propres propositions.

Comment créer une proposition de projet

Créer des propositions de projet n'a pas à être compliqué ; en utilisant un modèle comme celui que nous venons de passer en revue, vous pourriez vouloir commencer par créer votre propre modèle (ou plusieurs modèles si vous proposez plusieurs services) afin qu'ils soient prêts à être personnalisés.

Lorsque vous êtes prêt à créer une proposition pour un nouveau client, voici un processus étape par étape simple pour faciliter la collaboration entre vous et votre équipe, et impressionner votre client !

1. Déterminez les services que vous allez proposer
2. Choisissez le bon modèle de projet dans votre bibliothèque de modèles
3. Présentez l'offre, l'équipe projet et toute information importante pour ce projet spécifique
4. Ajoutez tous les détails pertinents à votre proposition, en veillant à ce qu'elle soit 100 % personnalisée. Vous devrez peut-être supprimer certaines informations qui ne sont pas pertinentes pour cette opportunité.
5. Faites relire la proposition par les membres de l'équipe projet ou des collègues. Y a-t-il quelque chose d'inadéquat ou de peu clair ? Le calendrier et le budget semblent-ils adaptés à la portée du projet ?
6. Tenez compte de tous les retours reçus à l'étape précédente.
7. Faites à nouveau circuler la proposition pour une révision et une validation finales.
8. Envoyez votre proposition à votre client potentiel (ou présentez-la lors d'une présentation)
9. Croisez les doigts et attendez la bonne nouvelle que votre proposition a été acceptée !

Réaliser des modèles de proposition est aujourd'hui plus simple que jamais. Il existe de nombreux types de logiciels de proposition qui créent des propositions de vente et de projet à la fois belles et interactives. Ceux-ci incluent Qwilr, PandaDoc, Proposify, et même Canva et Google Slides peuvent être utilisés à cet effet. 

Quel que soit l'outil que vous choisissez pour créer et diffuser vos propositions, il est important de maintenir votre bibliothèque de modèles à jour afin que les propositions puissent être créées rapidement, avec précision et efficacité.

Des modèles obsolètes peuvent entraîner du travail supplémentaire ou l'envoi de services dépassés à vos clients, ou pire, de vieux tarifs, ce qui revient à laisser de l'argent sur la table.

Obtenez plus de détails sur le processus de création d'une proposition de projet ici.

Prochaines étapes

Maintenant que vous avez des exemples, des modèles et un processus clair pour créer de bonnes propositions de projet, il reste une compétence à perfectionner pour hisser vos propositions au niveau supérieur.

Il s'agit de la capacité à estimer la charge de travail d'un projet. Faire accepter à un client une proposition pour un travail mal estimé pourrait coûter cher à votre équipe ou votre agence.

Voilà pourquoi il est essentiel de bien estimer et de fournir un nombre d'heures et un budget raisonnables et réalistes pour le projet ! Si vous avez besoin de conseils et de stratégies pour obtenir des estimations plus précises à chaque étape du cycle de vie du projet, consultez notre guide pour établir des estimations.

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