Top 4 indicateurs d’utilisation des ressources et comment les mesurer
Dans l’agitation du quotidien d’un projet, il est facile de se perdre dans les détails et d’oublier de prendre du recul. Les indicateurs d’utilisation des ressources peuvent constituer un outil important pour gérer les ressources d’un projet et surveiller la santé des projets et du portefeuille.
Qu’est-ce que la gestion des ressources ?
La gestion des ressources du projet est une part essentielle des responsabilités d’un chef de projet. Elle consiste à constituer et à gérer les membres de l’équipe projet, et à prévoir les ressources et les fournitures nécessaires à la réalisation des travaux du projet. Pour gérer efficacement les ressources d’un projet, il faut prendre en compte la disponibilité des ressources, l’allocation des ressources et la gestion des ressources. Considérez ces termes clés comme suit :
- Disponibilité des ressources : le temps que les personnes peuvent, en théorie, consacrer à un projet
- Allocation des ressources : le temps que les personnes consacrent réellement au travail sur le projet
- Gestion des ressources : l’optimisation des ressources allouées pendant un projet.
Principaux indicateurs d’utilisation des ressources
Les chefs de projet analysent les indicateurs d’utilisation des ressources, dans le cadre de l’analyse des ressources, afin de comprendre quelles ressources sont utilisées, comment elles le sont et si leur utilisation est pertinente. L’objectif est d’identifier les utilisations inefficaces des ressources, puis d’élaborer une stratégie pour améliorer l’utilisation des ressources.
Déverrouillez gratuitement
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de leaders innovants qui accèdent à des outils, des méthodes et des idées pour prospérer à l’ère de l’IA.
Have an account? Log In
Mais quels indicateurs de performance sont les plus importants à suivre ? Voici une liste de principaux indicateurs d’utilisation des ressources qui peuvent constituer un bon point de départ. Ils sont utiles pour déterminer si les ressources sont exploitées de manière optimale.
N’oubliez pas que cette liste n’est pas exhaustive. Vous pourriez trouver d’autres indicateurs ou stratégies plus pertinents pour vos projets, équipes et votre entreprise.
1. Utilisation des ressources
Il s’agit d’une répartition et d’une analyse du nombre d’heures disponibles pour un membre d’équipe et du temps qu’il consacre à chaque projet. On l’appelle également taux d’utilisation facturable.
Le moyen le plus simple de déterminer votre taux d’utilisation consiste à utiliser la formule suivante :
Heures travaillées / Heures disponibles = Taux d’utilisation
Le taux d’utilisation se base sur le temps qu’un membre d’équipe consacre à un projet par rapport au temps qui lui est attribué. Vous pouvez le considérer comme le rapport entre les heures facturables et les heures disponibles. Voici un exemple :
36 heures travaillées / 40 heures disponibles = 90 pour cent de taux d’utilisation pour le membre de l’équipe
2. Vitesse de montée en charge
La vitesse de montée en charge mesure le temps nécessaire à un membre d’équipe pour atteindre son taux d’utilisation des ressources cible. Si cette vitesse est trop lente, il se peut que la personne ait besoin d’une formation ou d’un accompagnement supplémentaire. Cela peut aussi révéler la nécessité d’améliorer votre processus d’intégration pour les nouveaux employés.
3. Variance d’effort
La variance d’effort compare les heures prévues et les heures réellement travaillées. Elle peut se calculer par ressource, par projet ou par service. Cet indicateur est utile pour déterminer combien d’heures un projet nécessite. Les tendances repérées grâce à ces données peuvent aider les responsables dans la planification de projet.
4. Variance de coût
La variance de coût fournit des informations budgétaires. Les chefs de projet calculent la variance de coût en comparant les dépenses réelles aux coûts estimés. Cet indicateur permet de savoir si les projets respectent le budget et comment ils peuvent impacter la rentabilité.
Objectifs SMART et indicateurs d’utilisation des ressources
Alors que les chefs de projet suivent les indicateurs d’utilisation des ressources, il est important de se fixer des objectifs liés à ces indicateurs et de les atteindre.
Définir des objectifs et des repères aide à garantir une utilisation efficace des ressources et un respect des budgets et délais. Chaque objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et limité dans le temps—d’où l’acronyme SMART.
Spécifique
Les membres de l'équipe ne peuvent pas atteindre un objectif s'il n'est pas clairement défini. Qui est impliqué, que cherchent-ils à accomplir, quand doivent-ils y parvenir, quels obstacles et/ou exigences freineront leur progression, et pourquoi doivent-ils atteindre cet objectif ?
Mesurable
Quelle est la mesure du succès ? Il n'existe pas de définition unique pour répondre à cette question, et elle varie selon le projet. Réfléchissez à l'objectif et à ce à quoi ressemble la réussite. Des données comme les revenus, les rapports automatisés, les sondages et les livrables sont de bons indicateurs de succès.
Atteignable
Quelle est l'importance de l'objectif et comment peut-il être accompli ? L'équipe dispose-t-elle des outils et des compétences nécessaires pour y parvenir ? Sinon, que peut-on faire pour la soutenir ?
Pertinent
Comment le projet et ses objectifs s'intègrent-ils avec le reste des objectifs de l'entreprise ? Les deux doivent être clairement alignés avec la société.
Délimité dans le temps
Quelle est la date limite pour atteindre l'objectif ? À quoi ressemblent les progrès à mi-parcours ?
Exemple d'objectif SMART
Un exemple peut aider à distinguer un objectif SMART d'un, eh bien, moins smart.
Exemple : Sarah publiera 18 contenus créatifs sur son site web personnel d'ici la fin du troisième trimestre 2022 afin d'augmenter ses lecteurs mensuels de 10 %.
Pour atteindre cet objectif, elle allouera 4 heures par semaine à la création de contenu, en début de matinée, les samedis et dimanches, afin de réduire le risque de distraction.
Cet objectif est important car il répond à son envie de consacrer plus de temps à des activités créatives pour améliorer son bien-être émotionnel.
Cet objectif est SMART car il est quantifiable, avec une échéance définie. Il inclut également un contexte sur son importance relative et son alignement avec les objectifs globaux.
Si cet exemple trouve écho dans votre travail, vous devriez vous intéresser à la gestion créative des ressources et à la gestion des ressources en agence, deux stratégies essentielles pour optimiser la façon dont les équipes créatives et les agences allouent leurs talents et leur temps.
L’importance des indicateurs d’utilisation des ressources
Les indicateurs d'utilisation des ressources sont des signes importants de la santé d'un projet et contribuent également à assurer un financement et un soutien appropriés. Imaginez les scénarios suivants :
- Surveiller la santé du projet. Les tâches du projet avancent selon le plan, mais vous sentez que les efforts fournis pour respecter le calendrier sont bien trop importants. Les indicateurs d’utilisation des ressources vous aident à quantifier l’impact sur les résultats de votre projet et à corriger le tir avant que ce problème d’allocation des ressources ne devienne ingérable. Cela peut signifier réajuster le planning, identifier des gains opérationnels et/ou recourir à des ressources moins coûteuses.
- Optimiser l’allocation des ressources sur votre portefeuille. L’analyse des données de ressources permet de déterminer si les gestionnaires peuvent redistribuer des ressources excédentaires vers d’autres projets nécessitant un soutien supplémentaire. En tant que chef de projet, vous êtes sans doute au fait des compétences et des aspirations professionnelles de votre équipe, et pouvez recommander des missions motivantes qui augmentent donc la motivation, la productivité et la santé globale du portefeuille.
- Améliorer la sélection des projets. Les indicateurs de performance sont également utiles pour décider s’il faut abandonner un projet. À l’inverse, une application rigoureuse des indicateurs d’utilisation des ressources peut justifier le maintien de certains projets.
Comment suivre les indicateurs d’utilisation des ressources
Pour les petits projets ou départements, un chef de projet peut suivre l'utilisation des ressources à l'aide d'un simple tableau Excel (pensez à la liste des membres de l'équipe avec les heures travaillées par jour).
Puisque la mise à jour des indicateurs d'utilisation des ressources peut prendre du temps, je recommande d'établir un rythme raisonnable.
Lorsque je faisais du conseil, j'extrayais des rapports financiers mensuellement pour comprendre combien d'heures les membres de l'équipe consacraient au projet par rapport aux estimations prévues au départ (des logiciels de gestion des ressources peuvent aider ici !)
À l'approche de la fin d'un projet ou en attendant un financement, j'augmentais la fréquence à toutes les deux semaines, toutes les semaines, voire tous les jours, afin de tenir les parties prenantes informées de la situation financière et, surtout, d'éviter les dépassements de coûts.
Logiciel de gestion des ressources
Les logiciels de gestion des ressources sont des outils inestimables que les chefs de projets peuvent utiliser pour recueillir les données de ressources et les analyser afin d’optimiser leur utilisation.
Dans certains cas, un tableur peut suffire (comme celui-ci pour le suivi de l’allocation des ressources), mais pour des projets plus complexes nécessitant davantage de ressources, il est préférable d’opter pour un logiciel de gestion des ressources dédié.
Fonctionnalités des logiciels de gestion des ressources
Lorsque vous choisissez le logiciel de gestion des ressources le plus adapté à votre organisation, vérifiez que celui-ci inclut ces principales fonctionnalités de gestion des ressources :
- Visualisation de la disponibilité des ressources et de leur allocation entre les membres de l’équipe
- Planification des ressources
- Intégration avec des logiciels de feuilles de temps
- Allocation automatisée des ressources basée sur des paramètres que vous définissez
- Alertes en cas de changements inattendus dans les indicateurs de performance
- Possibilité de définir différents niveaux d’autorisations selon les groupes d’utilisateurs.
More Articles
Quel est le meilleur logiciel de gestion des ressources ?
Il est difficile de déterminer quel est le meilleur logiciel de gestion des ressources — cela dépend de nombreux facteurs, tels que les objectifs du projet, la taille de votre organisation et la nature de votre activité.
Découvrez comment choisir un logiciel de gestion des ressources adapté à vos besoins spécifiques, et consultez notre liste des meilleures options actuellement disponibles sur le marché.
Ou bien, découvrez comment choisir le bon logiciel de gestion des ressources pour vos besoins ici.
Autres types de logiciels
Vous pouvez associer un logiciel de gestion des ressources à d’autres types de logiciels pour faciliter le suivi et la réalisation de diverses tâches. Parmi les exemples, on trouve les logiciels de planification de projet, les logiciels de gestion des ressources marketing, les logiciels de suivi des ressources et les logiciels de gestion de projet.
Bien que certains considèrent que le logiciel est la seule solution pour suivre les ressources, il convient de rappeler que les tableurs et bases de données peuvent également remplir cette fonction.
La différence réside dans le coût et le temps. Il est possible de relever ce défi par soi-même, mais sans l’utilisation d’un logiciel de gestion des ressources, cela finira inévitablement par empiéter sur votre temps disponible.
Gérer une quantité colossale de données
Les indicateurs d’utilisation des ressources exigent une attention constante, mais les informations qu’ils fournissent protègent les membres de l’équipe, les ressources et les projets contre le gaspillage.
Ces indicateurs contribuent également à piloter les projets depuis leur lancement jusqu’à leur achèvement, et même au-delà. Les métriques sont indispensables dans un environnement en constante évolution et piloté par la technologie.
Pour obtenir davantage d’aide sur les indicateurs d’utilisation des ressources, les bonnes pratiques de gestion des ressources ou sur d’autres sujets relatifs à la gestion de projets numériques, abonnez-vous à la newsletter The Digital Project Manager.
