4 parasta resurssien allokointimenetelmää projektinhallinnassa
Teoriassa resurssienhallinta kuulostaa suoraviivaiselta: jaa projekti tehtäviin, kohdista kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittavat resurssit ja voilà – projekti on valmis! Käytännössä asiat eivät kuitenkaan koskaan etene täysin suunnitelmien mukaan.
Tiimin jäsenten on usein jaettava aikansa useiden projektien kesken, työntekijät ovat sairauslomalla ja tehtävien suorittaminen kestää arvioitua kauemmin – nämä ovat vain muutamia ongelmista, jotka voivat uhata projektien aikatauluja.
Vastoinkäymisten minimoimiseen ja hallintaan on useampi menetelmä, ja resurssien kohdentamiseen tarkoitettu ohjelmisto auttaa merkittävästi pitämään resurssien kohdentamisprosessin mukautuvana, jotta projektin epäonnistuminen voidaan välttää.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
4 keskeistä resurssien kohdentamisen menetelmää
Resurssienhallinnan tekniikoiden ymmärtäminen on olennaista tehokkaiden useiden projektien hallintastrategioiden luomisessa. Sen enempää johdattelematta tässä on 4 resurssien kohdentamisen menetelmää, joiden avulla voit hallita resursseja ja projektejasi.
1. Kriittisen polun menetelmä
Kriittisen polun menetelmä (CPM) on ennakoiva strategia, jonka avulla projekti pidetään aikarajojen sisällä. CPM laskee projektin aikaisimmat ja myöhäisimmät mahdolliset aloitus- ja päättymisajat olettaen, että:
- Jotkin projektin tehtävät ovat riippuvaisia muista tehtävistä, ja
- Ensimmäinen tehtävä on aloitettava riittävän aikaisin, jotta jäljellä olevat tehtävät saadaan valmiiksi haluttuun määräaikaan mennessä
Projektin pisin toisistaan riippuvaisten tehtävien ketju muodostaa tärkeimmät tehtävät, jotka sijoittuvat niin sanotulle kriittiselle polulle. Kriittisen polun ulkopuolella olevissa tehtävissä on pelivaraa; niitä voidaan viivästyttää pidentämättä projektin kestoa.
Määrittämällä tehtäville selkeän tärkeysjärjestyksen ennen projektin aloittamista CPM tukee tehokasta resurssisuunnittelua. Se mahdollistaa myös tarkan seurannan ja helpot muutokset projektin aikana, jotta aikataulu pysyy suunnitelman mukaisena.
Ajanhallinnan optimoinnista huolimatta yksi CPM:n kritiikin aiheista on se, ettei se mahdollista moniajoa. Kriittisen polun ollessa käynnissä tiimi ei voi edetä missään kriittisen polun ulkopuolelle jäävissä projektin tehtävissä. Vaikka tämä tarkoittaa, että kulloinkin käytössä on vähemmän resursseja, se tarkoittaa myös, että näiden resurssien on oltava käytettävissä pidemmän aikaa.
2. Kriittisen ketjun menetelmä
Kriittisen ketjun menetelmä (CCM) on uudempi projektin suunnittelutekniikka, joka kehittyi CPM:n pohjalta ja jossa on muutamia keskeisiä eroja. Kun CPM luo projektiaikataulun tehtävien välisten riippuvuuksien perusteella, CCM muuttaa aikataulua resurssien rajoitusten huomioimiseksi. Siksi sitä voidaan käyttää itsenäisesti tai yhdessä CPM:n kanssa.
CCM ei myöskään painota optimaalisen ratkaisun löytämistä samalla tavalla kuin CPM. CCM:n tapauksessa riittävän hyvä lopputulos riittää. Täydellisyydestä tinkimällä CCM kuitenkin vastaa CPM:ää kohtaan esitettyyn moniajoa koskevaan kritiikkiin ja tarjoaa enemmän joustovaraa vastoinkäymisten varalle.
Resurssien saatavuuden huomioimiseksi CCM sisältää puskuriaikaa osana projektin kokonaiskestoa. Nämä puskurit auttavat varmistamaan projektin valmistumisen ajoissa monin tavoin:
- Projektipuskuri lisää aikaa projektin valmistumisen ja suunnitellun määräajan väliin mahdollisten viivästysten kattamiseksi.
- Syöttöpuskurit ovat ei-kriittisten ketjujen loppuun lisättävää aikaa, joka voi antaa pelivaraa kriittiselle ketjulle (esimerkiksi lisäämällä juhlapäivät huomioivan joustoajan).
- Resurssipuskuri sijoitetaan kriittisen ketjun alkuun, jotta tarvittavien resurssien kokoamiseen jää aikaa ennen kriittisen ketjun alkamista.
- Kapasiteettipuskurissa ylimääräisiä resursseja pidetään varalla äkillisten ongelmien aiheuttamien viivästysten välttämiseksi. Koska tämä kuitenkin kasvattaa budjettia, sitä käytetään harvemmin kuin muita puskurityyppejä.
Vaikka CCM luotiin tehostamaan resurssien käyttöä, sen puskurien käyttö helpottaa myös resurssien seurantaa. Jos projektipäällikkö huomaa tehtävien kestävän suunniteltua kauemmin ja kuluttavan käytettävissä olevia puskureita, hän voi suunnitella, miten tilanne korjataan ja projektin määräajan siirtyminen estetään.
3. Resurssien tasaus
Huolimatta kriittisen polun ja kriittisen ketjun kaltaisista menetelmistä, jotka optimoivat tehokkuutta ja tarjoavat ylimääräistä aikaa vastoinkäymisten käsittelyyn, projektisuunnitelmaa on joskus muutettava.
Resurssien tasaamisessa projektipäällikkö muokkaa projektin aikataulua, mukaan lukien aloitus- ja päättymispäivät, resurssien saatavuuden perusteella. Resurssien tasaaminen on hyödyllistä, koska se vähentää kysyntää ja suojaa työntekijöitä ylikuormittumiselta, joka voi johtaa loppuunpalamiseen. Se antaa myös projektiryhmälle aikaa kohdentaa resursseja tehokkaammin sen perusteella, kuka soveltuu parhaiten työn suorittamiseen, sen sijaan että tehtäviä kiirehdittäisiin tekemään sattumanvaraisesti.
Resurssien tasaamiseen on useita tekniikoita. Laske ensin työn määrä, jonka ryhmän jäsenet suorittavat kapasiteettinsa perusteella. Vertaa sitten tarjontaa kysyntään. Ovatko projektitehtävien suorittamiseen tarvittavat taidot omaavat ryhmän jäsenet käytettävissä silloin, kun tarvitset heitä? Jos resurssien saatavuus ei vastaa kysyntää, siirrä tehtävä toiseen ajankohtaan (kunhan olet tietenkin ensin varmistanut asian projektin sidosryhmiltä!)
Vaikka resurssien tasaaminen kuulostaa teoriassa hyvältä, se ei ole aina käytännössä mahdollista. Vain tietyissä projektityypeissä päättymispäivät ovat joustavia. Lisäksi resurssien tasaamisesta voi joskus aiheutua suurempia kustannuksia.
4. Resurssien tasoitus
Toisin kuin resurssien tasaaminen, resurssien tasoituksella pyritään vähentämään kysyntää pysyen samalla annettujen aikarajoitteiden puitteissa. Resurssien tasoituksessa projektipäällikkö muokkaa resurssien aikataulutusta ja kohdentamista tarpeen mukaan ja tuo joissakin tapauksissa mukaan lisäresursseja työn loppuun saattamiseksi.
Tehokkaat projektinhallintastrategiat ovat ratkaisevan tärkeitä resurssien asianmukaisen kohdentamisen ja projektin tavoitteiden saavuttamisen kannalta.
Projektipäällikkönä olet todennäköisesti käyttänyt resurssien tasoitusta huomaamattasi – esimerkiksi ottamalla mukaan kokeneemman henkilön, joka pystyy suorittamaan projektityön lyhyemmässä ajassa. Resurssien aikataulutustyökalu voi auttaa sujuvoittamaan tätä prosessia.
Tehokkaan resurssien kohdentamisen vaiheet
Käytännössä käytät todennäköisesti resurssien kohdentamisen lähestymistapojen yhdistelmää yhden projektin aikana. Käytä resurssien kohdentamista tehokkaasti noudattamalla näitä vaiheita:
1. Laadi projektin resurssienhallintasuunnitelma
Projektin resurssienhallintasuunnitelmassa esitetään resurssien kohdentamisen kokonaisstrategia, resurssikalenterin ja resurssien ositusrakenteen laatiminen sekä resurssien käyttö projektin aikana. Tämä sisältää vuokratut laitteet ja tilat, hankitut materiaalit ja ennen kaikkea ryhmän jäsenet.
Suosittelen jakamaan resurssisuunnitelman kaikkien asiaan liittyvien kanssa. Asianmukainen viestintä voi auttaa ehkäisemään resurssikilpailun kaltaisia ongelmia, erityisesti kun kyse on ylikohdennetuista tai liikaa sitoutuneista työntekijöistä.
Voit mukauttaa resurssisuunnitelmia prioriteettiesi perusteella, jolloin pystyt seuraamaan kaikkea tarvitsemaasi koko projektin elinkaaren ajan. Lisäksi ne parantavat vastuullisuutta ja ryhmän työilmapiiriä.
2. Käytä resurssienhallintaohjelmistoa
Resurssienhallintasuunnitelmien tavoin resurssienhallintaohjelmisto auttaa projektipäälliköitä pitämään kirjaa kaikesta tarvitsemastaan – mikä on erityisen tärkeää, jos valvot useampaa kuin yhtä projektia! Voit myös käyttää resurssienhallintaohjelmistoa yhdessä projektinhallintasuunnitelmasi kanssa.
Resurssienhallintaohjelmistoille on tarjolla paljon erilaisia vaihtoehtoja, kuten ennustamiseen, aikatauluttamiseen ja seurantaan keskittyviä työkaluja. Tutustu parhaiden resurssienhallintaohjelmistojen luetteloomme. Olen sisällyttänyt vaihtoehdon jokaiseen budjettiin ja eri taitotasoille.
Lue lisää sopivan resurssienhallintaohjelmiston valitsemisesta täältä.
3. Hyödynnä visuaalisia esityksiä
Työn ositusrakenne kuvaa ja määrittelee projektin tulokset ja tehtävät. Tehtävien esittäminen helposti seurattavana kaaviona voi auttaa selkeyttämään vastuita tiimisi kesken ja osoittaa tiimille, miten kaikki projektin osat yhdistyvät onnistuneeksi toimitukseksi.
Luo tämä visuaalinen esitys ja havainnollista projektin kulkua ja tehtävien järjestystä käyttämällä työn ositusrakenteen ohjelmistoa tai työn ositusrakenteen mallipohjaa. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Gantt-kaaviota seurataksesi tehtäviä, joille on määritetty alkamis- ja päättymisajat.
Lue lisää resurssien suunnittelun visualisoinneista täältä.
4. Varo oikoteitä
On olemassa muitakin resurssien kohdentamismenetelmiä, kuten töiden nopeuttaminen ja aikataulun tiivistäminen. Vaikka nämä ovat toisinaan tarpeellisia, niihin liittyy suuria kustannuksia. Töiden nopeuttaminen voi lisätä resurssiriskiä ja heikentää lopputuotteen laatua. Lisäksi töiden nopeuttaminen ei toimi, kun tehtävät ovat päällekkäisiä.
Aikataulun tiivistämisessä keskitytään kriittisiin tehtäviin ja lisätään vaihtoehtoisia resursseja niiden suorittamiseksi. Tämä kasvattaa budjettia ja saattaa viivästyttää muita projekteja, joita nämä resurssit tukevat. Jos tämä kompromissi ei haittaa, aikataulun tiivistäminen on yksi tapa lyhentää projektin valmistumisaikaa.
Löydät lisää resurssien kohdentamismalleja täältä. Vaiheittainen esimerkki resurssien kohdentamisesta voi osoittaa, miten laajempi prosessi toimii käytännössä.
Mitä seuraavaksi?
Etsitkö asiantuntijoiden lisää vinkkejä resurssien kohdentamiseen? Liity DPM:n jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slackissa yhdessä satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa!
