Comment utiliser le Kanban pour la gestion de projet : Conseils d’experts 2026
Nike, Pixar, Jaguar, Spotify et Zara sont quelques-unes des grandes marques mondiales qui utilisent une approche kanban.
Le kanban a été développé à l'origine dans les années 1940 pour la fabrication automobile chez Toyota au Japon par Taiichi Ohno. Plus récemment, David J Anderson, pionnier et auteur de la méthode Kanban, l'a portée au niveau de l'entreprise afin d'améliorer radicalement les résultats business en appliquant les principes fondamentaux de Kanban dans des entreprises informatiques et logicielles comme Microsoft, IBM et Sprint. Le Kanban est aujourd'hui l'un des systèmes de gestion du flux de travail les plus répandus, permettant une amélioration continue tout au long de votre projet grâce au cycle itératif qu'il favorise.
Trello, Monday.com, ClickUp et Asana font partie des meilleurs outils kanban que les entreprises utilisent pour gagner en efficacité dans l'exécution des projets tant pour leurs clients qu'en interne, ainsi que pour améliorer le flux de travail et la visibilité dans divers départements. Continuez à lire pour découvrir des exemples visuels de l'utilisation de ces différents outils aux différentes étapes du cycle de vie de votre projet.
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J'ai travaillé avec de grandes entreprises, des agences et des start-ups pour mettre en place des processus kanban dans l'ensemble de l'entreprise ainsi qu'au sein de départements spécifiques. Mon super-pouvoir est de voir comment les processus peuvent être plus efficaces pour la gestion de projet en particulier, et dans toutes les zones d'une organisation. Vous allez découvrir pourquoi mon amour initial des diagrammes de Gantt s'est vite transformé en amour du simple tableau kanban, autant dans ma carrière que dans ma vie personnelle.
Utiliser kanban pour certaines phases de votre projet permet de résoudre de nombreux problèmes qui surviennent lorsqu'on essaie de réaliser des projets dans les délais, dans le périmètre fixé et dans le budget imparti. Voyons comment utiliser kanban en gestion de projet ainsi que toutes les façons dont cette méthode s'impose comme outil de planification et de suivi, aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur des départements de gestion de projet.
Comment faire de la gestion de projet avec Kanban
Ne vous méprenez pas, j’adore construire un diagramme de Gantt. Vous êtes-vous déjà assis, admiratif, devant votre réalisation juste après avoir conçu un diagramme de Gantt ? Contemplant sa beauté ? (Surtout s’il est codé par couleur !)
Au fil de ma carrière de chef de projet (que j’ai commencée de façon traditionnelle, certifié PMP, formé à la méthode en cascade et planification Gantt), j’ai commencé à intégrer davantage une approche agile de gestion de projet ou hybride, en utilisant principalement la méthode kanban. Les projets numériques et la conception de produits réclament littéralement l'organisation visuelle que fournit Kanban.
Et vous savez quoi ?
J’ai commencé à ressentir le même émerveillement devant la beauté d’un tableau Kanban. J'ai remarqué à quel point il était plus facile pour mon équipe d’adhérer au plan et comment le cycle de vie du projet s'organise. Les tableaux Kanban permettent un travail incrémental bien plus simple à suivre visuellement, comparé à un diagramme de Gantt traditionnel.
Votre agence utilise probablement déjà un logiciel de gestion de projet dans votre flux de travail quotidien. Le logiciel que vous utilisez actuellement intègre peut-être une fonctionnalité kanban. Parmi les exemples offrant cette capacité, on retrouve Trello, Monday.com, ClickUp, ou Asana pour n’en citer que quelques-uns, ainsi que toutes ces alternatives à Trello.
Il existe de nombreux outils sur le marché actuellement, et il peut être difficile de s’y retrouver pour choisir ce qui vous conviendra le mieux. La bonne nouvelle est que si vous comprenez que kanban est une méthode adaptative, et que vous intégrez les pratiques fondamentales du kanban, vous saurez rapidement maîtriser n'importe lequel de ces outils kanban.
Voyons d’abord les définitions simples du kanban.
- Tableau Kanban : C’est votre plan de projet, qui contient toutes les informations du projet sous forme de colonnes et de cartes.
- Colonne : Il s'agit de votre vue de statut. Cela peut être aussi simple que À faire, En cours et Fait.
- Carte : Une carte contient la tâche ou l’élément de travail à accomplir. Veillez à garder ces tâches petites et atteignables. S’il y a trop de sous-tâches sur une seule carte, la tâche est probablement trop importante et devrait être divisée en plusieurs cartes.
Décomposer les pratiques fondamentales du kanban
- Visualiser le flux de travail : Un flux de travail peut être aussi simple que À faire, En cours et Terminé dans la plupart des projets.
- Définir des limites WIP : Les limites WIP permettent de rendre visibles les goulets d'étranglement sur le tableau et transforment votre flux de travail en un système tiré plutôt que poussé. Cela vous permet de voir et de planifier la capacité dans Kanban au fur et à mesure que vous faites avancer le travail dans le système, afin de garantir que votre capacité des ressources soit à son niveau d’efficacité maximal.
- Gérer le flux de travail : Ne perdez pas votre concentration ! Ressentez la satisfaction de terminer. Commencer trop de tâches à la fois peut les faire durer plus longtemps que nécessaire. Moins d'éléments en même temps est la clé d’un flux maîtrisé et d’une équipe projet épanouie.
- Créer des règles explicites et s’y tenir : Collaborez sur les règles et les politiques dès le début pour ne pas perdre de temps à vous aligner sur les priorités, les catégories de travail, et la façon d’avancer si un changement de direction est nécessaire. Cela facilitera au final le déroulement du travail tout au long du cycle de vie du projet.
- Instaurer une boucle de rétroaction : Favorisez une culture d’apprentissage par des rétrospectives et des réunions régulières, en encourageant tout le monde à participer davantage au processus décisionnel. Cela réduira les changements de dernière minute.
- Améliorer en collaboration : La collaboration garantit une évaluation, une analyse et une évolution constantes en équipe, ce qui fait le succès de la méthode kanban.
Comme je l’ai mentionné plus tôt, mon approche de la planification et de l’exécution d’un projet est devenue davantage une approche hybride qui combine la méthode traditionnelle en cascade et l’agilité. Le schéma ci-dessous vous donne un exemple des différences entre l’agile et la méthode en cascade.
Contrairement à la boucle itérative de l’agilité, la méthode cascade fonctionne, comme son nom l’indique, en cascade. Une phase suit l’autre sans chevauchement. Comme on le voit sur le schéma ci-dessous, l’agile conduit des lots de fonctionnalités et de tâches dans un cycle continu d’exécution incrémentale et itérative. La méthode kanban soutient cette approche agile, tandis que les diagrammes de Gantt sont généralement plus efficaces pour une gestion en cascade.
Dans le monde numérique, nous pouvons tirer avantage des deux méthodes et les combiner afin de planifier et exécuter selon un cycle de vie projet plus unique, garantissant que le projet final résiste aux risques, aux changements stratégiques et aux tests de parcours utilisateur — le tout dans des délais optimisés.
Comment Kanban bénéficie à votre équipe projet
Il existe de nombreux outils PM sur le marché s’appuyant sur différents cadres méthodologiques. Tous ceux cités dans cet article proposent une vue kanban, mais aussi des vues Gantt et liste.
Utiliser ces différentes vues est un moyen simple de s’assurer que chacun comprenne visuellement son travail et ses tâches, quelle que soit sa façon de planifier ou gérer son quotidien. Concentrons-nous sur la manière dont le processus kanban profite à votre équipe projet.
- Les diagrammes de Gantt ne conviennent pas à tout le monde. Un tableau kanban est plus facile à lire, et il permet aux chefs de projet de voir rapidement ce qui est attribué à chaque membre de l’équipe et à quel stade du processus se trouve l’élément.
- Les membres de votre équipe peuvent filtrer pour ne voir que leurs propres tâches, ce qui leur permet de se concentrer plus facilement sur leurs priorités personnelles.
- En tant que méthodologie agile, Kanban favorise la collaboration de l’équipe à travers la planification et les réunions stand-up, ce qui permet à chacun de se sentir investi dans le résultat du projet final.
- Permet à tous les membres de l’équipe de prendre un rôle de leadership ou de responsabilité dans la planification et l’exécution du projet.
- Meilleure visibilité sur l’avancement du projet et sur ce que chaque membre de l’équipe a précisément à gérer à court terme.
- Moins de microgestion des tâches. Les membres de l’équipe se sentent souvent plus à l’aise en travaillant dans le tableau kanban et s’inquiètent moins de saboter tout votre plan de projet.
- En travaillant de façon itérative comme le propose kanban, moins de risques surgiront lors du projet, car vous collaborez constamment avec votre équipe. Ils ne travaillent pas isolément pendant des semaines, comme cela peut arriver dans une approche en cascade.
- Former votre équipe au système kanban est assez simple. Il suffit qu’ils participent aux réunions puis déplacent leurs cartes une fois le statut actualisé. J’entends par là, avez-vous déjà essayé de convaincre un développeur de travailler dans un diagramme de Gantt ? Ils préféreront sûrement la méthode kanban, car elle s’adapte généralement à leur flux de travail de développement logiciel.
- Les goulets d’étranglement appartiennent au passé. Au fur et à mesure que vous faites progresser les éléments dans le cycle itératif, il est facile de voir la quantité de travail de chacun et vous pouvez rapidement signaler et résoudre tout retard.
Différentes façons de configurer votre tableau Kanban
Comme mentionné précédemment, votre tableau kanban peut être aussi simple qu’un tableau à trois colonnes, comme dans cet exemple de Trello ci-dessous.
Dans cet exemple de Monday.com, vous pouvez voir que le tableau reste assez simple, mais j’ai ajouté quelques autres colonnes afin de m’assurer que les éléments passent par une colonne de révision/test avant de passer au déploiement.
L’exemple Asana ci-dessous montre comment vous pouvez utiliser les phases de projet pour suivre vos tâches et cartes jusqu’au déploiement.
Avec cet exemple construit dans ClickUp, vous voyez que je décompose un projet plus complexe. Chaque tâche ou carte ne commencerait pas nécessairement dans la première colonne pour progresser dans toutes les colonnes. Certains éléments ont pu être planifiés comme tâches à compléter dans une colonne précise, et qui ne passeront pas à la suivante. Il est possible qu’on leur attribue simplement un label comme « en cours » ou « terminé » (comme on le voit dans l’exemple ci-dessous).
Trouvez d’autres exemples de Kanban ici.
Astuces et conseils d’experts
- Utilisez les étiquettes à votre avantage. Elles sont un excellent moyen d’identifier les éléments et de les coder par couleur afin de rendre votre tableau plus facile à comprendre d’un seul coup d’œil.
- Ne surchargez pas votre tableau avec trop de colonnes kanban. Gardez-le simple pour votre équipe projet.
- C’est plus facile de travailler depuis votre téléphone si vous prenez peut-être une pause prolongée à la plage 😉 (nous l’avons tous déjà fait). Si vous devez vérifier l’avancement, c’est plus simple qu’un diagramme de Gantt. C’est bien plus facile à mettre à jour sur votre téléphone qu’un diagramme de Gantt, vous pouvez donc vous détacher plus souvent de votre bureau.
- Découvrez les intégrations et modules complémentaires que votre logiciel kanban peut proposer. Des éléments comme les automatisations et les champs personnalisés pourraient vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts manuels.
- De nombreux logiciels kanban disposent de modèles prêts à l’emploi. Ils ne seront peut-être pas exactement comme vous le souhaitez, mais ils constituent un point de départ utile pour ne pas avoir à tout recommencer de zéro.
- Une fois que vous avez un style qui fonctionne pour vous, créez votre propre modèle que vous pourrez simplement dupliquer lors de votre prochain projet.
- Demandez à vos collègues chefs de projet de relire vos tableaux pour en repérer d’autres optimisations.
- Commencez à utiliser un kanban personnel pour organiser les événements de votre vie privée. Mariage, vacances, nouveau bébé en route ? Un tableau kanban peut vous aider à rester organisé et à garder le contrôle des choses.
Kanban est le nouveau Gantt
Voilà, c’est dit. La gestion de projet kanban a plus de chances d’être adoptée avec enthousiasme par l’ensemble de votre équipe projet qu’un diagramme de Gantt, elle met la collaboration au premier plan, et contribue à diminuer les risques pour votre projet dans son ensemble. Inscrivez-vous dès maintenant à un outil de gestion de projet avec une vue kanban et constatez le changement que cela apportera à vos tâches quotidiennes.
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