Kuinka käyttää Confluencea projektinhallintaan vuonna 2026
Tervetuloa pikaoppaaseen siitä, miten Confluencea käytetään projektinhallintaan. Monet meistä ovat käyttäneet Confluence-sovellusta sen kummemmin ajattelematta: ”Miksi sen nimi on Confluence?” Määritelmän mukaan confluence tarkoittaa paikkaa, jossa kaksi samankokoista jokea yhtyy – aivan kuten silloin, kun hajautettu projektitiimi tekee yhteistyötä. Tiimin jäsenet voivat olla toiminnallisesti tai jopa maantieteellisesti lähtöisin eri alueilta, mutta jossain vaiheessa he liittyvät yhteen jakaakseen muistiinpanonsa, keskustelunsa, luettelonsa ja monet muut projektin tuotokset.
Confluence on yhteistyön avain, ja yhteistyö on minkä tahansa projektinhallintamenetelmän ydin. Verrattuna moniin ohjelmiston vaihtoehtoihin Confluence on monipuolinen kokoelma toiminnallisuuksia ja automaatiota.
Aloitin urani projektinhallinnan parissa yli kaksikymmentäviisi vuotta sitten, ja Microsoft Projectia lukuun ottamatta minulla ei ollut käytössäni Atlassianin tuotevalikoiman kaltaisia työkaluja. Kaikki projektipäälliköt seurasivat työtä yksinkertaisissa taulukkolaskentatiedostoissa, projektiaikataulussa ja paperisissa muistikirjoissa. Vielä nykyäänkin kuljetan kenttämuistikirjaa ja kynää mukanani kaikkialle.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Aloin käyttää Atlassianin Jira- ja Confluence-tuotteita noin kaksi vuotta sitten, kun eräs asiakas halusi ottaa ne käyttöön organisaatiossaan. Koska olin aiemmin käyttänyt ja ottanut käyttöön muita vastaavia ketteriä työkaluja, prosessi oli melko intuitiivinen. Projektipäälliköt voivat valita Jiraa tukevan projektinhallinta-alustan monimutkaisten projektien tehokkaampaan hallintaan.
Projektipäällikköinä pidämme monta palloa ilmassa, ja yksi erittäin tärkeä kokonaisuus on tiedonhallinta. Keskitetyn tietojärjestelmän käyttäminen on aina helpompaa kuin sähköpostien, yksityisviestien tai muistilappujen perässä juokseminen (kyllä, jotkut meistä käyttävät niitä edelleen).
Näin teet projektinhallintaa Confluencen avulla
Tiimityö ja organisointi
Ensi silmäyksellä Confluence vaikuttaa tehostetulta muistiinpanotyökalulta, mutta se loistaa todella, kun se yhdistetään tehokkaaseen projektinhallintaohjelmistoon. Monella tapaa tämä pitää paikkansa, ja tiimit käyttävät sitä yksinkertaisesti tähän tarkoitukseen, mutta yhteistyössä. Omasta mielestäni sen tärkein käyttötapaus liittyy projektin kokonaisvaltaiseen suunnitteluun ja toteutukseen aina projektin perustamisasiakirjoista retrospektiiveihin ja kaikkeen siltä väliltä. Alla on muutamia esimerkkejä.
Löydät Jiran vinkit ja niksit täältä.
Yksi Confluencen ainutlaatuisista eduista on sen menetelmäriippumattomuus. Ketterästä menetelmästä vesiputousmalliin työkalu kattaa ne kaikki. Kaikkien toiminnallisuuksien luetteleminen olisi melko pitkä tehtävä, joten tässä on pieni yhteenveto työkaluista ja malleista, joita kannattaa ajatella, kun aloitat projektin suunnittelun Confluencen avulla:
- Tiimi: työntekijän käsikirja, RACI-matriisit (roolien ja vastuiden määrittely)
- Sidosryhmät: projektin tilaraportit, tuotteiden etenemissuunnitelmat
- Elinkaari: viikoittaiset kokousmuistiinpanot, tietopohjan luominen
- Suunnittelu: projektin aloitus, projektin suunnittelu
- Epävarmuus ja monitulkintaisuus: riskien arviointi, muutoksenhallinta
- Toimitus: suunnittelun katselmointi, projektiraportointi, Kanban-taulun hallinta
- Suorituskyky: kapasiteetin suunnittelu, ideointi
- Projektityö: aikajanat, DevOps-toimintaohje, vaatimukset, tehtävienhallinta
Valitse vain vaihe ja ala tutustua saatavilla oleviin lomakkeisiin, toimintoihin ja malleihin. Atlassianilla on jopa kirjasto, joka auttaa sinua löytämään lisää.
Jälkiarviointi
Kuten aiemmin mainittiin, projektinhallinnan jokaiseen vaiheeseen on olemassa oma mallinsa menetelmästä riippumatta. Tässä haluan keskittyä jälkiarviointiin.
Keskustellaan projektin erittäin tärkeästä osasta eli jälkiarvioinnista. Se on erinomainen työkalu projektien suunnitteluun myöhempiä projekteja varten. Se on projektityössä niin tärkeä, että se ylittää usein menetelmien rajat. Sekä perinteiset että ketterät projektinhallintatiimit voivat käyttää sitä tapana mukauttaa työskentelyään jatkossa.
Aiemmin käytimme opituista asioista tehtyä koontia jälkiarviointinamme, ja se järjestettiin projektin lopussa. Se on muodollinen prosessi, johon ei usein enää palata. Kun jälkiarviointi kuitenkin otetaan käyttöön säännöllisin väliajoin, tiimit voivat varmistaa projektin sujuvamman etenemisen ja sidosryhmät voivat odottaa parempaa suorituskykyä.
Vaikka jälkiarvioinnin ja opituista asioista tehdyn koonnin välillä on joitakin eroja, keskitymme tässä prosessien parantamiseen.
Miten Confluence liittyy tähän?
Confluence pitää jälkiarviointia niin tärkeänä osana prosessia, että Atlassian Marketplacessa on useita malleja.
Vaikka molemmat lähestymistavat perustuvat seuraaviin perusasioihin:
- Mikä sujui hyvin
- Mikä ei sujunut hyvin
- Miten voimme toimia paremmin
4L-malli lisää seuraavat vaihtelevat näkökulmat:
- Mistä pidettiin (joskus käytetään myös ilmaisua mistä nautittiin)
- Mitä opittiin
- Mitä inhottiin (tai mitä puuttui)
- Mitä kaivattiin
Tässä tapauksessa mukaan tulee oppimisen näkökulma, koska äskettäin opitut prosessit ovat arvokkaita ja ne pitäisi tuoda esiin tulevaa käyttöä varten.
Selvä, sitten perustelut
Muistat varmasti sanonnan: ”menneisyyden unohtaneet ovat tuomittuja toistamaan sen.” Vaikka se ei aina ole huono asia, menneisyyden kollektiivisen tiedon kokoaminen voi auttaa meitä välttämään huonojen asioiden toistamista ja samalla muistamaan, mikä oli hyvää. Onnistuneen jälkiarvioinnin vaiheet näyttävät tältä:
- Valmistaudu: kokoa muistiinpanosi, tiimisi ja itsesi. Päätä lähestymistapa. Etätiimit voivat käyttää valkotaulusovelluksia, kuten Muralia, Concept Boardia tai Explain Everythingiä. Rakennan usein tämän kaltaisen nelikentän:
- Muistelu: nyt on aika aloittaa toiminnan ydin. Jokaisen tulisi käyttää hieman aikaa neljän kategorian pohtimiseen: mistä he pitivät, mitä puuttui, mitä he kaipasivat ja mitä he oppivat. Selitä, mitä nämä tarkoittavat. Saatat esimerkiksi pitää siitä, että tiimi työskenteli hyvin yhteistyöhön perustuvan ohjelmoinnin parissa, mutta kaipasit siihen enemmän aikaa. Ehkä opit yhteistyöhön perustuvan ohjelmoinnin kautta erinomaisesta dokumentointityökalusta, mutta sinulta puuttui koulutus sen tehokkaaseen käyttöön. Tai ehkä tiimilläsi oli vaikeuksia pitää tehtävät näkyvillä — toinen merkki siitä, että hyötyisit kevyestä pienyrityksille tarkoitetusta tehtävienhallintaohjelmistosta, joka integroituu hyvin Confluence-ympäristöösi.
- Järjestä: anna joitakin ohjeita. Ehkä haluat keskittyä yhteen ruudukkoon kerrallaan tai yksinkertaisesti antaa kaikille mahdollisuuden osallistua vapaasti. Aseta aikaraja — mitä pidempi projekti, sitä pidempi jälkiarviointi.
Voit myös jakaa nämä projektin eri vaiheisiin. Älä säästä tätä projektin loppuun, sillä muuten saatat menettää mahdollisuuksia.
Mitä voit tehdä näillä erinomaisilla tiedoilla?
Ensimmäinen vaihe on kerätä vastaukset. Etsin yleisiä vastauksia ja kerään ne yhteen. Usein esiin nousevat esimerkiksi koulutus, aika, työkalut ja muut vastaavat asiat. Tämä on toimintasuunnitelmasi. Nämä yleisimmät vastaukset jakautuvat yhdelle neljästä alueesta:
- Tee enemmän
- Tee vähemmän
- Jatka tekemistä
- Lopeta tekeminen
Kun enemmistö tiimistä piti jostakin tietystä työkalusta, mutta tarvitsi siihen lisää koulutusta, se pitäisi asettaa etusijalle. Jos taas huomaat, ettei jostakin asiasta pidetty, mutta johto haluaa pitää sen osana prosessia, se antaa sinulle mahdollisuuden pohtia, kuinka tehokas se on, ja ehkä tarjota vaihtoehtoja.
5 asiantuntijan vinkkiä ja niksiä
- Pikanäppäimet on nimetty intuitiivisesti. Kauttaviiva ”/” on kaiken alku. Avaa pikavalikko syöttämällä se ensin ja lisää sitten toiminnon nimi. Esimerkiksi ”/ + d” (1) näyttää kaikki d-kirjaimella alkavat pikanäppäimet, kuten päivämäärän (2). Avautuvan pudotusvalikon oikealla puolella näkyy näppäimistöä vastaava ”//”, joka avaisi päivämäärän pikanäppäimen. (3):
- Aina kun muokkaat kenttää etkä muista pikanäppäintä, paina ”Ctrl +/”, niin pikanäppäinluettelo avautuu. Lisätietoja pikanäppäimistä löydät täältä.
- Ymmärrä ”Sulje”- ja ”Julkaise”-toimintojen ero. Työ on usein vielä kesken. Confluence tallentaa työsi oletusarvoisesti säännöllisin väliajoin. Asiakirjan sulkeminen tallentaa sen viimeisimmän muutoksen kohdalla, mutta ei näytä näitä muutoksia. Julkaiseminen vie uuden asiakirjasi kaikkien nähtäville. Näin voit työstää keskeneräistä asiakirjaa ja julkaista sen, kun se on valmis.
- Suurin haaste, johon jokaisen organisaation on vastattava, on johdonmukaisuus. Käytä lomakkeissasi ja sivuillasi samoja kenttiä, tyylejä ja muotoiluja. Tämä auttaa käyttäjiäsi hyväksymään ne.
- Käytä myös muokkainta. Monet kutsuvat banneriksi myös nopeaa muotoilu- tai tyylivalitsinta:
Retrospektiivillä on meille jotain arvokasta kerrottavaa – meidän tarvitsee vain kuunnella
Hyödynnä näitä Confluencen käyttöä koskevia vinkkejä, jotta seuraavan retrospektiivin järjestäminen olisi helpompaa. Kun se on riittävän helppoa, järjestät niitä todennäköisemmin useammin ja annat projektitiimillesi paremmat edellytykset onnistua.
Käytä malleja ja muokkaa ne organisaatiosi kielelle sopiviksi, kokoa tietosi ja muodosta toimintasuunnitelmasi. Äläkä unohda aikaa säästäviä pikanäppäimiä. Saatat pitää myös tätä artikkelia, joka käsittelee resurssien suunnittelua Jiran avulla, hyödyllisenä.
Jos pidät tästä tai muista täällä olevista artikkeleista, kerro kokemuksistasi kommenteissa ja tilaa The Digital Project Managerin uutiskirje.
