Comment réaliser une analyse des écarts de ressources : 5 étapes essentielles
Attention aux écarts: En comprenant les besoins actuels et futurs en ressources pour vos projets, vous pouvez allouer stratégiquement et acquérir à l’avance les moyens nécessaires pour assurer le bon déroulement de votre projet.
Signaux précoces: Plus tôt vous repérez les écarts de ressources, mieux vous pourrez y remédier de manière proactive, ce qui vous aide à atténuer les risques avant qu’ils ne freinent la progression du projet.
Le logiciel comme solution: Un logiciel de gestion des ressources est le moyen le plus simple d’identifier et de combler les écarts de ressources dans vos projets, et il peut le faire automatiquement pour vous faire gagner du temps et des efforts.
Réaliser une analyse des écarts de ressources peut vous aider, en tant que chef de projet, à évaluer les ressources déjà engagées pour les travaux en cours et à venir, ainsi que les ressources dont vous aurez besoin pour mener à bien un projet.
En comprenant ce dont vous disposez et en le comparant à ce dont vous aurez besoin, vous pouvez anticiper les écarts identifiés afin de vous assurer de disposer des ressources adéquates pour terminer vos projets ou initiatives dans les délais, le budget et le périmètre convenus.
Qu'est-ce que l'analyse des écarts de ressources ?
L'analyse des écarts de ressources est une étape de l'analyse des ressources où vous examinez les ressources dont vous disposez et les comparez à celles dont vous avez besoin. Cela inclut les membres de l’équipe affectés au projet, l’équipement, les logiciels ou tout autre moyen nécessaire pour accomplir le travail du projet.
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Il est également important de prendre en compte les compétences de votre équipe lors de l’analyse des écarts de ressources. Par exemple, il se peut que vous ayez besoin de dix membres de l’équipe à temps plein pour respecter les exigences contractuelles en heures le mois prochain.
Certains projets nécessitent à la fois des designers et des développeurs ; d’autres peuvent demander davantage de ressources en développement. Vous devez savoir combien de personnes sont nécessaires pour accomplir le travail et quelles compétences elles doivent posséder pour réussir l’ensemble des tâches prévues.
Pourquoi l'analyse des écarts de ressources est-elle importante ?
L’analyse des écarts de ressources est importante car elle vous permet d’identifier les manques dans votre allocation des ressources, aussi bien à court terme (les ressources dont vous avez besoin pour la semaine ou deux à venir) qu’à long terme (les ressources nécessaires dans le prochain trimestre ou dans six mois).
Voici d’autres raisons pour lesquelles il est utile de réaliser régulièrement des analyses des écarts de ressources dans vos processus métiers :
- Pour confirmer que vous disposez des bonnes ressources pour achever le travail planifié : Réaliser régulièrement ce type d’analyse des écarts de ressources peut vous aider à déterminer si vous disposez réellement des bonnes ressources pour accomplir le travail planifié (ou prévu). Par exemple, si vous avez six projets de conception et développement de sites web prévus au démarrage dans les 3 prochains mois, disposez-vous d’assez de designers, développeurs et chefs de projets pour réaliser ces travaux ?
- Pour embaucher les bonnes personnes au bon moment : Si vous effectuez une analyse des écarts de ressources pour des projets prévisionnels (ceux que vous espérez décrocher ou démarrer prochainement), vous pourrez savoir qui embaucher et à quel moment. Vous pouvez également utiliser des données historiques pour établir des références, si cela s’y prête. Par exemple, vous pourrez savoir combien de temps il faut pour recruter un designer intermédiaire comparé à un designer senior. Vous pourriez aussi trouver utile l’utilisation d'un logiciel d’agence de recrutement.
- Pour budgétiser les dépenses à venir afin d’acquérir des ressources supplémentaires : Comprendre où se situent les écarts de ressources et le budget nécessaire pour les combler vous permettra de traiter ce point avant que le budget ne soit figé (et d’éviter de surprendre l’équipe dirigeante).
- Pour équilibrer la charge de travail entre les membres de l’équipe : Même s’il est normal que la charge de travail varie selon les périodes pour chaque membre de l’équipe, réaliser une analyse des écarts et s’appuyer sur les indicateurs clés de performance (KPI) ou encore sur des métriques comme le taux d’utilisation par personne, vous permettra d’équilibrer la charge de travail et d’éviter de fortes variations. Personne n’a envie d’être surchargé pendant six semaines ou plus, puis de rester inactif pendant un mois.
- Pour anticiper les ressources nécessaires aux futurs projets : En réalisant une analyse des écarts pour des travaux à venir (que vous n’avez pas encore remportés ou programmés à six mois ou plus), vous pourrez agir en amont pour combler les besoins. Un projet est prévu pour démarrer cet été ? Pensez à publier les postes ou besoins de prestataires au printemps, afin d’avoir le temps de sélectionner la meilleure personne.
Comment réaliser une analyse des écarts de ressources ?
Voici un guide pas à pas pour réaliser une analyse des écarts de ressources et exploiter les données que vous récoltez.
1. Évaluez la disponibilité des membres de l’équipe
Commencez par évaluer la disponibilité de vos membres d’équipe. Cela peut être aussi simple que de créer un tableau avec le nom de chaque membre et le nombre d’heures dont il dispose chaque semaine. N’oubliez pas de prendre en compte les congés ou absences planifiées.
Même si vous ne pourrez pas prévoir les absences soudaines comme les arrêts maladie, le deuil ou un planning projet qui change en cours de route, cette approche vous donnera une bonne idée de la capacité et disponibilité actuelles de votre équipe pour mener à bien le projet. Cette gestion peut être facilitée par un logiciel de gestion des ressources humaines.
2. Assignez provisoirement des membres de l’équipe
L'étape suivante consiste à attribuer provisoirement les membres de l'équipe. Si vous travaillez dans une agence avec plusieurs clients et un certain nombre de projets provisoires dans le pipeline à tout moment, cette étape peut devenir compliquée.
Commencez par le travail déjà contracté et attribuez les tâches à tous les membres de l'équipe. Vous pouvez également affecter les travaux potentiels (ceux que vous n'avez pas encore gagnés ou qui n'ont pas encore démarré) pour voir si vous devez réserver plus de projets ou ralentir un peu afin d'éviter la surcharge de l'équipe. Gardez à l'esprit que vous aurez une nouvelle occasion de le faire plus tard.
3. Identifiez les manques
Une fois que le travail existant a été attribué et que vos ressources actuelles sont toutes allouées, recherchez les manques. Quel est l'état actuel de votre utilisation des ressources, et comment cela se compare-t-il à l'état souhaité ? Y a-t-il des membres de l'équipe qui sont surchargés et d'autres qui sont sous-exploités ?
Une fois que vous avez compris où se situent les manques, vous pouvez alors créer un plan d'action pour y remédier (à l'étape suivante de ce processus).
4. Élaborez un plan pour combler les manques
Il existe deux principaux moyens de combler les manques : équilibrer la charge de travail entre les membres existants de l'équipe ou ajouter des ressources supplémentaires (en recrutant de nouveaux membres ou en empruntant des personnes à d'autres équipes).
- Si vous devez faire de l'équilibrage de charge entre les membres de l'équipe, engagez la conversation avec les responsables d'équipe ou les autres chefs de projet.
- Si vous devez combler un manque en recrutant un nouveau membre de l'équipe, discutez-en avec les ressources humaines ou la direction. Présentez le manque que vous avez identifié ainsi que le type de ressource dont vous avez besoin pour le combler.
Par exemple, si vous identifiez un manque de développeurs pour l'année à venir ou plus, il peut être nécessaire d'engager un nouveau développeur à temps plein. Mais si votre analyse montre que le manque de ressource concerne une période plus courte (par exemple quelques semaines à quelques mois), envisagez de faire appel à un contractuel (ou freelance) pour combler temporairement le manque.
5. Prévoyez les ressources à l'avance pour les futurs projets
En ce qui concerne la prévision des ressources pour les futurs projets, suivez les mêmes étapes que pour votre analyse de manque de ressources à court terme et évaluez ce que vous avez et ce qu'il vous faut. Prenez toutefois cela avec prudence : de nombreuses choses peuvent changer avant que ces projets ne soient lancés.
Des personnes peuvent quitter l'organisation, les délais peuvent évoluer et les parties prenantes peuvent avoir d'autres priorités nécessitant de rediriger des ressources vers d'autres domaines (par exemple sur un nouveau produit ou service).
Cela dit, identifiez de manière proactive les manques et élaborez un plan pour y répondre. Ce que vous apprenez en analysant les futurs travaux pourra alimenter toute planification stratégique des ressources et faciliter la prise de décision.
Outils pour l'analyse des manques de ressources
Il est facile d'utiliser Google Sheets ou Excel pour créer un modèle d'analyse de manque de ressources ou un modèle de planification des ressources, mais il existe de nombreux logiciels de gestion de projet et logiciels de planification des ressources que vous pouvez utiliser lors de l'analyse des manques de ressources.
Si vous craignez que vos processus actuels ne soient pas efficaces ou pertinents pour examiner votre situation actuelle et vous assurer de pouvoir répondre aux besoins des clients ou des utilisateurs, l'un des principaux avantages des outils de planification des ressources est qu'ils sont conçus spécifiquement pour cela. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns de nos outils de gestion des ressources préférés.
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Défis liés à l’analyse des écarts de ressources
Pour vous donner une longueur d’avance dans la réalisation de votre analyse des écarts, j’ai rassemblé les défis les plus courants auxquels vous pourriez être confronté, ainsi que des conseils pour les surmonter :
- Manque d’organisation : Si votre entreprise ne dispose pas d’une gestion centralisée des projets et de la gestion des ressources, il peut être difficile d’entamer, voire de mener à terme, le processus d’analyse des écarts de ressources. Simplement rassembler la liste de toutes les ressources dans un tableau et observer leur allocation quotidienne ou hebdomadaire vous donnera une bonne base pour visualiser les écarts et prendre des décisions éclairées sur la façon de les combler.
- Niveaux de performance variables : Tout le monde ne peut pas fournir 100 % (ou plus) de performance 100 % du temps, donc les variations de niveau de performance peuvent aussi créer des écarts de ressources. Des membres de l’équipe qui prennent plus de temps que prévu ou qui sont absents pour se reposer et récupérer peuvent avoir un impact important.
- Évolutions de la stratégie d’entreprise : Les changements significatifs des objectifs stratégiques de votre entreprise peuvent affecter l’allocation des ressources. Par exemple, si vous passez de l’offre de services de conception et de développement de sites web à la gestion de la maintenance des sites, vous aurez besoin de ressources supplémentaires possédant des compétences différentes de celles déjà présentes dans votre équipe. Ainsi, même si « sur le papier » vous pouvez doter tous vos projets en personnel, la réalité peut être différente en raison de la différence de compétences requises.
- Facteurs externes : Un autre défi concerne les facteurs externes pouvant influencer les contraintes de ressources. Comprendre quels facteurs extérieurs peuvent impacter la performance actuelle (et planifiée) ainsi que leur lien avec des écarts de ressources peut représenter un défi pour de nouveaux chefs de projet. Par exemple, un membre de l’équipe peut devoir prendre un congé médical prolongé, un client ou un intervenant peut demander une modification majeure du périmètre d’un projet, ou des technologies obsolètes ou non prises en charge peuvent provoquer des perturbations. Des éléments qui échappent à votre contrôle peuvent avoir un impact direct sur la gestion des ressources du projet ou entraîner des incohérences dans le processus de planification des ressources.
Rejoignez-nous pour découvrir d’autres bonnes pratiques en gestion des ressources
Si vous avez besoin d’un avantage concurrentiel en matière de gestion des ressources, la communauté The Digital Project Manager est peut-être ce qu’il vous faut. Nos modèles et sélections d’outils vous facilitent la tâche pour réaliser votre analyse des écarts de ressources. Et si vous êtes bloqué ? Nos centaines de chefs de projet actifs et expérimentés peuvent partager des bonnes pratiques ou des ressources complémentaires.
