8 estrategias de gestión de tareas para aumentar la productividad

8 estrategias de gestión de tareas

Comenzar tu rutina diaria como director de proyectos con una lista de tareas bien gestionada es bueno para tu bienestar y te ayuda a crear un entorno de trabajo más tranquilo. Estas son ocho estrategias de gestión de tareas para calmar el caos y ayudarte a ti y a tu equipo a tomar el control de vuestras listas de tareas pendientes.

1. Usa software de gestión de tareas

No tienes que encargarte de la gestión de tareas por tu cuenta. Hay muchas opciones de software de gestión de tareas y aplicaciones de gestión de tareas que pueden ayudarte a ti y a tu equipo a mantenerse organizados y gestionar todo lo que hay que hacer, quién debe hacerlo y cuándo. Uno de los beneficios del software de gestión de tareas es que ofrece herramientas para crear listas, visualizar tu carga de trabajo y recordarte cuándo vencen las tareas.

Algunas de estas herramientas de software se integran con herramientas de colaboración como Slack y Microsoft Teams, para que puedas recibir alertas instantáneas cuando se haya completado algo. Muchas también tienen aplicaciones móviles (como estas herramientas de software de gestión de proyectos para iPad), y algunas incluso ofrecen funciones o integraciones de AI.

Si necesitas seguir trabajando cuando la conectividad se interrumpe, busca aplicaciones de gestión de tareas con acceso sin conexión.

Recuerda verificar detenidamente cualquier recomendación de AI de un software gratuito de gestión de tareas con AI. Si algo parece un poco extraño, probablemente lo sea. Además, al explorar estas opciones, vale la pena considerar el coste del software de gestión de tareas para asegurarte de elegir una herramienta que se ajuste a tu presupuesto.

2. Establece objetivos y expectativas claros

Al asignar tareas o delegarlas en tu equipo, establece objetivos y expectativas claros. Por ejemplo, dejo claro que espero que mi equipo me informe de forma proactiva cuando vaya a incumplir un plazo, antes de que lo incumpla. Cuanto más tiempo tenga de aviso, más tiempo tendré para trabajar con cualquier persona afectada y reorganizar el trabajo dependiente que no pueda comenzar.

Los objetivos también ayudan tanto con la motivación como con la comparación del rendimiento. Por ejemplo, si el equipo completó un 25% más de tareas que la semana anterior, esto puede ayudarles a sentirse satisfechos y mostrarles cómo están avanzando. 

Los puntos de referencia también pueden ayudarte a medir el rendimiento de los miembros de tu equipo. Si tienes, por ejemplo, tres diseñadores en un equipo, puedes compararlos entre sí y establecer las expectativas en consecuencia. 

• Supongamos que el diseñador A completa alrededor de seis tareas al día, mientras que el diseñador B completa siete y el diseñador C, 12. 
• Suponiendo que las tareas tienen un tamaño similar y que el diseñador C es quien tiene más experiencia, podrías fijar el objetivo de que el diseñador A complete siete tareas al día y de que el diseñador B se esfuerce por llegar a ocho. 
• Si el diseñador C tiene más antigüedad y experiencia, no es justo exigir a los diseñadores A y B el mismo nivel, pero vale la pena intentar que trabajen de forma más eficiente.

Author's Tip

Ten cuidado de no incentivar al equipo a apresurarse en tareas importantes para alcanzar un punto de referencia. Otra advertencia relacionada con el agotamiento: presionar al equipo para superar los objetivos con demasiada intensidad o frecuencia puede aumentar el riesgo de agotamiento. Hay una línea muy fina entre hacer que las cosas sean atractivas y divertidas y presionar demasiado.

3. Priorizar

La gestión eficaz de las tareas suele depender de la priorización. Revisa tu herramienta de gestión de tareas o tu lista de pendientes y determina qué es más urgente y más importante.

¿Cómo definimos la urgencia? Puede variar, pero empecemos con los elementos sujetos a un plazo. Si algo debe hacerse de inmediato, esa debería ser la máxima prioridad de tu equipo, especialmente si no hacerlo retrasará el trabajo de otra persona o de un cliente.

Después, analiza el impacto de los elementos de tu lista. Los elementos que afectan a más personas deberían abordarse primero. Por ejemplo, si preparar un plan del proyecto permite que tu equipo de 20 personas planifique sus horarios para las próximas semanas, hazlo antes que, por ejemplo, responder a un correo electrónico sobre una reunión interna que puede esperar.

Si no estás seguro de que tu trabajo diario refleje esas prioridades, una rápida auditoría del tiempo puede ayudarte. Al revisar cómo empleas realmente tu tiempo, puedes comprobar si las tareas urgentes y de gran impacto están recibiendo la atención que merecen o si tu día está siendo absorbido por trabajo de baja prioridad.

Otra forma de priorizar es utilizar una matriz de Eisenhower. Dibuja cuatro cuadrantes en una hoja de papel y distribuye tus tareas según su urgencia e importancia. 

• El cuadrante superior izquierdo debe contener las tareas más urgentes e importantes (hazlas primero)
• El cuadrante superior derecho debe contener las tareas urgentes pero no importantes (decide si necesitas hacerlas)
• El cuadrante inferior izquierdo debe contener las tareas que no son importantes pero sí urgentes (intenta delegarlas) 
• El cuadrante inferior derecho debe contener las tareas que no son urgentes ni importantes (¿realmente necesitas hacerlas?)

La gestión del tiempo también es un factor. Puede que tengas 15 minutos libres entre reuniones y quieras aprovecharlos bien. Destaca algunas tareas pequeñas que puedas completar rápidamente cuando tengas tiempo.

4. Limitar la multitarea

Esto puede parecer contradictorio, pero te aseguro que no lo es. Cuando haces varias tareas a la vez, haces muchas cosas de estas dos maneras: a) sin terminarlas, o b) sin hacerlas bien. Tienes que concentrarte para avanzar en tu lista de tareas.

Claro, enviar ocasionalmente un mensaje rápido de sí o no por Slack a un compañero mientras escuchas una presentación de diseño puede estar bien, pero ¿qué ocurre si te pierdes una decisión crítica o una acción que surge durante la conversación? ¡Podrías descarrilar accidentalmente todo el proyecto!

Reserva algunos periodos del día sin distracciones (es decir, agrupación de tareas por tiempo) para completar algunas de tus tareas. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero informa a tu equipo, a tu cliente o a tu jefe de que necesitas concentrarte durante 45 minutos en las tareas que tienes entre manos. Avanzarás mucho más que si pasas 2 o 3 horas intentando completar tareas y hacer otras cosas al mismo tiempo.

Otra razón para evitar la multitarea es que cambiar de contexto puede costarte mucho tiempo. Si avanzas hasta la mitad de la redacción de un correo electrónico y te detienes para responder a un mensaje de Slack, podrías tardar 20 minutos en volver al mismo punto del correo electrónico en el que estabas antes de la interrupción.

5. Usa herramientas de visualización

Personalmente, me gusta contar con un buen recurso visual para organizar mi lista de tareas pendientes, y uso distintos tipos de recursos visuales para diferentes tipos de listas de tareas.

Me gusta tener una lista en papel para las cosas más importantes de cada día. Es muy satisfactorio tachar los elementos a medida que completo las tareas y ver el recordatorio visual de mi progreso. Y sí, sé que puedo hacer esto en un software de gestión de proyectos, pero hay algo del papel y el bolígrafo que me gusta.

Para tener una visión general (es decir, de toda la semana), me gusta usar una vista organizada de tablero Kanban de Asana que me permite mover las tareas entre las columnas de trabajo no iniciado, en curso y terminado. Al final de la semana, es agradable ver todas mis tareas en la columna de terminadas.

Para las cronologías de los proyectos, un diagrama de Gantt te ayuda a ver dónde estás y dónde deberías estar. Algunas herramientas pueden crear esta vista automáticamente, lo que te deja más tiempo para otras tareas.

6. Delega

No necesariamente tienes que completar toda tu lista de tareas por tu cuenta. Delegar tareas a otros miembros del equipo puede liberarte para que te concentres en otras cosas.

Tomar notas es una de mis tareas favoritas para delegar. Como gerente de proyectos, casi siempre me corresponde tomar notas, pero esto resulta difícil cuando también soy responsable de asegurarme de que se cubran todos los puntos de la agenda, controlar el tiempo, actualizar la herramienta de gestión de proyectos y mantener activa la conversación. 

A menudo necesito actualizar la herramienta de gestión de proyectos o mover elementos de la cronología durante la reunión, así que, si puedo delegar la toma de notas o incluso algunas tareas de seguimiento a mi equipo, puedo mantener el trabajo avanzando de manera más eficiente.

También puedes considerar delegar a la IA la toma de notas y la redacción del seguimiento. Existen muchas herramientas capaces de redactar automáticamente resúmenes de reuniones y elementos de acción.

7. Mantén la flexibilidad

Otra forma de optimizar tus habilidades de gestión de tareas es ser flexible. Por ejemplo, si sabes que te concentras mejor más tarde durante el día, reserva para ese momento las tareas que requieren mayor concentración y completa por la mañana las tareas más pequeñas y fáciles de gestionar. Este tipo de gestión estratégica del tiempo para líderes puede mejorar significativamente la productividad.

Planificar en función de tus niveles de energía es una excelente manera de mantener bajo control las tareas diarias y maximizar tu productividad. Siempre que puedas cumplir tus plazos y fechas límite, ¡está bien ser ágil y hacer las cosas de la manera que mejor funcione para ti!

Por ejemplo, me cuesta actualizar las cronologías de los proyectos cuando todos los demás están trabajando. Mi atención siempre se dirige a los mensajes de Slack, resolver las necesidades urgentes del equipo y responder los correos electrónicos de los clientes. En general, tardo mucho menos en hacer esta tarea a primera hora de la mañana o al final del día.

También he observado que, a veces, aunque reserve un tiempo específico para una tarea concreta, puedo cambiarlo en función de mis niveles de energía o de lo que haya en mi lista de tareas pendientes. Mientras escribía este artículo, cambié varias veces el horario de escritura en mi calendario para asegurarme de que estaba dando prioridad a las tareas más urgentes y, al mismo tiempo, reservando tiempo para escribir.

Si me cuesta concentrarme en tareas más largas o tediosas, a veces uso la técnica Pomodoro para establecer bloques de tiempo con descansos programados. Si no conoces esta técnica, trabajas durante un periodo de tiempo concentrado (normalmente de unos 20 minutos) seguido de un descanso. Incluso hay temporizadores diseñados específicamente para facilitar esta forma de trabajar.

8. Establece plazos claros

Cuando se trata de gestionar tareas, establecer plazos claros puede hacer que las cosas sean más alcanzables. También puede ser útil si tú o alguien de tu equipo tiende a procrastinar. 

Esto implica más que establecer un plazo y esperar lo mejor. Incluye hitos o puntos de control a lo largo del proceso para hacer un seguimiento del progreso o recibir una alerta si no lo hay.

Dejar claro qué hay que hacer y cuándo también puede ayudar con la priorización. Establece plazos más lejanos para las tareas menos importantes o menos urgentes, de modo que los miembros del equipo puedan centrarse en lo que más importa en cada momento. No dejes que las tareas se prolonguen demasiado o podrían pasar desapercibidas a medida que surjan necesidades más urgentes. 

Un ejemplo de gestión de tareas

Para practicar la gestión de tareas (y las estrategias de gestión del tiempo que sustentan una buena gestión de tareas), voy a guiarte a través de un pequeño ejercicio.

Aquí tienes una lista de tareas de ejemplo; las tareas prioritarias están mezcladas con aquellas que son mucho menos urgentes. Mira la lista y determina qué deberías hacer primero y, lo que es más importante, ¿por qué esa tarea en particular debería completarse antes que las demás?

1. Revisar el registro del tiempo de la semana pasada y anotar quién no completó su registro de horas o no registró suficientes horas facturables.
2. Responder a la pregunta del Cliente A sobre las ediciones de la segunda ronda de diseños.
3. Programar una reunión con el Cliente B porque sus comentarios sobre el diseño de su mapa no son lo suficientemente claros para que el diseñador pueda implementarlos.
4. Hacer seguimiento de las pruebas de aceptación del usuario (UAT) del micrositio del Cliente B.
5. Enviar al Cliente C preguntas sobre sus planes para el lanzamiento de mañana de la página de destino. Debes confirmar el seguimiento que quieren en la página, la URL y si quieren encargarse del lanzamiento o prefieren que tu equipo actualice los registros DNS.
6. Completar tu artículo antes de la fecha límite y facturarlo una vez editado.
7. Actualizar el cronograma del Cliente D. Tardaron en enviar sus comentarios sobre la guía de estilo y el panel de inspiración. Ahora que está aprobado, el diseñador puede empezar a trabajar en los diseños.
8. Programar una reunión para hablar sobre el contrato del Cliente E, que vence en 45 días. Quieren renovarlo, pero por su parte podrían tardar 14 días laborables en conseguir que se firme un nuevo acuerdo.

Entonces, ¿cuál es el orden correcto para estas tareas? ¿Cuál es el elemento de mayor prioridad de esta lista?

Si dijiste el n.º 5, tienes razón. Lo primero que debes hacer es asegurarte de estar preparado para el lanzamiento de mañana. Cuanto más tiempo tengas las respuestas del cliente, en mejores condiciones estarás. 

¿Y qué pasa con el resto de las tareas? ¿En qué orden las pondrías? No siempre tienes que hacer las tareas en tiempo real; puedes programarlas para mantener la eficiencia y evitar crear bloqueos o cuellos de botella.

¿Qué sigue?

Si los flujos de trabajo, la productividad y la optimización de las operaciones despiertan tu interés, ¡estás en el lugar indicado! Únete a la comunidad de miembros de The Digital Project Manager para obtener más ideas como estas que te ayuden a crecer en tu carrera como gestor de proyectos. La comunidad también ofrece cursos, plantillas y otros recursos para ayudarte a gestionar proyectos.