Comment choisir une méthodologie de gestion de projets d’entreprise
Nous étions au début de l’année 2000. Le très redouté problème de l’an 2000 venait de nous épargner sans trop de difficultés. À cette époque, je travaillais pour une entreprise de services informatiques. Notre entreprise venait de lancer une initiative visant à mettre à niveau la méthodologie de gestion de projets d’entreprise (EPMM), conformément au modèle CMM L5.
À cette époque, notre entreprise était certifiée CMM niveau 3 et nous utilisions déjà notre propre méthodologie de gestion de projets, développée en interne et fondée sur les processus CMM L3. Notre objectif était d’améliorer les processus L3 et de créer les processus L4 et L5.
Cette initiative impliquait la création de nouvelles directives ainsi que la modification des directives existantes, en complément de la méthodologie fondée sur le CMM L3. J’ai élaboré des directives et des artefacts pour la gestion des changements technologiques.
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Alors, qu’est-ce qu’une méthodologie de gestion de projets d’entreprise (EPMM) exactement ?
Qu’est-ce que la gestion de projets d’entreprise ?
Les méthodes traditionnelles de gestion de projets se concentrent sur un seul projet aux objectifs clairement définis, tandis que la gestion de projets d’entreprise (EPM) vise à gérer collectivement tous les projets d’une organisation.
L’EPM considère l’organisation dans son ensemble, et non comme une somme de parties. Elle donne la priorité aux objectifs stratégiques de l’entreprise et les met en évidence afin de ne retenir que les projets alignés sur les objectifs de l’organisation. Elle gère tous les projets de l’organisation de manière coordonnée et met en œuvre des stratégies de gestion de projets pour améliorer l’efficacité et l’efficience à grande échelle.
Les projets ne sont pas réalisés de manière isolée au sein d’une organisation. Ils sont généralement organisés dans le cadre de la gestion de portefeuille de projets (PPM). La gestion de portefeuille de projets d’entreprise (EPPM) aligne stratégiquement la gestion des portefeuilles, des programmes et des projets (généralement avec l’aide d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets d’entreprise) afin de créer des synergies génératrices de valeur. Elle comprend toutes les activités suivantes :
- Mise en œuvre d’un logiciel de gestion de projets d’entreprise ou d’un logiciel de gestion des flux de travail d’entreprise pour aider les chefs de projet à gérer efficacement leurs projets et permettre à la direction de suivre tous les projets de l’entreprise grâce à une vue consolidée.
- Mise en place d’un bureau de gestion de projets d’entreprise (EPMO) afin de centraliser et de coordonner les efforts de gestion de projets.
- Choix ou élaboration d’une EPMM et déploiement de celle-ci dans toute l’entreprise.
- Formation des chefs de projet à l’utilisation efficace de l’EPMM et de l’outil de gestion de projets choisi.
- Création d’un référentiel central pour stocker et récupérer diverses directives et divers artefacts de gestion de projets.
- Amélioration continue des capacités de gestion de projets de l’entreprise.
En bref, l’objectif de l’EPM est d’accroître l’efficacité et la qualité de la gestion de projets et de veiller à ce que les projets créent de la valeur pour l’entreprise.
Qu’est-ce qu’une méthodologie de gestion de projets d’entreprise ?
Il existe des centaines, voire des milliers, de façons de gérer un projet. Le style de gestion varie d’un secteur à l’autre et diffère selon chaque chef de projet. Une EPMM harmonise et regroupe différents styles de gestion de projets sous une même structure.
Une EPMM est un ensemble de principes, de procédures, de directives, de flux de travail et de techniques permettant de gérer les projets dans toute une organisation. Elle comprend également un ensemble de modèles, de listes de contrôle, de formulaires et d’autres artefacts utiles utilisés par le chef de projet d’entreprise désigné et le commanditaire du projet pour gérer leurs projets.
Une EPMM coordonne, met en œuvre et rationalise les pratiques standard pour l’ensemble des projets au niveau de l’entreprise. Elle normalise tous les éléments suivants de la gestion de projets :
- Identification, analyse, hiérarchisation, réponse et contrôle des risques
- Estimation de la durée, des coûts et des ressources
- Suivi et contrôle réguliers du projet
- Revues et évaluations périodiques du projet
- Gestion des ressources
- Gestion des problèmes et mécanisme d’escalade
- Gestion de la qualité et prévention des défauts
- Amélioration continue
- Gestion des documents
- Gestion quantitative de projet
Avantages des méthodologies de gestion de projet d’entreprise
Alors que 25 % du produit intérieur brut (GDP) des pays développés sont consacrés à la réalisation de projets, il n’existe généralement aucune cohérence dans la manière dont les différents projets sont gérés au sein d’une organisation. Cela entraîne généralement une duplication et un gaspillage des efforts. Les organisations manquent souvent des opportunités rentables en raison d’une prise de décision incohérente.
Le rapport Le pouls de la profession 2018 du Project Management Institute (PMI) a révélé que plus de $1,000,000 est gaspillé toutes les 20 secondes. Ce chiffre équivaut à environ $2 billions gaspillés chaque année. Les organisations peuvent contrôler ce gaspillage en mettant en œuvre un EPMM.
En plus de maîtriser le gaspillage, la mise en œuvre d’un EPMM peut entraîner :
- Une réduction des reprises
- La production de livrables de grande qualité
- L’amélioration des compétences et de la productivité des ressources humaines
- L’amélioration de la prévisibilité et la réduction des risques liés aux projets
- L’amélioration de la réalisation des projets
- Une réduction globale des coûts des projets et une amélioration de la rentabilité de l’organisation
Selon l’université de Villanova, les entreprises qui adoptent un modèle EPM augmentent leurs bénéfices jusqu’à 20 %. Les cadres supérieurs d’une organisation doivent aligner stratégiquement les projets les uns avec les autres et demander aux chefs de projet de suivre la même méthodologie afin d’éviter la répétition du travail, d’améliorer les taux de réussite des projets et de réduire les échecs des projets.
Mettre en œuvre une méthodologie de gestion de projet d’entreprise
La mise en œuvre d’une nouvelle méthode de gestion de projet améliorera non seulement l’efficacité d’une organisation, mais l’aidera également à accroître ses capacités. Toutefois, il est important de choisir la bonne méthodologie.
Il existe des milliers de méthodologies de gestion de projet publiées, ainsi que peut-être des dizaines de milliers de méthodologies non publiées et propres aux entreprises. Et n’oublions pas que la gestion de projet est un domaine en évolution, dans lequel de nouvelles approches sont proposées chaque jour.
Trouver une méthodologie adaptée à une organisation revient à chercher une aiguille dans une botte de foin. Néanmoins, examinons quelques-unes des méthodologies populaires.
D’une manière générale, les méthodologies de gestion de projet sont classées en trois catégories :
1. Méthodologies prédictives
Ces méthodologies sont utiles lorsque les exigences et la technologie sont très prévisibles et que les projets présentent peu de risques. Bien que le terme « prédictives » soit très répandu, ces méthodologies sont également appelées méthodologies axées sur le plan, séquentielles ou en cascade.
Dans les projets qui utilisent ces méthodologies, les chefs de projet élaborent la majeure partie du plan de projet d’entreprise au début d’un projet et recueillent les exigences en amont.
Voici quelques-unes des méthodologies prédictives populaires :
PRINCE2 (Projets dans des environnements contrôlés)
PRINCE2 a été initialement développé par le gouvernement britannique pour exécuter des projets informatiques. Il reste adapté aux projets informatiques de grande envergure. Il s’agit d’une méthodologie de gouvernance de projet et, comme tout cadre de gestion de projet prédictif, il divise l’ensemble du projet en plusieurs étapes.
Cycle de vie du développement logiciel (SDLC)
SDLC désigne généralement un ensemble de méthodologies traditionnelles qui suivent une approche par phases pour développer un nouveau logiciel ou réorganiser un logiciel existant. Dans ce cadre, un projet est généralement divisé en cinq phases : exigences, conception, développement, tests et mise en œuvre.
Les tâches sont entièrement linéaires et suivent une approche structurée, chaque phase commençant successivement après l’achèvement de la phase précédente.
PRiSM (Projets intégrant des méthodes durables)
La gestion de projet PRiSM est une méthodologie axée sur les principes, fondée sur la norme P5 de durabilité dans la gestion de projet. Elle se distingue de diverses méthodologies traditionnelles, car elle intègre des idées pour gérer le cycle de vie complet d’un actif, et pas seulement le projet.
Son cycle de vie suit une approche en cinq phases comprenant la planification préalable au projet, l’adoption du produit ou du service et l’intégration. Les phases postérieures au projet intègrent la réalisation des bénéfices.
2. Méthodologies agiles
Une méthodologie agile est utile lorsque le degré de certitude concernant les exigences ou la technologie est faible et que les projets présentent un risque plus élevé. Les équipes qui utilisent ces méthodologies s’attendent à ce que les exigences évoluent continuellement tout au long du projet.
Par conséquent, une approche incrémentale et itérative est utilisée afin de recueillir des commentaires et de mieux planifier la prochaine partie du projet. Les plans sont révisés et mis à jour progressivement à mesure que de nouvelles informations deviennent disponibles lors de l’examen des livraisons.
Quelles organisations devraient utiliser la gestion de projet agile ?
- Les projets impliquant une petite équipe
- Les exigences changent fréquemment
- Les exigences ne peuvent pas être entièrement définies au préalable
- Les équipes sont matures et autonomes
Voici quelques-unes des méthodologies agiles les plus populaires :
Scrum
Le développement avec Scrum s’effectue autour de courtes itérations, appelées sprints. Chaque sprint fournit un produit fonctionnel incrémental qui peut être utilisé par les utilisateurs finaux. La durée d’un sprint est fixe et généralement très courte. La durée d’un sprint est généralement de 2 à 4 semaines, mais elle peut également être plus longue.
Scrumban
Scrumban est une approche hybride. Comme son nom l’indique, elle combine Scrum et Kanban. Dans ce cadre, les principes de Scrum sont utilisés pour l’exécution du projet, tandis que les tâches individuelles sont ajoutées au plan du sprint depuis les tableaux Kanban.
Son principal avantage est de permettre aux membres de l’équipe projet de sélectionner continuellement des tâches à partir des tableaux Kanban en fonction de leur capacité/de leurs compétences. Ils n’ont pas à décider du travail à effectuer pour chaque sprint au début.
Programmation extrême (XP)
La programmation extrême est utilisée dans les projets menés à un rythme soutenu et soumis à des délais stricts. Cette approche utilise de courts cycles de développement, avec une mise en production à la fin de chaque cycle.
Cela permet d’accélérer l’exécution et de maximiser la productivité. Elle intègre un ensemble défini de règles que tous les membres de l’équipe projet doivent suivre. Ces règles reposent sur cinq valeurs : simplicité, communication, retour d’information, respect et courage.
Crystal
Contrairement à d’autres méthodologies, Crystal ne se concentre pas sur les outils et les processus. Elle a été conçue par IBM pour améliorer les résultats des projets en concentrant les efforts sur les personnes et leur manière d’interagir.
Plus précisément, elle s’intéresse aux compétences, à l’aptitude, à la capacité et à la collaboration entre les membres de l’équipe. Il s’agit d’une méthodologie légère qui peut être facilement personnalisée.
Elle est quelque peu similaire à Scrum, car le travail est réalisé sur une période définie, qui comprend des boucles de retour d’information pour faire progresser le projet. Elle peut ne pas convenir aux équipes virtuelles, car elle nécessite une communication fréquente et des séances régulières de réflexion collective.
3. Méthodologies à usage spécifique
Outre les méthodologies couvrant l'intégralité du cycle de vie d'un projet, certaines méthodologies sont utiles pour des segments spécifiques d'un projet, par exemple la planification et la gestion des risques. Voici quelques-unes des méthodologies populaires de cette catégorie :
Méthode du chemin critique (CPM)
La CPM n'est pas une méthodologie couvrant l'ensemble du projet. Il s'agit plutôt d'une méthodologie de planification qui aide à élaborer et à suivre un calendrier de projet optimisé. Elle repose sur le principe du chemin critique, qui peut être défini comme le chemin le plus long pour achever le projet dans le délai le plus court possible.
Elle consiste à identifier les prédécesseurs et les successeurs d'une activité du projet, puis à créer un diagramme de réseau afin de déterminer le chemin critique du projet. La CPM présente certains inconvénients importants : elle utilise des estimations de durée optimistes, exploite mal les marges et suppose que les ressources sont disponibles en quantité illimitée.
Gestion de projet par chaîne critique (CCPM)
Tout comme la CPM, la CCPM est également une méthodologie de planification. La CCPM utilise la CPM comme méthodologie sous-jacente, mais tente d'en éliminer les inconvénients. Elle évite les marges de tâche, mais utilise trois types de marges pour remédier aux inconvénients de la CPM : les marges d'alimentation, les marges de projet et les marges de ressources.
Kanban
Kanban utilise une série de tableaux pour représenter le flux de travail du projet. Les tableaux sont des éléments visuels qui contiennent un carnet de produit prédéfini. Les membres de l'équipe prélèvent continuellement le travail dans le carnet en fonction de leur capacité et de leurs compétences.
Le travail circule à travers une série de colonnes sur le tableau. Chaque colonne représente une étape du processus global du projet. Kanban est particulièrement adapté au suivi de l'avancement d'un projet, car il fournit une vue d'ensemble visuelle de la situation de chaque élément de travail à un moment donné.
Comment choisir une méthodologie de gestion de projet d'entreprise pour votre organisation
La gestion de projet d'entreprise se concentre sur les missions fondamentales et les objectifs stratégiques de l'organisation. Par conséquent, le choix d'une méthodologie de gestion de projet d'entreprise commence par un examen détaillé des projets actuels de l'entreprise, de sa culture organisationnelle et des facteurs environnementaux de l'entreprise.
Il n'existe pas de méthode unique de gestion de projet capable de répondre à tous les scénarios problématiques, en particulier lorsqu'il s'agit de grandes entreprises. Le choix d'une méthodologie de gestion de projet d'entreprise variera en fonction des besoins de chaque organisation. Ce qui fonctionne bien dans un secteur peut ne pas convenir dans un autre.
Les entreprises doivent déterminer quelle méthodologie est la plus adaptée à leur activité. Elles doivent privilégier la cohérence et la reproductibilité dans la gestion des projets et des processus.
Posez-vous les questions suivantes lors de la finalisation d'une méthodologie de gestion de projet d'entreprise :
- À quel secteur votre entreprise appartient-elle et quelles sont les bonnes pratiques générales dans votre secteur ?
- Quels types de projets votre organisation entreprend-elle ?
- De quelles compétences disposent vos employés et quelle formation devra être dispensée avant la mise en œuvre d'une nouvelle méthodologie ?
- De quel budget et de quel délai disposez-vous pour la mise en œuvre ?
- Votre organisation entreprend-elle généralement des projets complexes ?
- Quelle est la taille de votre organisation ? Une seule méthodologie de gestion de projet d'entreprise peut-elle être mise en œuvre dans toute l'organisation ?
- À quelle fréquence les changements surviennent-ils habituellement dans vos projets ? Peuvent-ils être pris en charge à l'aide de méthodologies traditionnelles ?
- Quelles sont les préférences de la direction, du chef de projet et des autres parties prenantes du projet ?
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