Rédiger un rapport d’avancement de projet en 10 étapes simples (+ modèle)

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement de projet ?

Un rapport d’avancement de projet est un document qui fournit un état des lieux ponctuel de votre projet. Il présente les efforts essentiels pour l’entreprise, les progrès réalisés et les risques associés à un projet.

La création de rapports d’avancement fondés sur les bonnes pratiques de gestion de projet aide à tenir les parties prenantes informées et à maintenir les projets sur la bonne voie.

Pour commencer, voici un résumé vidéo :

Project Status Reports: Everything you need to know and more!

Exemple de rapport d’avancement de projet

Voici à quoi devrait ressembler un rapport d’avancement de projet réussi. Vous trouverez ci-dessous une capture d’écran de la première page d’un exemple de rapport d’avancement. Devenez membre de DPM pour accéder à la version complète.

Types de rapports d’avancement de projet

Les rapports d’avancement de projet peuvent varier selon la fréquence à laquelle les équipes communiquent les mises à jour. La fréquence de production de rapports appropriée dépend de la complexité du projet, des besoins des parties prenantes et de la rapidité avec laquelle les priorités du projet évoluent.

Type de rapport d’avancement de projet	Présentation	Idéal pour	Principaux sujets
Rapport d’avancement hebdomadaire	Mise à jour opérationnelle à court terme partagée fréquemment pendant la réalisation active du projet	Projets évoluant rapidement et travaux de réalisation en cours	Tâches terminées, travaux à venir, obstacles, risques et priorités à court terme
Rapport d’avancement mensuel	Mise à jour de haut niveau sur les progrès qui résume les évolutions majeures sur une période de présentation de rapports plus longue	Projets à long terme et rapports destinés à la direction	État du budget, progression des étapes clés, mises à jour du calendrier et risques de haut niveau
Rapport d’avancement trimestriel	Rapport de performance stratégique axé sur les résultats à long terme, les tendances et l’impact sur l’entreprise	Rapports destinés aux dirigeants ou au niveau du portefeuille	Objectifs stratégiques, KPI, résultats pour l’entreprise et tendances de performance à long terme

Rapports d’avancement internes et externes

Les rapports d’avancement de projet doivent également être adaptés au public qui les consulte. Les parties prenantes internes et externes ont souvent besoin de niveaux de détail et de contexte différents.

Aspect	Rapports d’état internes	Rapports d’état externes
Public principal	Équipes de projet, responsables de service et parties prenantes internes	Clients, sponsors, dirigeants ou parties prenantes externes
Niveau de détail	Plus détaillé et opérationnel	Plus synthétique et de haut niveau
Objectif principal	Gestion des tâches et avancement, problèmes liés au flux de travail, coordination de l’équipe et risques de livraison	Jalons, approbations, impact commercial et avancement global du projet
Ton	Transparent et axé sur l’équipe	Concis, professionnel et adapté aux parties prenantes
Risques et problèmes	Inclut les blocages, retards et préoccupations opérationnelles détaillés	Se concentre sur les risques majeurs et les impacts pertinents pour les parties prenantes
Objectif du rapport	Aider les équipes à gérer l’exécution et la livraison	Tenir les parties prenantes informées et alignées sur l’état du projet

Que contient un rapport d’état de projet ?

Dans votre rapport d’état, vous souhaiterez probablement inclure les informations suivantes :

Section du rapport d’état du projet	Éléments à inclure
Nom du projet/nom du client	Le nom du projet, le nom du client, la période couverte par le rapport et les informations générales sur le projet
Vision du projet	Un bref résumé de l’objectif du projet, de l’objectif commercial ou du résultat souhaité
État du projet	L’état actuel du projet à l’aide d’indicateurs rouges, jaunes ou verts, y compris les problèmes liés au budget ou au calendrier
Travail terminé	Les tâches clés, livrables, approbations ou jalons achevés au cours de la période couverte par le rapport
Travail à venir	Les tâches, priorités, livrables ou travaux prévus pour la prochaine période couverte par le rapport
Problèmes et obstacles	Les blocages, risques, retards, dépendances ou problèmes actuels qui affectent l’avancement du projet
Jalons à venir	Les échéances importantes, revues, lancements, approbations ou jalons majeurs du projet à venir

Voici à quoi ressemble le produit final :

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Éléments facultatifs à inclure selon votre projet

• Liens vers votre calendrier du projet
• Liens vers les livrables terminés
• Actions à entreprendre
• GIF amusants, liens vers les listes de lecture de l’équipe, etc.
• Remerciements ou mentions hebdomadaires adressés aux membres de l’équipe et aux clients
• Liens vers des articles pertinents ou les tendances du secteur
• Un registre RAID

N’incluez rien de tout cela

• Lancer des piques
• Bavardage inutile
• Questions

Comment créer un rapport d’état de projet

Voici un guide étape par étape expliquant comment vous installer pour créer un rapport d’état.

1. Rassemblez les informations du projet

Avant de rédiger un rapport, vous devez rassembler les informations que vous devez communiquer. Recueillez les dernières mises à jour du projet à partir de votre calendrier, de votre outil de suivi des tâches, de vos rapports budgétaires, de vos tableaux de bord et de la documentation du projet. Examinez les éléments suivants :

• Travail terminé
• Tâches à venir
• État du budget et du calendrier
• Risques et blocages du projet
• Jalons à venir
• Mises à jour de l’équipe

Comprendre les logiciels de gestion de projet peut vous aider à extraire ces données en temps réel de votre boîte à outils numérique, lorsque vous en avez besoin.

Author's Tip

Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet ou un outil de suivi de projet, toutes les informations ci-dessus sont facilement accessibles, ce qui vous évite de récupérer des données à partir de quatre ou cinq sources différentes.

 

La plupart des outils permettent également de configurer un tableau de bord que vous pouvez capturer ou partager directement avec les parties prenantes. Les données du tableau de bord se mettent automatiquement à jour : vous n’avez donc pas besoin de les compiler avant de les partager.

2. Confirmez les mises à jour avec votre équipe

Validez l'exactitude des informations que vous avez recueillies avec les membres de votre équipe. Vérifiez s'ils ont des mises à jour ou des détails supplémentaires à ajouter. Si vous faites bien votre travail, vous aurez établi une relation de confiance avec les membres de votre équipe afin d'obtenir une évaluation honnête de la direction que prend votre projet.

Utilisez cette étape pour :

• Vérifier les mises à jour du projet
• Confirmer les livrables et les échéances
• Identifier les informations manquantes
• Mettre en évidence les nouveaux risques ou obstacles
• S'aligner sur les priorités et les prochaines étapes

3. Choisissez un format de rapport d'avancement

Sélectionnez un format de rapport d'avancement adapté à votre public, à la fréquence de vos rapports et à votre flux de travail. Les formats courants comprennent :

• Google Docs
• Microsoft Word
• Feuilles de calcul
• Présentations
• Tableaux de bord
• Logiciel de gestion de projet

Les meilleurs rapports d'avancement sont suffisamment détaillés pour tenir les parties prenantes informées, mais suffisamment simples pour être réellement lus.

4. Ajoutez les détails et la vision du projet

Commencez le rapport par les informations de base dont les parties prenantes ont besoin pour identifier rapidement le rapport.

Incluez :

• Nom du projet
• Nom du client
• Période couverte par le rapport
• Date du rapport

Ajoutez ensuite une courte déclaration présentant la vision du projet et expliquant son objectif ou but principal. Il doit s'agir d'une phrase simple qui définit votre projet ainsi que son objectif ou sa vision principale. Cette section ne devrait pas beaucoup changer au cours du cycle de vie du projet.

Exemples :

• Inciter des clients qualifiés à « acheter » du kombucha au moyen d'appareils mobiles grâce à une interface utilisateur améliorée.
• Augmenter les ventes de kombucha en ligne en mettant en place une campagne de marketing par e-mail automatisée.
• Lancer un site web d'ici juin 2018 qui permette aux clients d'acheter du Killer Kombucha et présente Killer Kombucha comme le produit de la meilleure qualité et au meilleur goût de sa catégorie.

Cette section fournit un contexte important aux parties prenantes qui ne participent pas au travail quotidien du projet.

5. Rédigez un résumé du projet

Résumez l'état général du projet afin d'en donner un aperçu rapide avant d'aborder les mises à jour détaillées ci-dessous.

J'aime la méthode des « feux tricolores », selon laquelle le vert indique que le projet est sur la bonne voie, le jaune signifie qu'il y a quelques problèmes et le rouge signale qu'un élément est en danger. Des définitions (ainsi que des notes explicatives) sont utiles pour expliquer le code couleur. (Veillez à utiliser un texte alternatif pour nommer les couleurs !)

Exemples :

• Vert : Nous avons obtenu l’approbation des conceptions des e-mails automatisés. Aucun problème budgétaire à signaler pour le moment.
• Jaune : Les conceptions des e-mails automatisés nécessitent des révisions importantes à la suite des retours du client ; par conséquent, la date de livraison finale a été repoussée d’une semaine.
• Rouge : L’orientation de la campagne d’e-mails automatisés a radicalement changé depuis le lancement du projet. Nous avons organisé une réunion la semaine prochaine afin de réaligner les équipes sur le périmètre du projet.

Incluez les dépenses et le calendrier du projet dans la section consacrée à l’état de santé du projet afin de tenir votre client et votre équipe informés des performances. De manière générale, cela aide

6. Documenter le travail réalisé

Répertoriez les tâches, les livrables, les approbations ou les jalons achevés au cours de la période couverte par le rapport.

Veillez à ce que les mises à jour soient :

• Courtes
• Précises
• Faciles à parcourir

Concentrez-vous sur les résultats et les progrès plutôt que sur les descriptions détaillées des tâches. Exemple :

• Transfert vers l’équipe de développement terminé et calendrier de livraison confirmé
• Approbation obtenue pour 3 conceptions d’e-mails automatisés

7. Présenter le travail à venir

Résumez le travail prévu pour la prochaine période couverte par le rapport afin que les parties prenantes comprennent les priorités actuelles et les échéances à venir.

Incluez :

• Les livrables à venir
• Les tâches prévues
• Les jalons
• Les revues ou approbations
• Les dépendances affectant le travail à venir

Veillez à ce que cette section soit concise et axée sur les prochaines étapes les plus importantes. Exemple :

• Rédiger 3 e-mails
• Effectuer l’assurance qualité (QA) et les tests en interne
• Transmettre au client pour l’assurance qualité (QA) et les tests

8. Mettre en évidence les risques et les obstacles

Documentez tout blocage, retard, dépendance ou risque affectant l’avancement du projet.

Pour chaque problème, expliquez :

• Son impact sur le projet
• La cause du problème
• Les mesures prises pour le résoudre

Soyez direct et transparent. Si vous soulevez un problème, incluez la prochaine étape proposée ou le plan d’atténuation. Exemples :

• Si nous n’obtenons pas les retours du client d’ici le 2 juin, nous risquons de ne pas pouvoir envoyer l’e-mail aux consommateurs le jour même, puisque le produit sera disponible en magasin.
• Les retards d’approbation ont une incidence sur le calendrier de lancement
• La disponibilité des ressources affecte la capacité de livraison

9. Relire, modifier et partager le rapport

Avant de partager le rapport, relisez-le pour vérifier sa clarté, son exactitude et sa lisibilité.

Vérifiez que le rapport :

• Reflète les dernières mises à jour du projet
• Utilise une mise en forme cohérente
• Évite les détails inutiles
• Met en évidence les risques et les décisions importantes
• Est facile à parcourir rapidement

10. Confirmez la réception et l’implication

Assurez-vous que votre client et les membres de votre équipe consultent le rapport afin qu’il reste un outil efficace pour la communication du projet.

Dans le cadre de sa diffusion :

• Demandez à votre audience de confirmer qu’elle a lu le rapport dans les 24 heures et invitez-la à poser toute question complémentaire qui pourrait justifier une discussion synchrone. Un simple « c’est noté » ou un emoji pouce levé via Slack constitue un excellent moyen de recueillir des retours.
• Relancez directement les personnes qui ne répondent pas. Évitez de pointer du doigt les retardataires via une réponse à tous (ce n’est pas ainsi que vous favoriserez l’implication dans le projet) !
• Échangez de temps en temps avec votre audience pour savoir s’il y a des éléments que vous pouvez supprimer, inclure ou enrichir dans vos rapports d’avancement du projet afin de mieux répondre aux besoins des membres de votre équipe et de vos clients.

Écoutez ici mon épisode de podcast consacré à la création de rapports d’avancement utiles :

Modèle de rapport d’avancement du projet

Le modèle de rapport d’avancement du projet inclus dans l’abonnement DPM Membership peut être utilisé pour fournir des rapports d’avancement hebdomadaires ou mensuels.

Bonnes pratiques pour les rapports d’avancement de projet

Maintenant que nous savons ce qu’est un rapport d’avancement de projet, ce qu’il contient et comment en créer un, voici quelques bonnes et mauvaises pratiques pour vous guider tout au long du processus.

• Ajoutez une touche de sucre : Distribuez le rapport à votre équipe et à vos clients avec un peu de « sucre ». Soyez élogieux. Soyez aimable. Faites un effort supplémentaire pour transmettre ce rapport d’état avec une dose d’enthousiasme écrit et évitez de donner l’impression d’être un robot. Ajouter une note réfléchie plutôt qu’un lien indiquant « regardez ici » augmente les chances que les parties prenantes réagissent positivement à votre rapport.
• Faites-le parvenir en même temps qu’une réunion de suivi : Il est courant de publier les rapports en même temps qu’une réunion. Le rapport sert d’ordre du jour pour la réunion, garantit que les parties prenantes examinent son contenu et devient un élément à conserver. Bien que cela ne soit pas obligatoire, cette démarche offre à l’équipe et/ou au client l’occasion de discuter du projet ainsi que des difficultés ou préoccupations éventuelles. Republiez le rapport d’état si des changements sont apportés pendant la réunion.
• Tenez compte des différents styles d’apprentissage : Tout le monde ne peut pas lire un document textuel et en retenir le message. Incluez des éléments visuels, comme des diagrammes de Gantt et des graphiques, ainsi que des liens externes dans votre rapport d’état afin de mettre en évidence les sujets importants.
• Faites simple, idiot ! (KISS) : Gardez le rapport d’état simple, pour le bien de votre client comme pour le vôtre. Si un rapport d’état prend beaucoup trop de temps à créer ou à lire, vous réduisez son utilité ainsi que l’impact qu’il aura sur le projet ou les parties prenantes.
• Restez responsable en planifiant des réunions de suivi récurrentes : Planifiez immédiatement des réunions de suivi récurrentes, plutôt que d’attendre d’être prêt à les organiser, afin de vous imposer une échéance.
• Essayez de rendre les réunions de suivi plus agréables : Prenez un court instant pour échanger sur des sujets sans rapport avec le travail. Brisez la glace avec un sujet décontracté et mémorable, mais évitez les sujets « délicats » comme les commérages ou la politique. Écoutez activement et faites l’effort de converser de manière naturelle, sans donner l’impression de suivre un ordre du jour.
• Conservez en permanence un rapport d’état en brouillon : N’attendez pas la dernière minute pour préparer votre rapport d’état. Créez plutôt un brouillon en cours que vous pourrez compléter au fur et à mesure que les événements se produisent en temps réel. Je conserve un brouillon sur mon ordinateur au cas où un client, un supérieur ou une partie prenante m’appellerait à l’improviste. C’est particulièrement utile lorsque vous gérez plusieurs projets.
• Assurez-vous que le public connaît le mode de diffusion : Slack, e-mail, Basecamp, Asana : choisissez une méthode et tenez-vous-y, et veillez à respecter les règles de savoir-vivre professionnel par e-mail.

Les solutions de gestion de projets d’entreprise ont amélioré nos capacités de suivi et de production de rapports sur les projets. Veillez donc à les utiliser au maximum.

Outils de rapport d’état de projet

Si vous utilisez un logiciel de gestion de projets, la plupart de vos données clés de projet devraient être facilement disponibles pour être intégrées à votre rapport, comme le budget utilisé ou le nombre d’heures consacrées. Voici quelques-uns des meilleurs outils que je recommande si vous n’en utilisez pas déjà un :

Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, ce qui soutient nos tests indépendants et nos évaluations de logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.

1. 1. Wrike — Idéal pour les grands projets et la montée en charge
2. 2. Smartsheet — Idéal pour des tableaux de bord personnalisables
3. 3. Productive — Idéal pour la gestion de projets d’agence et le suivi de budgets
4. 4. Runn — Idéal pour la prévision de projets
5. 5. Hive — Idéal pour la gestion de projet collaborative
6. 6. monday AI Workspace — Idéal pour l’optimisation des ressources grâce à l’IA
7. 7. Celoxis — Idéal pour la planification et les workflows simplifiés
8. 8. Copper — Idéal pour les agences souhaitant fluidifier le passage de la vente à la production
9. 9. Zoho Projects — Idéal pour l’intégration avec la suite Zoho
10. 10. Ziggu — Idéal pour l’intégration d’un portail client

Vous trouverez également ici des outils de génération de rapports plus spécifiques. Si votre budget est limité, vous pouvez aussi essayer un logiciel de génération de rapports à code source ouvert.

FAQ

Quelle est la différence entre un rapport d’état et un rapport d’avancement ?

Un rapport d’état de projet fournit une vue d’ensemble de haut niveau de l’état actuel d’un projet, notamment sa santé, ses risques, ses échéances, les travaux à venir et son avancement global. En revanche, un rapport d’avancement se concentre plus précisément sur les travaux terminés et l’avancement des tâches au cours d’une période donnée.

Aspect	Rapport d’état	Rapport d’avancement
Objectif principal	Santé globale et état actuel du projet	Travaux terminés et avancement des tâches
Périmètre	Inclut les échéances, les risques, les blocages, le budget et les travaux à venir	Se concentre principalement sur les travaux réalisés pendant une période donnée
Public	Parties prenantes, clients, équipes dirigeantes et sponsors	Équipes projet, responsables ou parties prenantes opérationnelles
Niveau de détail	Vue d’ensemble et synthèse	Davantage axé sur les tâches et plus détaillé
Objectif	Tenir les parties prenantes informées et alignées sur la performance globale du projet	Suivre l’avancement de l’exécution et l’activité quotidienne du projet

Quand dois-je créer des rapports d’état de projet ?

Les chefs de projet créent des rapports d’état de projet après avoir finalisé le plan de projet, une fois les travaux lancés. En général, les rapports d’état de projet sont envoyés chaque semaine ou chaque mois. Vous pouvez même les envoyer quotidiennement si nécessaire.

Quel format dois-je utiliser pour présenter les rapports d’état ?

Vous pouvez présenter les rapports d’état de projet dans différents formats, notamment sous forme de feuille de calcul Microsoft Excel, de document Google Docs, de diapositives ou de graphiques. J’ai déjà dirigé un projet pour lequel nous envoyions un rapport d’état quotidien via WhatsApp.

À quelle fréquence dois-je mettre à jour un rapport d’état de projet ?

Vous devez mettre à jour les rapports d’état de projet aussi souvent que nécessaire pour transmettre les informations importantes sans être excessivement répétitif. Cela dépend de la durée et de la complexité du projet, ainsi que des préférences du client.

• • Si votre projet évolue rapidement au jour le jour et que vos clients vous sollicitent constamment pour obtenir des nouvelles, vous voudrez probablement formaliser un rapport d’état hebdomadaire, voire quotidien, afin de communiquer l’avancement.

• • Si votre projet ne réunit qu’une poignée de parties prenantes et comprend 1 à 2 livrables par mois, un rapport d’état mensuel sera probablement suffisant.

• • Si votre projet évolue rapidement au jour le jour et que vos clients vous sollicitent constamment pour obtenir des nouvelles, vous voudrez probablement formaliser un rapport d’état hebdomadaire, voire quotidien, afin de communiquer l’avancement.

Pourquoi les rapports d’état sont-ils importants ?

Les rapports d’état de projet aident les équipes à communiquer l’avancement du projet, à suivre les risques et à maintenir l’alignement des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet. Ils donnent aux clients, aux équipes dirigeantes et aux équipes de réalisation une vision claire de ce qui a été accompli, de ce qui vient ensuite et de la trajectoire du projet.

Pour les clients et les parties prenantes externes, les rapports d’état de projet :

• • Montrent l’avancement par rapport aux objectifs et aux livrables du projet

• • Donnent de la visibilité sur la performance budgétaire et le respect des échéances

• • Renforcent la confiance dans le fait que le projet progresse comme prévu

• • Créent une trace de communication documentée pour les approbations et les décisions

Pour les équipes internes, les rapports d’état de projet :

• • Réduisent la confusion concernant les responsabilités et l’état du projet

• • Améliorent la coordination entre les services et les contributeurs

• • Aident les équipes à hiérarchiser les travaux à venir et les dépendances

• • Mettent en évidence les problèmes opérationnels qui affectent la réalisation

Comment présenter les mauvaises nouvelles dans un rapport d’état ?

Soyez direct, factuel et orienté vers les solutions. Si un problème de projet affecte le calendrier, le budget, le périmètre ou le plan de réalisation :

• Expliquez clairement le problème
• Décrivez l’impact sur le projet
• Identifiez la cause première
• Présentez le plan d’atténuation ou les prochaines étapes

Évitez de dissimuler les risques ou de minimiser les problèmes. Les parties prenantes réagissent généralement mieux à une communication transparente accompagnée d’un plan d’action clair.

 

Qui utilise les rapports d’état de projet ?

Les rapports d’état de projet sont utilisés par toute personne chargée de gérer, d’examiner, de soutenir ou d’approuver les travaux d’un projet.

Les parties prenantes courantes comprennent :

• Chefs de projet
• Clients et sponsors
• Équipes projet internes
• Responsables de service
• Dirigeants
• Équipes opérationnelles
• Partenaires ou fournisseurs externes

 

Pouvez-vous automatiser la création des rapports d’état de projet ?

Oui. De nombreuses équipes automatisent une partie du processus de production de rapports à l’aide de logiciels de gestion de projet, de tableaux de bord ou d’outils de reporting.

L’automatisation peut aider à récupérer :

• Mises à jour des tâches
• Données du calendrier
• Informations budgétaires
• Utilisation des ressources
• Indicateurs d’avancement
• Synthèses des tableaux de bord

Cependant, les chefs de projet doivent toujours examiner manuellement les rapports pour ajouter du contexte, expliquer les risques et communiquer clairement les informations importantes aux parties prenantes.

 

Quelle doit être la longueur d’un rapport d’état de projet ?

La plupart des rapports d’état de projet doivent être suffisamment courts pour que les parties prenantes puissent les consulter en quelques minutes.

Pour les rapports hebdomadaires, une à deux pages suffisent généralement. Les rapports mensuels ou trimestriels peuvent être plus longs s’ils incluent des mises à jour budgétaires, des KPI ou des synthèses destinées aux dirigeants.

 

Quelle est la prochaine étape ?

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