Combien d’outils en ligne un projet digital nécessite-t-il ?

1. Vous êtes une entreprise relativement jeune et votre pile technologique est très légère, avec uniquement les éléments essentiels – vous utilisez peut-être même un seul outil pour tout. Il est probable que vous utilisiez principalement des outils gratuits ou freemium de gestion de projet.
2. Votre organisation est plus avancée en maturité, et vous préférez utiliser une multitude d’outils, un pour chaque fonction : communication interne de l’équipe, planification de projet, suivi de l’avancement, rapport, CRM, etc.

Mais quelle approche est la plus efficace ? Mes résultats offrent un point de départ pour réfléchir à cette question.

J’ai constaté que :

• Le nombre moyen d’outils utilisés dans un projet numérique est de 5,6.
• Le type d’outil le plus populaire était le logiciel de gestion de projet.
• L’outil le plus souvent mentionné était Google Workspace (anciennement G Suite).

Si vous êtes nouveau ici, il peut être préférable de commencer par comprendre pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet à la base.

Les détails sur l’utilisation des outils de gestion de projet

Comme je l’ai mentionné, le nombre moyen d’outils utilisés dans un projet numérique est de 5,6. Chaque réponse à mon enquête comprenait généralement un logiciel de planification ou d’ordonnancement de projet, la messagerie électronique, un outil de communication pour les échanges internes, ainsi qu’un logiciel de gestion de fichiers et de documents.

Voici une répartition des types d’outils les plus populaires. Le nombre de mentions indique le nombre de fois qu’un outil de cette catégorie a été cité dans les réponses.

Le nombre de fois que chaque type de logiciel a été cité dans les réponses à mon enquête.

La catégorie « Autres » comprenait :

• Logiciels de gestion des tâches
• Logiciels de suivi de bugs
• Logiciels CRM
• Logiciels de service ou logiciels d’assistance

Le logiciel de gestion de projet était de loin le plus évoqué. Nous avons déjà traité de l’importance et des avantages de ces logiciels ailleurs, mais il suffit de dire qu’ils sont désormais indispensables pour une gestion de projet efficace et efficiente.

L’outil le plus cité était Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite. Cela illustre le besoin de chaque organisation en matière d’organisation, de stockage et de création de fichiers, ainsi que la notoriété et la fiabilité de Google Workspace pour ces fonctionnalités.

En comparaison, une gamme plus large de logiciels de gestion de projet spécifiques a été mentionnée. 11 logiciels de gestion de projet différents ont été évoqués dans les réponses, contre 5 outils différents pour l’organisation, le stockage et la création de fichiers.

Alors que le précédent graphique circulaire illustrait le nombre de fois où chaque type de logiciel était mentionné, indépendamment de l’outil précis, celui-ci montre combien d’outils spécifiques différents ont été évoqués dans chaque catégorie, certains étant cités à plusieurs reprises. Le nombre d’outils différents correspond au nombre d’outils distincts cités dans l’ensemble des réponses.

Le nombre d’outils différents cités dans chaque catégorie de logiciel dans les réponses à mon enquête.

L'autre catégorie comprenait :

• Logiciel de gestion des tâches
• Logiciel de suivi des bugs
• Logiciel CRM
• Logiciel de service ou de help desk

Il convient de noter que certaines réponses mentionnaient plusieurs logiciels au sein d’une même catégorie. Par exemple, un répondant a indiqué qu’il utilisait Basecamp et Airtable. Même si ce répondant utilisait chaque outil à des fins différentes, les deux sont des logiciels de gestion de projet.

Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion de projet, essayez ces astuces et conseils pour Airtable.

Méthodologie

J'ai collecté les données pour cet article en intégrant un typeform posant la question « Combien d'outils utilisez-vous en moyenne dans vos projets numériques ? » sur notre site Web, en interrogeant les membres du DPM, et en publiant la question sur les réseaux sociaux.

Certains membres du DPM ont répondu à la question en évoquant à la fois des outils utilisés auparavant et actuellement, que j'ai comptés comme deux réponses distinctes. Nous avons reçu 12 réponses.

J'ai calculé le nombre moyen d'outils et catégorisé les outils mentionnés dans les réponses. Plusieurs réponses citaient un outil faisant partie de Google Workspace. J'ai compté la mention d'un outil (par exemple Google Sheets) comme une mention pour Google Workspace.

Si la réponse mentionnait plusieurs outils faisant partie de Google Workspace, cela a été compté comme une seule mention de Google Workspace. Les outils Microsoft Office ont été comptés séparément.

Quel est le nombre optimal d’outils pour un projet ?

La recherche menée pour cet article soulève une question plus vaste : quel est LE bon nombre d’outils à utiliser dans un projet numérique ?

Comme pour tout dans la gestion de projet numérique, cela dépend en partie de la spécificité de votre projet. Réfléchissez au type d’outils dont vous aurez besoin : un outil de communication, un outil de gestion de projet, un outil de gestion financière, et d’autres types d’outils. Qu’est-ce qui est strictement nécessaire ou requis pour votre projet ?

La limite pour votre projet et votre équipe est atteinte lorsque vous disposez d’un outil pour chaque besoin, sans en avoir tellement que vous commencez à saisir les mêmes données dans plusieurs outils.

Vous pouvez en savoir plus sur les cas d’usage des logiciels de gestion de projet ici.

La gestion de projet est un sujet vaste que nous avons traité de différentes manières. Je souhaite attirer votre attention sur quelques autres ressources liées aux outils, accessibles via l’adhésion à The Digital Project Manager :

• Notre épisode de podcast avec Gray Mackenzie de Zenpilot sur sa philosophie du choix des outils de gestion de projet.
• Notre Ask Me Anything avec Andy McCormick, où il discute de Jira avec nos membres.
• Une conversation avec Olivia Montgomery de Capterra sur la manière de tirer le meilleur parti des démonstrations de logiciels.

Si vous souhaitez participer aux autres discussions en cours dans notre communauté, ou contribuer à de futures recherches, rejoignez-nous grâce à l’adhésion à The Digital Project Manager.