Projektitiimin hallinta: vinkkejä 9 tiimin jäsenelle
Projektiryhmän johtaminen ei ole helppoa – varsinkaan silloin, kun jokaisella tiimin jäsenellä on omat ainutlaatuiset vahvuutensa, heikkoutensa ja työskentelytapansa. Projektipäällikkönä joudut selviytymään jatkuvilta vaikuttavista väärinkäsityksistä, myöhästyneistä määräajoista ja ristiriitaisista prioriteeteista samalla, kun yrität pitää projektin aikataulussa.
Joten miten voit hallita projektiryhmääsi tehokkaasti? Tässä artikkelissa jaamme yhdeksän vinkkiä ja tekniikkaa, joiden avulla onnistut siinä helposti. Samalla autat jokaista tiimin jäsentä hyödyntämään täyden potentiaalinsa ja saavuttamaan projektin tavoitteet.
Mitä projektiryhmän hallinta tarkoittaa?
Projektiryhmän hallinta on prosessi, jossa organisoidaan, motivoidaan ja jaetaan tehtäviä ihmisille ja resursseille, jotka työskentelevät tietyn projektisi parissa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektiryhmään kuuluu yleensä esimerkiksi projektipäällikkö, tiimin jäseniä, sidosryhmiä ja aihealueen asiantuntijoita. Ryhmän yhteisenä tavoitteena on yleensä toimittaa tietty lopputulos ajallaan, budjetin puitteissa ja laatustandardien mukaisesti. Matkan varrella he joutuvat todennäköisesti kohtaamaan esimerkiksi epäselvää viestintää, tehotonta resurssienhallintaa ja projektin laajuuden muutoksia.
Projektipäällikkönä vastuullasi on minimoida nämä haasteet laatimalla projektin kuvaus, RACI-kaavio ja projektisuunnitelma. Näin varmistat, että tiimi tietää selkeästi, mitä on tehtävä, kuka tekee mitä ja milloin kaiken on oltava valmista. Voit myös käyttää varhaisessa vaiheessa esimerkiksi Delphi-tekniikkaa sidosryhmien hyödyntämiseen riskien tunnistamisessa.
Sinun on myös seurattava tiimin työkuormia, stressitasoja ja työuupumuksen varoitusmerkkejä. Projektinhallinnan koontinäyttö voi auttaa tässä näyttämällä tehtävien jaot, työkuormat, määräajat ja edistymisen sekä yhteistyön järjestelmällisesti.
Jos haluat tosissasi parantaa tiimisi yhteistyötä, nämä parhaat yhteistyökurssit ovat juuri sitä, mitä tarvitset päästäksesi alkuun.
Näin hallitset projektiryhmää
Jokaisella projektiryhmäsi jäsenellä on omat erityispiirteensä ja mieltymyksensä – hyödynnä niitä. Alla olevat vinkit toimivat yleisinä parhaina käytäntöinä kaikenlaisten tiimien ja niiden jäsenten persoonallisuuksien hallinnassa.
1. Käytä projektinhallintaohjelmistoa
Projektiryhmää hallitessasi on hyödyllistä, että kaikki tiimin projektia koskevat tarvitsemat tiedot ovat yhdessä paikassa – tehtävät, projektin vaatimukset, määräpäivät, tehtävien jaot, toimitettavat tuotokset, projektin tavoitteet, virstanpylväät ja niin edelleen. Tämä paikka on yleensä projektinhallintaohjelmisto.
Sopivan projektinhallintaohjelmiston tai resurssienhallintaohjelmiston löytäminen helpottaa elämääsi projektipäällikkönä huomattavasti. Nykyään tekoälyä hyödyntävät projektinhallintatyökalut vievät tämän vielä pidemmälle automatisoimalla tehtävien jaot, ennakoimalla projektiriskejä ja optimoimalla tiimin työkuormia reaaliaikaisen datan perusteella.
Projektinhallintaohjelmiston tarkoituksena on seurata, kuka työskentelee parhaillaan minkäkin parissa, kuinka paljon tehtävissä on edistytty ja miltä kunkin tiimin jäsenen työkuorma näyttää. Kaikkien työkuormakapasiteettia on vaikeampi arvioida ilman ohjelmistoa. Projektinhallintaohjelmisto on erityisen tärkeä projekteja hallitseville etätiimeille, sillä virtuaalisessa viestinnässä työtehtäviä voi helposti jäädä huomaamatta.
Esimerkki siitä, miten projektinhallintaohjelmisto auttaa: näet kapasiteetin, tehtävien jaot ja kokonaistyökuormat yhdessä näkymässä. Jotkin tekoälyä hyödyntävät työkalut analysoivat jopa aiempaa suorituskykyä ehdottaakseen optimaalista työkuorman jakamista ja varmistaakseen, että projektit pysyvät aikataulussa mahdollisimman vähäisin pullonkauloin.
Se on myös tärkeä apuväline tiimisi työnarkomaanien kanssa toimittaessa. Työnarkomaanit ovat yleensä määrätietoisia, yksityiskohtiin keskittyviä ja sinnikkäitä, mutta tähän voi liittyä työuupumuksen ja heikon työn ja vapaa-ajan tasapainon riski. He ovat työn valmistumisessa todellisia koneita, mutta he voisivat luultavasti hyötyä tauosta.
Ohjelmiston avulla näet tarkalleen, mitä heidän työlistallaan on, joten voit siirtää osan tehtävistä jollekin toiselle, jolla on enemmän kapasiteettia. Tekoälyä hyödyntävä työkuorman hallinta voi jopa tunnistaa työuupumuksen varhaiset merkit ja suositella tehtävien uudelleenjakoa automaattisesti. Sopivan työmäärän antaminen heille – ja säännöllisten taukojen kannustaminen – pitää heidät motivoituneina ja auttaa heitä ehkäisemään työuupumusta.
Asiantuntijan vinkki: Pyydä tiimiäsi auttamaan projektinhallintatyökalun vaatimusten tarkistuslistan laatimisessa varmistaaksesi, että nykyinen järjestelmäsi täyttää kaikkien heidän tarpeensa.
2. Luo tiimille psykologisesti turvallinen ympäristö
Psykologisesti turvallisessa ympäristössä tiimisi kokee pystyvänsä ja voivansa jakaa palautettaan, ideoitaan ja ajatuksiaan muun tiimin kanssa. Tutkimukset osoittavat, että psykologisen turvallisuuden luominen tiimiin voi jopa vähentää projektivirheitä 25 prosentilla. Ilman sitä saatat myös jäädä paitsi hyvistä ideoista, koska tiimisi jäsenet eivät tunne oloaan mukavaksi puhuessaan.
Psykologinen turvallisuus on erityisen tärkeää tiimisi introverteille. Introvertit ovat yleensä pohdiskelevia, rauhallisia ja varautuneita, minkä vuoksi heidät saatetaan joskus helposti sivuuttaa. He kukoistavat tilanteissa, joissa heidän on mukava ja turvallista ilmaista ajatuksiaan. He ovat jo valmiiksi taipuvaisia vaikenemaan – ilman psykologista turvallisuutta et ehkä koskaan kuule heitä.
Seuraavassa on muutamia keinoja psykologisen turvallisuuden luomiseen:
- Aseta selkeät odotukset viestinnälle ja käyttäytymiselle ja korosta kunnioitusta sekä avoimuutta.
- Rakenna palautesilmukoita osaksi prosessejasi tapaamalla tiimin jäseniä säännöllisesti, pyytämällä palautetta ja toimimalla sen perusteella, jotta kaikki kokevat tulevansa kuulluiksi.
- Tunnusta ja palkitse tiimin jäseniä ideoista, palautteesta ja tilanteista, joissa he ylittävät heiltä odotetun.
Jos tiimisi kamppailee edelleen motivaation ja psykologisen turvallisuuden kanssa, tutustu artikkeliimme neurojohtamisen strategioista.
3. Luo projektitiimillesi RACI-kaavio
RACI-kaaviossa määritellään, kuka on vastuussa kustakin projektitehtävästä, kuka vastaa lopputuloksesta, ketä kuullaan ja kenelle tiedotetaan. Tiimin jäsenet voivat tarkistaa kaaviosta tehtäviään edistäessään, keneltä asianmukaisilta tiimin jäseniltä he voivat saada palautetta ja näkemyksiä.
Projektipäälliköt voivat käyttää sitä myös tiettyjen tehtävien delegoimiseen tiimille. Jos käytät projektinhallintaohjelmistoa, työkalusi todennäköisesti sisältää RACI- tai RASCI-kaaviomallin.
Tiimisi kontrollifriikit hyötyvät asianmukaisesta RACI-kaaviosta. Nämä yksityiskohtiin keskittyvät, ennakoivat ja perusteelliset tiimin jäsenet haluavat todennäköisesti osallistua projektin jokaiseen tehtävään ja antaa siitä palautetta, mikä voi joskus johtaa mikromanageeraukseen.
Merkitse heidät vastuullisiksi tai lopputuloksesta vastaaviksi sellaisissa tehtävissä tai projektin tuotoksissa, jotka tiedät heidän pystyvän hoitamaan erinomaisesti, ja tee selväksi, missä heidän tulee vain saada tietoa tai missä heitä tulee kuulla – tai missä heidän ei pitäisi osallistua lainkaan.
Seuraavassa on muutamia RACI:n parhaita käytäntöjä:
- Yritä nimetä yksi henkilö ”vastuuhenkilöksi” jokaiselle tehtävälle useiden henkilöiden tai ryhmän sijaan. Tämä vähentää epäselvyyttä siitä, kuka tehtävää todella tekee.
- Vältä asettamasta itseäsi (eli projektipäällikköä) vastuuseen kaikesta. Näin et joudu prosessin pullonkaulaksi.
- Selvennä kuulluksi tulemisen ja tiedottamisen ero. Tiedotetut henkilöt eivät yleensä anna palautetta, mutta kuullut henkilöt voivat antaa sitä.
4. Ole päättäväinen mutta joustava tiimisi johtamisessa
Hyvä johtajuus tarkoittaa päättäväisyyttä ja vastuun ottamista tekemistäsi päätöksistä. Se ei kuitenkaan tarkoita, että sinun pitäisi hakata toimintatapasi kiveen. Pysy joustavana ja avoimena uusille ideoille, vaihtoehtoisille päätöksille tai muutoksille, jotka johtuvat asioista, joihin et voi vaikuttaa.
Kehityt tässä yrityksen ja erehdyksen kautta, kun johdat yhä useampia tiimejä ja teet enemmän päätöksiä — opit vaistomaisesti, milloin päätös kannattaa tehdä ja milloin on parempi odottaa lisätietoja.
Tämä taito on tärkeä tiimisi hiljaisten sankareiden johtamisessa. Nämä luotettavat, vaatimattomat ja omistautuneet tiimin jäsenet painavat päänsä alas ja saavat työn tehtyä, mutta ollakseen tehokkaita he tarvitsevat vahvaa johtajuutta ja selkeää ohjausta.
Priorisoi heidän työnsä ja anna heille selkeät ohjeet, mutta kuuntele heitä, kun heillä on ehdotus — he ovat jatkuvasti työn ytimessä, joten heillä on runsaasti ensikäden tietoa, joka auttaa sinua päätöksenteossa.
Projektitiimin tehokas johtaminen edellyttää tehokkaita projektinhallintastrategioita, jotka edistävät yhteistyötä ja vastuullisuutta.
5. Viesti tehokkaasti tiimisi kanssa
Tämä on melko itsestään selvää — selkeä viestintä on olennaista, jotta kaikki tietävät, mikä suunnitelma on ja mitä heidän pitäisi tehdä. Olisit kuitenkin yllättynyt siitä, kuinka usein johtajat epäonnistuvat tässä. Erään tutkimuksen mukaan 30 % vastaajista sanoi turhautuvansa esihenkilöidensä epäselvään viestintään.
Tehokas viestintä on myös ratkaisevan tärkeää projektisi parissa työskenteleville haaveilijoille. Luovien ideoiden tai uusien lähestymistapojen pauloihin uppoutuneet ihmiset ovat hieno lisä tiimiisi, mutta he saattavat joskus ohittaa antamasi tärkeät tiedot. Haaveilijat ovat yleensä innovatiivisia, harkitsevia ja tiedonjanoisia, mutta he saattavat tarvita selkeitä ohjeita ja häiriintyä helposti.
Aseta odotukset ja opeta heitä keskittymään siihen, mitä tietoa he tarvitsevat tehdäkseen työnsä hyvin ja hyödyntääkseen haaveitaan.
Tässä on muutama strategia viestintäsi parantamiseen:
- Ole toimintaan suuntautunut ja käytä ohjeissasi selkeitä verbejä. Karsi tarpeettomat täytesanat ja yksityiskohdat ja keskity siihen, mikä lukijan tai kuuntelijan seuraavan askeleen tulisi olla.
- Pidä toiminta johdonmukaisena ajoituksen, muotoilun, kanavien ja jopa värikoodauksen osalta. Jos lähetät tilannepäivityksen yhtenä viikkona Slackissa ja seuraavana sähköpostitse, se vain hämmentää tiimiä.
- Ota mukaan oikeat tiimin jäsenet. Välitä viesti niille, jotka tarvitsevat sitä, ilman että täytät kaikkien muiden ilmoitukset.
- Käytä oikeita työkaluja. Projektinhallintasovellusten määritelmän mukaan ne sisältävät tehtävienhallinta-, ajanseuranta- ja yhteistyöominaisuuksia – kaiken tarvitsemasi.
6. Määritä selkeät projektimittarit
Projektin seurannan avulla tiiminvetäjät voivat seurata jokaisen jäsenen panosta ja varmistaa, että kaikki työskentelevät projektin tavoitteiden mukaisesti. Määritä, mitä KPI-mittareita käytät arvioidaksesi, kuinka paljon tiimi edistyy projektin elinkaaren aikana ja eteneekö työ projektin tavoitteiden ja sidosryhmien odotusten mukaisesti.
Pidä tiimi ajan tasalla mittareista – jos he eivät tiedä, mitä kohti työskennellä, kuinka voit odottaa projektin onnistuvan?
Selkeiden mittareiden asettaminen on erityisen hyödyllistä tiimisi innovaattoreille. He ovat kekseliäitä, strategisia ja joustavia ja tuovat usein mukanaan erinomaisia ideoita sekä selkeitä toteutussuunnitelmia. He tarvitsevat kuitenkin rajoja, sillä liian pitkälle menemiseen liittyy riski.
Löydä tasapaino heidän luovuutensa ruokkimisen ja sen varmistamisen välillä, että heidän työnsä vastaa projektin tarpeita ja odotuksia. Anna heille luovaa vapautta ja varmista samalla, että heidän työnsä tukee projektin tavoitteita. Viesti selkeistä mittareista, jotta he keskittyvät siihen, mitä projektin onnistuminen edellyttää.
Tässä on joitakin mittareita, joiden käyttöä kannattaa harkita:
- Scrumin nopeus: Scrumissa sprintin nopeus mittaa sitä, kuinka paljon työtä tiimi saa valmiiksi yhden sprintin aikana (ennalta määritetty ajanjakso, yleensä kahdesta neljään viikkoa). Nopeuden pitäisi kasvaa, kun tiimi hitsautuu yhteen ja tottuu projektiin.
- Ansaitun arvon hallinta: Tämän avulla tehdylle työmäärälle määritetään rahallinen arvo ja sitä verrataan käytetyn budjetin määrään. Se antaa projektin edistymisestä tarkemman kuvan kuin tiettynä aikana tehdyn työn määrä.
- Resurssien käyttöaste: Tämä mittaa tiimin jäsenten työmäärään sisältyvän laskutettavan työn määrää ja sitä, onko se realistinen. Älä tavoittele 100 prosentin käyttöastetta – ihmiset tarvitsevat aikaa esimerkiksi kokouksille, sähköposteille ja kahvitauoille. Tavoittele 70–80 prosentin käyttöastetta.
7. Järjestä tiimiytymistä edistävää toimintaa
On helppo ymmärtää, miksi monet projektipäälliköt jättävät tiimiytymistä edistävät aktiviteetit väliin – tiukat määräajat tarkoittavat usein sitä, että projektityön tekemiseen on hädin tuskin riittävästi aikaa, hauskan yhteishenkeä vahvistavan toiminnan järjestämisestä puhumattakaan.
Mutta jos pystyt mahduttamaan jotain projektien väliin (tai jopa jäänmurtajia sisäisiin aloituskokouksiisi), se auttaa merkittävästi rakentamaan yhteistyötä ja tiimityötä tiimin jäsenten kesken, mikä johtaa laadukkaampiin ja onnistuneempiin projekteihin.
Tiiminrakennusaktiviteetit ovat tilaisuus, jossa tiimisi persoonallisuuden perusteella palkatut voivat loistaa. Tässä ei ole mitään kielteistä – niin sanottu ”persoonallisuuden perusteella palkattu” on yleensä vahva yhteistyön rakentaja ja ihmisten yhdistäjä.
Anna heille valitsemassasi aktiviteetissa näkyvä rooli tiimissä, niin he kokoavat tiimin yhteen ja käynnistävät tehokkaan tiimityön.
Tässä muutama idea:
- Kokeile helppoja jäänmurtajia sisäisissä kokouksissa, kuten hauskojen faktojen, lempimatkan tai tavattujen julkkisten jakamista.
- Järjestä virtuaalinen tai paikan päällä toteutettava tapahtuma, kuten aarteenetsintä tai pakohuone – nämä testaavat tiimityötä ja yhteistyötä.
- Tiimin yhteinen rento illanvietto – tämä on loistava tilaisuus tiimin jäsenille tutustua toisiinsa paremmin (muista kuitenkin huomioida tiimin jäsenet, jotka eivät käytä alkoholia).
8. Anna projektitiimillesi itsenäisyyttä
Tutkimukset osoittavat, että mikrojohtamisella voi olla kielteisiä vaikutuksia sekä tiimin että projektin suorituskykyyn. Erään kyselyn mukaan 71 % vastaajista kertoi mikrojohtamisen haitanneen heidän työsuoritustaan, ja 85 % ilmoitti sen vaikuttaneen kielteisesti heidän työmotivaatioonsa.
Lyhyesti sanottuna – älä mikrojohda tiimiäsi. Anna heidän tehdä päätöksiä siitä, miten he haluavat työskennellä. Anna heidän ottaa omistajuus luovista ideoistaan ja tuoda näkemyksensä esiin, kun jokin prosessi tai tuotoksen osa vaikeuttaa tiimin tai projektin toimintaa.
Projektipäällikkönä tehtäväsi on johtaa ihmisiä ja ohjata tiimiä oikeaan suuntaan sen sijaan, että määräisit tarkasti, miten kaikki pitäisi tehdä.
Tämä sopii erinomaisesti tiimisi vastarannan kiiskelle. Nämä tiimin jäsenet ovat usein epäileviä, itsenäisiä ja rohkeita – ominaisuuksia, jotka auttavat heitä kyseenalaistamaan vallitsevan tilanteen ja tavanomaiset prosessit. Anna heille riittävästi itsenäisyyttä vallitsevan tilanteen ja tavanomaisten prosessien kyseenalaistamiseen, mutta tarjoa samalla riittävästi johtamista ja hyödynnä konfliktinratkaisutekniikoita varmistaaksesi, etteivät he eksy liian kauas aiheesta.
Koska he saattavat vaikuttaa vastahakoisilta ja olla vaarassa eristäytyä muista, kannusta rakentavaan palautteeseen ja luo ympäristö, jossa heidän näkemyksiään arvostetaan ja ne otetaan osaksi toimintaa. Tarjoa samalla johtamista ja käytä konfliktinratkaisutekniikoita varmistaaksesi, että keskustelut pysyvät rakentavina.
9. Juhlista tiimin onnistumisia
Suurten ja pienten onnistumisten juhlistaminen on loistava tapa pitää tiimisi motivoituneena ja sitoutuneena työhönsä. Selvitä, millaista tunnustusta kukin tiimin jäsen arvostaa (eli haluavatko he julkista tunnustusta? Haluaisivatko he mieluummin yksityisen viestin?).
Useimmista projektitiimeistä löydät todennäköisesti myös kannustajan, joka kannustaa jatkuvasti tiimin jäseniä. Nämä henkilöt ovat optimistisia, energisiä ja tukevia, ja he vahvistavat myönteisesti tiimin henkeä.
Vaikka sinun on tiimin johtajana tärkeää nostaa esiin erinomainen työ, anna myös tiimillesi valtuudet tehdä samoin. Muista kuitenkin, että kannustajat saattavat toisinaan sivuuttaa yksityiskohtia tai innostua liikaa. Varmista, että tunnustukseen yhdistyy rakentava palaute, ja selvitä, millaista tunnustusta kukin tiimin jäsen mieluiten saa, jotta voit mukauttaa juhlistamisen sen mukaisesti.
Tässä on muutamia tapoja juhlistaa voittoja:
- Lähetä tiimin jäsenelle kortti—virtuaalinen tai käsinkirjoitettu.
- Anna hänelle pieni palkinto, jos mahdollista. Se voi olla lahjakortti hänen suosikkikahvilaansa tai lounaan tarjoaminen hänelle.
- Luo erityinen paikka kehunnoille. Perusta Slack-kanava tai valkotaulu, jolle kuka tahansa voi lisätä kehuja.
Projektitiimien hallintatyökalut
Tehokkaan tiimin johtaminen on paljon vaikeampaa ilman keskitettyä paikkaa, jossa voi seurata, minkä parissa tiimi työskentelee ja mitä on tulossa seuraavaksi.
Erilaiset projektinhallintatyökalut antavat tietoa kapasiteetista, työmäärästä ja siitä, onko jollakulla liikaa tai liian vähän tehtävää. Niiden käyttö on paljon helpompaa kuin Excel-laskentataulukon manuaalinen päivittäminen joka aamu, ja tiimin jäsenet voivat käyttää niitä projektityöstä viestimiseen ja palautteen antamiseen toisilleen.
Niiden avulla myös Gantt-kaaviosi ja Kanban-taulusi voidaan tehdä näkyviksi kaikille tiimin jäsenille, mikä lisää läpinäkyvyyttä ja vastuullisuutta.
Tässä ovat tällä hetkellä markkinoiden parhaat projektinhallintaohjelmistot:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Kun valitset työkalua, tarkista, että se voidaan integroida muiden jo käyttämiesi ohjelmistojen (Google Drive, Slack, Microsoft Teams jne.) kanssa, jotta tiedot ja informaatio näkyvät kaikilla alustoillasi.
Jos organisaatiosi on pienempi, tutustu tähän luetteloon, joka käsittelee pienten tiimien projektinhallintaohjelmistoja.
Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa projektitiimien johtamisesta
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
