Kuinka vetää projekteja perustajan tavoin (suora kyselytunti)
Monipuoliset taidot = johtamistaidot: Monitaitoisuus ei ole ansa – se on harjoittelua suurempia vastuita varten.
Avoimuudella on merkitystä: Terveimmissä työyhteisöissä luvut tuodaan esiin, vaikka se olisi vaikeaa.
Liiketoimintaosaaminen on projektipäällikön uusi supervoima: Katteen, käyttöasteen ja myyntiputken tilan ymmärtäminen tekee sinusta korvaamattoman.
Vara-aika ≠ hukkaan heitettyä aikaa: Käytä se uusien töiden hankkimiseen tai järjestelmien parantamiseen.
Käyttöastetavoitteesi on vihje: Se kertoo, millaisessa yrityksessä työskentelet ja kuinka paljon liikkumavaraa sinulla on.
Meillä oli mahtavaa äskettäisessä tapahtumassamme Miten projektijohtajat voivat johtaa projekteja perustajien tavoin. Keskustelu synnytti vilkkaan pohdinnan siitä, miten projektipäälliköt voivat ajatella suuremmin, toimia strategisemmin ja kasvaa lopulta liiketoimintajohtajiksi.
Mutta kuten live-tapahtumissamme aina käy, aika loppui kesken ennen kuin ehdimme käsitellä kaikkia yleisön erinomaisia kysymyksiä. Onneksi panelistimme Mark Orttung ja Pam Butkowski jäivät vielä 30 minuutiksi syventämään keskustelua.
Tässä on yhteenveto tuosta ylimääräisestä kysymys- ja vastausosiosta – täynnä suodattamattomia näkemyksiä, joita voit hyödyntää heti.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kun projektipäälliköt toimivat monissa rooleissa ja ”käyttävät monia hattuja”, miten voimme välttää yleisosaajan sudenkuopat ja silti tuottaa arvoa?
Pam Butkowski:
En usko, että sveitsiläisen linkkuveitsen kaltainen moniosaajuus olisi huono asia. Se on mielestäni aivan hyvä asia. Tärkeää on ymmärtää, mikä osa veitsestä pitää ottaa esiin kulloinkin. Kukaan ei ole tehokas, jos koko veitsi on levitettynä esille. Kyse ei ole siitä, että sanoisi: ’Minä teen kaiken’, vaan siitä, että sanoo: ’Tässä on se, mitä teen, tässä ovat vahvuuteni ja näin voimme huolehtia lopusta.’
Mark Orttung:
Olen täysin samaa mieltä. Vietin paljon aikaa tuotehallinnassa, ja siellä on sama tilanne – sinulla on kaikki vastuu mutta ei lainkaan päätösvaltaa. Yrität vaikuttaa kaikkien näkökulmien yli. Se auttaa sinua kasvamaan paremmaksi liiketoimintaosaajaksi, koska joudut opettelemaan tarkastelemaan asioita joka kulmasta. Se on vaikeaa ja panee aivot koville, mutta samalla se valmistaa sinua etenemään organisaatiossa.
Miten pidät mielessäsi kysymyksen ’entä me’, kun koet, ettei johto osoita samaa ajattelutapaa työntekijöitä kohtaan?
Mark Orttung:
Kun minusta tuli ensimmäisen kerran toimitusjohtaja, epäonnistuimme suuressa projektissa, ja 50 ihmistä poistui projektista yhden viikon aikana. Se oli raskasta. Kaikki halusivat aloittaa irtisanomiset, mutta päätin, ettemme voisi tehdä niin, koska emme enää koskaan saisi palkattua ihmisiä kyseisillä markkinoilla. Niinpä ryhdyimme avoimiksi. Näytimme myyntiputken, kerroimme ongelmasta ja sanoimme: tarvitsemme apua. Jos osaat myydä, auta meitä myymään. Jos osaat tukea, auta tukemisessa. Avoimuus muutti tilanteen ”minusta” ”meiksi”. Toipuminen kesti kuusi vuosineljännestä, mutta se muovasi meistä todella vahvan yrityksen.
Pam Butkowski:
Luottamus katoaa heti, jos johto huutaa hurraata ja ilmoittaa sitten yhtäkkiä irtisanomisista. Mutta jos olet nähnyt luvut jo kuukausien ajan, ymmärrät miksi. Projektinhallinnassa ei aina tajua, kuinka nopeasti tällaiset laskelmat tehdään. Jos 50 ihmistä on ilman projektia, vuoden kate lasketaan uudelleen 30 minuutissa. On helppo panikoida, mutta hyvä johto pysähtyy ja kysyy: mitä tämä tarkoittaa ihmisille ja mitä tämä tarkoittaa pitkällä aikavälillä? Avoimuus ratkaisee, luottavatko ihmiset näihin päätöksiin vai eivät.
Tarvitseeko projektipäälliköiden nykyään tuntea kaikki nämä liiketoimintamittarit? Tarvitsemmeko käytännössä MBA-tutkinnon?
Mark Orttung:
Et tarvitse MBA-tutkintoa, mutta sinun täytyy ymmärtää, miten liiketoiminta toimii. Siksi pidän kuukausittaisia liiketoimintakatsauksia ja kutsun mukaan mahdollisimman monia ihmisiä. Aluksi kysymykset ovat perustason kysymyksiä – ’mikä on bruttokate?’ – ja se on hienoa. Viidenteen kuukauteen mennessä ihmiset yhdistävät asioita ja esittävät ideoita. Näin annat ihmisille kunnia-MBA:n: päästä heidät mukaan, anna heidän kysyä ja näyttää, miten kaikki liittyy toisiinsa.
Pam Butkowski:
Horizontalilla kaikki projektipäällikkömme ja asiakaskumppanimme osallistuvat joka viikko pro forma -katsaukseen. Käymme läpi projektien poikkeamat, liikevaihdon, katetrendit ja EBITDA-näkymämme – kaiken. He vastaavat siitä, että heidän lukunsa ovat oikein ennen kuin siirrymme johdon katsaukseen. Ensimmäinen kerta, kun huomaat päätöksesi siirtäneen $200,000 kuukaudesta toiseen, on pysäyttävä. Tarkoitus ei kuitenkaan ole syyllistää ketään. Tarkoitus on tarjota asiayhteys ja tehdä yhteistyötä, jotta koko tiimi tietää, miksi asioita tapahtuu.
Jos aikaani ei voi laskuttaa asiakkaalta, miten voin silti osoittaa arvoni?
Mark Orttung:
Osallistu myyntiin. Tarjouspyyntöjä, RFP:itä ja myyntiputken mahdollisuuksia on aina. Yksi parhaista asioista, joita teimme, oli kannustaa oma-aloitteisten tarjousten tekemiseen. Jos tunnet asiakkaan hyvin, mene hänen luokseen ja sano: ’Hei, huomasimme tämän ongelman. Näin uskomme, että voisit ratkaista sen.’ Vaikka olisit väärässä, hän arvostaa aloitteellisuuttasi ja kutsuu sinut usein mukaan keskusteluun. Se tekee sinusta arvokkaan.
Pam Butkowski:
Olemme surkeita noudattamaan omia neuvojamme. Kehotamme asiakkaita dokumentoimaan, luomaan mallipohjia ja hiomaan prosesseja – mutta emme tee sitä itse. Jos olet viikon ilman projektia, aina löytyy dokumentaatiota siivottavaksi, mallipohjia parannettavaksi ja prosesseja hiottavaksi. Jos joku tulisi tänään luokseni ja sanoisi: ’Minulla on iltapäivä vapaana, mitä voisin tehdä?’, antaisin hänelle listan tarvitsemistamme mallipohjista. Se ei ole näennäistyötä – se vahvistaa koko toimintamme perustaa. Poikkeus on se, että lyhyt aika ilman projektia sopii tähän erinomaisesti. Neljä kuukautta ilman projektia ja pelkkien mallipohjien tekeminen on ongelma.
Mitkä ovat kokeneiden projektipäälliköiden käyttöastetavoitteet? Ja miten ne muuttuvat uralla edetessä?
Pam Butkowski:
Kokeneiden projektipäälliköiden tavoite on 85 %. Ohjelma- tai portfoliovetäjillä se laskee 50–75 prosenttiin. Tämä on tarkoituksellista. Tuo 15–50 % on hengähdystilaa – lomia, siirtymiä ja laskuttamatonta strategista työtä varten. Kyse ei ole laiskottelusta. Näin sinun ei tarvitse päättää projektia perjantaina ja aloittaa aloitustapaamista maanantaina ilman taukoa.
Mark Orttung:
Käyttöastetavoitteesi kertoo, millaisessa yrityksessä olet. Kun palasin palveluliiketoimintaan, yrityksemme käyttöaste oli 92–95 %. Se on resursointimalli – myyt vain tunteja. Lisäarvoa tuottava konsulttiyritys voi hyvin toimia 70–85 %:n käyttöasteella. Se on kestävää, koska asiantuntemuksesta voi veloittaa enemmän ja ihmisille voidaan luoda tilaa strategisen työn tekemiseen. Jos yrität pitää molemmat – 95 %:n käyttöasteen ja korkealuokkaiset konsultointihinnat – ihmiset uupuvat. Se ei toimi.
Lopuksi
Projektien johtaminen perustajan tavoin ei tarkoita työviikon tuntimäärän kasvattamista, vaan näkökulman muuttamista. Mitä enemmän siirryt ajattelussa kysymyksestä ”entä minä?” kysymykseen ”entä me?”, sitä enemmän huomaat muovaavasi paitsi projekteja myös organisaatiosi tulevaisuutta.
Älä myöskään unohda tutustua koko tilaisuuden tallenteeseen, joka on saatavilla maksutta!
