5 parasta käytäntöä aivoriihien tehostamiseen
Tiesitkö, että aivoriihi tai aivokirjoittaminen on ollut käytössä jo vuodesta 1953! Se yhdistetään Alex Osborniin, ja se on tekniikka, jota käytän säännöllisesti projekteissa ja monissa liiketoimintatilanteissa. Jos niiden verkkoalustojen määrä, jotka ovat lisänneet taulutoiminnallisuuden alustoilleen viimeisten kuuden kuukauden aikana, kertoo jotain, aivoriihi on virtuaalimaailman kokousten keskeinen toiminto.
Projektipäällikköinä yksi tärkeimmistä rooleistamme tai taidoistamme on toimia fasilitaattorina – olipa kyse ongelman ratkaisemiseksi järjestettävästä ideoinnista, retrospektiiveistä tai erilaisten näkökulmien keräämisestä, aivoriihen fasilitointi on projektipäällikön perustaito.
Vaikka tiimien osallistaminen on perustavanlaatuinen käytäntö, sitä ei aina toteuteta hyvin. Tarkastelen, miten se tehdään tehokkaammin tiimissäsi, ja käsittelen kaikkea tiimin keskittymisen varmistamisesta aivoriihitekniikoihin, jotka auttavat saamaan ryhmästä parhaat ideat ja tuottamaan todellisia tuloksia.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kuten Alex Osborn sanoi:
Villiä ideaa on helpompi hillitä kuin keksiä uusi
Ryhmäaivoriihessä on kyse juuri näiden villien ideoiden löytämisestä, ja sen avulla voimme saada luovia ideoita ihmisiltä, joilla on:
- Erityisosaamista
- Monenlaisia ajattelutapoja
- Monenlaisia näkökulmia
Tarkastelen viittä parasta käytäntöä ryhmäaivoriihen hyödyntämiseen ja digitaalisen projektisi tukemiseen keskeisillä alueilla, joita ovat laajuuden ideointi, luova ongelmanratkaisu ja retrospektiivien toteuttaminen.
Olen Annie MacLeod, intohimoinen ja kokenut projektipäällikkö ja valmentaja, joka nauttii yhteistyötä edistävien kokemusten rakentamisesta etätiimeille ja niiden projekteille. Nämä kokemukset kattavat projektinhallinnan koko kirjon projektien projektisuunnitelmien laatimisesta ja perusteellisten retrospektiivien toteuttamisesta päätöksentekoon ja tiimikulttuurin kehittämiseen.
1. Parhaan aivoriihiprosessin rakentaminen
Se saattaa kuulostaa ristiriitaiselta, mutta tehokkaan aivoriihen järjestäminen edellyttää jonkin verran ennakkosuunnittelua – ryhmän kokoonpanon, teknologian tai työkalujen, pelisääntöjen ja roolien suunnittelua.
Näin toteutat sen
Keskeisiä päätöksiä, jotka haluat tehdä ennen istunnon aikatauluttamista, ovat:
- Kuka toimii istunnon fasilitaattorina? Jos projektipäällikkö haluaa osallistua aktiivisesti, harkitse erillisen fasilitaattorin käyttämistä. Mieti projektipäällikön kykyä huolehtia ajankäytöstä, säilyttää puolueettomuus ja objektiivisuus sekä kuunnella aktiivisesti koko istunnon ajan. Tutustu myös näihin muihin ideoihin – fasilitaattorin käyttäminen voi vähentää huomattavasti PM:n paineita ja antaa hänelle mahdollisuuden osallistua sekä todella kuunnella syvällisesti.
- Miten istunto toteutetaan? Tämä on erityisen tärkeää, kun se järjestetään hajautetussa tai hybridimuotoisessa ympäristössä. Yleisöstä, heidän teknisestä osaamisestaan ja käyttämistänne työkaluista riippuen kannattaa harkita osallistujille harjoitusmateriaalin tarjoamista ennen aivoriihi-ideoiden pariin siirtymistä.
- Miten luon psykologisesti turvallisen ilmapiirin? Yksi nopea vinkki on laatia istunnolle pelisäännöt. Tällaisia ovat esimerkiksi se, ettei huonoja ideoita ole, muiden päälle ei puhuta ja keskustellaan yksi asia kerrallaan. Näitä kutsutaan ”perusvaatimuksiksi”. Tutustu muihin ideoihin tämän linkin kautta.
2. Pidä tavoite mielessä istunnon jäsentämiseksi
Vaikka aivoriihen voi järjestää hetken mielijohteesta (minulla on työkalupakki, jota kuljetan mukanani jokaiseen asiakastapaamiseen ja joka on täynnä muistilappuja ja tusseja juuri tällaista tilannetta varten), pidän sitä tehokkaimpana silloin, kun se edistää kokouksen suunniteltua lopputulosta – mikä tarkoittaa, että se on jäsenneltävä.
Vaikka pyrimme synnyttämään villejä ideoita, tavoittelemme samalla tiettyä lopputulosta, ja aivoriihi on osa menetelmää, jolla sinne päästään, sillä siinä tuotetaan hyvä määrä ideoita ja jalostetaan niitä sen jälkeen.
Tehokkaan aivoriihen järjestämiseksi meidän on kutsuttava paikalle oikeat ihmiset ja tuotava esiin aivoriihen konteksti.
Näin varmistetaan, että samalla kun keräämme oikean määrän ideoita, kaikilla on aivoriihen kontekstissa yhtäläiset lähtökohdat.
Näin tämä toteutuu joissakin keskeisissä projektikokouksissamme: laajuuden ideointi, ongelmanratkaisu ja retrospektiivit.
| Esimerkkikokous | Kutsuttavat | Konteksti |
|---|---|---|
| Laajuuden ideointi | Varmista, että saat mukaan mahdollisimman läheisesti ne ihmiset, jotka mittaavat tämän projektin onnistumista. Varmista myös, että mukana ovat laajuutta suunnittelevat ihmiset – ne, jotka ymmärtävät, miten ongelma voidaan ratkaista. Varmista, että mukana on osallistujia, jotka voivat puolustaa ja ilmaista niiden sidosryhmien ideoita, jotka eivät pääse paikalle, tai joilla on tietoa tai tutkimustuloksia ongelman tukemiseksi (erityisesti asiakasongelmissa). | Mikä ongelma yritetään ratkaista? Kenelle yritämme ratkaista sen? Miksi tämä on tärkeää? Milloin ja miten tämä ongelma ilmenee? |
| Ongelmanratkaisu | Tässä on kyse siitä, että saat pöydälle mahdollisimman monia ratkaisuja ja hyödynnät todella kaikkea huoneessa olevaa erityisosaamista. Haluat mukaan ihmisiä, joilla on omakohtaista tietoa ongelmasta – he ovat havainneet sen tai kokeneet sen. Varmista, että ongelman vaikutuspiiriin kuuluvan ympäristön tuntevat ihmiset kattavat kaikki ympäristöön liittyvät tekniset yksityiskohdat. Pyydä näkemyksiä ihmisiltä, jotka osaavat kuvata mahdollisten teknisten ratkaisujen lisäksi myös mahdolliseen ratkaisuun liittyviä koulutus-, viestintä- ja muita näkökulmia. | Missä on vika? Mitä olemme tähän mennessä yrittäneet tehdä ongelman ratkaisemiseksi? Keihin se vaikuttaa? Mikä on ongelman laajuus? Mihin se ei vaikuta? |
| Retrospektiivi | Ei ainoastaan työn tekijät, vaan myös työn asiakkaat. | Mitä tarkastelemme? Miltä ajalta? Miksi pidämme tämän retrospektiivin – oppiaksemme, purkaaksemme tunteita vai korjataksemme ihmissuhteita? |
Aivoriihen toinen osa on järjestää tilaisuus tarkoituksenmukaisesti ja käyttää tekniikoita, jotka sopivat huoneessa olevalle ihmisryhmälle. Muista vaihdella menetelmiä.
Et halua käyttää jatkuvasti samoja menetelmiä, sillä ne eivät synnytä uusia ideoita – ihmiset vain suorittavat tehtävää mekaanisesti.
Seuraavassa on useita harkitsemisen arvoisia tekniikoita yksinkertaisimmasta monimutkaisempaan. Älä unohda aloittaa aina rajauksesta.
| Tekniikka | Vaiheet | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Nopea ideointi | Jokainen kirjoittaa määrätyssä ajassa mahdollisimman monta ideaa. | Pidä aika tiukkana kiireen tunteen luomiseksi, mutta mitä enemmän, sitä parempi – haluat mahdollisimman monta ideaa. |
| Miellekartta | Kun olet rajauksen perusteella määrittänyt ydinteeman, pyydä jokaista lisäämään haaroja ja sivuhaaroja. | Tämä toimii hyvin vakiintuneissa tiimeissä – jos mukana on ihmisiä, jotka eivät ole työskennelleet yhdessä tai jotka tulevat hyvin erilaisista toiminnoista tai rooleista, heillä ei välttämättä ole yhteistä kieltä, johon kaikki voivat samaistua, jolloin miellekartta ei toimi tehokkaasti seuraavissa vaiheissa. |
| Muistikuva | Jokainen muodostaa hiljaa mielessään kuvia, jotka heijastavat hänen ajatuksiaan rajauksesta, ja piirtää niitä esittävän kuvan tai valitsee tueksi internetistä kuvan | Tässä hyödynnetään todella kaikkien oikean aivopuoliskon ajattelijoiden voimaa – varmista, että kasvokkain työskentelyä varten on runsaasti värillisiä tusseja, tarroja ja muita välineitä, jotta tämä onnistuu mahdollisimman tehokkaasti. |
| Ideakirjoittaminen | Jokainen kirjoittaa idean muistiin ja antaa sen oikealla puolellaan istuvalle henkilölle idean hiomista sekä huomioitavien tarkennusten tai strategioiden lisäämistä varten. Anna jokaisen idean kiertää huoneessa vähintään kerran | Tämä toimii hyvin pienissä ryhmissä, sillä toteuttaminen vie aikaa |
Toinen tekniikka, jota saatat haluta kokeilla, on hiljainen aivoriihi.
Näin toteutat sen
Se alkaa oikeiden ihmisten kutsumisesta, aivoriihen kontekstin rajaamisesta ja sopivan tekniikan valitsemisesta. Voit haluta ilmoittaa aihion kokouskutsussa – näin voit usein varmistaa, että paikalle tulee todella oikeat ihmiset. Jos kutsuttu ei ole oikea henkilö, hän yleensä ilmoittaa siitä.
On myös hyvä kerrata konteksti kaikille itse aivoriihikokouksessa, jotta jokainen voi esittää kysymyksiä ja ryhmälle voidaan luoda yhteinen lähtötilanne. Koska huoneessa on monipuolista osaamista, osallistujilla voi olla enemmän tietoa kuin pystyit alun perin tarjoamaan, joten varaa tälle toiminnalle aikaa ennen aivoriihen aloittamista.
Muista myös, että jos et projektipäällikkönä tunne oloasi mukavaksi joidenkin tekniikoiden kanssa, voit pyytää fasilitaattoria vetämään aivoriihen. Näin voit keventää omaa vastuutasi, ja fasilitaattori voi tuoda idealistaan tuoreen ja puolueettoman näkökulman.
3. Järjestä tutustumisharjoitus pitääksesi kaikki virkeinä
Kuten aiemmin puhuimme, aivoriihissä on kyse ideoiden tuottamisesta, ja mitä villimpiä ideat ovat, sitä parempi! Tätä varten meidän on saatava aivomme luovan ajattelun tilaan – ikään kuin virkistettävä niitä.
Useimmat ihmiset siirtyvät kiireisinä kokouksesta toiseen, tai jos eivät, työskentelevät ahkerasti muiden tehtävien parissa, joten voimme käyttää jäänmurtajia saadaksemme luovuuden virtaamaan. Jäänmurtajat auttavat myös rakentamaan tiimin yhteenkuuluvuutta hauskanpidon avulla!
Näin toteutat sen
Jäänmurtajaa valitessasi pohdi, mitä yrität saavuttaa ideointisessiossasi.
| Esimerkki kokouksesta | Huomioitavaa | Tekniikat |
|---|---|---|
| Ideointi | Oikean aivopuoliskon aktivoiminen | Aktivoi kehosi vasen puoli — kirjoita vasemmalla kädellä tai käytä hiirtä vasemmalla kädellä |
| Ongelmanratkaisu | Pinnan alle pääseminen ja perimmäisen syyn selvittäminen | Ratkaise pulma tai arvoitus |
| Retrospektiivi | Vuorovaikutussuhteiden rakentaminen ja turvallisen tilan luominen | 2 totuutta ja 1 valhe |
Lisää ideoita löydät tästä vasemman ja oikean aivopuoliskon aktiviteettien luettelosta. Inspiraatiota ja malleja löydät MiroVersestä. Kuten edellä todettiin, älä epäröi pyytää fasilitaattoria toteuttamaan näitä aktiviteetteja — olen huomannut, että tarjolla on upeita jäänmurtaja-aktiviteetteja sekä fasilitaattoreita, jotka ovat erikoistuneet tuomaan tiimejä yhteen ja joilla on hyviä ideoita.
4. Hyödynnä ryhmän voimaa
Yksi tärkeimmistä asioista, jotka tekevät ideointisessioista tehokkaita, on tulosten pohjalta toimiminen! Ei ole mitään hyötyä tuottaa valtavaa määrää ideoita ja olla sitten tekemättä niillä mitään.
Olen huomannut, että kun tiimi ryhmittelee ideat samankaltaisten aihealueiden mukaan ja sopii kullekin ryhmälle teeman, kaikkien näiden loistavien ideoiden pohjalta voidaan myöhemmin toimia.
Näin toteutat sen
Tämä voi olla niinkin yksinkertaista, että käytät yhden värisiä tarralappuja ideoille ja toisen värisiä teemoille. Pyydä tiimiä siirtämään tarralaput ryhmiin.
Voit aloittaa suurimmasta tarralappuryhmästä (koska siihen kaikki kallistuvat) tai päinvastoin yksittäisistä lapuista (riippuen siitä, mitä yrität saavuttaa ja kuinka paljon aikaa on käytettävissä).
Varmista, että teemaa kuvaavissa tarralapuissa on vähintään substantiivi ja verbi, ja että sanamuoto on riittävän selkeä, jotta niiden perusteella voidaan toimia.
Ole varovainen suunnitellessasi tällaista aktiviteettia, ettet sulje projektipäällikköä osallistumisen ulkopuolelle — fasilitaattori tuo mukaan tuoreen näkökulman ja on puolueeton.
Olen myös huomannut, että fasilitaattorit voivat esittää kysymyksiä, jotka saatetaan kokea ”tyhminä” kysymyksinä, sillä he pyytävät tarkennuksia varmistaakseen, että tiimin jäsenet ja koko ryhmä ovat ilmaisseet ajatuksensa täysin.
Lopputuloksena on jotakin tämän kaltaista:
5. Kokeile asynkronisesti
Olen huomannut, ettei ideointi ole ihmisten ajan arvokkainta käyttöä etenkään silloin, kun työskentelet eri aikavyöhykkeillä olevien tai eri ajattelutyylejä edustavien ihmisten kanssa. Ideointiharjoitukset voivat pelottaa ryhmän introvertteja, tai kokous voidaan pitää aikaan, jolloin kahvi ei ole vielä ehtinyt vaikuttaa tai sen vaikutus on jo lakannut!
Säästä arvokas ryhmäaika ryhmittelyyn ja toimenpiteiden suunnitteluun! Kokeile järjestää ideointisessio asynkronisesti.
Näin toteutat sen
Älä unohda, että ideointi on edelleen kehitettävä selkeäksi kokonaisuudeksi — jos aiot toteuttaa sen asynkronisesti, ohjeiden on ehkä oltava erityisen selkeät — ja tehtävä mahdollisimman visuaaliseksi. Pidän erityisesti Miro-taulun ja Loom-videon yhdistelmästä tämän tyyppisen vuorovaikutuksen käynnistämisessä!
Tärkeä huomio asynkronisessa ideoinnissa on käyttämäsi ohjelmisto. Tarkastele siis budjettiasi äläkä huolestu, jos varat ovat vähissä. Voit käyttää ilmaista miellekarttaohjelmistoa session läpiviemiseen.
Seuraavassa on ohjeet tilan luomiseen:
- Käytä visuaalista merkkiä, jotta ihmiset tietävät, mistä aloittaa. Tee siitä suuri ja värikäs, ja englanninkielisille visuaalinen aloituskohta on yleensä vasemmassa yläkulmassa
- Jos teet Loom-videon, sijoita sen linkki lähelle alkua.
- Pidä ohjeet selkeästi näkyvillä erillisessä tilassa
- Pidä taustatiedot selkeästi näkyvillä
- Pidä ideointitila erillään
- Ilmaise seuraavat vaiheet selkeästi (esimerkiksi: tapaamme keskiviikkona ryhmitelläksemme nämä ja laatiaksemme toimintasuunnitelman tai sopiaksemme seuraavista vaiheista).
Lopputuloksena on jotakin tämän kaltaista:
Jos haluat oppia lisää miellekartoituksen yksityiskohdista, tutustu näihin miellekartoituskursseihin.
Yhteenveto
Ideoinnin ei pitäisi olla käytäntö, jota toteutat vain saadaksesi kohdan rastitettua, eikä ideointisessio paranna organisaatiokulttuuriasi tai osoita, kuinka luova olet.
Jos kuitenkin hyödynnät näitä tekniikoita, voit viedä ideointisessiosi seuraavalle tasolle ja tehdä siitä tarkoituksenmukaisen.
Ole aidosti luova, hyödynnä aktiivisesti tiimisi tietämystä ja kokemusta ja käytä kiireisessä työympäristössä asynkronisen viestinnän voimaa, jotta et tuhlaa aikaa!
Project Management GameBoardissa koemme, että ideointi on vasta perusedellytys matkalla kohti yhteistyökykyisempiä organisaatioita ja projekteja.
Jos haluat nähdä digitaalisen yhteistyön projekteissa käytännössä, tutustu jäsentapahtumiimme (ilmoittaudu täällä!) tai katso lyhyt puheenvuoromme yhteistyötekniikoista täällä.
Käsittelemme ideointia lisää seuraavassa julkaisussamme, joka käsittelee ideointia ja introvertteja! Kerro meille DPM Slack -tilassa tai lisää kommentti ja kerro, mistä haluaisit kuulla seuraavaksi!
Älä unohda tilata The Digital Managerin uutiskirjettä, jotta kuulet lisää!
