8 Estrategias de Gestión de Tareas Para Impulsar la Productividad
Importancia de la Gestión de Tareas: Una gestión de tareas eficaz previene el caos y te ayuda a priorizar las tareas correctas. Esto beneficia tanto la productividad personal como el éxito general del equipo.
Objetivos Claros Importan: Establecer metas claras ayuda a enfocarse y ser eficiente. Saber qué hay que lograr ayuda a priorizar tareas, facilita una ejecución de proyectos más fluida y reduce el estrés.
Utiliza Software: Puedes usar software de gestión de tareas para organizar, delegar y hacer seguimiento a las tareas. Esto ayuda a agilizar los procesos de trabajo con funciones para alertas, integraciones y visualización de cargas de trabajo.
Correos electrónicos. Notificaciones del navegador. Mensajes directos en Slack. ¿Te sientes abrumado y no sabes dónde mirar o por dónde empezar? Tratar de responder a todo el ruido mientras tu lista de tareas parece crecer exponencialmente es todo un desafío. Aquí tienes mis mejores estrategias de gestión de tareas para ayudarte a calmar el caos y lograr que las cosas se hagan.
Por Qué Es Importante la Gestión de Tareas
La gestión de tareas es importante porque si no se gestionan, el caos se apoderará rápidamente. No se trata solo de hacer cosas, sino de hacer las cosas correctas en el orden correcto.
Como jefe de proyecto, tienes que gestionar tu propia lista de tareas y las tareas de tu equipo. Con tantas partes en movimiento, es fácil que algo pase desapercibido. Para evitar que esto suceda, necesitas habilidades de gestión de tareas: dividir el trabajo en tareas de tamaño adecuado y establecer plazos realistas, documentar las tareas próximas y hacer seguimiento a medida que se acercan las fechas límite.
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8 Estrategias de Gestión de Tareas
Empezar tu rutina diaria como jefe de proyecto con una lista de tareas bien gestionada es beneficioso para tu bienestar y te ayuda a crear un entorno laboral más tranquilo. Aquí tienes ocho estrategias de gestión de tareas para calmar el caos y dar mayor control a la lista de cosas por hacer tuyas y de tu equipo.
1. Utiliza un Software de Gestión de Tareas
No tienes que gestionar las tareas solo. Hay muchas opciones de software de gestión de tareas y aplicaciones de gestión de tareas que pueden ayudarte a ti y a tu equipo a mantenerse organizados y gestionar todo lo que hay que hacer, quién debe hacerlo y cuándo. Uno de los beneficios del software de gestión de tareas es que incluyen herramientas para crear listas, visualizar la carga de trabajo y recordarte cuándo vencen las tareas.
Algunas de estas herramientas de software se integran con herramientas de colaboración como Slack y Microsoft Teams, para que puedas recibir alertas instantáneas cuando se complete algo. Muchas también cuentan con aplicaciones móviles (como estas herramientas de software de gestión de proyectos para iPad), y algunas incluso ofrecen funciones o integraciones con inteligencia artificial.
Recuerda comprobar dos veces cualquier recomendación de inteligencia artificial proveniente de software gratuito de gestión de tareas con IA. Si algo te parece un poco extraño, probablemente lo sea. Además, al explorar estas opciones, merece la pena considerar el costo del software de gestión de tareas para asegurarte de que eliges una herramienta que se ajuste a tu presupuesto.
2. Establece Objetivos y Expectativas Claras
Al asignar tareas o delegar en tu equipo, establece objetivos y expectativas claras. Por ejemplo, dejo claro que espero que mi equipo me avise proactivamente cuando vayan a perder una fecha de entrega antes de que lo hagan. Cuanto antes lo sepa, más tiempo tendré para trabajar con los afectados y reorganizar el trabajo dependiente que no se puede iniciar.
Los objetivos también ayudan tanto con la motivación como con los puntos de referencia. Por ejemplo, si el equipo completó un 25% más de tareas que la semana anterior, esto puede ayudarles a sentirse realizados y a ver su propio progreso.
Los puntos de referencia también pueden ayudarte a medir el desempeño de los miembros de tu equipo. Por ejemplo, si tienes tres diseñadores en un equipo, puedes compararlos entre sí y establecer expectativas en función de eso.
- Supongamos que el diseñador A completa unas seis tareas al día, mientras que el diseñador B hace siete y el diseñador C doce.
- Suponiendo que las tareas sean de tamaño similar y que el diseñador C sea el más experimentado, podrías fijar como objetivo que el diseñador A complete siete tareas al día y que el diseñador B se esfuerce por llegar a ocho.
- Si el diseñador C tiene más antigüedad y experiencia, no sería justo exigir el mismo estándar a los diseñadores A y B, pero sí que merece la pena intentar que trabajen de forma más eficiente.
3. Prioriza
La gestión efectiva de tareas suele reducirse a la priorización. Revisa tu herramienta de gestión de tareas o lista de pendientes y determina qué es lo más urgente y lo más importante.
¿Cómo definimos urgencia? Puede variar, pero empecemos por los elementos con plazos definidos. Si algo vence de inmediato, eso debe ser la prioridad más alta para tu equipo, especialmente si no cumplirlo detendría el trabajo de otra persona o de un cliente.
Luego, observa el impacto de los elementos en tu lista. Los que afectan a más personas deben abordarse primero. Por ejemplo, si crear un plan de proyecto permite que tu equipo de 20 personas planifique sus horarios para las próximas semanas, hazlo antes de, por ejemplo, responder a un correo electrónico sobre una reunión interna que puede esperar.
Si no estás seguro de si tu trabajo diario refleja esas prioridades, una rápida auditoría de tiempo puede ayudarte. Al revisar cómo realmente utilizas tu tiempo, puedes ver si las tareas urgentes y de gran impacto están recibiendo la atención que merecen, o si tu día está siendo consumido por tareas de baja prioridad.
Otra forma de priorizar es usar una matriz de Eisenhower. Dibuja cuatro cuadrantes en una hoja de papel y distribuye tus tareas según su urgencia e importancia.
- El cuadrante superior izquierdo debe tener las tareas más urgentes e importantes (haz estas primero)
- El cuadrante superior derecho debe tener tareas urgentes pero no importantes (decide si necesitas hacerlas)
- El cuadrante inferior izquierdo debe incluir tareas que no son importantes pero sí urgentes (intenta delegarlas)
- El cuadrante inferior derecho debería contener tareas que no son urgentes ni importantes (¿realmente necesitas hacerlas?)
La gestión del tiempo también es un factor. Puede que tengas 15 minutos libres entre reuniones y quieras aprovechar ese momento. Marca algunas tareas pequeñas que puedas completar rápidamente según te lo permita el tiempo.
rnrnTus prioridades no serán las mismas que las de otros miembros del equipo o responsables de proyecto en tu organización, y puede que tengas que rechazar cuando haya un desacuerdo entre tus prioridades y las de otra persona. Esto ocurre con frecuencia en agencias digitales, más que en los gestores de proyectos internos.rnrnrnrn rnrnLos project managers de agencia pueden estar gestionando 4 o 5 (o más) proyectos al mismo tiempo. Hay muchas personas con diferentes prioridades involucradas: partes interesadas externas, líderes de la agencia y el equipo ampliado del cliente. Aprender a priorizar también significa rechazar el tener demasiadas prioridades en competencia—o incluso en conflicto.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->4. Limita la multitarea
Esta puede parecer una recomendación contraintuitiva, pero te aseguro que no lo es. Cuando intentas realizar varias tareas a la vez, normalmente haces muchas cosas: a) sin llegar a completarlas, o b) sin hacerlas bien. Para avanzar en tu lista de tareas, necesitas concentrarte.
Claro, un sí o no rápido por Slack a un colega mientras escuchas una presentación de diseño puede estar bien de vez en cuando, pero ¿qué pasa si te pierdes una decisión crítica o un punto de acción importante durante la conversación? ¡Podrías poner en riesgo todo el proyecto por accidente!
Reserva algunos bloques de tiempo sin distracciones (por ejemplo, agrupamiento de tareas) durante el día para avanzar con tus responsabilidades. No es fácil, pero avisa a tu equipo, tu cliente, o a tu jefe que necesitas estar completamente enfocado durante 45 minutos. Así avanzarás mucho más que en 2 o 3 horas tratando de realizar tareas e involucrarte en otras actividades al mismo tiempo.
Otra razón para evitar la multitarea es que cambiar de contexto puede costarte mucho tiempo. Si has avanzado la mitad de un correo y te detienes para responder un mensaje de Slack, es probable que te lleve 20 minutos volver a retomar el hilo del correo al punto donde lo dejaste antes de la interrupción.
5. Usa herramientas de visualización
Personalmente, me gusta tener un buen recurso visual para organizar mi lista de tareas, y utilizo distintos tipos de visualizaciones para diferentes tipos de listas de tareas.
Prefiero una lista en papel para las cosas más importantes de cada día. Se siente muy bien tachar los elementos a medida que completo las tareas y ver ese recordatorio visual de mi progreso. Y sí, sé que puedo hacer esto en un software de gestión de proyectos, pero hay algo en el bolígrafo y el papel que me gusta.
Para una visión más general (es decir, toda la semana), me gusta una vista de tablero Kanban organizada en Asana que me permite mover tareas entre columnas de trabajo no comenzado, en progreso y hecho. Al final de la semana, es muy satisfactorio ver todas mis tareas en la columna de realizadas.
Para cronogramas de proyectos, un diagrama de Gantt te ayuda a ver dónde estás y dónde se supone que debes estar. Algunas herramientas pueden crear esta vista automáticamente, lo cual te ahorra tiempo para otras tareas.
6. Delegar
No tienes que completar toda tu lista de tareas por ti mismo. Delegar tareas a otros miembros del equipo puede liberarte para que te enfoques en otras cosas.
Tomar notas es una de mis tareas favoritas para delegar. Como responsable del proyecto, casi siempre me toca a mí hacer las anotaciones, pero esto es un desafío cuando también debo asegurarme de que se cubran todos los puntos de la agenda, controlar el tiempo, actualizar la herramienta de gestión de proyectos y mantener la discusión en marcha.
A menudo necesito actualizar la herramienta de gestión de proyectos o mover elementos del cronograma durante la reunión, así que si puedo delegar la toma de notas o incluso algunas tareas de seguimiento a mi equipo, puedo mantener todo avanzando de forma más eficiente.
También puedes considerar delegar la toma de notas y la redacción de seguimientos a la IA. Existen muchas herramientas para redactar automáticamente resúmenes de reuniones y próximos pasos.
7. Mantén la Flexibilidad
Otra forma de optimizar tu capacidad de gestión de tareas es siendo flexible. Por ejemplo, si sabes que te concentras mejor más tarde en el día, guarda las tareas que requieren mayor concentración para ese momento y completa las pequeñas y sencillas por la mañana. Este tipo de gestión estratégica del tiempo para líderes puede mejorar significativamente la productividad.
Planificar en función de tus niveles de energía es una excelente manera de mantenerte al día con las tareas diarias y maximizar tu productividad. Mientras cumplas con tus plazos y fechas de entrega, está bien ser ágil y hacer las cosas de la manera que mejor te funcione.
Por ejemplo, me cuesta actualizar los cronogramas del proyecto cuando todos los demás están trabajando. Mi atención siempre se dirige a los mensajes de Slack, resolver necesidades urgentes del equipo y responder correos de clientes. Me toma mucho menos tiempo hacer esta tarea a primera hora de la mañana o al final del día.
También me doy cuenta de que, a veces, incluso si asigno tiempo dedicado para una tarea específica, puedo moverla según mis niveles de energía o lo que tenga en mi lista de pendientes. Al escribir este artículo, moví los bloques de tiempo para escribir en mi calendario para asegurarme de priorizar las tareas que eran más urgentes, dejando igualmente espacio para la redacción.
Si me cuesta concentrarme en tareas largas o tediosas, a veces utilizo la técnica Pomodoro para darme bloques de tiempo con descansos programados. Si no conoces esta técnica, consiste en trabajar un periodo concentrado de tiempo (usualmente unos 20 minutos) seguido de un descanso. Incluso existen temporizadores diseñados específicamente para trabajar de este modo.
8. Establece Plazos Claros
Cuando se trata de gestionar tareas, establecer plazos claros puede hacer que todo sea más alcanzable. También puede ayudar si tú o alguien de tu equipo suele postergar.
Esto va más allá de marcar una fecha límite y esperar lo mejor. Incorpora hitos o puntos de control durante el proceso para que puedas monitorear el avance o detectar la falta de progreso.
Ser específico con lo que hay que hacer y cuándo también puede ayudar en la priorización. Fija plazos más lejanos para tareas menos importantes o menos urgentes, para que los miembros del equipo puedan enfocarse en lo que más importa en ese momento. No dejes tareas pendientes demasiado tiempo, o podrían pasar desapercibidas a medida que surjan nuevas prioridades.
Un Ejemplo de Gestión de Tareas
Para poner en práctica la gestión de tareas (y las estrategias de gestión del tiempo que fundamentan una buena gestión de tareas), voy a guiarte por un pequeño ejercicio.
Aquí tienes una lista de tareas de ejemplo; las tareas prioritarias están mezcladas con otras mucho menos urgentes. Observa la lista y determina qué deberías hacer primero y, lo que es más importante, ¿por qué esa tarea en particular debe completarse antes que las demás?
- Revisar el seguimiento del tiempo de la semana pasada y anotar quién no completó su registro de horas o no registró suficiente tiempo facturable.
- Responder a la pregunta del Cliente A sobre las correcciones en la segunda ronda de diseños.
- Organizar una reunión con el Cliente B porque sus comentarios sobre el diseño de su mapa no son lo suficientemente claros para que el diseñador los implemente.
- Verificar el UAT del micrositio del Cliente B.
- Enviar al Cliente C preguntas sobre sus planes para el lanzamiento de la página de destino de mañana. Necesitas confirmar el seguimiento que desea en la página, la URL y si prefieren encargarse del lanzamiento o que tu equipo actualice los registros DNS.
- Completar tu artículo antes de la fecha límite y facturarlo una vez editado.
- Actualizar la cronología para el Cliente D. Se demoraron en enviar comentarios sobre la guía de estilos y el moodboard. Ahora que está aprobado, el diseñador puede comenzar a trabajar en los diseños.
- Organizar una reunión para discutir el contrato del Cliente E, que expira en 45 días. Quieren renovar, pero podría tomarles hasta 14 días hábiles firmar un nuevo acuerdo.
Entonces, ¿cuál es el orden correcto para estas tareas? ¿Cuál es la tarea de mayor prioridad en esta lista?
Si respondiste que la número 5, acertaste. Lo primero que quieres hacer es asegurarte de estar preparado para el lanzamiento de mañana. Cuanto antes tengas las respuestas del cliente, mucho mejor.
¿Qué pasa con el resto de las tareas? ¿En qué orden las colocarías? No siempre tienes que hacer las tareas en tiempo real; puedes programarlas para mantener la eficiencia y evitar bloqueos o cuellos de botella.
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