Kuinka hallita ihmisiä heidän edes tietämättään
Olemme kaikki olleet siinä tilanteessa – yrität parhaasi mukaan välttää tiimisi mikromanageeraamista, mutta heidän tapansa tehdä asioita (tai olla tekemättä niitä) saa vaikuttamaan siltä, että he haluavat tulla mikromanageeratuiksi. Joinakin päivinä et ehdi käydä edes kahvilla, ennen kuin tiimisi lähettää sinulle paniikissa viestin näennäisen kiireellisestä ongelmasta, jota ei voi ratkaista ilman panostasi.
Mistä oikein on kyse? Kuinka saat tiimisi toimimaan itsenäisesti niin, ettei viikon poissaolosi syökse asiakkaitasi ja tiimiäsi kaaokseen? Näin: sinun on opittava johtamaan ihmisiä – ilman että he edes tietävät sitä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kuinka johtaa ihmisiä ilman, että he edes tietävät sitä
Projektinhallinnan merkittävä haaste on oppia johtamaan ihmisiä niin, että he pystyvät johtamaan itse itseään tehokkaasti. Nämä kolme pääohjetta selittävät, kuinka ihmisiä johdetaan niin, että voit kannustaa tiimiäsi innovoimaan ja kehittämään päätöksissään omistajuuden ja itsenäisyyden tunnetta.
1. Määritä, millaiset asiat edellyttävät panostasi
Ollaan rehellisiä: jos tiimisi pommittaa sinua avunpyynnöillä, nykyinen johtamistyylisi antaa ymmärtää, ettet luota heidän kykyynsä tehdä päätöksiä ilman sinua. Tämä on korjattava – ja nopeasti.
Jo pelkästään omia tarpeitasi ajatellen on vaikea tietää, kuinka ihmisiä johdetaan, jos et ole selventänyt tiimillesi, millaiset ongelmat edellyttävät panostasi. Välitätkö esimerkiksi julkaisusivun grafiikassa käytetystä fontista? Työkalusta, jota tiimi käyttää sisäisten työnkulkujen hallintaan? Olet todennäköisesti enemmän huolissasi aikatauluun tai budjettiin vaikuttavista muutoksista kuin työn pikkutarkkojen esteettisten ja teknisten yksityiskohtien määrittelemisestä.
Määritä oman mukavuustasosi, asiakkaan vaatimusten ja projektin luonteen perusteella selkeä raja sille, millaiset ongelmat edellyttävät palautettasi ennen kuin tiimi ryhtyy toimiin. Pidä sitten kiinni päätöksestäsi. Jokainen lipsuminen omalta osaltasi aiheuttaa hämmennystä ja käynnistää pyyntöjen vyöryn uudelleen.
2. Vahvista odotuksiasi
Jos olet selventänyt odotuksesi eikä tiimi edelleenkään noudata näitä ohjeita, sinun on opetettava heitä kantamaan vastuunsa. Koska olet niin hyvä siinä, mitä teet, on luonnollista, että ihmiset haluavat päästä helpommalla ja antaa sinun tehdä kovan työn mahdollisten vaihtoehtojen punnitsemisessa ja päätöksen tekemisessä. Tämä on hyväksyttävää, jos kyseessä on uusi tai nuorempi työntekijä, joka vasta opettelee talon tavoille, mutta tietyn pisteen jälkeen sinun on annettava tiimikavereillesi mahdollisuus kartuttaa kokemusta, jota he tarvitsevat kehittyäkseen.
Tietysti tiimissäsi on aina joku, joka on jatkuvasti riippuvainen muista. Jos haluat tietää, kuinka johtaa ihmisiä, jotka pyytävät liikaa ohjausta, neuvoni on tämä: käännä tilanne heidän edukseen. Kun joku seuraavan kerran kysyy sinulta, kuinka hänen viimeiset kaksi viikkoa tutkimansa raportti pitäisi jäsentää, vastusta halua kertoa uskomattoman vahvaa henkilökohtaista mielipidettäsi asiasta ja kysy sen sijaan, mitä mieltä hän itse on.
Jos he eivät ymmärrä vihjettä siitä, että nyt on heidän hetkensä loistaa päätöksentekijöinä, kerro heille, mitä he tekevät. He eivät ehkä edes itse tajua sitä. Kysy, miksi heistä tuntuu edelleen tarpeelliselta keskustella tästä kanssasi, ja toista, että luotat heidän kykyynsä keksiä itsenäisesti loistava ratkaisu. Useimmiten syyllinen on itseluottamuksen puute (tai opittu tapa), ja sinun on annettava tiimillesi aikaa näiden taitojen kehittämiseen – erityisesti, jos toimit valmentajana ketterässä projektissa.
Minulla on kuitenkin ollut muutamia kokemuksia, joissa mikään määrä kysymyksiä kuten ”Mitä mieltä olet?” ei tuottanut toivomiani tuloksia. Tässä vaiheessa sinun on ehkä vietävä huomaamaton projektinhallinta seuraavalle tasolle: jos tiimisi pommittaa sinua jatkuvasti pikaviesteillä, siirry hetkeksi offline-tilaan (Kyllä, se on mahdollista! Maailma ei lopu, lupaan sen!). Sulje ovi. Tee mitä tahansa, mikä viestii, ettet ole tavoitettavissa. Sitä ennen aseta kuitenkin odotus, että tiimisi on keksittävä itsenäisesti ratkaisu, joka tuottaa XYZ:n, ja anna sille selkeä määräaika.
Voi olla hankalaa selvittää, kuinka ihmisiä johdetaan tällä etäisellä tavalla niin, ettei samalla anna vaikutelmaa, että jätät heidät huomiotta – mikä ei todellakaan ole tarkoituksesi. Järjestä tätä varten viikoittaiset kahdenkeskiset tapaamiset jokaisen tiimikaverisi kanssa. Säännöllinen tapaamisaika opettaa heitä säästämään kysymyksensä siihen asti, kun olet käytettävissä, ja toivottavasti vähentää niiden tarpeettomien pyyntöjen määrää, joita muuten saisit. Jos he tulevat kahdenkeskiseen tapaamiseen ilman mitään keskusteltavaa, lopeta tapaaminen etuajassa. Olisin yllättynyt, jos heillä ei seuraavalla viikolla olisi mukanaan luettelo esityslistan aiheista. Tämä on toinen hienovarainen tapa opettaa tiimiäsi ottamaan vastuu omasta urastaan.
3. Opeta tiimisi kalastamaan
Tunnet sananlaskun: anna ihmiselle kala, niin hänellä on ruokaa päiväksi. Opeta hänelle kuinka kalastetaan, niin ruokit hänet koko elämän ajan.
Yllä olevassa esimerkissä tiimin jäsen kysyi sinulta, kuinka raportti jäsennellään. Tiesivätpä he sitä tai eivät, he toivat esiin laajemman ongelman, jonka ratkaisemisesta olisi hyötyä. Jos projektilla olisi toimitettaville tuotoksille tarkoitettu mallipohja, tiimin ei nimittäin tarvitsisi kääntyä puoleesi uuden tehtävän aloittamisen yhteydessä. Erityisesti ketterää projektia johtaessasi tämä on täydellinen tilaisuus opettaa kalastamaan. Kerro seuraavassa päivittäisessä tilannepalaverissa tiimille, että olet huomannut toimitettavien tuotosten muodossa epäjohdonmukaisuutta, ja anna heidän tehtäväkseen toteuttaa ratkaisu ensi viikkoon mennessä. Vetäydy sitten taka-alalle ja odota tuloksia. Kun opit johtamaan ihmisiä tällä tavalla, saatat yllättyä siitä, mitä tiimisi keksii itse – ja tästä koituu ketjuvaikutuksena hyötyä projekteillesi myöhemmin.
Jotain vastaavaa tapahtui hiljattain eräässä projekteistani. Kun tiimi toi ongelman tietooni, minusta tuntui kuin olisin ollut yhdessä niistä ”valitse oma seikkailusi” -kirjoista, joita luit lapsena:
- Vaihtoehto 1: Korjaa ongelma itse. Se on nopeampaa ja tehokkaampaa.
- Vaihtoehto 2: Kerro tiimille, mitä heidän pitää tehdä. Tunnet asiakkaan niin hyvin, että tiedät jo heidän pitävän keksimästäsi ideasta.
- Vaihtoehto 3: Kerro tiimille, että ongelma on olemassa. Vastusta kiusausta suunnitella ratkaisua itse ja anna heidän päättää, kuinka se korjataan.
Vaihtoehdot 1 ja 2 tarjoavat toki vähimmän vastuksen reitit, mutta kun käännät seikkailusi seuraavalla kerralla sivulle 100, huomaat, että ratkaisusi toimi lyhyellä aikavälillä jonkin aikaa, mutta ajoi projektin vaikeuksiin pitkällä aikavälillä:
- Vaihtoehdossa 1 poltit itsesi loppuun. Projekti epäonnistui, koska teit itsestäsi niin korvaamattoman, ettet koskaan saanut tilaisuutta laatia strategiaa ennakoidun budjettivajeen varalle. Keskityit yksityiskohtiin etkä siihen, kuinka ihmisiä ja projekteja johdetaan – eli työsi ytimeen projektipäällikkönä.
- Vaihtoehdossa 2 tiimi toimitti voittavan ratkaisun, mutta heidän taitonsa eivät koskaan kehittyneet. Huippusuoriutujat alkoivat paheksua sinua. Heikompien kehittyminen estyi. Seurauksena oli henkilöstön vaihtuvuutta, eivätkä tiimin jäljelle jääneet jäsenet enää luottaneet sinuun – tai toisiinsa. Projekti kärsi.
Draamaako? Ehkä hieman. Pointti on kuitenkin se, että kun kerroin tiimilleni, että heidän oli toimitettava raportit nopeammin, he loivat tyylioppaan ja ottivat käyttöön sisäisen laadunvarmistusprosessin. Ratkaisu oli luovempi ja kattavampi kuin mikään, mitä olisin voinut yksin keksiä. Käytän nyt tarkistamiseen 10 % vähemmän aikaa, ja kaikilla tiimin jäsenillä on yhteinen käsitys siitä, mitä on saatava aikaan. Luota tiimiisi työn hallinnassa, niin he luottavat sinuun johtajana.
Nauti matkasta
Oppiminen johtamaan ihmisiä – ja projekteja – ei tapahdu yhdessä yössä. Se on osa sitä, mikä tekee tästä niin mielenkiintoista! Tiimin johtaminen projektissa edellyttää toistoa sekä kärsivällisyyden ja luottamuksen kehittämistä. Ketterissä tiimeissä työskentelevien on tärkeää muistaa, että ketteryys on iteratiivinen prosessi, jota myös yksilöt ohjaavat. Jos sinä ketterän projektin projektipäällikkönä onnistut ottamaan etäisemmän roolin, tiimi oppii selvittämään asiat itse (pienellä ohjauksellasi). Kuka tietää? Saatat jopa voida pitää rauhassa kahvitauon – tiimisi kanssa tai ilman.
Yritätkö johtaa tiimiäsi organisaatio- tai tiimimuutoksen läpi? Lue lisää siitä, kuinka voit johtaa tiimejäsi näiden siirtymäkausien läpi täältä.
