Kuinka hallita resurssien kohdentamista + 5 hyväksi todettua vinkkiä
Kehitätpä ohjelmistoa tai parannat prosessia, projektin onnistuminen riippuu asianmukaisesta resurssien kohdentamisesta. Suuri osa projektinhallinnasta on sen varmistamista, että kaikki oikeat osat asettuvat paikoilleen oikeaan aikaan, mikä edellyttää vahvaa resurssien kohdentamissuunnitelmaa.
Valitettavasti vain noin kolmannes yrityksistä käyttää aina resurssienhallinnan parhaita käytäntöjä resurssien arviointiin ja kohdentamiseen projekteissa. Lue alta lisää tästä tärkeästä projektinhallinnan vaiheesta ja saat vinkkejä sen toteuttamiseen hyvin.
Mitä resurssien kohdentaminen on?
Se on resurssienhallintaa, jolla varmistetaan, että käytössäsi ovat oikeat resurssit liiketoiminnan yleisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Projektien hallinnassa resurssien käyttöaste viittaa siihen, miten hyödynnät budjetteja, työkaluja ja henkilöstöpääomaa vaikuttaaksesi projektin tuloksiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Näin hallitset resurssien kohdentamisen
Yleensä opit kohdentamaan resursseja paremmin, kun voit harjoitella resurssien aikatauluttamista todellisissa toimintaympäristöissä. Mitä useammassa projektissa työskentelet, sitä enemmän opit ja sitä paremmin pystyt kohdentamaan resursseja tulevaisuudessa.
Jos haluat todella hallita nämä taidot ja osoittaa osaamisesi yritysjohdolle tai tuleville työnantajille, voit hankkia sertifioidun resurssienhallinnan ammattilaisen pätevyyden.
Meillä on runsaasti resursseja projektinhallinnan ammattilaisille, jotka haluavat kehittää resurssienhallintataitojaan:
- Resurssien kohdentamisen taulukkomallimme auttaa sinua siirtymään Excelin perusmuodoista työkaluun, joka tekee resurssien hallinnasta helpompaa.
- Voit lukea vaiheittaisen esimerkkimme resurssien kohdentamisesta nähdäksesi, miten nämä periaatteet toimivat käytännön projekteissa.
- Lue lisää resurssien kohdentamismenetelmistä, jotta voit valita omia mieltymyksiäsi ja tarpeitasi vastaavan menetelmän.
5 vinkkiä tehokkaaseen resurssien kohdentamiseen
Kun olet valmis soveltamaan uutta tietoasi, käytä alla olevia viittä vinkkiä parantaaksesi onnistumismahdollisuuksiasi hyödyntämällä resurssien kohdentamistekniikoita ja resurssien kohdentamismalleja.
1. Käytä oikeaa resurssienhallintaohjelmistoa
Kun mahdollista, valitse projektinhallintaohjelmisto, joka sisältää resurssienhallintatoimintoja. Jos tämä ei ole mahdollista, tutustu resurssien kohdentamisen ohjelmistoratkaisuihin, jotka voivat auttaa automatisoimaan resurssien käsittelyä.
Kun hallinnoit useita projekteja tai työskentelet organisaatiossa, joka tukee toimintaa eri rintamilla, niinkin yksinkertaiselta vaikuttavan asian kuin resurssien saatavuuden ymmärtäminen voi olla vaikeaa. Oikea ohjelmisto auttaa näkemään helposti, mitkä resurssit ovat saatavilla ja milloin, mikä vähentää projektin asianmukaiseen resursointiin tarvittavaa manuaalista työtä ja viestintää. Lisäksi resurssien varaamisohjelmisto voi auttaa varaamaan resursseja etukäteen, mikä varmistaa saatavuuden ja ehkäisee aikatauluristiriitoja.
Ohjelmistoratkaisut voivat myös vähentää merkittävästi yleisiä haasteita, kuten yli- tai alikohdentamista. Ne voivat esimerkiksi muistuttaa, että tarvitsemasi kehittäjä on jo varattu kyseisille viikoille, jolloin et varaa toista kehittäjää ja mahdollisesti vie toiselta projektilta sen tarvitsemaa resurssia.
2. Aloita selkeästä projektin laajuudesta
Jos et tiedä projektisi laajuutta, et voi ennustaa, mitä tiimin jäseniä tai muita resursseja saatat tarvita.
Jos esimerkiksi ajattelet, että projektin laajuutena on olemassa olevan sovelluksen parantaminen, muodostat projektitiimin tätä työtä silmällä pitäen. Jos myöhemmin selviää, että sidosryhmät tarkoittivat sinun luovan täysin uuden sovelluksen, sinulla ei välttämättä ole kyseiseen työhön tarvittavia kehitysresursseja, ja niiden hankkiminen ajoissa projektin määräajan saavuttamiseksi voi olla liian myöhäistä.
Projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun seuraaminen on toinen tapa suojata ja hallita resurssejasi. Tämä pätee erityisesti organisaatioihin, joissa toteutetaan useita projekteja samanaikaisesti. Jos projektisi laajuus kasvaa hallitsemattomasti, myös sen aikataulu pitenee. Tällöin projektisi työ voi mennä päällekkäin muiden projektien kanssa, jotka tarvitsevat samoja resursseja.
3. Tunnista tehtävien riippuvuudet
Kun kaikki ovat yhtä mieltä projektin laajuudesta, siirry laatimaan projektisuunnitelmaa. Projektiaikataulusi tulisi sisältää toimitettavat tuotokset ja virstanpylväät, ja useimmat projektijohtajat aloittavat kriittisestä polusta, jotta he tietävät, kuinka kauan koko työn pitäisi kestää.
Jaa projektiaikataulusi vielä pienempiin osiin Gantt-kaavion tai resurssien ajoitustyökalun avulla, jotta ymmärrät tehtävien väliset riippuvuudet. Nämä tiedot ovat olennaisia resurssien täsmällisessä priorisoinnissa.
Oletetaan esimerkiksi, että kunnostusprojekti edellyttää kalliin ja erityislaatuisen koneen käyttöä. Tiedät, että sinun on vuokrattava kone – mikä aiheuttaa päivittäisiä kustannuksia – ja että paikalla on oltava asianmukaisesti sertifioitu ammattilainen käyttämässä sitä.
Jos projektisi koneen käyttöä edellyttävä osuus ei voi alkaa ennen kuin tusina muuta projektitehtävää on suoritettu, tuhlaat resursseja, jos kohdistat koneen ja sertifioidun ammattilaisen projektiisi heti alusta lähtien.
Tunnistamalla tehtävien väliset riippuvuudet projektiaikataulussasi voit hyödyntää oikea-aikaisen kohdentamisen etuja. Kaikki tämä kannattaa suunnitella kunnostusprojektien projektinhallintaohjelmistolla.
4. Laadi resurssisuunnitelma etukäteen
Älä tyydy pelkästään ymmärtämään näitä riippuvuuksia ja projektisuunnitelmaasi liittyviä resurssitarpeita. Laadi aikataulusi rinnalle resurssisuunnitelma (tämä kannattaa tehdä resurssisuunnitelmamallin avulla).
Arvioi, vastaako projektin aikataulu käytettävissä olevia resursseja. Jos ei, sinun on ehkä mukautettava aikatauluasi tai oltava ennakoivasti yhteydessä henkilöstöhallintoon tai muihin päätöksentekijöihin, jotta projektiisi saadaan riittävästi resursseja.
Suunnittelusi voi esimerkiksi osoittaa, että tarvitset projektiin $100,000 etkä $50,000. Se on melko suuri ero, ja luvan saaminen projektibudjetin kaksinkertaistamiseen voi viedä aikaa.
Tai jos sinun on palkattava määräaikainen alihankkija täyttämään projektisi erityisosaamisen tarve, henkilöstötiimisi saattaa tarvita useita viikkoja tai enemmänkin työpaikan ilmoittamiseen, hakijoiden läpikäymiseen ja oikean henkilön palkkaamiseen. Henkilöstövuokrausyritysten ohjelmistosta voi olla tässä hyötyä.
5. Kerää käytetyistä resursseista tietoa ajanseurannan avulla
Vastuusi resurssien kohdentamisesta eivät pääty, kun sinulla on kaikki tarvitsemasi projektin resurssit. Sinun tulisi seurata eri henkilöiden projektiin käyttämää aikaa sekä kaikkea käytettyä rahaa ja muita resursseja. Nämä tietopisteet ovat tärkeitä seuraavissa asioissa:
- Laskutettavien kulujen tukeminen. Tehtäväsi saattaa olla projektiin käytettyjen kulujen periminen takaisin siirtämällä ne asianmukaisesti asiakkaille. Voit tehdä tämän hyvin vain, jos tiedät, kuinka paljon aikaa projektin eri osa-alueisiin käytettiin.
- Kannattavuuden määrittäminen. Sidosryhmät haluavat vastauksia siihen, saavutettiinko projektissa sijoitetulle pääomalle tuottoa. Ajanseuranta ja muut resurssien käyttöä koskevat tiedot ovat ratkaisevan tärkeitä näiden vastausten saamiseksi.
- Uusien projektien suunnittelun parantaminen. Kun tiedät, kuinka paljon työtä ihmiset voivat tehdä eri projekteissa, voit suunnitella kapasiteettia paremmin ja ehkäistä sisäisten tiimiesi loppuunpalamista.
Hallitse resursseja tehokkaammin
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä verkostoidu satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
