Projektin opituista asioista kertovan mallipohjan käyttö
Projektit (erityisesti vähemmän onnistuneet!) voivat opettaa meille monia arvokkaita asioita tiimien johtamisesta ja prosessien kehittämisestä.
Organisaatiot voivat analysoida projektien epäonnistumisia saadakseen tietoa työnkulkujen sujuvoittamisesta, tehokkaasta yhteistyöstä tiimien välillä ja tulevien projektien tehokkaammasta toteuttamisesta.
Ilman virallista järjestelmää näiden havaintojen seuraamiseen ja hyödyntämiseen opituista asioista voi kuitenkin olla vaikea ottaa kaikki hyöty irti. Opittujen asioiden mallipohja voi auttaa dokumentoimaan projektissa opitut asiat ja ottamaan nämä havainnot käyttöön koko projektisalkussa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä opitut asiat tarkoittavat projektinhallinnassa?
Projektinhallinnassa ”opittu asia” tarkoittaa tietoa, jota olet saanut projektin toteutuksen aikana. Tästä tiedosta voi olla hyötyä tulevissa projekteissa. Olet esimerkiksi voinut arvioida, että tiimiltäsi kuluisi toimitettavan kokonaisuuden valmiiksi saamiseen kaksi sprinttiä, mutta lopulta siihen kuluikin kolme sprinttiä.
Vaikka opittuihin asioihin liittyy usein kielteinen mielikuva, ne voivat olla myös myönteisiä. Olet esimerkiksi lisännyt budjettiin 10 %:n varauksen ennakoimattomien kustannusten varalta. Käytit varausta aikataulun nopeuttamiseen, jotta voisit korjata liian pienen arvion aiheuttaman tilanteen ja välttää aikataulun viivästymisen. Tässä tapauksessa opittu asia on hyvä käytäntö, jota kannattaa soveltaa tulevissa projekteissa.
Opittujen asioiden läpikäynti projektitiimin kanssa muistuttaa ketterän tiimin sprintin retrospektiiviä. Opittujen asioiden kirjaaminen on kuitenkin yleensä perusteellisempaa, sillä opitut asiat dokumentoidaan koko projektin ajalta ja kootaan sen jälkeen yhteiseen tietovarastoon. Tämä voi päteä myös tiimisi retrospektiiveihin, mutta ei välttämättä.
Mikä on opittujen asioiden mallipohja?
Opittujen asioiden mallipohja on työkalu, jonka avulla voit kerätä parannusehdotuksia koko projektin elinkaaren ajan. Vakiomuotoisen rakenteen käyttäminen näiden havaintojen keräämiseen varmistaa, ettet jätä pois mitään olennaista tietoa, ja helpottaa opittujen asioiden löytämistä, kun niitä hyödynnetään tulevissa toimeksiannoissa.
Milloin opittujen asioiden mallipohjaa käytetään?
Oman kokemukseni mukaan useimmat projektitiimit odottavat projektin loppuun asti palautteen keräämistä. Valitettavasti siinä vaiheessa on usein liian myöhäistä. Sinun on todennäköisesti vaikea palauttaa mieleen havaintoja, jotka olivat toteutusvaiheen aikana tuoreina mielessä.
Sen sijaan suosittelen sisällyttämään opitut asiat projektinhallintaprosesseihisi koko projektin elinkaaren ajan, ei ainoastaan projektin alasajon tai päättämisen yhteydessä. Aiemmissa projekteissa kävin opitut asiat säännöllisesti läpi tiimini kanssa kahdesta syystä: 1) jotta opitut asiat voitiin kirjata niiden ollessa vielä tuoreina ja 2) jotta asiaankuuluvia havaintoja voitiin soveltaa projektin ollessa vielä käynnissä.
Nämä jälkipuinnit voivat olla sekä opettavaisia että terapeuttisia – ja yleensä niiden tuloksena syntyy paljon käyttökelpoista tietoa, joka estää sinua tekemästä samoja typeriä virheitä uudelleen!
4 opittujen asioiden mallipohjien hyötyä
Opittujen asioiden mallipohjat tarjoavat useita hyötyjä:
- Sinä ja tiimisi saatte mahdollisuuden oppia ja kehittyä aiemmissa projekteissa tekemienne havaintojen pohjalta. Nämä tiedot ovat hyödyllisiä paitsi projektisuunnittelussa myös prosessien parantamisessa ja arvioinnissa.
- Opittujen asioiden dokumentointi tarkoittaa, että sinulla ja tiimilläsi on nyt välitön pääsy tietoihin, joita ei enää tarvitse oppia kantapään kautta. Oppien – myös onnistumisten – kirjaaminen antaa sinulle ja tiimillesi etenemissuunnitelman onnistumiseen jokaisessa tulevaisuudessa toteutettavassa projektissa.
- Mallipohjan käyttäminen kannustaa sidosryhmiä pohtimaan opittuja asioita, jotka olisivat muuten saattaneet jäädä huomaamatta jäsentämätöntä keräysmenetelmää käytettäessä.
- Opittujen asioiden kirjaaminen mallipohjaan tekee portfoliojohtajien helpommaksi koota ja analysoida koko organisaation laajuisesti opittuja asioita.
Näin käytät opittujen asioiden mallipohjaa
Tässä osiossa kuvailen, mitä elementtejä opittujen asioiden mallipohjaan kannattaa sisällyttää, kuten projektin saavutukset, ehdotettujen parannusten perustelut ja projektin jälkeinen opittujen asioiden luettelo.
Mikä sujui hyvin?
Portfolioosi kuuluvien tulevien projektien kannalta hyödylliset saavutukset kannattaa kirjata muistiin. Olipa kyse lyhyen aikavälin prosessimuutoksista, sitoutumisesta olemassa oleviin prosesseihin, viestinnän hienosäädöistä tai jostain muusta, tämä kannattaa dokumentoida, jotta ymmärrät, mitä voidaan ja pitäisi ottaa mukaan seuraavaan projektiin, jonka toteutatte tiiminä!
Mitä voisi parantaa?
Projektin ongelmien tai suositeltujen parannusten taustalla olevien syiden kirjaaminen on myös tärkeä osa opittujen asioiden dokumentointia. Projektin ongelman tunnistaminen ei riitä – sen ymmärtäminen, mistä ongelma sai alkunsa ja millainen vaikutus sillä oli, antaa ongelmasta enemmän kontekstia ja auttaa laatimaan suosituksia parannusten toteuttamiseksi jatkossa.
Projektin parannuksia kannattaa tarkastella erittelemällä ongelma, vaikutus ja suositus. Tiimisi on saattanut kokea ongelman vaikutukset ennen perimmäisen syyn tunnistamista – siksi nämä asiat kannattaa erottaa toisistaan mallipohjassa.
Tässä esimerkki:
- Ongelma: projektiaikataulu oli liian tiukka, eikä siinä ollut riittävästi pelivaraa asiakkaan tarkistuksille ja muokkauksille ennen suunniteltua julkaisupäivää
- Vaikutus: tiimin jäsenet kuormittuivat ja joutuivat työskentelemään myöhäisinä iltoina ja pitkiä päiviä saavuttaakseen projektin määräajan
- Ratkaisu: ota projektin sidosryhmät ja projektin sponsorit mukaan aikataulun hyväksymiseen ja sisällytä prosessiin ylimääräinen muokkauskierros. Jos pystyit löytämään ratkaisun tähän ongelmaan toteutuksen aikana (esimerkiksi käyttämällä sopimuskohtaa, jolla projektiin lisätään aikaa), kirjaa myös se muistiin.
Projektin jälkeinen opittujen asioiden luettelo
Kun sinä ja tiimisi olette keränneet opittuja asioita koskevat raakadataa, saatatte joutua muokkaamaan tietoja ennen niiden lisäämistä organisaationne opittujen asioiden tietokantaan, jotta niitä voidaan soveltaa yleisesti tuleviin projekteihin.
Opittujen asioiden mallipohjamme sisältää osion, johon voit luetella projektin jälkeen opitut asiat. Näin voit tiivistää tiimisi kanssa keräämäsi oivallukset toimintasuunnitelmaksi, jota voidaan soveltaa samankaltaisiin projekteihin.
Hyödyllisimmät opit ovat selkeitä ja ytimekkäitä (1–2 virkkeen pituisia). Ne menevät suoraan asiaan, ovat sovellettavissa käytäntöön ja niitä voidaan hyödyntää eri projekteissa. Niissä tulisi myös täsmentää, mitä opittiin, miksi tämä on merkityksellistä ja milloin korjaavia toimenpiteitä tulisi soveltaa tulevaisuudessa.
Esimerkiksi:
- “Lisää projektiaikatauluun vähintään 10 % ylimääräistä pelivaraa, jotta suuret sidosryhmäryhmät saavat riittävästi aikaa keskeneräisen työn tarkistamiseen”
- “Järjestä päivittäiset tiimin tilannekatsaukset Slackissa ennakoivan viestinnän helpottamiseksi ja esteiden tehokkaaksi poistamiseksi.”
Mallipohjassa pyydetään myös tunnistamaan, mihin projektiprosessin osaan tai kategoriaan tämä oppi kuuluu. Kun syötät tiedot opittujen asioiden tietokantaan, voit hakea kategorian perusteella ja helpottaa niiden käyttöönottoa tulevissa projekteissa.
Etsitkö toimivaa opittujen asioiden mallipohjaa?
Opittujen asioiden mallipohja on saatavilla Microsoft Word -asiakirjana, ja se sisältää kentät projektin tietoja, kuten projektin nimeä, tiimin jäseniä ja päivämääriä, varten sekä viitekehyksen sen pohtimiseen, mitä olisi voitu parantaa, ja tilaa opittujen asioiden sekä mahdollisten toimenpiteiden kirjaamiseen.
Career Builderin jäsenet saavat käyttöönsä tämän mallipohjan, täytetyn esimerkin ja paljon muuta!
Jos haluat lisää projektinhallinnan mallipohjia, liity jäseneksi ja tutustu koko mallipohjakirjastoomme täällä.
Mitä mieltä sinä olet?
Kuinka usein pohdit kokemuksiasi ja projektejasi? Mikä oli tärkein urasi aikana oppimasi asia? Oletko tutustunut opittujen asioiden mallipohjaamme, ja koitko sen hyödylliseksi? Kerro ajatuksistasi kommenteissa!
Jos haluat vaihtaa oppeja muiden projektipäälliköiden kanssa, saat käytännön näkemyksiä ja yhteisön reaaliaikaista neuvontaa liittymällä DPM:n jäseneksi. Liity yhteisöön. Löydä omat ihmisesi.
