10 mejores prácticas para el seguimiento del tiempo: Obtén los datos que necesitas
El seguimiento del tiempo es tan divertido como ver secar la pintura. A nadie le gusta discutir con los clientes y miembros del equipo sobre por qué un informe de estado tomó cinco horas facturables. Pero a veces, contar con los datos del seguimiento de tiempo del equipo puede ser realmente útil. Hablemos de las mejores prácticas para el seguimiento del tiempo y de cómo recopilar la información con un poco menos de dolor.
Una buena práctica que merece la pena mencionar desde el principio es invertir en software de seguimiento del tiempo, que puede ayudar a automatizar el proceso de seguimiento y hacerlo más eficiente para tu equipo—¡te cuento más abajo!
10 Mejores Prácticas de Seguimiento del Tiempo Para Gestores de Proyectos
Si ya eres gestor de proyectos, especialmente en una agencia, aquí tienes algunas buenas prácticas para recoger y aprovechar los datos del seguimiento del tiempo.
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- Evita usar el seguimiento del tiempo de forma punitiva
- Automatízalo
- Haz revisiones puntuales
- Revisa el pasado al planificar a futuro
- Usa los datos para argumentar tus decisiones
- Obtén feedback del equipo
- Lleva los datos a las retrospectivas de sprint
- Analiza datos entre diferentes proyectos
- Establece puntos de referencia para el rendimiento
- Audita las prácticas de seguimiento regularmente
1. Evita usar el seguimiento del tiempo de forma punitiva
Si bien el seguimiento del tiempo puede ayudarte a comprender la rentabilidad, especialmente si el tiempo de tus colaboradores es facturable y has acordado facturar a los clientes por cierta cantidad de trabajo, nunca debes usar los datos de seguimiento del tiempo de forma punitiva (esto solo hará que tu equipo lo odie, y es una razón constante por la que el seguimiento del tiempo es perjudicial, según los equipos).
Cuando observas un conjunto de tareas y miembros del equipo, puede ser obvio que una persona con más experiencia o de mayor rango tarda menos en completar una tarea que alguien nuevo o más junior. Pero, ¿qué pasa cuando los datos del sistema de seguimiento muestran que un empleado está rindiendo por debajo de lo óptimo?
Usar el seguimiento del tiempo como castigo es una receta para que los empleados maquillen sus partes de horas o informen incorrectamente. Si bien puedes usar los datos para iniciar una conversación sobre bajo desempeño, no debería ser el único factor en la charla.
2. Automatízalo
Aunque tener el seguimiento del tiempo funcionando de forma automática parece algo del futuro, el software de reloj de tiempo puede ayudarte a convertir esto (casi) en realidad. Contar con un software de seguimiento que se integre con tu herramienta de gestión de proyectos o como una extensión de Chrome puede ayudar a registrar el tiempo de forma automática y en tiempo real—esta es una de las principales ventajas del software de seguimiento del tiempo.
Los miembros del equipo (incluyéndote) pueden iniciar un temporizador al empezar una tarea y detenerlo o pausarlo cuando surjan otras cosas. También puede que puedas configurar notificaciones para recordarte iniciar el temporizador al comenzar una tarea, según el software que utilices.
Cuanto menos tengan que pensar los miembros del equipo en el seguimiento del tiempo, más fácil será que se adapten a la herramienta. Si no puedes automatizar el seguimiento del tiempo completamente (o usar IA para el seguimiento del tiempo), considera una app de partes de horas o soluciones digitales que eviten el llenado manual. Esto puede facilitar la gestión del tiempo para todos los involucrados (incluidos los líderes de proyecto).
3. Haz revisiones puntuales
Como gestor de proyectos, deberías revisar regularmente cómo tu equipo utiliza su tiempo. Esto incluye horas facturables y no facturables. Esto puede significar analizar cada semana o cada sprint. Al acercarse el final del período del contrato, puede que la revisión sea diaria para asegurar que tu equipo no supere las horas asignadas.
Este análisis profundo y regular de los datos de tiempo te ayudará con la gestión de riesgos, ya que podrás identificar problemas en la cronología y el ritmo del trabajo. Estos problemas son más fáciles de corregir cuando son pequeños que si esperas hasta que sean grandes problemas.
Por ejemplo, si llevas tres semanas en un proyecto de tres meses y te das cuenta de que tu equipo solo debería haber usado 750/3000 horas, pero ya han consumido 1000, tienes opciones.
Puedes pedirles que reduzcan la utilización o informar a tu cliente o partes interesadas que podrías quedarte sin horas antes de que termine el contrato o el proyecto y que podrías necesitar una orden de cambio. Si esperas hasta que tu equipo haya consumido 2999/3000 horas, no tendrás tantas opciones para corregir el rumbo.
4. Mira hacia atrás cuando planifiques hacia adelante
Tus datos de seguimiento del tiempo pueden ayudarte a predecir cuánto tomarán tareas específicas. Por ejemplo, si gestionas proyectos de desarrollo web, podrías revisar tus últimos tres a cinco proyectos para determinar cuánto tiempo le llevó al equipo configurar el entorno de desarrollo, diseñar la página de inicio o configurar la analítica.
Aunque tus proyectos pueden variar en tamaño y alcance, disponer de algunos datos a nivel de tarea puede ayudarte a ti y a tu equipo a llevar a cabo una mejor planificación de proyectos y crear estimaciones de proyectos más precisas en el futuro.
Supongamos que estás estimando y planificando el tiempo necesario para rediseñar un sitio de comercio electrónico de tamaño mediano. Lo más probable es que debas aumentar el tiempo con respecto al invertido en rediseñar el sitio de una pequeña organización sin fines de lucro con funcionalidad limitada. Sin embargo, los datos aún pueden darte una idea de un buen punto de partida para un proyecto más complejo (especialmente si estás aplicando buenas prácticas para la gestión de proyectos en organizaciones sin fines de lucro).
5. Usa los datos para respaldar tu argumento
Al comunicarte con las partes interesadas clave o clientes sobre el avance del proyecto, tener datos puede ayudar a respaldar tus conversaciones. La mayoría de las partes interesadas en un proyecto deberían entender la importancia de la gestión del tiempo.
Por ejemplo, si puedes demostrar un patrón de que un desarrollador subestima el tiempo que toma completar tareas clave cuando vas a hablar con su gerente sobre los ajustes necesarios, tendrás datos específicos para mostrar dónde las estimaciones no coinciden con la realidad. El gerente entonces podrá investigar más a fondo y entender que se trata de un problema de estimación, no de gestión del tiempo.
De manera similar, si te comunicas con una parte interesada o patrocinador del proyecto sobre desafíos con la línea de tiempo o la tasa de consumo de horas, usar los datos obtenidos del seguimiento del tiempo —o mejor aún, una auditoría de tiempo— te da más credibilidad y objetividad que basarte en ejemplos anecdóticos.
6. Recibe feedback de los miembros del equipo sobre las metodologías de seguimiento del tiempo utilizadas
El cumplimiento del equipo con el seguimiento del tiempo es fundamental. Por eso deberías preguntarles periódicamente si tienen comentarios sobre cómo se está registrando el tiempo. Tal vez tengan ideas para obtener más información de los datos (seguir por tarea o funcionalidad en lugar de por proyecto u otra manera) o sobre cómo hacerles más fácil ingresar los datos.
He trabajado con equipos que han experimentado con el seguimiento del tiempo en beneficio del propio equipo. Algunos han probado distintas herramientas o metodologías, como la programación por bloques para mayor eficiencia o el registro por funcionalidad en lugar de por tarea individual.
7. Si trabajas con metodologías ágiles, lleva los datos de seguimiento del tiempo a tus retrospectivas de sprint para iniciar conversaciones
En lo que respecta a la gestión ágil de proyectos, una retrospectiva de sprint le brinda al equipo la oportunidad de mirar atrás, reflexionar sobre el último sprint y cómo pueden mejorar en el siguiente.
Contar con información sobre cómo el equipo empleó su tiempo durante el sprint puede proporcionar datos valiosos que el equipo puede querer aprovechar en el próximo sprint. Los datos sobre la velocidad del sprint, el tiempo dedicado a una tarea o funcionalidad específica, o lo cerca que estuvo el equipo de sus estimaciones son puntos de información valiosos que pueden extraerse del seguimiento del tiempo.
8. Analiza los datos recopilados en varios proyectos para identificar tendencias
Si tus herramientas de seguimiento del tiempo tienen capacidades de generación de informes (o estás usando herramientas de informes de código abierto en conjunto con ellas), podrías querer aprovecharlas para revisar los registros de tiempo de los miembros del equipo y proyectos para detectar tendencias. ¡Incluso si no puedes automatizar este tipo de informes, para eso están las hojas de cálculo!
Revisar cómo los miembros de tu equipo emplean sus horas de trabajo puede ayudarte a tomar mejores decisiones al asignar recursos a proyectos. Por ejemplo, si un miembro del equipo puede resolver diez tickets de errores en el mismo tiempo que otro tarda en resolver cinco, puede ser algo que valga la pena investigar.
Suponiendo que todos los tickets son de tamaño y alcance similares, comprender cuán eficientemente están trabajando los miembros del equipo puede ayudarte a ti y a tus colegas a tomar mejores decisiones de personal.
9. Usa el control de tiempo para establecer puntos de referencia en el rendimiento del equipo
Tener una idea de la cantidad de horas que debería llevar una tarea puede ayudarte como gestor de proyectos a comprender cuánto trabajo es razonable esperar de un miembro de tu equipo. Los datos que obtienes del control de tiempo durante un periodo más largo pueden ayudarte a establecer puntos de referencia para saber cuánta carga de trabajo puedes esperar que completen los miembros del equipo.
Por ejemplo, si una de las responsabilidades de tu equipo es crear formación y documentación al final de cada proyecto, deberías analizar los datos de tu aplicación de control de tiempo para saber cuánto tiempo se dedicó a esto al concluir cada proyecto.
10. Audita regularmente las prácticas y los registros de control de tiempo del equipo
Contar con buenos datos depende en gran medida de tener hojas de tiempo precisas dentro de tu sistema de control de tiempo. Como gestor de proyectos, puede que quieras auditar tus prácticas de control de tiempo de manera regular para asegurarte de extraer los aprendizajes más valiosos de los datos. Puedes hacerlo en una ocasión puntual o como parte de una auditoría de proyecto más amplia.
Este proceso podría consistir en revisar de forma aleatoria partes de las hojas de tiempo para asegurar que la información se introduce con precisión y que todos los miembros del equipo presentan sus registros completos al final de cada semana. Aunque ya hablamos de no usar los datos recopilados de manera punitiva, podría ser necesario aplicar consecuencias si los miembros del equipo no completan sus reportes de tiempo como se requiere.
Métodos de control de tiempo
Hay muchas formas en que los equipos de proyecto pueden controlar y reportar el tiempo que dedican a su trabajo. Aquí tienes algunos de los métodos más populares de control de tiempo:
Control de tiempo manual
El control manual del tiempo puede realizarse escribiendo la información en una nota adhesiva junto a tu monitor con bolígrafo y papel, y luego enviándola por correo electrónico o a través de una hoja de tiempo realizada por la empresa cada día o semana.
Independientemente de la forma en que tu organización defina el control manual del tiempo, normalmente es el método que más tiempo consume para el registro de horas de los empleados. La única excepción a esto podría ser si eres autónomo y necesitas iniciar sesión en varios sistemas cada día para registrar tu tiempo. En este caso, puede ser más efectivo realizar el registro manualmente y presentarlo una vez al día (o a la semana si puedes permitírtelo).
Control de tiempo automatizado
El control de tiempo automatizado está diseñado para hacer más sencillo el registro del tiempo asociado a tareas específicas. Esto puede realizarse iniciando un temporizador directamente en tu software de gestión de proyectos o usando una extensión de Chrome o una integración de tu software de control de tiempo para registrar de forma nativa el tiempo dedicado a una tarea concreta. La mayoría de las herramientas de control de tiempo con IA también ofrecen esta funcionalidad.
Control de tiempo por tarea
Ya sea que el registro sea automático o manual, puede ser importante controlar el tiempo por tarea. Esto puede ayudar a simplificar los reportes y facilitar la comunicación con clientes o partes interesadas.
Por ejemplo, si un equipo realiza el registro por proyecto y un interesado quiere saber exactamente cuánto tiempo lleva completar una tarea concreta o desarrollar una funcionalidad específica, será más complicado para ti como gestor de proyecto analizar esto si tienes que revisar todas las entradas de proyecto para determinar quién trabajó en la tarea o funcionalidad, cuándo y durante cuánto tiempo.
El control por tarea también puede volverse más complicado si tu equipo prefiere las tareas simultáneas. Puede ser especialmente desafiante mantener una hoja de tiempo ordenada cuando has tocado tres o más tareas en una hora.
¿Qué sigue?
Esta guía para el reporte de estados de proyecto es una lectura esencial para gestores de proyecto que buscan mejorar la comunicación y los procesos de su equipo.
¿Sientes que tus prácticas de control de tiempo podrían necesitar una pequeña actualización? Si quieres saber cómo gestionan el tiempo otros profesionales como tú (ya que no hay reglas claras al respecto), hazte miembro y únete a la conversación en Slack con más de 1000 colegas sobre cómo lo manejan en sus proyectos.
