Comment choisir une méthodologie de gestion de projet d’entreprise
C'était au début des années 2000. Le fameux bug de l'an 2000 venait de passer sans trop de dégâts. À cette époque, je travaillais pour une société de services informatiques. Notre entreprise venait de lancer une initiative visant à améliorer la Méthodologie de Gestion de Projet d’Entreprise (EPMM) afin de la mettre en conformité avec le modèle CMM L5.
À ce moment-là, notre entreprise était certifiée CMM Niveau 3 et nous utilisions déjà notre propre méthodologie de gestion de projet, développée en interne sur la base des processus CMM L3. Notre objectif était d'améliorer les processus L3 et de mettre en place les processus L4 et L5.
Cela impliquait de créer de nouvelles directives ainsi que de modifier les consignes existantes fondées sur la méthodologie CMM L3. J'ai élaboré des directives et des livrables pour la Gestion du Changement Technologique.
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Alors, qu'est-ce qu'une méthodologie de gestion de projet d'entreprise (EPMM) exactement ?
Qu'est-ce que la gestion de projet d'entreprise ?
Les méthodes traditionnelles de gestion de projet se concentrent sur un projet unique avec des objectifs clairement définis, tandis que la gestion de projet d'entreprise (EPM) vise à gérer collectivement tous les projets d'une organisation.
L’EPM considère l’organisation dans son ensemble et non comme une somme de parties. Elle met en avant les objectifs stratégiques de l’entreprise afin de ne sélectionner que les projets alignés sur ces objectifs. Elle gère tous les projets de l'organisation ensemble et met en œuvre des stratégies de gestion de projet pour améliorer l’efficacité et l’efficience à grande échelle.
Les projets ne sont pas réalisés isolément dans une entreprise. Ils sont généralement organisés dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets (PPM). La gestion de portefeuille de projets d’entreprise (EPPM) aligne stratégiquement la gestion des portefeuilles, des programmes et des projets (souvent avec l’aide de logiciels EPPM) dans le but de créer des synergies pour générer de la valeur. Elle prend en charge toutes les actions suivantes :
- Mise en place d’un logiciel de gestion de projet d'entreprise ou d’un logiciel de gestion des flux de travail d'entreprise pour faciliter la gestion des projets par les chefs de projet, et pour aider la direction générale à suivre l’ensemble des projets de l’entreprise via une vue consolidée.
- Création d’un bureau de gestion de projet d’entreprise (EPMO) afin de centraliser et de coordonner les efforts liés à la gestion de projet.
- Sélection (ou développement) d'une EPMM et déploiement de celle-ci à l’échelle de l’entreprise.
- Formation des chefs de projet afin qu’ils maîtrisent efficacement l’EPMM et l’outil de gestion de projet choisi.
- Création d’un dépôt centralisé pour stocker et retrouver les différentes directives et livrables de gestion de projet.
- Amélioration continue des capacités de gestion de projet de l’entreprise.
En résumé, le but de l’EPM est d’augmenter l’efficacité et la qualité de la gestion de projet et de garantir que les projets apportent de la valeur à l’entreprise.
Qu'est-ce qu'une méthodologie de gestion de projet d'entreprise ?
Il existe des centaines, voire des milliers, de façons de gérer un projet. Le style de gestion varie selon les secteurs d’activité et d’un chef de projet à l’autre. Une EPMM harmonise et rassemble les différents styles de gestion de projet sous une seule et même méthodologie.
Une EPMM est un ensemble de principes, de procédures, de directives, de flux de travail et de techniques pour gérer les projets à l’échelle de toute l’organisation. Elle comprend également une collection de modèles, de listes de contrôle, de formulaires et d’autres livrables utilisés par le chef de projet d’entreprise désigné et le sponsor du projet pour gérer leurs projets.
Une EPMM coordonne, met en œuvre et rationalise les pratiques standards pour l’ensemble des projets au niveau de l’entreprise. Elle uniformise tous les éléments suivants de la gestion de projet :
- Identification, analyse, hiérarchisation, réponse et contrôle des risques
- Estimation de la durée, des coûts et des ressources
- Suivi et contrôle réguliers du projet
- Revues et évaluations périodiques du projet
- Gestion des ressources
- Gestion des incidents et mécanisme d’escalade
- Gestion de la qualité et prévention des défauts
- Amélioration continue
- Gestion des documents
- Gestion quantitative de projet
Avantages des méthodologies de gestion de projet d'entreprise
Alors que 25 % du produit intérieur brut (PIB) dans les pays développés est consacré aux projets, il n’existe généralement aucune cohérence dans la façon dont les différents projets sont gérés au sein d'une organisation. Cela conduit généralement à de la duplication et à un gaspillage d’efforts. Les organisations manquent souvent des opportunités rentables en raison de prises de décision incohérentes.
Le rapport Pulse of the Profession 2018 du Project Management Institute (PMI) a révélé que plus de 1 000 000 $ sont gaspillés toutes les 20 secondes. Ce chiffre équivaut à environ 2 000 milliards de dollars gaspillés chaque année. Les organisations peuvent contrôler ce gaspillage en mettant en œuvre une méthodologie de gestion de projet d'entreprise (EPMM).
En plus de contrôler le gaspillage, la mise en œuvre de l'EPMM peut permettre :
- Réduction des reprises
- Production de livrables de haute qualité
- Amélioration des compétences et de la productivité des ressources humaines
- Amélioration de la prévisibilité et réduction des risques projet
- Amélioration des livraisons des projets
- Réduction globale des coûts de projet et amélioration de la rentabilité de l’organisation
D’après l’Université Villanova, les entreprises qui basculent vers un modèle EPM augmentent leurs profits jusqu’à 20 %. Les cadres supérieurs d’une organisation doivent aligner stratégiquement les projets entre eux et demander aux chefs de projet de suivre la même méthodologie pour éviter les répétitions de travail, améliorer le taux de réussite des projets et réduire les échecs de projet.
Mise en œuvre d’une méthodologie de gestion de projet d’entreprise
La mise en place d’une nouvelle méthode de gestion de projet améliore non seulement l’efficacité d’une organisation, mais l’aide également à accroître ses capacités. Toutefois, il est important de choisir la méthodologie appropriée.
Il existe des milliers de méthodologies de gestion de projet publiées et il peut y avoir des dizaines de milliers de méthodologies non publiées ou propres aux entreprises. Et, n’oublions pas que la gestion de projet est un domaine en constante évolution où de nouvelles approches apparaissent chaque jour.
Trouver une méthodologie adaptée à une organisation revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. Toutefois, examinons quelques-unes des méthodologies les plus répandues.
De façon générale, les méthodologies de gestion de projet sont classées en trois catégories :
1. Méthodologies prédictives
Ces méthodologies sont utiles lorsqu’il existe un fort degré de certitude concernant les exigences et la technologie, et que les projets présentent peu de risques. Bien que le terme « prédictif » soit très répandu, ces méthodologies sont aussi appelées méthodologies dirigées par la planification, sérielles ou en cascade (« waterfall »).
Dans les projets qui utilisent ces méthodologies, les chefs de projet établissent la majeure partie du plan de projet d’entreprise au début du projet, et recueillent les exigences en amont.
Voici quelques-unes des méthodologies prédictives les plus populaires :
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)
PRINCE2 a d'abord été développé par le gouvernement britannique pour réaliser des projets informatiques. Elle reste adaptée aux grands projets orientés IT. Il s’agit d’une méthodologie de gouvernance de projet et, comme toute méthodologie de gestion de projet prédictive, elle découpe l’ensemble du projet en plusieurs étapes.
Cycle de Vie du Développement Logiciel (SDLC)
Le SDLC fait généralement référence à un ensemble de méthodologies traditionnelles qui suivent une approche par phases pour développer un nouveau logiciel ou réorganiser un logiciel existant. Dans ce cadre, un projet est généralement divisé en cinq phases : exigences, conception, développement, tests et mise en œuvre.
Les tâches sont totalement linéaires et suivent une approche structurée, chaque phase commençant séquentiellement après la fin de la phase précédente.
PRiSM (PRojects integrating Sustainable Methods)
La gestion de projet PRiSM est une méthodologie orientée principes, basée sur la norme P5 de durabilité en gestion de projet. Elle diffère des diverses méthodologies traditionnelles en intégrant des idées pour gérer le cycle de vie complet d’un actif et pas seulement le projet lui-même.
Son cycle de vie adopte une approche en cinq phases, incluant la planification pré-projet, l’adoption et l’intégration du produit/service. Les phases post-projet intègrent la réalisation des bénéfices.
2. Méthodologies Agiles
Une méthodologie Agile est utile lorsqu’il existe une faible certitude concernant les exigences ou la technologie, et les projets comportent un risque élevé. Les équipes utilisant ces méthodologies s’attendent à ce que les exigences évoluent continuellement tout au long du projet.
Par conséquent, une approche incrémentale et itérative est utilisée pour fournir des retours permettant une meilleure planification de la prochaine partie du projet. Les plans sont révisés et mis à jour de façon incrémentale à mesure que de nouvelles informations sont recueillies lors de la revue des livrables.
Quelles organisations devraient utiliser la gestion de projet agile ?
- Projets ayant de petites équipes
- Les changements d’exigences sont fréquents
- Les exigences ne peuvent pas être complètement définies à l’avance
- Les équipes sont matures et auto-organisées
Parmi les méthodologies Agiles populaires, on trouve :
Scrum
Le développement Scrum s’effectue autour de courtes itérations appelées sprints. Chaque sprint produit un incrément fonctionnel du produit, utilisable par les utilisateurs finaux. La durée d’un sprint est fixe et généralement très courte. En règle générale, un sprint dure 2 à 4 semaines, mais il peut également être prolongé au-delà.
Scrumban
Scrumban est une approche hybride. Comme son nom l’indique, elle combine les principes de Scrum et Kanban. Les principes Scrum sont utilisés pour l’exécution du projet tandis que les tâches individuelles sont sélectionnées dans le plan du sprint à partir des tableaux Kanban.
Son principal avantage est de permettre aux membres de l’équipe projet de tirer continuellement des tâches des tableaux Kanban en fonction de leur capacité/aptitude. Ils n’ont pas à planifier au préalable l’ensemble des tâches de chaque sprint.
Extreme Programming (XP)
Extreme Programming est utilisé dans les projets à rythme rapide et aux délais serrés. Cette approche adopte de courts cycles de développement avec des livraisons à la fin de chaque cycle.
Cela permet des réponses rapides et une productivité maximale. Elle s’appuie sur un ensemble défini de règles que tous les membres de l’équipe projet doivent suivre. Ces règles sont fondées sur cinq valeurs : simplicité, communication, feedback, respect et courage.
Crystal
Contrairement à d’autres méthodologies, Crystal ne se concentre pas sur les outils et processus. Elle a été conçue par IBM pour améliorer les résultats de projets en mettant l’accent sur les personnes et leur manière d’interagir.
Plus précisément, elle porte sur les compétences, l’aptitude, la capacité et la collaboration entre les membres de l’équipe. Il s’agit d’une méthodologie légère et facilement personnalisable.
Elle est assez similaire à Scrum car le travail s’effectue dans une période définie, laquelle comprend des boucles de rétroaction afin de faire progresser le projet. Cette méthodologie pourrait ne pas convenir aux équipes virtuelles car elle nécessite une communication fréquente et un brainstorming régulier.
3. Méthodologies à But Spécifique
En dehors des méthodologies couvrant l’ensemble du cycle de vie du projet, il existe des méthodologies utiles à des segments spécifiques d’un projet, par exemple la planification ou la gestion des risques. Parmi les méthodologies connues de cette catégorie, on compte :
Méthode du Chemin Critique (CPM)
CPM n'est pas une méthodologie de gestion de projet globale. Il s'agit plutôt d'une méthodologie de planification qui aide à élaborer et suivre un calendrier de projet optimisé. Elle repose sur le principe du chemin critique, défini comme étant le chemin le plus long pour terminer le projet dans le temps le plus court possible.
Elle consiste à identifier le prédécesseur et le successeur d’une activité de projet et à créer un diagramme de réseau pour déterminer le chemin critique du projet. Le CPM présente certains inconvénients majeurs : il utilise des estimations optimistes de la durée, fait un usage incorrect des marges et suppose un approvisionnement illimité en ressources.
Gestion de projet par chaîne critique (CCPM)
Tout comme le CPM, la CCPM est également une méthodologie de planification. La CCPM utilise le CPM comme méthodologie sous-jacente mais tente d’en éliminer les inconvénients. Elle évite les marges sur les tâches mais utilise trois types de marges pour pallier les faiblesses du CPM : les marges d’alimentation, les marges projet et les marges de ressources.
Kanban
Kanban utilise une série de tableaux pour représenter le flux de travail du projet. Ces tableaux sont des éléments visuels qui contiennent un carnet de tâches prédéfini du projet. Le travail est extrait de ce carnet de manière continue par les membres de l'équipe, selon leur capacité et leurs compétences.
Le travail est déplacé à travers une série de colonnes sur le tableau. Chaque colonne représente une étape du processus global du projet. Kanban est excellent pour suivre l’avancement d’un projet car il offre un aperçu visuel de l’état d’avancement de chaque élément à un moment donné.
Comment choisir une méthodologie de gestion de projet d'entreprise pour votre organisation
La gestion de projet d’entreprise se concentre sur les missions essentielles et les objectifs stratégiques de l’organisation. C’est pourquoi le choix d’une EPMM débute par une analyse détaillée des projets en cours, de la culture organisationnelle et des facteurs environnementaux de l’entreprise.
Il n’existe pas de meilleure méthode de gestion de projet qui puisse répondre à tous les scénarios problématiques, surtout dans le cas des grandes entreprises. Le choix d’une EPMM varie en fonction des besoins de chaque organisation. Ce qui fonctionne dans un secteur peut ne pas convenir à un autre.
Les entreprises doivent déterminer quelle méthodologie convient le mieux à leur activité. Elles doivent privilégier la cohérence et la reproductibilité dans la gestion des projets et des processus.
Pensez à considérer ces questions lors du choix de votre EPMM :
- À quel secteur d’activité appartient votre entreprise et quelles sont les bonnes pratiques générales dans ce secteur ?
- Quel type de projets votre organisation mène-t-elle ?
- Quelles compétences et qualifications possèdent vos employés et quelle formation sera nécessaire avant la mise en œuvre d’une nouvelle méthodologie ?
- Quel budget et quel délai pouvez-vous consacrer à la mise en œuvre ?
- Votre organisation gère-t-elle généralement des projets complexes ?
- Quelle est la taille de votre organisation ? Une seule EPMM peut-elle être appliquée à toute l’entreprise ?
- Quelle est la fréquence habituelle des changements dans vos projets ? Peuvent-ils être pris en compte avec des méthodologies traditionnelles ?
- Quelle est la préférence de la direction générale, du chef de projet et des autres parties prenantes ?
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