Le Processus de Gestion des Ressources de Projet : Guide Expert en 5 Étapes
Le processus de gestion des ressources de projet est la méthode utilisée pour planifier, acquérir, allouer, surveiller et optimiser les ressources du projet. Que ces ressources soient des personnes, des équipements ou des matériaux, il garantit que vous disposez des bons éléments au bon moment.
Ce guide vous aidera à naviguer dans le processus de gestion des ressources de projet, avec des exemples pratiques que vous pourrez appliquer à vos propres projets.
Qu'est-ce que la gestion des ressources de projet ?
La gestion des ressources de projet est la fonction clé du chef de projet qui consiste à prévoir, assembler et gérer les membres de l'équipe, les équipements et les autres matériaux nécessaires à l'exécution d'un projet.
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Dans l'écosystème global de la gestion de projet, elle agit comme un pont entre la stratégie de projet et l'exécution en alignant la capacité organisationnelle sur les besoins du projet.
Le processus de gestion des ressources de projet
Au cours de mes 13 années d'expérience, j'ai pu déterminer ce qui, en pratique, constitue les cinq étapes ou processus impliqués dans la gestion des ressources (par opposition aux six étapes décrites dans le PMBOK). Celles-ci incluent :
- Planification des ressources
- Estimation des ressources / Attribution des ressources
- Acquisition des ressources
- Développement et gestion de l'équipe
- Évaluation continue des ressources
Étape 1 : Planification des ressources
La planification des ressources consiste à déterminer quelles personnes, compétences, outils, équipements et quel budget sont nécessaires pour mener à bien un projet. Son objectif est de s'assurer que vous disposez des bonnes ressources au bon moment, sans surcharger les équipes ni créer des goulets d'étranglement dans la livraison.
Cependant, avant de pouvoir estimer les ressources, il vous faut comprendre :
- le travail à accomplir,
- le calendrier,
- les dépendances,
- et le niveau d'expertise requis.
| Questions à vous poser |
|---|
| Quels sont les livrables du projet ? |
| Quelles tâches doivent être réalisées pour les produire ? |
| Quelles compétences sont nécessaires ? |
| Quelle sera la charge de travail pour chaque tâche ? |
| Quand le travail doit-il être effectué ? |
De plus, définir les exigences implique également d'écouter ce que vos parties prenantes disent vouloir, mais surtout ce qu'elles ne formulent pas explicitement.
Mettez à profit vos compétences en prise de décision (l'une des nombreuses compétences en gestion des ressources) pour lire entre les lignes et poser des questions pertinentes. Par exemple, si vos parties prenantes exigent un ingénieur logiciel avec plus de 30 ans d'expérience pour développer une application simple, interrogez-vous à ce sujet. Le remplacement par un développeur moins expérimenté mais maîtrisant un langage de programmation plus moderne serait-il plus pertinent ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
À la fin de l'étape de planification, vous devriez être en mesure de comprendre ce dont vous avez besoin, à quel moment, et si votre calendrier est réellement réalisable.
Étape 2 : Estimation et allocation des ressources
L'estimation et l'attribution des ressources consistent à déterminer la charge de travail requise par le projet et à identifier qui réalisera concrètement les tâches dans les délais et le budget disponibles.
Durant cette phase, il vous faudra :
- Estimer le travail à accomplir
- Déterminer les compétences nécessaires
- Calculer la capacité disponible de l'équipe
- Affecter les ressources en fonction de la priorité et de la disponibilité
- Ajuster les délais ou le périmètre si la capacité ne correspond pas à la demande
Une fois que vous avez identifié les types de ressources nécessaires, il existe de nombreuses méthodes d'allocation des ressources que vous pouvez utiliser. À ce stade, il vous faudra être plus précis concernant la planification des ressources. Combien de temps ces personnes consacreront-elles à la réalisation du projet ?
Vous pouvez aborder cette estimation de deux manières principales :
- Approche ascendante : Estimez le nombre d'heures nécessaires pour accomplir chaque exigence ainsi que le nombre d'heures que chaque personne devra consacrer à chaque livrable. Cette méthode convient lorsque le périmètre est bien défini, que la précision est importante et que les délais sont flexibles.
- Approche descendante : Si vous devez travailler avec un budget fixe défini dans votre plan de gestion de projet, partez de cette contrainte et ensuite allouez les ressources humaines en fonction des rôles les plus critiques pour la réussite du projet. Cette approche est idéale lorsque le budget ou les délais sont fixes,
- et que des compromis doivent être faits dès le départ.
Utilisez mon modèle de feuille de calcul pour l'allocation des ressources pour accélérer ce processus — il effectue les calculs pour vous afin que vous puissiez rapidement visualiser l'utilisation de votre budget.
Pour orienter votre processus d’allocation, vous pouvez également envisager de créer une structure de découpage des ressources (RBS) — un schéma hiérarchique permettant de classer toutes les ressources — humaines, matérielles et équipements — par type et fonction. C'est particulièrement utile pour visualiser l'ensemble des ressources requises et s'assurer qu'aucun élément essentiel n'est oublié.
Si vous ne savez pas quels rôles sont critiques, interrogez des collègues ayant mené des projets similaires par le passé. N'hésitez pas non plus à solliciter vos experts métier pour bénéficier de leur expérience. Ils sauront vous indiquer le nombre d'heures nécessaires pour réaliser un travail de qualité.
Étape 3 : Acquisition des ressources
L’acquisition des ressources consiste à obtenir les personnes, équipements, outils et matériaux nécessaires à l’exécution du projet dans les délais et le budget impartis. Il s'agit de trouver le juste équilibre entre rapidité, coût, disponibilité et adéquation des compétences — car la ressource idéale n’est pas toujours disponible au moment voulu.
Concernant les ressources humaines, voici deux principales façons de staffer vos projets :
- Recruter en interne. Principalement via votre manager ou grâce aux relations nouées au sein de votre entreprise. Les recrutements internes sont plus rapides à intégrer, connaissent les processus de l'entreprise et présentent un risque opérationnel moindre. Cependant, ils peuvent déjà être surchargés.
- Recruter en externe. Collaborer avec le service recrutement, une agence d’intérim, ou utiliser le réseau de recommandations d'employés est un excellent moyen d’attirer de nouveaux talents. Pour cette dernière option, il peut être nécessaire de structurer votre programme de cooptation afin de réduire les biais. Le recrutement externe permet de résoudre rapidement des manques de compétences, d’apporter une expertise spécialisée ou d’augmenter les effectifs. En revanche, il nécessite en général plus de temps d’intégration et de budget.
Bien qu'il soit tentant d’ignorer certains signaux d’alerte lors d’un entretien pour accélérer le processus, soyez aussi rigoureux que le planning du projet le permet afin de choisir la bonne personne. Cela vous fera gagner un temps précieux par la suite.
À cette étape, il faut également approvisionner les fournitures nécessaires au projet. Demandez des devis auprès de plusieurs fournisseurs et négociez pour obtenir le meilleur prix. Pensez à utiliser un logiciel de réservation des ressources pour planifier et allouer efficacement les ressources partagées comme les équipements ou les salles de réunion.
Étape 4 : Développement et gestion de l’équipe
Le développement et la gestion de l’équipe visent à aider les ressources projet à travailler efficacement ensemble durant toute la réalisation du projet. À ce stade, le rôle du chef de projet passe du staffing au maintien des performances de l’équipe, de la collaboration, de la responsabilité et de la motivation sur la durée.
Si vous pensiez que la planification de projet, l’estimation et l’acquisition des ressources étaient difficiles, cela n’est rien à côté de la difficulté de développer et gérer une équipe. On pourrait consacrer un article entier à la gestion des personnes, donc voici la version TLDR : favorisez un environnement propice pour que chacun excelle.
Une gestion d'équipe efficace inclut :
- clarifier les responsabilités,
- équilibrer les charges de travail,
- supprimer les obstacles,
- résoudre les conflits,
- suivre les performances,
- et soutenir la collaboration au sein de l'équipe.
N'oubliez pas qu'au fur et à mesure que les projets évoluent, les gestionnaires de ressources doivent souvent rééquilibrer les charges de travail, ajuster les responsabilités et adapter la structure de l'équipe afin d'assurer la bonne évolution des livrables.
Étape 5 : Évaluation Continue des Ressources
Chaque nouveau projet commence avec de bonnes intentions, mais il peut être difficile de penser aux leçons apprises et aux indicateurs de performance quand vous êtes en pleine exécution et que vous recevez des demandes de toutes parts de la part des parties prenantes.
Le PMI appelle cette étape « contrôler les ressources ». Je comprends l'intention, mais j'aime moins la connotation.
Pour vous assurer de ne pas perdre de vue la performance, planifiez des contrôles de santé du projet à intervalles réguliers avant le démarrage effectif de votre effort. Dans le cadre de votre contrôle de santé, vous allez :
- Examiner les heures/coûts réels par rapport aux heures/coûts estimés (vous pouvez le faire dans Excel ou l'outil gratuit de gestion des ressources de votre choix)
- Si vous constatez une surcharge globale de vos collaborateurs et que vous ne voyez pas comment corriger la trajectoire, informez vos clients de l’état d’utilisation des ressources afin que cela ne devienne pas une surprise plus tard. Partagez également vos idées sur les pistes d’optimisation des coûts pour revenir sur la bonne voie.
- Échangez régulièrement avec votre équipe projet pour vous assurer qu’elle est en phase avec les tâches qui lui apportent de la valeur
- Soyez attentif aux tâches qui dévient du plan initial. Repérez les opportunités de substitutions plus rentables, qui peuvent renforcer la motivation tout en réduisant les coûts du projet.
- Réalisez régulièrement des rétrospectives agiles afin d’ajuster les processus projet sur la base des enseignements tirés.
Exemple de Processus de Gestion des Ressources Projet
Maintenant que nous avons défini les étapes, appliquons cette méthodologie à l’exemple suivant :
« Vous êtes chef de projet chargé de dispenser une formation à des fonctionnaires dans les six prochains mois. »
Pour faire simple, j’ai utilisé des tableurs dans cet exercice, mais n'importe quel outil de gestion des ressources fait l’affaire.
Étape 1 : Planification des Ressources
- Documentez votre compréhension du périmètre du projet dans une note de cadrage, basée sur la documentation disponible, les entretiens, etc., puis validez-la auprès des parties prenantes.
- À partir du périmètre du projet, identifiez les profils nécessaires à la réalisation du projet ainsi que les responsabilités proposées pour chaque rôle.
- Faites la liste des fournitures nécessaires à la réalisation de la formation.
- Si vous planifiez des ressources pour plusieurs projets en même temps, organisez-les par ordre de priorité
Étape 2 : Estimation et Affectation des Ressources
- Imaginons que votre client vous alloue un budget de 100 000 $ pour cette formation, que le projet dure six mois, et que le client souhaite que le chef de projet consacre 50% de son temps à cette mission. Prévoyez des taux horaires indicatifs pour chaque poste, documentez vos hypothèses et faites vos calculs.
- Quand vous effectuez les calculs, vous constatez que, selon la demande du client, environ la moitié de votre budget est dédiée au chef de projet. Réfléchissez à la cohérence de cette répartition selon votre expérience passée. Selon moi, c'est pertinent—cette formation s’adresse à des personnes de haut niveau et nécessite un contenu technique spécifique, donc je pense devoir être très impliqué.
- Ensuite, estimez les ressources nécessaires pour les autres rôles et documentez vos hypothèses. N'oubliez pas de réserver 10 % pour les imprévus.
- Lors de ma première estimation, je dépasse le budget de 60 000 $. Oups. Cela signifie que je dois trouver comment réduire les coûts grâce à l’équilibrage des ressources.
- Mon ingénieur senior est prévu à 20 % de son temps sur l’ensemble du projet, mais j’aurai probablement seulement besoin de lui durant le premier mois pour identifier les sujets des cours, puis de nouveau pendant les mois 4 et 5 pour relire le contenu. De plus, je pourrais le solliciter en moyenne 1 jour par semaine, au lieu de 2. J’économise ainsi 30 000 $ sur mon budget.
- J’ajuste les heures restantes en fonction de ce qui me semble tenable. Je dois réduire les heures de gestion de projet à 35 % et la réserve pour imprévus de 10 % à 5 % pour équilibrer le budget. Il ne reste plus que 300 $ pour les fournitures. Ça va être juste.
- Mon ingénieur senior est prévu à 20 % de son temps sur l’ensemble du projet, mais j’aurai probablement seulement besoin de lui durant le premier mois pour identifier les sujets des cours, puis de nouveau pendant les mois 4 et 5 pour relire le contenu. De plus, je pourrais le solliciter en moyenne 1 jour par semaine, au lieu de 2. J’économise ainsi 30 000 $ sur mon budget.
- À cette étape, je retourne généralement discuter avec le client pour évoquer des moyens de réduire la portée du projet. Cela pourrait signifier raccourcir la formation à 3 jours au lieu de 5 pour économiser sur le temps d’intervenant et d’analyste, réduire le nombre de participants afin de diminuer les coûts de fournitures, ou modifier le contenu du cours pour ne plus nécessiter un ingénieur senior.
Étape 3 : Acquisition des ressources
Je vais utiliser une combinaison de techniques pour affecter des ressources à ce projet, en fonction de la disponibilité des ressources :
- Recrutement interne : L’ingénieur junior et l’analyste d’affaires junior sont faciles à mobiliser. J’ai deux étoiles montantes dans mon équipe qui travaillent bien avec moi et cherchent un nouveau défi. Je peux même former l’analyste à prendre en charge certaines de mes tâches de gestion de projet au fil du temps, ce qui représente des économies. Après une brève discussion pour confirmer leur intérêt et leur disponibilité, ils intègrent l’équipe.
- Recrutement externe : L’ingénieur senior est plus compliqué à trouver. Les candidats internes sont rares et il reste difficile de recruter en externe une personne avec une expertise aussi pointue. Par chance, quelqu’un dans mon réseau connaît un ancien collaborateur prêt à m’aider ponctuellement à l’heure. Quelques formalités administratives plus tard, et c’est parti.
- Poste contractuel : Le client a déjà un formateur en tête. Je m’appuie sur l’équipe de recrutement et l’ingénieur senior pour interviewer cette personne, puis je travaille avec les achats pour l’engager à temps partiel. Ce type de formation ne se reproduira pas, il est donc inutile d’envisager un recrutement à temps plein.
Étape 4 : Développement et management de l'équipe
Outre les réunions d’équipe régulières, j’organise chaque semaine des entretiens individuels avec les personnes du projet que je supervise. Nous échangeons sur leurs défis, leurs aspirations et sur la manière dont je peux les aider à rester motivés et valorisés pour leurs contributions.
Pour ceux que je ne supervise pas directement, j’organise une discussion mensuelle afin de m’assurer qu’ils sont satisfaits du projet et de recueillir leurs éventuels retours sur les axes d’amélioration.
Parce que je prends le temps de comprendre leurs objectifs de carrière et parce que je suis transparent avec eux sur leurs performances et les axes d’amélioration, ils me font confiance non seulement pour donner le meilleur d’eux-mêmes, mais aussi pour me donner les retours nécessaires afin que je progresse en tant que manager.
Étape 5 : Évaluation continue des ressources
Même si le projet démarre sur les chapeaux de roue, à mesure que je recalcule mon budget mensuel, je constate progressivement que mon accompagnement porte ses fruits et que je passe de moins en moins de temps sur la gestion opérationnelle du projet. À mesure que l’analyste prend en charge plus de tâches de gestion de projet, il nous est plus facile de respecter le budget initialement serré.
Nous mettons également en place des rétrospectives agiles mensuelles pendant lesquelles nous discutons et documentons les leçons apprises. Nous les relisons avant chaque nouveau livrable. Cela nous aide à réduire le nombre d’heures passées sur chaque module de formation.
Nous pouvons inclure un module supplémentaire sans coûts additionnels, un geste commercial qui motive nos clients à nous confier un projet encore plus important l'année prochaine.
Pourquoi la gestion des ressources de projet est-elle importante ?
Une gestion efficace des ressources peut transformer votre projet d'un chaos incontrôlable à une promenade de santé. Bien qu'il soit possible de livrer un projet sans planification, avec une équipe inadaptée ou peu motivée par son travail, je ne le recommanderais pas. Le projet devient inutilement difficile et l'environnement de travail franchement désagréable.
Si elle est bien menée, l'élaboration d'un plan de gestion des ressources efficace profite au chef de projet, aux membres de l'équipe, aux parties prenantes et à l'entreprise.
- Le chef de projet a un travail facilité pour gérer le projet si les tâches, l'effort estimé et les compétences nécessaires sont correctement définis lors de l'initiation du projet
- Les membres de l'équipe sont motivés et investis dans leur travail, ce qui améliore la productivité et réduit le taux de rotation
- Respecter, voire dépasser les attentes des parties prenantes devient plus facile si le projet est correctement planifié et doté des bonnes ressources
- La réussite du projet favorise la croissance continue via des demandes de nouveaux projets ou de reconduction.
En savoir plus sur l'importance de la gestion des ressources ici.
Comment un logiciel de gestion des ressources peut-il aider ?
Bien qu'il soit possible de planifier les ressources sur Excel, cela demande une saisie manuelle et une mise à jour constante des données. En investissant dans un logiciel de gestion des ressources, vous bénéficiez de nombreuses fonctionnalités automatisées qui vous font gagner du temps et réduisent les risques d’erreurs.
Alors, que devez-vous rechercher dans un outil de gestion des ressources ? Les fonctionnalités intéressantes incluent le suivi des ressources en temps réel, l'alignement des compétences et l’équilibrage des charges de travail. Les outils de planification de capacité, un type de logiciel associé, peuvent vous aider à répartir les tâches pour éviter de surcharger l’équipe et à recueillir des retours pour garantir l'amélioration continue.
De nombreux outils s’intègrent également facilement avec d’autres logiciels de gestion de projet que vous utilisez déjà, vous permettant d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancement du projet et les taux d’utilisation des ressources.
Vous cherchez le bon outil de gestion des ressources ? Consultez ce guide de démonstration de logiciels de gestion des ressources pour vous aider à faire un choix éclairé.
Quelle est la prochaine étape ?
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