Cómo realizar la asignación de recursos: pasos clave y plantilla

Como parte del proceso de gestión de recursos más amplio, los gestores de proyectos asignan las habilidades y capacidades de los miembros del equipo (así como otros recursos, como herramientas, recursos financieros y recursos físicos) para ejecutar las tareas y los hitos del proyecto a tiempo y cumplir con los entregables.

Cómo asignar recursos

Estos son los pasos del proceso de asignación de recursos que debes seguir para tus proyectos:

1. Determina el alcance y los objetivos

Empieza por definir los objetivos del proyecto, los requisitos del proyecto, los entregables, el flujo de trabajo, los plazos del proyecto y las partes interesadas. Tendrás que dividir las tareas en subtareas más pequeñas e identificar cualquier dependencia entre ellas. Esto te ayudará a determinar qué recursos se necesitan.

Dirige con Inteligencia en la Era de la IA

Únete a la comunidad DPM para acceder a contenido exclusivo, plantillas prácticas, eventos solo para miembros e ideas semanales sobre liderazgo. Es gratis unirse.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Determina los recursos necesarios

A continuación, determina las habilidades y capacidades necesarias para completar el trabajo que has definido en el paso anterior. Si ya dispones internamente de las habilidades y capacidades necesarias, asígnalas a miembros específicos del equipo. Si no es así, puede que tengas que externalizar el trabajo o contratar a profesionales independientes.

3. Determina los recursos disponibles

Si tienes varios proyectos en curso, es posible que los recursos necesarios ya estén asignados a otra parte. Comprueba la disponibilidad de recursos y si los miembros del equipo o las capacidades que necesitas están ocupados con otro trabajo.

Si es así, tienes varias opciones:

• Repriorizar su trabajo actual para hacer espacio al nuevo trabajo
• Asignar a un miembro más junior del equipo y hacer que el miembro que querías asignar originalmente revise su trabajo
• Formar a un miembro del equipo en la habilidad o capacidad requerida
• Contar con un profesional independiente o un contratista

Si los recursos no están disponibles cuando se necesitan, esto puede retrasar tus plazos, aumentar tu presupuesto y poner en peligro todo el alcance del proyecto. Por eso es fundamental contar con un plan B.

4. Programa y asigna recursos a las tareas

Después de evaluar la disponibilidad de los recursos, puedes programarlos y asignarlos a tareas específicas del proyecto mediante una herramienta de programación de recursos. Crea un plan de gestión de recursos detallado o un calendario que describa la asignación de recursos durante la duración del proyecto.

Distribuye los recursos de manera que mantengas una carga de trabajo equilibrada y optimices la productividad. Esto también ayuda a tomar decisiones fundamentadas y evita comprometer en exceso o infrautilizar los recursos, lo que podría provocar cuellos de botella en el proyecto y agotamiento del equipo.

5. Supervisa el progreso, la utilización y la capacidad

Una vez que hayas asignado los recursos, supervisa y registra continuamente métricas como la utilización de recursos y el progreso del proyecto. También puedes realizar un seguimiento y calcular la capacidad de los recursos (lo ideal es hacerlo mediante un software de planificación de capacidad, que en muchos casos puede automatizar este proceso) para evitar sobrecargar a personas o equipos.

Esto ayudará a identificar los bloqueos y a mantener niveles óptimos de productividad sin sobrecargarlos.

6. Reevalúa y ajusta según sea necesario 

A medida que los proyectos avanzan y cambian las circunstancias, revisa la asignación de recursos y ajústala en consecuencia. Mantente flexible y adaptable para optimizar la utilización y abordar los desafíos de la asignación de recursos o los cambios a medida que surjan.

Asignación de recursos para proyectos ágiles

La asignación de recursos en entornos ágiles requiere más flexibilidad, colaboración y ajustes continuos que los enfoques tradicionales de planificación de recursos:

Asignación de recursos habitual	Asignación de recursos ágil
Los recursos se asignan en función de planes y plazos de proyecto fijos.	Los recursos se ajustan continuamente en función de las prioridades de los sprints y las cargas de trabajo cambiantes.
Los equipos suelen organizarse en torno a departamentos o funciones especializadas.	Los equipos multifuncionales colaboran en varios conjuntos de habilidades.
La creación de un plan de asignación de recursos se realiza al principio del proyecto.	La asignación de recursos se revisa y perfecciona durante cada sprint o iteración.
Los directores de proyectos se centran especialmente en la previsión y la programación a largo plazo.	Los equipos ágiles priorizan la adaptabilidad, la velocidad y la planificación de la capacidad a corto plazo.
Los cambios en el alcance o las prioridades pueden requerir importantes esfuerzos de reasignación.	Los equipos están estructurados para responder a los cambios en las prioridades y a los comentarios de los clientes.
El nivel de utilización individual suele supervisarse de cerca para maximizar la eficiencia.	La colaboración del equipo, las cargas de trabajo sostenibles y los resultados de la entrega tienen prioridad sobre los índices de utilización individual.
El éxito se mide por la entrega conforme a un plan predefinido.	El éxito se mide por la entrega de valor incremental y la respuesta eficaz al cambio.

Beneficios de la asignación de recursos

Una asignación eficaz de recursos ofrece numerosas ventajas a las organizaciones. Exploremos algunos de los beneficios principales: 

• Mayor productividad: la asignación de recursos ayuda a garantizar que sus recursos puedan trabajar de forma óptima para lograr los resultados deseados del proyecto. 
• Menos desperdicio: una asignación adecuada ayuda a ahorrar dinero a su empresa para otras iniciativas.
• Mayor claridad sobre los recursos: la asignación de recursos proporciona visibilidad sobre sus recursos, lo que ayuda a que todos estén al tanto.
• Mayor moral: una asignación eficaz prepara al equipo para tener éxito, lo que ayuda a aumentar el rendimiento y el compromiso, así como a reducir el absentismo y la rotación.
• Menor rotación: con una asignación adecuada de recursos, los proyectos experimentan índices de rotación más bajos, lo que significa una mayor disponibilidad de recursos.
• Más proyectos exitosos: cuando los recursos se asignan de forma óptima, observará una mayor eficiencia de los recursos, índices de éxito más altos y una mejor rentabilidad y ROI del proyecto.

Desafíos de la asignación de recursos

Estos son algunos de los desafíos que puede encontrar al asignar recursos:

Desafío	Cómo superarlo
Carencias de conjuntos de habilidades y capacidades	Elabore planes de contingencia de recursos, forme a los miembros del equipo en varias competencias y mantenga un inventario de habilidades para poder identificar rápidamente recursos de respaldo cuando se produzcan cambios en la rotación o la plantilla.
Brechas de habilidades y liderazgo	Invierta en programas de desarrollo del liderazgo, formación y mentoría para fortalecer la supervisión de los proyectos y cerrar las brechas de recursos antes de que afecten a los plazos de entrega.
Ampliación descontrolada del alcance	Establezca un proceso claro de gestión de cambios con aprobaciones documentadas, evaluaciones de impacto y revisiones de recursos para evitar que los cambios no controlados alteren las cargas de trabajo y los plazos.
Prioridades contrapuestas	Cree una visibilidad compartida de las prioridades de los proyectos, alinee a las partes interesadas desde el principio y utilice un software de gestión de proyectos centralizado para reducir los malentendidos y evitar conflictos de recursos.
Falta de apoyo al proyecto	Consiga pronto el respaldo de los directivos comunicando claramente los objetivos del proyecto, el valor empresarial, los requisitos de recursos y los riesgos asociados a una financiación insuficiente o a la pérdida de prioridad.
Restricciones presupuestarias	Priorice el trabajo de mayor impacto, mejore el seguimiento de la utilización de recursos y utilice herramientas de previsión para asignar los presupuestos limitados de forma más estratégica sin sobrecargar a los equipos.

Herramientas recomendadas para la asignación de recursos

Estas son mis selecciones de las mejores herramientas para ayudarle a realizar el seguimiento y optimizar los recursos del proyecto:

Al hacer clic en los enlaces a continuación podemos ganar una comisión, lo que apoya nuestra revisión y pruebas independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.

1. 1. Float.com — Ideal para gestión de recursos con visibilidad financiera
2. 2. Saviom — Ideal para la planificación de recursos y gestión de capacidad
3. 3. Retain — Ideal para organizaciones complejas con múltiples departamentos
4. 4. Productive — La mejor planificación de recursos y pronóstico de capacidad
5. 5. Scoro — La mejor opción para prever la utilización del equipo
6. 6. Kantata — La mejor opción para una asignación de recursos centrada en las personas
7. 7. Runn — Ideal para la planificación de la capacidad del equipo en tiempo real
8. 8. Teamhood — La mejor opción para planificar la capacidad con un bajo coste por usuario
9. 9. Wrike — Ideal para la escalabilidad
10. 10. Resource Guru — La mejor opción para obtener visibilidad de los recursos mediante mapas de calor

5 Top Resource Management Tools To Keep Your Team Organized

Plantilla de hoja de cálculo para la asignación de recursos

Una plantilla de asignación de recursos puede ayudarte a crear claridad y visibilidad. Puedes utilizarla junto con tu software de programación de recursos para supervisar y hacer un seguimiento de los recursos.

Consejos rápidos para utilizar la plantilla:

• Haz una copia antes de descargar la plantilla.
• Formato: las celdas sombreadas en amarillo (por ejemplo, la fecha de inicio del proyecto) requieren que introduzcas datos; las celdas sombreadas en gris calculan automáticamente los valores según la información que introduzcas.
• Añadir recursos al equipo: inserta filas adicionales encima de las filas de subtotales.
• La columna de supuestos: utilízala para hacer un seguimiento de si los recursos humanos trabajan a tiempo completo.
• El plan de recursos establece la contingencia en un 10 %. Si quieres utilizar un porcentaje diferente, ajusta la fórmula.
• Utiliza el contador de «Presupuesto restante» de la plantilla para hacer un seguimiento del presupuesto del proyecto.

También puedes consultar un ejemplo completo de asignación de recursos para comprender mejor cómo puede ser el plan final en la práctica.

¿Qué viene después?

¿Quieres conectar con otros directores de proyectos digitales para compartir recursos y buenas prácticas? Únete a nuestra comunidad de miembros y obtén acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos, y conecta con cientos de otros directores de proyectos digitales en Slack.