Gestión de recursos en grandes organizaciones: 5 mejores prácticas
El entorno empresarial global está transformándose a un ritmo sin precedentes, y muchas grandes organizaciones todavía tienen dificultades para pivotar con la suficiente rapidez para gestionar la reducción de recursos.
Si eres gerente de proyectos o de recursos en una gran organización, puede parecer que estás dirigiendo el Titanic. Siempre estás buscando mejores formas de gestionar, realizar un seguimiento y reasignar rápidamente tus recursos más valiosos de manera eficaz y eficiente, pero la tarea parece monumental.
¡La buena noticia es que has llegado al lugar adecuado! En este artículo, compartiré desafíos habituales como los silos, las aprobaciones, las adquisiciones, las prioridades y los objetivos contrapuestos, cómo medir el éxito utilizando OKR y formas de gestionar los recursos de manera experta en una gran organización.
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¿Qué es la gestión de recursos?
En la gestión de proyectos, programas y carteras, la gestión de recursos de proyectos es el proceso de aplicar técnicas de gestión de recursos para planificar la capacidad, programar y asignar recursos, así como supervisar, medir y ajustar la forma en que se utilizan los recursos humanos, los presupuestos y la tecnología. El objetivo es maximizar los beneficios que tu organización considera importantes.
Las grandes organizaciones pueden ser especialmente desafiantes. Puede que estés gestionando una gran cantidad de recursos en proyectos muy complejos y multifacéticos, con una normativa sectorial cada vez más exigente y una fuerza laboral cambiante, por no mencionar las restricciones presupuestarias.
Los 3 tipos de recursos más importantes que gestionar
En las grandes organizaciones, deberías centrarte en gestionar al menos estos tres recursos habituales.
- Los recursos humanos son tus activos más importantes: tus empleados, contratistas y responsables. Sin personas que completen los proyectos, sencillamente no hay entregables ni proyectos.
- Los recursos financieros, es decir, los presupuestos de proyectos, programas y carteras, también son esenciales para pagar salarios y sueldos y adquirir herramientas de gestión de recursos muy necesarias.
- La tecnología como parte del conjunto tecnológico de tu organización es necesaria para planificar, supervisar, asignar, ajustar y comunicar los recursos del proyecto, así como para garantizar una visibilidad completa de los recursos en toda la organización.
¿Por qué es esencial una gestión eficaz de los recursos?
En resumen, la asignación y gestión eficaces de los recursos te permiten tener visibilidad en tiempo real de tus recursos y reasignarlos según la demanda para ejercer un mayor control sobre los resultados del proyecto.
La gestión de recursos debe ser estratégica, estar alineada con los objetivos de la organización y garantizar la nivelación de recursos para reducir la sobreasignación.
Una gestión ineficaz de los recursos puede ser como conducir hacia un lugar nuevo sin mapa y esperar llegar a tiempo sin una planificación de recursos, asignación y programación adecuadas de las competencias necesarias.
La gestión de recursos es importante porque, con las prácticas recomendadas adecuadas de gestión de recursos, tu organización puede obtener muchos beneficios, entre ellos los siguientes.
Los beneficios de maximizar los recursos
Una gestión de recursos eficiente y eficaz te proporciona una visibilidad completa para que puedas entregar los proyectos tal como se prometió. Garantiza que puedas reasignar recursos rápidamente y detectar recursos infrautilizados para ayudar a tu organización a:
- Aumentar la utilización de los recursos y la eficiencia general
- Aumentar la productividad y centrarse en tareas de proyectos de mayor valor
- Mejorar la salud y el bienestar de los empleados
- Reducir la fatiga y la rotación de los empleados
- Mejorar la confianza
- Reducir los costes
- Mejorar el éxito de los proyectos
- Mejorar la toma de decisiones sobre los recursos
- Aumentar el ROI de tu organización y de tus clientes
Antes de lanzarte de lleno a nuevas iniciativas de optimización de la gestión de recursos y prácticas recomendadas, asegúrate de comprender claramente la situación actual y los factores que pueden influir en la asignación de recursos.
9 factores que afectan a la gestión óptima de los recursos
- Los compartimentos estancos pueden crear conflictos entre departamentos e incluso entre personas. Generan ineficiencias en la priorización de recursos, el intercambio de información, los objetivos, las herramientas, las prioridades y los procesos.
- Las prioridades contradictorias dificultan la asignación y el equilibrio de los recursos, provocan estrés, confusión y agotamiento en los empleados, reducen su motivación y confianza, y disminuyen su compromiso con los proyectos.
- Las ineficiencias en las aprobaciones no solo pueden ralentizar los proyectos, sino también afectar a otros procesos, como las adquisiciones, lo que puede poner en peligro los proyectos en su conjunto.
- Los problemas de adquisición pueden aumentar los costes y alargar los plazos debido a la oferta y la demanda.
- Los objetivos y resultados clave (OKRs) son fundamentales para alinear las expectativas y garantizar que todo avance en la dirección correcta. Sin ellos, puede ser imposible saber si los recursos están optimizados adecuadamente.
- Los trabajadores remotos y, en particular, la escasez de mano de obra tienen uno de los mayores impactos en la gestión eficaz de los recursos. Las personas son el activo y el recurso más valioso de una organización. Sin las personas adecuadas trabajando en los proyectos adecuados, todo puede quedar completamente paralizado.
- Las carencias de competencias y capacidades suelen pasarse por alto. A menudo no se analizan detenidamente las capacidades de los miembros del equipo para garantizar que sean adecuados para sus funciones en el proyecto. Si no se dispone de las competencias y capacidades apropiadas, pueden generarse carencias notables en la organización. Puedes utilizar un análisis de las carencias de recursos para encontrar y subsanar estas carencias.
- La disponibilidad de recursos a veces puede depender del momento y afectar mínimamente a los plazos y los costes, pero en otras ocasiones puede hacer que los costes superen el presupuesto y afectar enormemente a los plazos.
- Las metodologías de proyectos deben estar alineadas no solo con tus proyectos, sino también con la cultura, los procesos y la visión a corto y largo plazo de tu organización.
El estado actual de la gestión de recursos en las grandes organizaciones
La gestión de recursos ha sido un desafío importante para las empresas, especialmente para las organizaciones más grandes. A esto se suma la complejidad de una fuerza laboral en expansión, dominada por los millennials y con conocimientos tecnológicos, así como un cambio en las preferencias laborales de los empleados, lo que ha provocado escasez de talento en muchos puestos.
Las grandes organizaciones son especialmente propensas a perder a los millennials, que buscan empresas más pequeñas que ofrezcan equilibrio entre vida laboral y personal, programas de salud y bienestar y opciones de trabajo remoto para adaptarse a sus prioridades cambiantes.
Un estudio de Prosymmetry reveló una tendencia constante hacia la centralización de las funciones de gestión de recursos relacionados con los proyectos. Esta tendencia ha acelerado la demanda de una mayor atención a la gestión de competencias y de gestores de recursos que se han vuelto expertos en tecnología como respuesta a la demanda de los líderes de proyectos y de negocio.
5 buenas prácticas para la gestión de recursos en una gran organización
Hoy en día, la mayoría de los grandes proyectos empresariales tienen un impacto global que puede implicar múltiples factores, como las barreras culturales, las diferencias de huso horario, las distintas leyes laborales, las diferencias normativas y mucho más.
Así es como concibo la gestión de recursos, especialmente en las grandes organizaciones: “Planifica cómo gestionar eficazmente tus recursos antes de que se agoten.”
Seguir estas buenas prácticas de gestión de recursos puede preparar a tu organización para afrontar sus desafíos.
1. Desarrolla una estrategia de asignación de recursos para la cartera de proyectos
Debe estar alineada con los objetivos, la visión y la cultura de la organización, y debe especificar al menos los siguientes aspectos:
- El proceso de gestión de recursos
- El proceso de adquisición
- Los procesos, umbrales y plazos de aprobación
- Cómo compartirá recursos cada área de tu empresa
- Las metodologías de proyectos que se utilizarán
- Cómo deben trabajar los equipos conjuntamente para alcanzar los objetivos del proyecto
- Las tecnologías implicadas
- Cómo debe medirse el éxito (OKRs)
2. Desarrolla e implementa el mejor modelo operativo de gestión de recursos humanos
En el entorno empresarial actual, volátil, complejo y en constante cambio, gestionar tus recursos para lograr los resultados deseados de los proyectos requiere nuevos modelos operativos de recursos humanos, según las conclusiones de McKinsey.
La gestión de recursos humanos comienza con la contratación, formación y retención de las capacidades adecuadas para abordar la escasez de mano de obra y cubrir las carencias de habilidades. Esto te incluye a ti, el director del proyecto. Revisa tus habilidades y capacidades con regularidad y cubre las carencias cuando puedas. Empieza con estos ejemplos de habilidades de gestión de recursos.
3. Centraliza tu reserva de talento
La centralización garantiza la visibilidad en toda la organización para asegurar que no haya silos ni prioridades contrapuestas que hagan que los equipos operen de forma independiente o dificulten la comunicación. Ayuda a eliminar los obstáculos para la productividad y aumenta las posibilidades de que tus equipos logren los entregables deseados.
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4. Determina las metodologías adecuadas
Es importante recordar que no todas las metodologías funcionan en algunas grandes organizaciones o proyectos. Antes de seleccionar metodologías, familiarízate bien con muchas de ellas y con la mejor forma en que podrían funcionar conjuntamente en tu organización.
No existe una solución universal. Puede que te sorprenda saber que casi el 40% de las empresas han implementado un enfoque híbrido para las metodologías y prácticas de gestión de proyectos.
5. Implementa el mejor sistema de gestión de recursos
Esperar que los empleados realicen varias tareas a la vez y se comprometan con demasiadas horas no beneficia a tu organización a largo plazo. Identifica, selecciona e implementa el mejor sistema de gestión de recursos que se ajuste a las políticas y objetivos de tu organización. Las herramientas adecuadas permiten que tú y todos los equipos trabajéis de forma más inteligente, reduzcáis la fatiga de los empleados y gestionéis mejor los recursos a corto y largo plazo. Si necesitas una opción de bajo coste para empezar, consulta nuestra lista de software gratuito de gestión de recursos.
Una mayor agilidad requiere una base sólida
Aunque la gestión de recursos puede plantear desafíos para las organizaciones más grandes, contar con un buen plan de gestión de recursos y seguir las prácticas recomendadas puede proporcionar a tu organización una base sólida para lograr una mayor agilidad y una optimización adecuada de los recursos en varios proyectos, programas y carteras.
Recuerda que estas prácticas recomendadas para gestionar los recursos de tu organización no son un ejercicio puntual. Asegúrate de revisar periódicamente tu plan de gestión de recursos para comprobar cómo avanzan tus proyectos en toda la organización y realizar cambios cuando y donde sea necesario.
Descubre qué metodologías híbridas podrían funcionar en tu organización grande en nuestra guía sobre metodologías híbridas de gestión de proyectos.
