4 parasta resurssien kohdentamismenetelmää projektinhallinnassa
Teoriassa resurssienhallinta kuulostaa yksinkertaiselta: jaa projekti tehtäviin, käytä kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittavia resursseja ja voilà – projekti on valmis! Käytännössä asiat eivät kuitenkaan koskaan etene täysin suunnitelmien mukaan.
Tiimin jäsenten on usein jaettava aikansa useiden projektien kesken, työntekijät ovat sairauslomalla ja tehtävien suorittaminen kestää arvioitua kauemmin – nämä ovat vain muutamia ongelmia, jotka voivat uhata projektien aikatauluja.
Vastoinkäymisten minimoimiseen ja hallintaan on useita menetelmiä, ja resurssien allokointiohjelmisto auttaa merkittävästi pitämään resurssien allokointiprosessin mukautuvana, jotta projektin epäonnistuminen voidaan välttää.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 keskeistä resurssien allokointimenetelmää
Resurssienhallintatekniikoiden ymmärtäminen on olennaista tehokkaiden useiden projektien hallintastrategioiden luomisessa. Sen pidemmittä puheitta tässä on 4 resurssien allokointimenetelmää, joita voit käyttää resurssien ja projektiesi hallintaan.
1. Kriittisen polun menetelmä
Kriittisen polun menetelmä (CPM) on ennakoiva strategia, jolla projekti pidetään aikarajojen puitteissa. CPM laskee projektin aikaisimmat ja myöhäisimmät mahdolliset aloitus- ja päättymisajat olettaen, että:
- Jotkin projektin tehtävät ovat riippuvaisia muista tehtävistä, ja
- Ensimmäinen tehtävä on aloitettava riittävän aikaisin, jotta jäljellä olevat tehtävät voidaan suorittaa haluttuun määräaikaan mennessä
Projektin pisin toisistaan riippuvien tehtävien ketju edustaa tärkeimpiä tehtäviä, jotka muodostavat niin sanotun kriittisen polun. Kriittisen polun ulkopuolisten tehtävien sanotaan sisältävän pelivaraa; niitä voidaan viivästyttää ilman, että projektin kesto pitenee.
Määrittämällä tehtäville selkeän tärkeysjärjestyksen ennen projektin alkamista CPM tukee tehokasta resurssisuunnittelua. Se mahdollistaa myös tarkat seurannat ja helpot muutokset projektin aikana, jotta aikataulu pysyy suunnitellusti etenemässä.
Ajanhallinnan optimoinnista huolimatta yksi CPM:n kritiikin aiheista on, ettei se mahdollista moniajon tekemistä. Kriittisen polun ollessa käynnissä tiimi ei voi edetä missään kriittisen polun ulkopuolelle jäävissä projektin tehtävissä. Vaikka tämä tarkoittaa, että kerrallaan käytössä on vähemmän resursseja, se tarkoittaa myös, että näiden resurssien on oltava käytettävissä pidempään.
2. Kriittisen ketjun menetelmä
Kriittisen ketjun menetelmä (CCM) on uudempi projektinsuunnittelutekniikka, joka kehittyi CPM:n pohjalta mutta eroaa siitä muutamilla keskeisillä tavoilla. Kun CPM luo projektiaikataulun tehtävien riippuvuuksien perusteella, CCM muuttaa aikataulua resurssien rajoitusten huomioon ottamiseksi. Siksi sitä voidaan käyttää itsenäisesti tai yhdessä CPM:n kanssa.
CCM ei myöskään painota optimaalisen ratkaisun löytämistä samalla tavalla kuin CPM. CCM:n näkökulmasta riittävän hyvä lopputulos riittää. Täydellisyyden sijaan CCM vastaa kuitenkin CPM:ään kohdistettuun moniajon kritiikkiin ja tarjoaa enemmän liikkumavaraa vastoinkäymisten varalle.
Resurssien saatavuuden huomioon ottamiseksi CCM sisältää puskuriaikaa osana projektin kokonaiskestoa. Nämä puskurit auttavat varmistamaan projektin valmistumisen ajoissa useilla tavoilla:
- Projektipuskuri lisää aikaa projektin valmistumisen ja suunnitellun määräpäivän väliin mahdollisten viivästysten kattamiseksi.
- Syöttöpuskurit ovat kriittisiin ketjuihin kuulumattomien ketjujen lopussa olevaa lisäaikaa, joka voi antaa kriittiselle ketjulle pelivaraa (esimerkiksi lisäämällä joustoa lomien huomioon ottamiseksi).
- Resurssipuskuri sijoitetaan kriittisen ketjun alkuun, jotta tarvittavien resurssien kokoamiseen jää aikaa ennen kriittisen ketjun alkamista.
- Kapasiteettipuskuri varaa ylimääräisiä resursseja äkillisten ongelmien aiheuttamien viivästysten välttämiseksi. Koska tämä kuitenkin kasvattaa budjettia, sitä käytetään harvemmin kuin muita puskurityyppejä.
Vaikka CCM luotiin resurssien käytön tehostamiseksi, puskurien käyttö helpottaa myös resurssien seurantaa. Jos projektipäällikkö huomaa tehtävien kestävän suunniteltua kauemmin ja kuluttavan käytettävissä olevia puskureita, hän voi suunnitella, miten tilanne korjataan ja estetään projektin määräajan siirtyminen.
3. Resurssien tasaaminen
Vaikka kriittisen polun ja kriittisen ketjun kaltaiset menetelmät optimoivat tehokkuutta ja tarjoavat lisäaikaa vastoinkäymisten käsittelyyn, joskus projektisuunnitelmaa on muutettava.
Resurssien tasoittamisessa projektipäällikkö muokkaa projektin aikataulua, mukaan lukien aloitus- ja päättymispäiviä, resurssien saatavuuden perusteella. Resurssien tasoittaminen on hyödyllistä, koska se vähentää kysyntää ja suojaa työntekijöitä ylisitoutumiselta, joka voi johtaa työuupumukseen. Se antaa projektiryhmälle myös aikaa kohdentaa resurssit tehokkaammin sen perusteella, kuka soveltuu parhaiten työn suorittamiseen, sen sijaan että tehtävät pyrittäisiin hoitamaan hätiköidysti.
Resurssien tasoittamiseen on useita tekniikoita. Laske ensin työn määrä, jonka ryhmän jäsenet suorittavat kapasiteettinsa perusteella. Vertaa sitten tarjontaa kysyntään. Onko projektitehtävien suorittamiseen tarvittavat taidot omaavia ryhmän jäseniä käytettävissä silloin, kun tarvitset heitä? Jos resurssien saatavuus ei vastaa kysyntää, siirrä tehtävä toiseen ajankohtaan (varmistettuasi tietenkin ensin asian projektin sidosryhmiltä!).
Vaikka resurssien tasoittaminen kuulostaa teoriassa hyvältä, se ei ole aina käytännössä mahdollista. Vain tietyntyyppisissä projekteissa päättymispäivät ovat joustavia. Lisäksi resurssien tasoittaminen voi joskus aiheuttaa suurempia kustannuksia.
4. Resurssien tasaaminen
Toisin kuin resurssien tasoittamisessa, resurssien tasaamisessa pyritään vähentämään kysyntää pysyen samalla annettujen aikarajoitusten puitteissa. Resurssien tasaamisessa projektipäällikkö muokkaa resurssien aikataulutusta ja kohdentamista tarpeen mukaan ja joissakin tapauksissa ottaa käyttöön lisäresursseja työn suorittamiseksi.
Tehokkaat projektinhallintastrategiat ovat ratkaisevan tärkeitä resurssien asianmukaisen kohdentamisen ja projektin tavoitteiden saavuttamisen kannalta.
Projektipäällikkönä olet todennäköisesti käyttänyt resurssien tasaamista edes huomaamatta sitä – esimerkiksi ottamalla mukaan kokeneemman henkilön, joka pystyy suorittamaan projektityön lyhyemmässä ajassa. Resurssien aikataulutustyökalu voi auttaa tehostamaan tätä prosessia.
Tehokkaan resurssien kohdentamisen vaiheet
Käytännössä käytät todennäköisesti useiden resurssien kohdentamisen lähestymistapojen yhdistelmää yhden projektin aikana. Kohdentaaksesi resurssit tehokkaasti noudata seuraavia vaiheita:
1. Laadi projektin resurssienhallintasuunnitelma
Projektin resurssienhallintasuunnitelmassa määritellään resurssien kohdentamisen kokonaisstrategia, resurssikalenterin ja resurssien ositusrakenteen laatiminen sekä resurssien käyttö projektin aikana. Tähän kuuluvat vuokratut laitteet ja tilat, ostetut materiaalit ja ennen kaikkea ryhmän jäsenet.
Suosittelen jakamaan resurssisuunnitelman kaikkien projektiin osallistuvien kanssa. Asianmukainen viestintä voi auttaa ehkäisemään esimerkiksi resurssikilpailua, etenkin kun kyse on ylikuormitetuista tai ylisitoutuneista työntekijöistä.
Voit mukauttaa resurssisuunnitelmia prioriteettiesi perusteella, jolloin pystyt seuraamaan kaikkea, mitä tarvitset koko projektin elinkaaren ajan. Lisäksi ne parantavat vastuullisuutta ja ryhmän työmotivaatiota.
2. Käytä resurssienhallintaohjelmistoa
Resurssienhallintaohjelmisto auttaa projektipäälliköitä resurssienhallintasuunnitelmien tavoin seuraamaan kaikkea tarvittavaa – mikä on erityisen tärkeää, jos valvot useampaa kuin yhtä projektia! Voit käyttää resurssienhallintaohjelmistoa myös yhdessä projektinhallintasuunnitelmasi kanssa.
Resurssienhallintaohjelmistoille on tarjolla paljon erilaisia vaihtoehtoja, kuten ennustamiseen, aikataulutukseen ja seurantaan keskittyviä työkaluja. Tutustu luetteloomme parhaista resurssienhallintaohjelmistoista. Olen sisällyttänyt vaihtoehdon jokaiseen budjettiin ja eri taitotasoille.
Lue lisää oikean resurssienhallintaohjelmiston valitsemisesta täältä.
3. Hyödynnä visuaalisuutta
Työn ositus kuvaa ja määrittelee projektin tuotokset ja tehtävät. Tehtävien esittäminen helposti seurattavana kaaviona voi auttaa selkeyttämään vastuunjakoa tiimissäsi ja osoittaa tiimin jäsenille, miten projektin kaikki osa-alueet liittyvät yhteen onnistuneen toteutuksen saavuttamiseksi.
Luo tämä visuaalinen esitys ja havainnollista projektin kulkua ja tehtävien järjestystä työn osituksen ohjelmistolla tai työn osituksen mallipohjalla. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Gantt-kaaviota seurataksesi tehtäviä, joille on määritetty alkamis- ja päättymisajat.
Lue lisää resurssisuunnittelun visualisoinneista täältä.
4. Suhtaudu oikopolkuihin varauksella
Resurssien kohdentamiseen on olemassa myös muita menetelmiä, kuten tehtävien nopeuttaminen rinnakkaistamalla ja aikataulun nopeuttaminen lisäresursseilla. Vaikka nämä ovat toisinaan tarpeen, niihin liittyy suuria kustannuksia. Työn nopeuttaminen rinnakkaistamalla voi lisätä resurssiriskiä ja heikentää valmiin tuotoksen laatua. Lisäksi tehtävien nopeuttaminen rinnakkaistamalla ei toimi silloin, kun tehtävät ovat päällekkäisiä.
Aikataulun nopeuttamisessa keskitytään kriittisiin tehtäviin ja niihin lisätään vaihtoehtoisia resursseja, jotta ne saadaan valmiiksi. Tämä kasvattaa budjettia ja saattaa viivästyttää muita projekteja, joita nämä resurssit tukevat. Jos olet valmis hyväksymään kompromissin, aikataulun nopeuttaminen lisäresursseilla on kuitenkin yksi tapa lyhentää projektin valmistumisaikaa.
Löydät lisää resurssien kohdentamismalleja täältä.
Mitä seuraavaksi?
Etsitkö lisää asiantuntijoiden vinkkejä resurssien kohdentamiseen? Liity DPM-jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slackissa yhdessä satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa!
