22 Estadísticas de Gestión del Tiempo para Aliviar tu Carga de Trabajo
Exceso de Reuniones: Dos tercios de las reuniones son innecesarias y quitan tiempo que los miembros del equipo podrían dedicar al trabajo del proyecto.
Carga de Tareas Manuales: El 62% de las jornadas laborales se consume en tareas manuales, pero puedes implementar herramientas de automatización para ayudar a agilizar estos procesos.
Sobrecarga de Comunicación: El 88% de una semana laboral típica se dedica a la comunicación, lo que reduce el tiempo para las verdaderas tareas del puesto.
Las estadísticas sobre la gestión del tiempo revelan tendencias sobre en qué emplean el tiempo los empleados y dónde falta productividad a nivel global. Aquí tienes un resumen de estadísticas sobre gestión del tiempo que te ayudarán a entender qué ocurre en tu propio equipo, aplicar mejoras para que los integrantes sean más productivos durante su jornada laboral y potenciar tus habilidades de gestión del tiempo.
Estadísticas sobre distribución del tiempo y equilibrio de la carga de trabajo
Estas estadísticas de gestión del tiempo explican cómo emplean su tiempo los miembros del equipo y si las cargas de trabajo están equilibradas.
1. Los miembros del equipo dedican el 60% de su jornada a tareas de coordinación
En vez de realizar sus tareas laborales, la persona promedio dedica la mayor parte de su tiempo a “trabajo sobre el trabajo”; es decir, a dar actualizaciones sobre el estado de proyectos, buscar información sobre tareas o gestionar cambios de prioridades. Según un informe reciente de Asana, este tipo de actividades ocupa el 60% del día laboral promedio de cada persona.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Si el equipo no se concentra en sus tareas principales porque la coordinación absorbe demasiado tiempo, el avance será más lento y el trabajo no se completará a tiempo. Elimina de la agenda del equipo actividades innecesarias y aclara las prioridades para que puedan enfocarse en lo que realmente fueron contratados para hacer.
2. Los miembros del equipo solo emplean el 27% de su tiempo en el trabajo para el que fueron contratados
Según ese mismo informe de Asana, tu equipo solo dedica el 27% de su tiempo a las tareas y responsabilidades para las que fueron contratados. Es un indicador importante de productividad. Si tu equipo no emplea su tiempo en la labor principal, será difícil que los proyectos y las tareas se completen puntualmente.
Averigua en qué están trabajando tus colaboradores además de su descripción de puesto y analiza si puedes quitarles esas responsabilidades. La priorización es clave: si esas otras tareas son relevantes, agenda un momento concreto para realizarlas y así el equipo tendrá claro por dónde empezar.
3. Los miembros del equipo pierden el 62% de su jornada en tareas manuales y repetitivas
Otro dato relevante del informe de Asana es que el 62% de cada jornada laboral se pierde en tareas manuales y repetitivas. Esto incluye tareas como completar hojas de tiempo, enviar trabajos para revisión o aprobación, y actualizar el estado de los elementos en tu software de gestión de proyectos.
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo pueden hacerse cargo de las tareas repetitivas por ti. Por ejemplo, puedes configurar una automatización que se active cuando un miembro del equipo marque un entregable como listo para aprobación. El software puede enviarte una notificación por correo electrónico, avisar al siguiente miembro del equipo que trabajará en ello, y actualizar la hoja de tiempo en función del tiempo invertido.
4. El 88% de la semana laboral típica de un trabajador se dedica a la comunicación
El empleado promedio dedica la mayor parte de su tiempo a la comunicación, según un informe reciente de Grammarly. Esto incluye tiempo en reuniones, redactando y revisando correos electrónicos y mensajes en Slack, y conversaciones cara a cara. El trabajo remoto tiene parte de la culpa; al haber menos personas en la oficina, el equipo pasa más tiempo en reuniones y comunicando actualizaciones.
Para reducir el tiempo que se dedica a la comunicación (y aumentar el que se invierte en el trabajo principal), cumple las agendas estrictas en las reuniones, fomenta el uso de herramientas de IA para redactar mensajes y ayuda a tu equipo a desarrollar habilidades de comunicación.
Estadísticas sobre interrupciones, reuniones y notificaciones
Estos datos sobre gestión del tiempo cubren las distracciones e interrupciones que reducen la productividad.
5. Los miembros del equipo consideran innecesarias dos terceras partes de las reuniones a las que asisten
Otro dato relevante del informe de Asana es que los miembros del equipo sienten que la mayoría de las reuniones son innecesarias. Quitan tiempo valioso de las prioridades y consumen la energía y motivación del equipo—especialmente aquellas reuniones que podrían haber sido un correo electrónico.
Antes de agendar una reunión, evalúa si realmente hace falta. Si buscas una actualización de estatus o transmitir información poco compleja, es mucho mejor enviar un correo electrónico. Si decides llevar a cabo la reunión, prepara una agenda clara y respeta el tiempo establecido.
6. Casi un tercio de los empleados registra horas extra, principalmente por el alto volumen de correos electrónicos y notificaciones
Según los datos de Asana, cerca de un tercio de los trabajadores de oficina trabajan horas extra con regularidad, siendo la principal razón un flujo interminable de notificaciones, correos electrónicos y mensajes de Slack. La sobrecarga de notificaciones es un problema común, que también está vinculada al aumento del trabajo remoto.
Reserva tiempo para el “trabajo profundo”, donde te concentres en la tarea actual y silencies las notificaciones. No revises tus notificaciones durante este tiempo: interrumpirá tu concentración y necesitarás tiempo para reenfocarte. Haz saber a los miembros de tu equipo que también está bien hacer lo mismo (salvo una emergencia). Con más tiempo de concentración, los empleados no deberían necesitar quedarse hasta tarde (ni revisar notificaciones fuera del horario laboral).
7. En Australia, las reuniones inesperadas son la razón principal por la que los trabajadores se quedan hasta tarde
Los datos de Asana sugieren que para los trabajadores australianos, la principal causa de las horas extra son las reuniones inesperadas. Estas son tan perjudiciales como las reuniones innecesarias: cuando se programan con antelación, todos pueden organizar su día en función de ellas.
Cuando las reuniones surgen inesperadamente, el trabajo se reorganiza, lo que significa que algo debe posponerse. Si la tarea desplazada tiene una fecha límite estricta, tu equipo podría tener que quedarse hasta tarde. Intenta no añadir reuniones de última hora al calendario de tu equipo (salvo emergencia).
8. Demasiado trabajo es la principal fuente de estrés para un tercio de los empleados estadounidenses
El informe de Asana muestra que la principal fuente de estrés para un tercio de los empleados estadounidenses es tener demasiado trabajo. Se trata de un problema común con muchas causas: cambios o incrementos en las descripciones de los puestos con el tiempo, salidas en el equipo, o trabajo nuevo que se añade sin una adecuada priorización.
Comunica el nivel de prioridad de cualquier trabajo nuevo. Sin esta claridad, el equipo podría priorizar lo incorrecto, sentirse abrumado o intentar hacer varias tareas a la vez (lo que perjudica aún más la productividad). Programa el trabajo que debe realizarse y revisa qué tareas de bajo valor puedes eliminar o despriorizar.
Estadísticas sobre tiempo perdido, ineficiencias y trabajo duplicado
Estas estadísticas muestran la importancia de la gestión del tiempo para reducir procesos ineficaces y desperdicio.
9. Las personas desperdician 91 minutos al día en reuniones y tareas no importantes
Según un estudio reciente de Acuity Training, los miembros del equipo pasan una media de una hora y media al día en tareas y reuniones que no son relevantes para sus funciones. Esto significa menos tiempo para el trabajo que realmente mueve la aguja o acerca tus proyectos a la meta final.
Antes de enviar una invitación a una reunión, examina bien la lista de invitados: ¿todos los convocados deben estar presentes? ¿La reunión es relevante para las tareas y entregables en los que trabajan? Lo mismo se aplica a las tareas. Antes de asignar algo nuevo, asegúrate de que entra dentro del alcance de su descripción de puesto.
10. La mitad de los empleados nunca ha auditado su tiempo
Otro hallazgo del estudio de Acuity Training es que casi la mitad de los empleados nunca ha auditado su tiempo. Deberías supervisar atentamente cómo los miembros del equipo emplean su tiempo por defecto—los partes de horas afectan a la facturación, después de todo—pero también vale la pena pedir al equipo que revise su propio tiempo de forma periódica y realice una auditoría de tiempo.
Una vez que tengan la oportunidad de analizar cuánto tiempo y esfuerzo dedican a cada tarea, verán si su esfuerzo corresponde con su impacto, encontrarán áreas de mejora e implementarán cambios que les hagan más eficientes.
11. El 70% de los empleados pierde 20 horas a la semana por procesos y herramientas ineficientes
Un informe de Quickbase sugiere que casi el 70% de los trabajadores pierde la mitad de su semana debido a “sistemas fragmentados”: datos repartidos por herramientas diversas, procesos desactualizados y sistemas ineficientes. Esto lleva a pérdidas de productividad, tiempo e ingresos.
Contar con una sola fuente de verdad para tus proyectos (por ejemplo, una herramienta de software de gestión de proyectos) que incluya toda la información que tu equipo necesita para completar sus tareas, en lugar de cinco hojas de cálculo diferentes, una herramienta de colaboración, una herramienta independiente para registrar el tiempo y otra para hacer seguimiento del progreso.
12. Las empresas estadounidenses pierden casi 500 mil millones de dólares por la productividad de los empleados
Un reciente estudio de Economist Impact muestra que las empresas estadounidenses pierden colectivamente 468 mil millones de dólares debido a la baja productividad y a las distracciones. Los miembros del equipo no están logrando tanto como podrían, lo que impacta directamente en los resultados de tu negocio.
Esto no significa que los trabajadores estén holgazaneando o procrastinando a propósito: muchas distracciones (a veces importantes) pueden quitar tiempo a las tareas principales. Las prácticas de gestión del tiempo como programar tiempo de concentración y silenciar notificaciones pueden ayudar aquí.
13. Los empleados pasan el 10% de su día en tareas que ya han sido completadas
El informe de Asana destaca que los trabajadores dedican el 10% de su jornada laboral a trabajos que ya han sido realizados. Esto suma más de 200 horas al año desperdiciadas en trabajo duplicado.
Mantén tu software de gestión de proyectos actualizado con lo que ya se ha completado, lo que queda por hacer y quién está trabajando en cada cosa. También deberías realizar reuniones diarias y chequeos regulares, pero vigila también los niveles de comunicación. ¿Transfieren los miembros del equipo el trabajo de manera eficiente? ¿Se actualizan entre sí sobre lo completado? También puedes establecer procesos claros y automatizaciones para que todo funcione sin problemas.
Estadísticas sobre sistemas y herramientas de gestión del tiempo
Estas estadísticas sobre gestión del tiempo cubren el uso de herramientas y sistemas de software para una mejor administración del tiempo.
14. Solo el 18% de las personas cuenta con un sistema de gestión del tiempo dedicado
Un estudio reciente de Acuity Training muestra que menos del 20% de los empleados tiene un sistema dedicado para gestionar y priorizar su tiempo. Contar con un sistema de gestión del tiempo te permite a ti y a tu equipo trabajar con mayor eficiencia y lograr más.
Tu sistema puede incluir herramientas de gestión de tareas o software para el seguimiento del tiempo, así como tácticas como listas de tareas, la organización del calendario y estrategias especializadas para gestionar el tiempo como la técnica pomodoro o “comerse el sapo”.
15. Un tercio de los empleados usa una lista de tareas para gestionar el tiempo y las tareas
Un tercio de los trabajadores usa listas de tareas para gestionar sus actividades y su tiempo, lo que la convierte en el método de gestión del tiempo más popular, según Acuity Training. Lo importante es que tú y tu equipo utilicen lo que funciona para vuestros proyectos y procesos. No obligues a todos a usar la misma lista de tareas si prefieren organizar las tareas importantes de otra forma.
16. Un cuarto de los empleados usa su bandeja de entrada para gestionar el tiempo y las tareas
Según ese mismo estudio de Acuity Training, el 25% de las personas usa su bandeja de entrada de correo electrónico para gestionar su tiempo y tareas. Esta es una buena opción para quienes pasan mucho tiempo en su correo, como los que trabajan en ventas, atención al cliente, TI y marketing.
De nuevo, deja que tu equipo trabaje de la forma en que mejor se sientan. También puedes conectar la bandeja de entrada con tu software de gestión de proyectos o CRM para que toda la información de los proyectos permanezca en un solo lugar, incluso si los equipos trabajan desde sus bandejas individuales.
17. Las personas que usan la matriz de Eisenhower son más propensas a sentir que tienen su trabajo bajo control
Según el estudio de Acuity Training, el 50% de quienes afirmaron usar la matriz de Eisenhower para gestionar su tiempo y tareas sienten que su carga de trabajo está bajo control todos los días. El otro 50% dijo que tienen la carga de trabajo bajo control cuatro días a la semana.
La matriz de Eisenhower divide el trabajo en 4 categorías: urgente e importante, urgente pero no importante, importante pero no urgente y ni urgente ni importante. Empieza a utilizarla tú mismo antes de involucrar al equipo. Puedes emplearla para tus propias tareas de gestión de proyectos o para priorizar el trabajo del proyecto.
18. El mercado de software para el control del tiempo tendrá un valor de $32 mil millones para 2028
Análisis de Data Bridge Market Research muestran que el mercado del software de seguimiento del tiempo está en crecimiento. Esto probablemente se deba a que los dueños de negocios necesitan asegurarse de que los empleados sean productivos (esto va de la mano con el regreso a la oficina y la mayor exigencia para que los empleados hagan más con menos).
Un mercado en crecimiento fomenta la competencia entre proveedores de software de seguimiento del tiempo que desean maximizar su cuota, lo que hace que sea un buen momento para invertir en software para el control del tiempo. Elige una herramienta que se adapte a tus necesidades según las funciones necesarias, el tamaño del equipo, las integraciones con otros softwares que ya usas y el precio.
Estadísticas sobre claridad, propósito y aumentos de productividad
Estas estadísticas sobre gestión del tiempo explican cómo la claridad y el propósito pueden incrementar la productividad.
19. Menos de la mitad de los trabajadores entiende cómo su trabajo contribuye al éxito
Un estudio reciente de Asana encontró que el 46% de los empleados no entiende cómo su trabajo ayuda a su organización a alcanzar metas y objetivos. Esto es una receta para la desmotivación y una pobre gestión del tiempo.
Mantén a los miembros del equipo informados sobre cómo su trabajo contribuye al éxito del proyecto y de la organización. Tendrán una idea más clara de sus prioridades y estarán más motivados y productivos cuando puedan ver cómo su trabajo encaja en el panorama general.
20. En Japón, el 19% de los trabajadores comprende cómo contribuyen al éxito
Según el informe de Asana, incluso menos empleados japoneses comprenden cómo su trabajo ayuda a que su organización alcance sus objetivos (19%). Esto es significativamente inferior al promedio global (46%). El mismo consejo aplica aquí. Al inicio de nuevos proyectos o iniciativas, invierte tiempo en ayudar a tu equipo a ver el panorama general al que están contribuyendo.
21. En el Reino Unido, el 68% de los empleados tiene tareas cada semana que no contribuyen al éxito organizacional
Según Asana, el 68% de los trabajadores del Reino Unido reciben tareas cada semana que no apoyan los objetivos de la empresa o el proyecto. Esto le resta tiempo al equipo de trabajo para tareas prioritarias que sí apoyan tus objetivos, y trabajar en tareas que no son valiosas o relevantes puede desmoralizar a tu equipo.
Prioriza y analiza si las tareas son solo "deseables" y por lo tanto menos urgentes. También puede haber algunas que no valga la pena completar: la matriz de Eisenhower puede ayudarte con esto.
22. Los trabajadores en estado de flujo son hasta 5 veces más productivos
Según una investigación de McKinsey, los empleados son hasta cinco veces más productivos cuando están en un estado de "flujo". El estado de "flujo" está asociado con el deporte y, en él, se está completamente concentrado en ejecutar lo que se necesita. No es posible entrar en el "flujo" por voluntad propia: depende de cuánto disfrutas la actividad, tu rutina habitual y de las distracciones que sucedan a tu alrededor.
Sin embargo, puedes mantener a tu equipo motivado y comprometido reconociéndolos cuando corresponde, permitiéndoles ver el panorama completo y brindando flexibilidad en la asignación de tareas, horarios de trabajo y asistencia a reuniones donde sea posible (aunque esto no siempre es posible).
Preguntas frecuentes sobre gestión del tiempo
Aquí tienes las respuestas a algunas preguntas comunes sobre la gestión del tiempo.
¿Cuáles son los mayores desafíos que enfrentan los gestores de proyectos en la gestión del tiempo?
Los mayores desafíos en la gestión del tiempo que enfrentan los gestores de proyectos incluyen interrupciones por reuniones, correos y notificaciones que reducen la concentración; cambios de alcance y prioridades variables; y malentendidos que llevan a errores y retrabajo. Algunas técnicas de gestión del tiempo útiles incluyen la planificación por bloques de tiempo, establecer tiempo de concentración dedicado y priorizar usando la matriz de Eisenhower.
¿Cómo pueden los gestores de proyectos ayudar a sus equipos a priorizar tareas de forma efectiva?
Los gestores de proyectos pueden ayudar a su equipo a priorizar tareas aclarando prioridades con técnicas como la matriz de Eisenhower, MoSCoW y el grooming de los pendientes (backlog grooming).
La matriz de Eisenhower y el método MoSCoW ayudan a decidir qué hacer primero, qué delegar, qué programar y qué eliminar. El grooming del backlog (utilizado en Scrum y métodos ágiles) implica elegir qué tareas realizar en un periodo de tiempo determinado. Consulta con los miembros del equipo con la mayor frecuencia posible para asegurarte de que comprendan lo que se espera.
¿Qué papel desempeña el software de gestión de proyectos en la gestión del tiempo?
El software de gestión de proyectos es extremadamente útil para la gestión del tiempo. Suele incluir una función de seguimiento del tiempo, lo que te ayuda a entender cuánto tardan las tareas y en qué actividades los miembros del equipo podrían estar dedicando demasiado (o muy poco) tiempo. Las herramientas de gestión de proyectos también ayudan a hacer seguimiento del avance de las tareas y mejoran la responsabilidad al aportar claridad sobre quién está trabajando en qué.
¿Cómo afecta la mala gestión del tiempo a la moral del equipo y al agotamiento?
La mala gestión del tiempo afecta negativamente la moral del equipo y causa agotamiento. Cuando los miembros del equipo están atrapados en reuniones y notificaciones en lugar de centrarse en las prioridades, se sienten estresados y, en algunos casos, pueden tener que trabajar horas extra. Esto conduce al agotamiento y a la falta de equilibrio entre trabajo y vida personal, lo que hace que los miembros se desmotiven, disminuye la moral y aumenta la rotación.
¿Cuáles son las mejores prácticas para que los gestores de proyectos modelen una correcta gestión del tiempo para sus equipos?
Los gestores de proyectos pueden liderar con el ejemplo para mostrar una gestión eficaz del tiempo a sus equipos: reservar tiempo para trabajo profundo y concentrado, silenciar notificaciones cuando sea necesario, establecer límites y rechazar reuniones innecesarias. A nivel de proyecto, puedes fijar plazos y estimaciones realistas, aclarar prioridades de forma habitual y evitar el desbordamiento del alcance.
¿Qué sigue?
¿Quieres conectar con otros gestores de proyectos digitales para compartir recursos y mejores prácticas? Únete a nuestra comunidad de miembros y obtén acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos, y conecta con cientos de otros gestores de proyectos digitales en Slack.
