Comment résoudre 5 problèmes d’allocation des ressources

Avoir un plan pour relever ces problèmes d’allocation des ressources est essentiel pour orienter vos meilleures ressources vers le travail adéquat et garantir que chaque projet soit mené à bien du mieux possible. La capacité d’ajuster vos décisions d’allocation afin de résoudre les goulets d’étranglement dans la réalisation du projet fait également partie intégrante de l’allocation des ressources.

Problèmes courants d’allocation des ressources

Voici quelques problèmes récurrents qui affectent le processus de prise de décision et d’allocation des ressources.

1. Dérive du périmètre

L’un des problèmes d’allocation des ressources les plus fréquents est la dérive du périmètre. Cela survient lorsque de nouveaux éléments sont continuellement ajoutés au périmètre du projet, qui dépasse alors rapidement les limites de vos ressources disponibles.

• Qu’est-ce qui la cause ? La dérive du périmètre a lieu lorsque les clients demandent des modifications ou des travaux non prévus dans le périmètre initial du projet, ou lorsque les membres de l’équipe ajoutent davantage à leurs livrables que nécessaire. Si vous ou votre équipe “mordez plus que vous ne pouvez mâcher”, cela peut vite entraîner un épuisement ou l’échec du projet si aucune correction n’est apportée.
• Comment l’éviter ? La meilleure façon d’éviter toute dérive du périmètre est de définir clairement le périmètre du projet dès le départ, d’inventorier l’ensemble des ressources nécessaires selon ce périmètre, et de communiquer de façon explicite les attentes avec votre client et votre équipe.
• Comment la corriger ? Reconnaître la dérive du périmètre est la première étape pour la corriger. Vous pouvez ensuite mettre en place des procédures de gestion des changements pour informer les clients de l’impact de leurs demandes sur le calendrier ou le budget. Si la dérive vient des membres de l’équipe, veillez à communiquer clairement les attentes et à leur donner un retour constructif.

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Étude de cas

Supposons que vous développiez un CRM pour un client. Après avoir défini le périmètre du projet, ce client souhaite soudain des fonctionnalités beaucoup plus complètes, nécessitant une programmation bien plus complexe, et par conséquent, davantage de ressources.

Pour prendre en compte cette nouvelle demande, vous devez prolonger le calendrier, augmenter le budget ou retirer une autre fonctionnalité du projet. La solution consiste à vous asseoir avec le client, à réévaluer le projet et à décider, ensemble, du compromis à faire. Vous devriez également fixer de nouveaux paramètres et des lignes directrices pour les futures modifications du périmètre.

2. Manque de compétences

Un autre problème courant lors de l’allocation des ressources réside dans l’absence du personnel ou des compétences nécessaires pour terminer un projet. On parle alors de manque de compétences, ce qui peut engendrer de nombreuses difficultés si le problème n’est pas anticipé.

• Qu’est-ce qui le cause ? Un manque de compétences apparaît lorsque vous n’avez pas de membre dans votre équipe ayant les connaissances requises pour accomplir une tâche. Cela survient souvent lorsqu’un livrable ou une activité est nécessaire, mais que personne parmi votre effectif actuel ne peut le réaliser.
• Comment l’éviter ? Comme pour la dérive du périmètre, la meilleure façon d’éviter les manques de compétences est de détailler précisément le périmètre du projet au lancement. Si vous avez planifié chaque étape avec minutie, vous saurez exactement quelles compétences et quels profils sont requis pour atteindre les objectifs du projet.
• Comment le corriger ? Deux solutions : recruter de nouveaux talents disposant des compétences nécessaires, ou investir du temps et des ressources dans la formation de vos collaborateurs actuels. Les deux approches requièrent du temps et risquent donc de retarder l’achèvement du projet.

Étude de cas

Imaginons que vous travaillez sur un projet de développement web pour un client. Évidemment, il vous faut dans l’équipe quelqu’un maîtrisant l’informatique et la programmation.

Cependant, certaines demandes du client exigent aussi une installation de matériel supplémentaire, ce que vous n’aviez pas anticipé. Cela impose une refonte bien en dehors de ce qui était prévu. Résultat : il vous manque désormais les compétences requises pour réaliser cette partie du projet.

Vous passez une semaine entière à rechercher le bon membre d'équipe qui répond à ces qualifications, tandis que le reste de votre équipe attend que cette nouvelle recrue soit intégrée et mise au courant du projet. Vous repoussez également la date limite du projet et gaspillez des ressources précieuses.

Même si l’écart de compétences est désormais comblé et que vous en tirez une leçon pour les projets futurs, vous perdez du temps sur la réalisation du projet actuel.

3. Prévisions inexactes

Au lieu de voir le périmètre du projet s’étendre ou de manquer des compétences nécessaires pour achever un projet, vous pouvez vous tromper ou faire une mauvaise estimation des ressources nécessaires à la réalisation du projet.

• Quelles en sont les causes ? Cela provient généralement d’un manque de connaissance sur la façon de mener à bien le projet. Ne pas comprendre les livrables du projet peut conduire à ne pas disposer des bonnes compétences ou des bons membres de l’équipe, par exemple.
• Comment l’éviter ? Pour anticiper les prévisions inexactes, communiquez activement avec vos collègues et experts du sujet afin d’avoir une idée claire de ce qu’il faut faire. Vous pouvez également utiliser des logiciels de prévision de projet spécifiques qui vous aideront à anticiper les problèmes susceptibles de surgir au cours du projet.
• Comment y remédier ? La meilleure chose à faire est de communiquer de manière claire avec vos parties prenantes et votre équipe, et de repousser l’échéance pour corriger rapidement toute lacune dans le projet.

Étude de cas

Il existe un cadre en répartition des ressources appelé la « sac à dos » (knapsack), dans lequel vous imaginez un sac qui représente le volume total et fini de ressources disponibles pour mener à bien un projet. Vous ne pouvez pas en ajouter davantage sans agrandir ou remplacer ce sac, car il définit clairement les limites inférieures et supérieures de vos ressources disponibles.

Des prévisions inexactes reviennent à choisir un sac à dos de la mauvaise taille ou de la mauvaise forme pour accomplir le projet. Vous ne pouvez pas y mettre tout ce dont vous avez réellement besoin pour atteindre vos objectifs.

Toute l’optimisation des ressources du monde ne peut rien y changer si vous n’êtes tout bonnement pas préparé à ce qui pourrait survenir. Comprenez chaque projet dans son intégralité et en détail afin de vous préparer au mieux à toutes les issues possibles.

4. Ruptures de communication

Un autre problème fréquent lié à la répartition des ressources est la rupture de communication, qui peut entraîner beaucoup de chaos au sein de votre projet.

• Quelles en sont les causes ? Cela peut provenir du fait de ne pas avoir défini des modes de communication clairs, ou tout simplement d’une mauvaise interprétation de ce que souhaite exprimer chaque partie prenante. Cela peut facilement se produire si nous n’avons pas de règles claires sur la manière d’interagir les uns avec les autres.
• Comment l’éviter ? Le moyen le plus simple d’éviter les ruptures de communication est d’établir dès le début du projet un plan de communication. Ce plan doit détailler les modes de communication utilisés, le langage commun, et vous aider à poser un cadre quant à quand et où communiquer afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
• Comment y remédier ? Une fois que la rupture de communication est installée, la meilleure chose à faire pour repartir du bon pied est de commencer à communiquer plus clairement et à mettre en place des canaux de communication. Il est également conseillé d’instaurer des points d’avancement réguliers pour toute l’équipe afin de fixer des attentes claires pour la suite du projet.

Étude de cas

Supposons que vous ayez une équipe totalement à distance qui travaille avec un client qui ne l’est pas. La communication peut devenir problématique car une équipe est déjà habituée au travail à distance alors que l’autre est habituée à collaborer et échanger en personne, selon les besoins.

Vous pourriez avoir un membre d’équipe à New York et un autre à Vancouver travaillant selon les mêmes standards, alors que votre client à Omaha a le sentiment de ne pas recevoir suffisamment de mises à jour ou de retours assez rapides.

Au bout d’un mois de projet, votre client est satisfait du travail accompli et des objectifs atteints, mais exprime son agacement face au « manque de communication ». C’est alors le moment opportun pour organiser une réunion afin que chacun ait la même vision de l’avancement du projet et de redéfinir des attentes de communication claires pour la suite.

5. Sous-utilisation des ressources

La sous-utilisation se produit lorsque vous ne tirez pas pleinement parti des compétences, du personnel ou même des équipements dont vous disposez pour mener à bien un projet. Cela peut entraîner des dérives de périmètre, des prévisions inexactes ou un manque d’engagement de la part des membres de l’équipe.

• Quelles en sont les causes ? Souvent, cette approche provient d’un manque de connaissance des ressources à votre disposition et de leur utilisation. Par exemple, si vous avez dans votre équipe quelqu’un de compétent en développement back-end mais que vous lui confiez des tâches front-end, il ou elle risque de se désengager du travail ou de ne pas être aussi efficace qu’il ou elle pourrait l’être. 
• Comment l’éviter ? L’une des meilleures façons d’éviter ce type de problème d’allocation des ressources est d’investir du temps et de l’énergie dans la cartographie des compétences et l’inventaire. Cela vous aidera à identifier les compétences requises déjà présentes ainsi que les ressources physiques ou numériques déjà disponibles.
• Comment y remédier ? Pour corriger la sous-utilisation des ressources, commencez par surveiller la répartition de la charge de travail, puis réaffectez stratégiquement vos ressources en conséquence. Cela vous fera finalement gagner plus de temps que si vous continuez dans ce schéma de sous-utilisation.

Étude de cas

Imaginez que vous travaillez sur un projet de création d’une nouvelle application pour un client dans le secteur du e-commerce. Vous souhaitez vous assurer d’utiliser les bonnes ressources pour mener à bien la mission mais vous avez une équipe relativement nouvelle que vous apprenez encore à connaître.

Après quelques jours, vous discutez avec un membre de votre équipe à qui vous avez confié le travail UI/UX et vous réalisez qu’il ou elle est en fait mieux adapté(e) au suivi des analyses et des métriques.

Une simple correction de trajectoire consiste à affecter ce membre de l’équipe à une partie du projet plus appropriée, à noter ses compétences dans votre outil de cartographie des compétences préféré, puis à informer le client du changement afin que tout le monde soit aligné.

En savoir plus : Vous souhaitez mieux gérer les ressources d’inventaire ? Découvrez notre liste des meilleurs outils de gestion des ressources d’inventaire.

Pourquoi résoudre les problèmes d’allocation des ressources ?

La principale raison pour laquelle vous devriez résoudre les problèmes d’allocation des ressources est qu’une répartition inefficace des ressources peut sérieusement freiner le succès du projet et impacter négativement votre équipe et votre organisation. Cela peut générer une expérience négative aussi bien pour votre équipe que pour votre client.

S’attaquer à la gestion des ressources et maîtriser l’allocation des ressources peut aider à rationaliser vos flux de travail tout en augmentant votre efficacité pour accomplir plus de tâches en moins de temps et avec moins de ressources. L’utilisation de bonnes méthodes d’allocation des ressources peut vous faire gagner beaucoup de temps et de ressources financières sur le long terme, moyennant une planification soigneuse et stratégique.

Cependant, cette technique de gestion des ressources est bien plus facile en théorie qu’à mettre en œuvre efficacement. 

Outils pour résoudre les problèmes d’allocation des ressources

Les outils logiciels sont la manière la plus simple d’allouer les ressources. Voici quelques avantages clés à utiliser des logiciels d’allocation des ressources :

• Visibilité accrue : Les outils d’allocation des ressources peuvent vous aider à identifier et suivre toutes vos compétences, membres d’équipe, ressources physiques et numériques, etc., afin que vous puissiez prendre des décisions rapidement et en toute confiance.
• Amélioration des capacités de planification et de programmation : Certains outils vous aideront à planifier non seulement les membres de l’équipe, mais aussi les outils à utiliser et à quel moment les membres devront mobiliser telle ou telle compétence durant le projet.
• Détection et résolution facile des problèmes d’allocation des ressources : L’une des fonctionnalités principales est la possibilité de signaler les problèmes d’allocation afin de les résoudre avant qu’ils ne deviennent plus graves.
• Prévision des ressources : Il existe des outils spécifiques de prévision pour vous aider à gérer les ressources de projet et maximiser votre utilisation des ressources.
• Suivi en temps réel : La possibilité de voir l’avancement en temps réel peut vous aider à gérer vos ressources de façon encore plus efficiente.
• Collaboration et communication : Certaines solutions avancées permettent d’assurer la communication dans un même espace afin que les acteurs du projet retrouvent tous les éléments essentiels au même endroit.

Voici quelques fonctionnalités clés des logiciels de gestion des ressources à rechercher lors du choix de l’outil adapté à vos projets :

1. Visibilité en temps réel : Vous devez pouvoir voir qui est disponible, leur charge de travail ainsi que leur capacité en temps réel. 
2. Planification détaillée des ressources : Votre logiciel d’allocation des ressources doit vous permettre de planifier les ressources pour des tâches et des durées spécifiques de projet avec des fonctionnalités telles que le glisser-déposer et la possibilité de visualiser les plannings.
3. Prévision de la demande : Vous devez être en mesure de prédire les besoins en ressources et de planifier la capacité en conséquence.
4. Suivi des compétences : Vous devez pouvoir suivre les compétences et savoir-faire de vos membres d’équipe, ce qui est essentiel pour leur attribuer les bonnes tâches. Les fonctionnalités permettant de taguer les employés avec leurs compétences et d’effectuer des recherches sur cette base peuvent améliorer l’efficacité de l’allocation des ressources.
5. Gestion financière : Il est essentiel de pouvoir suivre les budgets et coûts des projets. Cette fonctionnalité vous permet de contrôler les implications financières de vos décisions d’allocation des ressources et de veiller à ce que les projets restent dans les limites du budget.
6. Planification de la charge de travail : Un bon outil doit offrir une vue pour surveiller qui fait quoi, le temps alloué, les goulots d’étranglement potentiels et qui dispose de la capacité suffisante.
7. Automatisation de l’allocation des ressources : Une fonctionnalité simple mais efficace est la capacité d’automatiser vos processus de gestion des ressources. Automatiser l’attribution des tâches, comme avec des modules glisser-déposer, peut réduire l’effort manuel et améliorer l’efficacité.
8. Suivi de l’utilisation des ressources : Suivre l’efficacité d’utilisation des ressources est crucial pour l’optimisation. Trouver un outil qui vous aide à tirer profit de toutes les ressources à disposition est fondamental.
9. Outils de collaboration : Pour les équipes, en particulier à distance, les fonctionnalités facilitant la communication, le partage des tâches et des fichiers sont importantes pour rester aligné.
10. Planification de scénarios et modélisation : Certains outils avancés proposent de tester des scénarios « et si » afin de comprendre l’impact des changements sur l’allocation des ressources ou l’échéancier du projet. Cette fonctionnalité est particulièrement efficace pour les projets de grande envergure.

Et maintenant ?

Résoudre les problèmes d’allocation des ressources peut être assez intimidant, mais j’espère que cet article vous aura donné un nouvel élan pour relever ces défis de front. Si vous souhaitez en apprendre plus sur l’allocation ou la gestion des ressources, nous serions ravis de vous voir rejoindre notre communauté et de rejoindre des milliers d’autres chefs de projet digitaux sur notre Slack.