Resurssien kohdentaminen vaihe vaiheelta: katso, miten se toimii
Resurssien kohdentaminen on kriittinen vaihe projektinhallintaprosessissa. Toimialastasi tai projektien määrästä riippumatta tarvitset resursseja. Näihin kuuluvat esimerkiksi työkalut ja erikoislaitteet sekä ennen kaikkea ihmiset, jotka auttavat sinua toimittamaan työn ja saamaan sen valmiiksi.
Käytettävissä olevien resurssien optimaalinen suunnittelu ja kohdentaminen vaikuttavat kykyysi toimittaa projektisi ajallaan ja budjetissa. Se voi vaikuttaa myös yrityksesi tulokseen sekä tiimisi suoriutumiseen ja tyytyväisyyteen.
Tässä oppaassa selitämme, mitä resurssien kohdentaminen tarkoittaa ja miksi tämä prosessi on tärkeää toteuttaa oikein, käymme läpi joitakin haasteita, joita saatat kohdata, ja perehdymme sitten vaiheittaiseen esimerkkiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kuka vastaa resurssien kohdentamisesta?
Resurssien hallinnasta ja kohdentamisesta vastaa usein projektipäällikkö. Jotkin yritykset voivat kuitenkin palkata myös resurssi- tai liikenteenhallintapäällikön vastaamaan ihmisten suunnittelusta ja henkilöstön kohdentamisesta.
Yleisesti projektipäälliköt vastaavat resurssien kohdentamisesta ja hallinnasta projekteissa, joista he ovat vastuussa. Resurssipäälliköt puolestaan tarkastelevat kokonaisuutta laajemmin ja arvioivat resurssien kohdentamista yritystasolla.
Molemmat roolit työskentelevät tiiviisti yhdessä osoittaakseen ihmiset projekteihin heidän taitojensa, kokemuksensa ja käytettävyytensä perusteella sekä hyödyntämällä resurssien kohdentamisen parhaita käytäntöjä.
Liikenteenhallintapäällikön rooli puolestaan muistuttaa Scrum Masterin roolia. Se keskittyy prosessien hallintaan, varmistaa pyyntöjen vastaavan resurssien käytettävyyttä ja helpottaa tiimien välistä viestintää.
Liikenteenhallintapäällikön sitoutuminen kohdistuu prosessiin… hän tuo tiimiin järjen äänen ja sovittaa sen yhteen liiketoiminnan prioriteettien kanssa.
Vaiheittainen esimerkki: Näin kohdennat projektisi resurssit
Oletetaan, että olet ottanut vastaan projektin uudelle asiakkaallesi Ezycountingille, nopeasti kasvavalle tilitoimistolle, jonka vuotuinen liikevaihto on $20 million. He ovat pyytäneet sinua rakentamaan mobiilisovelluksen kuuden kuukauden aikataululla. Kutsumme tätä nimellä Project Ezy!
Vastuuvapauslauseke: Olemme sisällyttäneet esimerkkejä Runn-sovelluksesta havainnollistaaksemme, miten resursseja kohdennetaan projekteihin. Runn on nykyaikainen resurssien suunnittelu- ja kapasiteetin ennustamissovellus, joka auttaa projektipäälliköitä suunnittelemaan ja seuraamaan ihmisiä ja projekteja.
Olen itse työskennellyt projektipäällikkönä useita vuosia, joten tunnen resurssien kohdentamisen haasteet hyvin. Perustin Runnin yhdessä muiden kanssa ratkaistakseni nämä ongelmat ja auttaakseni tarjoamaan sinulle koko yrityksen kattavan näkyvyyden projekteihisi ja niiden toimittamiseen tarvittaviin ihmisiin.
Ennen kuin aloitat
1. Tunne projektitiimisi kapasiteetti ja käytettävyys
Ennen kuin aloitat resurssien kohdentamisen tiettyihin projekteihin, on tärkeää selvittää ensiksi, kuinka paljon aikaa sinulla on käytettävissä kohdennettavaksi.
Työskenteleekö osa työntekijöistäsi osa-aikaisesti? Työskenteleekö osa heistä vain tiettyinä viikonpäivinä?
Aloita varmistamalla, että tunnet tiimisi kapasiteetin ja tiedät, kuinka monta tuntia viikossa tai päivässä kukin työntekijä voi työskennellä.
Runnin People Planner tarjoaa reaaliaikaisen pääsyn työntekijöistä ja alihankkijoista koostuvaan resurssipooliisi, jotta voit nähdä kaikkien nykyisen työkuorman, lomat ja käytettävyyden kohdentamista varten.
2. Selvitä, mitä muuta työtä on toimitusputkessa
On myös tärkeää tietää, mitä muuta työtä on parhaillaan käynnissä ja mitä työtä on tulossa, sillä ihmiset saattavat työskennellä useissa projekteissa samanaikaisesti. Tilanne voi muuttua nopeasti sekavaksi, jos varaat joillekin ihmisille liikaa työtä ja toisille liian vähän.
Runnin Project Planner näyttää kaikki valitulle ajanjaksolle ajoitetut projektisi ja ilmoittaa, mitä parhaillaan on käynnissä.
Jos käytät Runnia, henkilöstösuunnittelija ja kapasiteettikaaviot ovat nopeita tapoja nähdä, missä saatat ylittää kapasiteetin.
Useimmat kapasiteetin suunnittelualustat mahdollistavat tiimin kapasiteetin suunnittelun ja resurssien allokoinnin suunnittelun helposti.
Projektin aikatauluttaminen ja resurssien allokointi
Kun sinulla on käsitys muista suunnitteilla olevista projekteista sekä käytettävissä olevien ihmisten ja työtuntien määrästä, on aika ryhtyä allokoimaan ja aikatauluttamaan resursseja projektiisi. Helpoin tapa lähestyä tätä prosessia on käyttää resurssien aikataulutusohjelmistoa.
1. Ymmärrä projektin laajuus ja toimitusrajoitteet
Varmista ensin, että tunnet projektisi vaatimukset ja toimitettavat tuotokset ja olet tunnistanut mahdolliset toimitusrajoitteet, kuten:
- Laajuuteen kuuluvat ja sen ulkopuolelle jäävät asiat
- Määräajat
- Riippuvuudet
Project Ezyä varten tiedät, että sinun on toimitettava mobiilisovellus kuuden kuukauden kuluessa ja että kiinteä julkaisupäivä on heinäkuussa.
2. Tunnista projektissa tarvittavat roolit ja taidot
Tunnista nyt projektin toimittamiseen tarvittavat roolit, taidot ja kokemus- tai senioriteettitaso.
Ezycounting tarvitsee natiivin iOS-sovelluksen, joten tarvitset jonkun, jolla on Objective-C-ohjelmointitaidot.
Projektipäällikkönä et välttämättä aina tiedä, kuka sopisi tehtävään. Muista konsultoida asianomaisia tiiminvetäjiä, ratkaisuarkkitehteja ja resurssipäälliköitä. He tuntevat tiiminsä jäsenet hyvin ja osaavat arvioida, kuka heidän tiimistään sopisi tehtävään tai missä tarvittavissa projektin toimittamiseen liittyvissä taidoissa saattaa olla puutteita.
Project Ezyn koon ja annetun aikataulun perusteella arvioit tarvitsevasi:
- 1 projektipäällikön
- 1 käyttöliittymä- ja käyttökokemussuunnittelijan
- 2 kehittäjää
- 1 testaajan
3. Hahmottele projektin ylätason aikataulu
Laadi seuraavaksi projektin ylätason suunnitelma. Työskentele tiimisi kanssa ja jaa laajuus tehtäviksi ja toiminnoiksi sekä arvioi, kuinka paljon aikaa tarvitset työn laajuuden toteuttamiseen. Tuntien tai päivien määrä, jonka tiimisi tarvitsee kunkin tehtävän suorittamiseen, vaikuttaa projektisi resurssisuunnitelmaan ja aikatauluun, joten tämä on tärkeä vaihe.
Projektin vaiheiden visuaalinen hahmottelu auttaa, samoin kuin projektin aikataulun kriittisten virstanpylväiden, tärkeimpien toimitettavien tuotosten ja määräaikojen merkitseminen.
Kun olet koonnut nämä kaikki yhteen, näet projektin aikajanan alku- ja päättymispäivineen.
Runnissa voit nopeasti hahmotella projektin vaiheet ja lisätä projektin virstanpylväitä.
Project Ezy kestää helmikuusta heinäkuuhun, ja siinä on seitsemän merkittävää virstanpylvästä ja 5 vaihetta.
4. Kohdista henkilöt projektiin
Valitse projektiin kohdistettavat käytettävissä olevat resurssit ja varmista, että he voivat ottaa vastaan uutta työtä. Muista:
- Ota huomioon mahdolliset vapaat ja yleiset vapaapäivät
- Varmista, että projektiin kohdistettavilla henkilöillä on asianmukaiset taidot
- Varmista myös, ettei kenenkään työkuorma ole liian suuri
Ratkaise liian suuret työkuormat tai ristiriidat kohdistamalla työ uudelleen jollekin toiselle tai siirtämällä aikataulua.
Olet kohdistanut Michellen, Monican, Kennyn ja Beyoncen Project Ezyyn.
Runnin avulla voit lisätä projektiin henkilöitä roolin ja taitojen perusteella. Se myös ilmoittaa liian suurista työkuormista ja vapaista reaaliajassa, joten voit tehdä muutoksia lennossa.
Mitä jos minulla ei ole oikeita resursseja oikeaan aikaan? Jos projektitiimissäsi ei ole ketään, jolla olisi tarvittavat taidot, saatat joutua palkkaamaan alihankkijan auttamaan työn toimittamisessa.
Runnissa voit käyttää paikkamerkkejä ilmaisemaan tiettyyn rooliin kohdistuvaa tarvetta tai tilanteessa, jossa et vielä tiedä, kuka tiimistä ottaa työn vastuulleen.
Olet lisännyt kehittäjän roolille paikkamerkin samalla, kun jatkat muiden resurssien kohdistamista.
Toinen tapa tehdä tämä on käyttää resurssien kohdentamisen taulukkoa, joka laskee automaattisesti kustannukset ja budjetin käytön.
Kun projekti on käynnissä
Projektin edetessä asiat eivät aina suju suunnitelmien mukaan.
Mitä jos resurssien kohdentamissuunnitelmasi olivat liian varovaisia ja olet nyt vaarassa ylittää budjetin?!
Helppo tapa nähdä, miten suunnitelmasi vastaavat todellisuutta, on käyttää projektinhallintaohjelmistoa, jossa on ajanseurantaominaisuudet, ja pyytää tiimiä kirjaamaan työaikansa koko projektin ajan.
Näin voit selvittää, miten toteutunut työ vastaa alkuperäistä resurssien kohdentamissuunnitelmaasi, sekä tunnistaa resurssi- ja aikatauluriskit ajoissa, ennen kuin niistä tulee ongelmia. Tärkeiden resurssisuunnittelun mittareiden, kuten käyttöasteen ja kapasiteetin, säännöllinen tarkistaminen tukee päätöksentekoa ja auttaa välttämään resurssien ylikohdentamista sekä tiimin työuupumusta.
Tehokkaan resurssienhallintaohjelmiston avulla saat yksityiskohtaista tietoa resurssien kohdentamisesta. Esimerkiksi Runnin poikkeamaraportti näyttää toteutuneiden ja suunniteltujen resurssien kohdentamisten välisen poikkeaman.
Runnin poikkeamaraportti näyttää toteutuneiden ja suunniteltujen resurssien kohdentamisten välisen poikkeaman.
Pysyäksesi aikataulussa ja pienentääksesi riskejä saatat joutua:
- Vaihtamaan resurssin
- Kohdistamaan projektiin lisää resursseja
- Muuttamaan resurssien kohdentamista
Project Ezy on ollut käynnissä kaksi kuukautta, ja mielestäsi asiat sujuvat melko hyvin. Kirjaudut Runn-järjestelmään ja huomaat, että henkilöstösi on työskennellyt jatkuvasti ylitöissä.
Otat yhteyttä Ezycountingiin, ja he suostuvat pidentämään projektia kahdella viikolla.
Yhteenveto
Tehokas resurssien kohdentamisprosessi edellyttää, että käytössä on resurssien kohdentamismalli ennen projektin alkua, oikeat ihmiset määrätään oikeaan aikaan ja suunnitelmaa seurataan prosessin aikana optimaalisen tiimin käyttöasteen ja onnistuneen projektin toimituksen varmistamiseksi. Tämän prosessin helpottamiseksi voi olla hyödyllistä käyttää ilmaista resurssienhallintatyökalua.
Näkyvyys työputkeesi ja tiimisi työkuormakapasiteettiin on kriittistä, jotta voit reagoida muutoksiin nopeasti ja mukauttaa suunnitelmaasi tehokkaasti.
Lue lisää siitä, miten hallitset resurssien kohdentamisen täällä.
