5 Consejos de Seguimiento de Tiempo para Ayudarte a Crear Mejores Presupuestos
"El tiempo de trabajo" siempre parece algo sencillo hasta que me siento a rellenar mi hoja de horas. ¿Realmente pasé 45 minutos redactando ese correo, o estaba perdida en mis pensamientos cantando canciones de Taylor Swift? (No me juzgues).
El seguimiento del tiempo puede parecer una tarea tediosa, pero también es innegablemente útil. Puede ayudarte a entender cómo un equipo de proyecto invierte su tiempo, calcular cuánto tardará en completarse una tarea e incluso ayudarte a cobrar (¡hola, horas facturables!). En la gestión de proyectos, el tiempo y el dinero están tan estrechamente relacionados como Taylor Swift y las letras de sus increíbles canciones. (En serio, deja de juzgar).
¿Cómo se realiza el seguimiento del tiempo de trabajo dedicado a un proyecto?
Existen varias formas en las que hago el seguimiento del tiempo que los empleados dedican a los proyectos. El método que utilizo depende de cómo esté redactado el contrato o el alcance del proyecto y de lo que necesitamos para poder facturar el trabajo.
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- Estimación aproximada: Utilizo este método para proyectos internos o cuando el contrato es por un precio fijo. Quiero entender cuántas horas dedicó cada persona a sus tareas y cuánto tardamos en completar el proyecto. Como no tendré que reportar horas, no uso un software de seguimiento de tiempo ni pido al equipo que registre sus horas.
- Seguimiento de tiempo por persona: Utilizo este método cuando se factura por hora. El equipo deberá registrar todo el tiempo que dedica al proyecto en una herramienta de seguimiento de tiempo para poder extraer informes según sea necesario para la facturación. Puedes utilizar software de seguimiento de tiempo para esto, así como software de gestión de recursos que incluya funciones de facturación.
- Seguimiento de tiempo por tarea: En algunos casos, como en un proyecto ágil en el que varios miembros del equipo trabajan en características específicas de distintas disciplinas, podría pedir al equipo que registre su tiempo dedicado a una funcionalidad concreta. Esto puede ayudar a determinar si es necesario ajustar los presupuestos para futuros sprints.
¿Cuál es una buena aplicación para llevar el control de horas de trabajo?
Existen muchas aplicaciones que pueden utilizarse para registrar el tiempo dedicado al trabajo en proyectos. Si buscas un software de seguimiento de tiempo independiente, te recomendamos varias opciones. A menudo resulta útil buscar un sistema de seguimiento de tiempo que pueda sincronizarse con tu calendario y realizar entradas automáticas de tiempo en tu nombre.
También puedes considerar el uso de herramientas de gestión de proyectos que incluyan el seguimiento de tiempo integrado. Estas funciones te permiten comparar las estimaciones de tiempo del proyecto con los datos en tiempo real. Tener la información de tus tareas y el registro del tiempo en un solo lugar puede ayudarte a la hora de realizar informes, hacer previsiones basadas en datos reales y planificar presupuestos.
5 formas de usar el seguimiento de tiempo para la presupuestación
1. Crear estimaciones análogas
Contar con datos de proyectos y tareas puede ayudarte a crear estimaciones para proyectos futuros. Por ejemplo, si sabes que, en promedio, un diseñador tarda 10 horas en investigar y crear un mood board y una biblioteca de patrones al inicio de la renovación de un sitio web, podrías estimar 8 horas para un sitio pequeño y 12 horas para uno más grande y complejo al hacer tu propuesta inicial para un nuevo trabajo.
2. Determinar cómo asignar los recursos
La información del seguimiento de tiempo puede ayudarte en la planificación de proyectos (y en la elaboración del presupuesto del proyecto) al permitirte determinar cómo asignar tus recursos. Si sabes que tienes un plazo más ajustado y un presupuesto mayor, podrías querer asignar a tu desarrollador más experimentado.
Aunque esta persona cobre una tarifa horaria más alta que un recurso más junior, podrá realizar el trabajo de manera más eficiente. Llevar a cabo este tipo de gestión de recursos solo es posible si tienes buenos datos de seguimiento de tiempo.
3. Establecer puntos de referencia
El seguimiento de tiempo puede ayudarte a establecer puntos de referencia para el trabajo de proyectos, lo que puede conducir a una presupuestación más precisa. Contar con un presupuesto de tiempo para cada actividad te permitirá estimar mejor la cantidad de tiempo necesario para completar un proyecto.
Estos puntos de referencia también pueden estar vinculados a los puestos. Así, por ejemplo, si tienes diseñadores junior y diseñadores más experimentados en tu equipo, podrías establecer diferentes referencias para cada rol. Sería lógico decir que los diseñadores junior normalmente necesitan tres días para diseñar una landing page, mientras que un diseñador senior debería poder hacerlo en un día y medio. Descubre más sobre cómo un mejor seguimiento del tiempo mejora la planificación de proyectos futuros.
Al crear la estimación del proyecto, no olvides añadir un margen para tener en cuenta matices del proyecto, como tiempo para revisiones, feedback del cliente y cualquier otro requisito que pueda descubrirse después de que se inicie el proyecto. Así, la rentabilidad no se verá afectada si el nuevo proyecto supera lo que has estimado.
4. Gestión del tiempo para proyectos
Aunque el rendimiento pasado no siempre es un buen indicador del rendimiento futuro, puede darte una idea bastante clara de qué esperar. Llevar un registro del tiempo te proporciona buenos datos para planificar el futuro. Si sabes que tu equipo nunca ha podido completar una tarea específica en menos de tres días, asegúrate de planificar al menos tres días (idealmente cuatro o cinco) cuando esa tarea vaya a surgir en un nuevo proyecto.
Cuando los equipos trabajan en varios proyectos, la gestión del tiempo es crucial. Es como jugar Tetris. Para que todo el trabajo esté listo a tiempo, debes asegurarte de que cada miembro del equipo tenga tiempo suficiente para completar sus tareas sin tener que apresurarse ni recurrir constantemente a horas extra.
Lo primero puede llevar a un trabajo descuidado y lo segundo probablemente causará un agotamiento importante. Utilizar los datos de registro de tiempo pasados para ayudar a gestionar el tiempo en los proyectos actuales puede evitar que esto ocurra—este es un importante beneficio del software de seguimiento de tiempo.
5. Facilita el seguimiento del tiempo para lograr registros precisos
Cuando se trata de registrar el tiempo, nadie quiere dedicar parte de su jornada laboral a "fichar" cada vez que cambia de tarea o proyecto. Por eso, para obtener los datos más precisos y permitir que los miembros del equipo completen su parte en tiempo real, prueba algunas automatizaciones.
Como ya hemos visto, algunas aplicaciones de gestión del tiempo cuentan con integraciones con software de gestión de proyectos populares y software de presupuesto para proyectos, o pueden integrarse directamente con tu navegador web. Cuanto más fácil les pongas el registro de tiempo a tu equipo, más dispuestos estarán y más datos precisos tendrás, especialmente si piensan que el seguimiento del tiempo es perjudicial.
Esto es importante porque cuanto más a menudo cambian de aplicación o alternan entre ventanas, más tiempo necesitan para realizar su trabajo.
Un artículo en Harvard Business Review sobre este tema afirma: “Descubrimos que, en promedio, el coste de un cambio es un poco más de dos segundos y el usuario medio del conjunto de datos alternaba entre distintas aplicaciones y sitios web casi 1.200 veces al día. Eso significa que las personas en estos trabajos pasaban poco menos de cuatro horas a la semana reorientándose después de cambiar a una nueva aplicación. En el transcurso de un año, eso suma cinco semanas laborales, o el 9% de su tiempo anual de trabajo.”
Encuentra más mejores prácticas para el seguimiento del tiempo aquí.
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