Kuinka saavuttaa määräajat ilman mikromanageerausta
Yksi roolin määrittävistä asioista on se, että sinun on usein totuttava olemaan ”pahis”, mutta se ei silti ole hauskaa! Koska vastuullamme on yleensä varmistaa, että saavuttaa ja että asiat etenevät suunnitellusti, projektipäälliköt seuraavat usein muiden työnkulkua ja joutuvat aika ajoin puuttumaan tilanteeseen, korjaamaan kurssia tai painostamaan hieman varmistaakseen, että kaikki tarpeet täyttyvät.
Määräajoista kiinni pitäminen on yksi projektipäälliköiden suurimmista haasteista, pääasiassa siksi, että vaikka voit tukea sadalla eri tavalla, et voi tehdä jonkun HÄNEN puolestaan, eikä sinulla todennäköisesti ole aikaa istua koko päivää seuraamassa ihmisiä varmistaaksesi, että he saavat valmiiksi ajoissa. Joten tässä on ohjeet , jotta voit auttaa ja itseäsi onnistumaan sekä välttää muuttumasta ”pahaksi poliisiksi” tai mikromanageroimasta ihmisiä varmistaaksesi, että he .
1. Aseta selkeät odotukset alusta alkaen
Sinulla pitäisi olla projektin alussa useita tilaisuuksia kertoa selkeästi , milloin odotetaan valmistuvan. Määräaikojen pitäisi olla yksi ensimmäisistä asioista, jotka mainitaan aloituskokouksissa ja perehdytyksessä, ja työnkuvauksessa, tai missä tahansa dokumentaatiossa, johon on pääsy, pitäisi ilmoittaa selkeästi kaikki olennaiset määräajat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Aloituksessa jaan mielelläni tiivistelmän, jossa esitellään tärkeimmät tavoitteet ja virstanpylväät määräaikoineen, ja varmistan aina, ettei ole epäselvyyttä siitä, kuka vastaa mistäkin tehtävästä (ja että määräajat ovat realistisia).
Aloituskokouksissa kysyn myös asioista ja varmistan, ettei epäselvyyksiä ole. Kokouksen tai tapaamisen päättäminen yksinkertaisesti kysymällä ”Tietävätkö kaikki, mitä heidän pitää tehdä ja milloin se on palautettava?” ei koskaan haittaa! Toivottavasti olet myös rakentanut kanssa suhteen, jossa he tietävät voivansa aina kertoa huolistaan tai kysyä sinulta, jos jokin asia ei ole selvä.
2. Ole tiimipelaaja
Suhteista puheen ollen, olen sanonut tämän ennenkin ja sanon sen uudelleen: niin suuri osa perustuu luottamukseen ja rehellisyyteen sekä siihen, että varmistat tuntevan olonsa mukavaksi tuodessaan ongelmat esiin ennen kuin niistä tulee ONGELMIA. Paras tapa rakentaa näitä suhteita on olla osa sen sijaan, että asetut määräaikoja heiluttelevaksi yliherraksi. Pelkästään roolisi määritteleminen tukijaksi rangaistusten jakajan sijaan voi auttaa pitkälle.
Varmista, että viestit päivittäin sanoin ja teoin olevasi siellä auttamassa heitä onnistumaan etkä katsomassa vierestä heidän horjumistaan ja epäonnistumistaan. Ihmiset motivoituvat myös , kun he tuntevat olevansa vastuussa koko menestyksestä sen sijaan, että he vain saisivat asiat tehdyiksi välttääkseen projektipäällikön torut.
3. Tarkista tilanne
Olen kirjoittanut aiemmin siitä, miten tärkeää on tarkistaa tilanne – päivittäin, viikoittain tai kuukausittain – projektiesi ja ihmistesi kanssa. Nämä tarkistukset ovat erittäin tärkeitä, kun on kyse etenemisvauhdista ja sen varmistamisesta, että pysyt aikataulussa määräaikojesi saavuttamiseksi. Yksinkertainen päivittäinen tai viikoittainen tapaaminen kanssa sen varmistamiseksi, etteivät he jää jälkeen, on olennaisen tärkeä.
Tilanteen tarkistamisesta on hyötyä molemmille osapuolille: se antaa jäsenelle mahdollisuuden tuoda esiin ajoitukseen liittyvät huolenaiheensa (ja hän on rehellinen kanssasi, jos olet luonut oikeanlaisen suhteen), ja se antaa myös sinulle projektipäällikkönä selkeän kuvan siitä, missä olet menossa ja liittyykö mahdollisesti huolia siitä, ettei työ valmistu ajoissa. Tämä voi olla epämuodollista, ja se voidaan tehdä jopa pikaviestillä tai lyhyellä kasvokkain käytävällä keskustelulla.
4. Näytä kokonaiskuva
Usein, kun projektit ovat viivästyneet tai määräajoista ei ole pidetty kiinni, palaan asiaan ja huomaan, että yksi syy oli se, ettei tai yksittäinen henkilö täysin ymmärtänyt merkitystä tai arvoa toimistolle tai asiakkaalle. Varmista jälleen heti aloituksesta lähtien, että tietää, miten projektin jokainen osa liittyy toisiinsa lopputuloksen, tuotteen tai saavuttamiseksi, ja korosta jokaisen virstanpylvään merkitystä kokonaismenestyksellenne.
Kun työskentelet miljoonan asian parissa, yhden tehtävän merkitystä voi joskus olla helppo vähätellä. Jos henkilö ymmärtää, miten hänen panoksensa vaikuttaa kokonaisuuteen, hän toimittaa työn usein todennäköisemmin ajoissa. Tämä on toinen asia, jonka voit lisätä aloituskäytäntöihisi – vahvista ajatusta siitä, että jokainen pieni <span data-slate-leaf="true" data-slate-fragment="JTVCJTdCJTIyY2hpbGRyZW4lMjIlM0ElNUIlN0IlMjJ0ZXh0JTIyJTNBJTIyRnJlcXVlbnRseSUyQyUyMHdoZW4lMjBwcm9qZWN0cyUyMGhhdmUlMjBsYWdnZWQlMjBvciUyMGRlYWRsaW5lcyUyMGhhdmUlMjBiZWVuJTIwbWlzc2VkJTJDJTIwSSUyMGxvb2slMjBiYWNrJTIwYW5kJTIwcmVhbGl6ZSUyMGElMjBmYWN0b3IlMjB3YXMlMjB0aGF0JTIwdGhlJTIwdGVhbSUyMG9yJTIwaW5kaXZpZHVhbCUyMGRpZG4ndCUyMGZ1bGx5JTIwZ3Jhc3AlMjB0aGUlMjBpbXBvcnRhbmNlJTIwb3IlMjB2YWx1ZSUyMG9mJTIwdGhlJTIwZGVhZGxpbmUlMjB0byUyMHRoZSUyMGFnZW5jeSUyMG9yJTIwdG8lMjB0aGUlMjBjbGllbnQuJTIwQWdhaW4lMkMlMjByaWdodCUyMGZyb20lMjBraWNrb2ZmJTJDJTIwbWFrZSUyMHN1cmUlMjB0aGF0JTIweW91ciUyMHRlYW0lMjBrbm93cyUyMGhvdyUyMGVhY2glMjBwaWVjZSUyMG9mJTIwdGhlJTIwcHJvamVjdCUyMGZpdHMlMjB0b2dldGhlciUyMHRvJTIwYWNoaWV2ZSUyMGUhdCUyMHJlc3VsdCUyMHByb2R1Y3QlMkMlMjBvciUyMHByb2plY3QlMjBnb2FsJTJDJTIwYW5kJTIwaGlnaGxpZ2h0JTIwdGhlJTIwaW1wb3J0YW5jZSUyMG9mJTIwZWFjaCUyMG1pbGVzdG9uZSUyMHRvJTIweW91ciUyMG92ZXJhbGwlMjBzdWNjZXNzLiUyMFNvbWV0aW1lcyUyMGl0JTIwY2FuJTIwYmUlMjBlYXN5JTIwd2hlbiUyMHlvdSdyZSUyMHdvcmtpbmclMjBvbiUyMGElMjBtaWxsaW9uJTIwdGhpbmdzJTIwdG8lMjBkZWVtcGhhc2l6ZSUyMHRoZSUyMGltcG9ydGFuY2UlMjBvZiUyMG9uZSUyMHRpY2tldC4lMjBJZiUyMGElMjBwZXJzb24lMjBoYXMlMjBhJTIwc2Vuc2UlMjBvZiUyMGhvdyUyMHRoZWlyJTIwY29udHJpYnV0aW9uJTIwYWZmZWN0cyUyMHRoZSUyMHdob2xlJTJDJTIwdGhleSUyMHdpbGwlMjBvZnRlbiUyMGJlJTIwbW9yZSUyMGxpa2VseSUyMHRvJTIwZGVsaXZlciUyMG9uJTIwdGltZS4lMjBUaGlzJTIwaXMlMjBhbm90aGVyJTIwaXRlbSUyMHlvdSUyMGNhbiUyMGFkZCUyMHRvJTIweW91ciUyMGtpY2tvZmYlMjBwcm90b2NvbCUyMC0lMjByZWluZm9yY2UlMjB0aGUlMjBpZGVhJTIwdGhhdCUyMGV2ZXJ5JTIwc21hbGwlMjB0YXNrJTIwbWF0dGVycyUyMGFuZCUyMHRoZSUyMGdvYWxzJTIwY2FuJ3QlMjBiZSUyMG1ldCUyMHdpdGhvdXQlMjB0b3RhbCUyMGJ1eS1pbiUyMGZyb20lMjBlYWNoJTIwcGxheWVyLiUyMiU3RCU1RCUyQyUyMnR5cGUlMjIlM0ElMjJwYXJhZ3JhcGglMjIlN0QlNUQ=" on merkityksellinen, eikä tavoitteita voida saavuttaa ilman jokaisen osallistujan täyttä sitoutumista.
5. Varmista, että tiedot ovat aina saatavilla
Kuten kaikki tiedämme, erilaisia resurssienhallintatyökaluja ja projektinhallintajärjestelmiä kuin on projektipäälliköitä – mutta yksi asia, joka niillä kaikilla pitäisi olla yhteinen, on tapa, jolla tiimisi pääsee helposti käsiksi tarvitsemiinsa tietoihin. Tähän kuuluvat tehtävät, määräajat ja kaikki muut olennaiset tiedot työn laadukkaaseen ja ajallaan valmistumiseen.
Sen lisäksi, että jaat projektisuunnitelman tai tiivistelmän aloitustilaisuudessa, varmista, että olet dokumentoinut tiedot paikkaan, josta kaikki löytävät ne helposti. Tämä on vakuutuksesi tilanteita vastaan, joissa joku sanoo: “en tiennyt, milloin se piti palauttaa!” tai “en ollut varma, kuinka paljon aikaa minulla oli.” Henkilökohtaisesti pidän siitä, että teen jokaiselle tiimin jäsenelle tehtävälistan, jossa esitetään yksinkertaisesti ja määräajat Trellon avulla. Näin toimimalla projektin läpinäkyvyys maksimoituu ja varmistetaan, että jokaisella on pääsy omaan listaansa sijainnista riippumatta.
6. Ylläpidä tervettä työkuormaa
Joskus asiat menevät hulluiksi, erityisesti silloin, kun sinulla ja jäsenillä on käynnissä . Tämä on väistämätön osa -pohjaista – ja hei, se pitää elämän mielenkiintoisena, eikö totta? Vaikka jotkin viikot ovat kiireisiä ja saatat joutua tekemään välillä jopa ylitöitä, sinun vastuullasi on varmistaa, että työmäärä on hallittavissa ja että he pystyvät realistisesti noudattamaan . Stressaantuneet ja ylityöllistetyt työntekijät menettävät paljon todennäköisemmin kiinnostuksensa ja innostuksensa kohtaan, tekevät huolimattomia virheitä tai unohtavat asioita.
Vaikka kukaan ei voi taata sujuvaa etenemistä jatkuvasti, pyri hyödyntämään viikoittaisia/kuukausittaisia varmistaaksesi, että kaikkien työmäärä on hallittavissa, ja pyri ennakoimaan ruuhkat ja ylikuormitus ennen kuin on liian myöhäistä. Jos pidät huolta ja varmistat, että heille annetaan riittävästi aikaa ja resursseja tekemiseen, se vähentää varmasti aikaa, jonka joudut käyttämään ihmisten mikromanagerointiin, tai mikä pahempaa, asiakkaiden pyytämiseen anteeksi .
Jos olet lukenut aiempia artikkeleitani, tiedät varmasti jo, että korostan jatkuvasti ihmissuhteiden, rehellisyyden ja luottamuksen merkitystä . Joskus, erityisesti digitaalisissa toimistoissa ja palveluyrityksissä, on helppo unohtaa, ettei ole pelkästään taulukkolaskentaa ja .
Itse asiassa uskon, että suurin osa projektinhallintataidoista joita tässä työssä menestymiseen tarvitaan, eivät ole teknisiä vaan pikemminkin synnynnäisiä. Kun kannustat saamaan valmiiksi ajallaan, tämä pitää paikkansa enemmän kuin koskaan. Toivottavasti näiden vinkkien avulla säästät aikaa, koska sinun ei tarvitse jatkuvasti muistuttaa ihmisiä heidän .
