Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales: Qué Es y Las Mejores Herramientas

¿Por qué es importante la Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales?

La automatización de flujos de trabajo empresariales es importante porque ayuda a las organizaciones a gestionar aspectos como los costos laborales, aprobaciones y cómo los miembros del equipo utilizan su tiempo.

Mediante la automatización, una persona puede encargarse del trabajo que antes requería dos o tres empleados. También puede ayudar a reducir el margen de error en las tareas manuales, eliminar la monotonía de tareas repetitivas y ayudar a las organizaciones a escalar y gestionar sus flujos de trabajo aumentando el impacto que puede tener un equipo pequeño.

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Ejemplos de Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo empresariales en acción.

Creación de Horarios de Empleados

Antes, los gerentes de sucursal solían pasar horas armando los horarios de empleados y planes de personal para sus ubicaciones. Elaborar un horario podía requerir habilidades avanzadas para la toma de decisiones y una lógica compleja que consideraba las necesidades del negocio, la disponibilidad de los empleados y los presupuestos de mano de obra. 

Hoy en día, las organizaciones pueden introducir estos datos en una herramienta de automatización y dejar que un software de automatización de flujos de trabajo con IA o una aplicación de gestión de horarios realicen ese trabajo manual. Esto te libera para enfocarte más en la gestión del local y el entrenamiento del equipo. Aún deberás revisar el resultado y hacer ajustes, pero te llevará significativamente menos tiempo que construirlo desde cero.

Incorporación de Nuevos Clientes

Cuando se trata de incorporar nuevos clientes, el proceso generalmente es el mismo cada vez:

• El cliente firma un contrato
• Se notifica al equipo de cuentas
• El encargado de onboarding genera un correo de bienvenida y programa una reunión de inicio
• El encargado de onboarding crea y comparte el plan de trabajo
• El equipo de prestación de servicios y el cliente llevan a cabo las tareas de onboarding
• El equipo se sincroniza periódicamente para ponerse al día
• La incorporación finaliza y el cliente pasa a estar a cargo de un gestor de cuentas

En el proceso hay muchos puntos donde los cuellos de botella e ineficiencias pueden detener el progreso. Por ejemplo, programar una reunión de inicio podría requerir 3 o 4 correos electrónicos de ida y vuelta, y crear un nuevo plan de trabajo en tu plataforma de gestión de proyectos podría llevar de una a dos horas.

Con la automatización, todo el proceso puede funcionar solo. El software de gestión de contratos puede enviar automáticamente un correo de bienvenida cuando se firma el contrato. Un software de planificación puede ayudar a coordinar los horarios para la llamada de inicio. El plan de trabajo puede crearse a partir de una plantilla para reducir el riesgo de omitir pasos y otros problemas derivados de errores humanos.

Gestión del Trabajo de Proyectos y Tareas Repetitivas

Para los equipos que trabajan en proyectos estandarizados o tareas repetitivas, la automatización de flujos de trabajo puede ayudarte a hacer más, en menos tiempo.

Algunos casos de uso para esto incluyen:

1. Configurar software para nuevos usuarios cuando el flujo de trabajo y los pasos son siempre los mismos
2. Equipos de finanzas que realizan informes diarios, semanales o mensuales
3. Administradores de Salesforce configurando el CRM para enviar las tareas de seguimiento adecuadas
4. Equipos de experiencia del cliente que envían correos electrónicos de seguimiento a los usuarios en intervalos específicos como metas de 30, 60 y 90 días; notas de lanzamiento; y renovaciones de contratos
5. Equipos de reparación de automóviles que necesitan completar la misma serie de pasos después de terminar un trabajo, como notificar al cliente que su vehículo está listo o enviar una factura (el software de gestión de proyectos automotrices también puede ayudar con esto)

La automatización de flujos de trabajo empresariales puede hacer que configurar e implementar estos flujos de trabajo de proyectos complejos sea fluido y automático para ahorrar tiempo y esfuerzo manual a los miembros del equipo. Puede requerir un esfuerzo enfocado y una transformación digital para lograrlo, pero vale la pena automatizar tus flujos de trabajo para ahorrar un tiempo y presupuesto valiosos, y evitar que los empleados pasen horas en la introducción repetitiva de datos.

Beneficios de la Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales

Los principales beneficios de la automatización de flujos de trabajo incluyen:

• Más tiempo para otros trabajos especializados: Los gerentes de proyecto pueden usar las 6 horas a la semana que ya no dedican a tareas manuales como actualizar herramientas de gestión de proyectos u hojas de estado para enfocarse en entrenar al equipo y gestionar la calidad y los riesgos.
• Menor riesgo de errores: Los errores tipográficos en los correos de marketing pueden pasar a la historia: corrige una vez y deja que la automatización haga el trabajo por ti. Puedes reducir el riesgo de enviar un correo electrónico a 10.000 personas cuando no tienes que volver a escribir y personalizar cada vez que se envía. (Eso sí, si hay un error tipográfico, se amplificará, pero una vez que el contenido esté listo, el riesgo disminuye).
• Mayor escalabilidad: Utilizar la automatización para las operaciones empresariales permite que tus empresas alcancen a una audiencia más amplia de lo que podrías con procesos manuales. ¿Anunciar nuevas iniciativas a 105.000 empleados o 1,2 millones de clientes? Puedes hacerlo con solo presionar un botón.
• Costos reducidos: Si la tarifa por hora de tus gerentes de proyecto es de $35 la hora y cada gerente de proyecto ahorra 6 horas a la semana usando la automatización, esto ahorra a tu empresa $210 a la semana o alrededor de $10.500 al año por gerente de proyecto en costos laborales. ¡Escala esto a tu organización empresarial y el ahorro es muchas veces mayor que la inversión en las herramientas de software de automatización! 

Desafíos de la Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales

Aunque hay beneficios claros en la automatización de flujos de trabajo empresariales, también existen algunos desafíos. Estos pueden incluir:

• Restricciones presupuestarias: Invertir en herramientas de automatización puede ser costoso. Incluso a solo $10 por licencia, si necesitas miles o cientos de miles de licencias, esto puede sumar rápidamente. Si sumas varios programas, te enfrentarás a un gasto considerable. También existe el desafío de asegurarte de que el hardware de cada empleado sea compatible con las herramientas de automatización. Esto podría implicar actualizar laptops, tabletas, teléfonos móviles u otro equipo para que las automatizaciones funcionen en toda tu organización.
• Capacitación y gestión del cambio: Una vez tengas las licencias y los flujos de trabajo construidos (incluyendo cualquier flujo personalizado), tendrás que capacitar a tu equipo en su uso. Esto se vuelve particularmente complicado si tienes miles o cientos de miles de personas en diferentes ubicaciones, especialmente si tienes equipos internacionales que trabajan en otros idiomas.
• Adopción y bucles de retroalimentación: Asegúrate de que se adopten las automatizaciones y de establecer bucles de retroalimentación. ¿Qué pasa si la automatización falla? ¿Qué ocurre si requiere ajustes? ¿Y si los empleados tienen ideas para mejoras o nuevas automatizaciones? Establece una estructura de gobernanza—si los empleados pueden abandonar la herramienta o actuar por cuenta propia, perderás los beneficios de la automatización de flujos de trabajo empresariales.

Herramientas para la Automatización de Flujos de Trabajo Empresariales

Desde la automatización del marketing hasta la gestión de proyectos e incluso la contabilidad, existen muchas herramientas de gestión de flujos de trabajo y software empresarial de flujos de trabajo en el mercado que pueden ayudar a tu empresa a automatizar procesos, ahorrar tiempo y dinero. Aquí tienes las mejores opciones disponibles actualmente:

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1. 1. monday.com — Lo mejor para estandarizar procesos
2. 2. Smartsheet — Ideal para flujos de trabajo dinámicos
3. 3. ClickUp — Ideal para la flexibilidad en la automatización de flujos de trabajo
4. 4. Jotform Workflows — Ideal para crear flujos de trabajo sin código
5. 5. Wrike — Ideal para organizaciones en crecimiento
6. 6. Qntrl — Ideal para procesos interfuncionales
7. 7. Nanonets — Lo mejor para LLM personalizados
8. 8. Integrately — Ideal para un constructor de automatizaciones con IA
9. 9. Jira — Ideal para la gestión de proyectos ágiles
10. 10. Camunda Platform — Mejor para automatización de alto volumen

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Cómo elegir un software de automatización de flujos de trabajo empresarial

Aquí tienes cinco pasos sencillos para empezar a elegir la herramienta adecuada de automatización de flujos de trabajo empresarial:

1. Identifica tus necesidades: Considera tus requisitos para una herramienta de software. Habla con la mayor cantidad posible de grupos de interés para asegurarte de que la solución que elijas finalmente cubra la mayoría de las necesidades posibles. Aunque una solución no sea 100% perfecta, no querrás quedarte mal por haberte olvidado de tener en cuenta las necesidades de un grupo clave de usuarios.
2. Determina qué funciones necesitas: Una vez que tengas claras tus necesidades, asócialas con las funciones del software. Debes ajustar la lista para no pagar por características que no puedas o no vayas a utilizar y para no perderte funciones críticas necesarias para que la herramienta funcione según tus necesidades.
3. Haz una preselección de herramientas: Usando tu lista de funciones requeridas, realiza una lista corta de herramientas que se ajusten a lo que buscas. Una vez tengas la lista, analiza cada herramienta en profundidad y compáralas en base a funcionalidad, facilidad de uso y puesta en marcha, precio, duración del contrato y cualquier otra variable que te ayude a determinar la mejor opción.
4. Evalúa seguridad, compatibilidad y escalabilidad: Como buscas una solución empresarial, la seguridad, compatibilidad y escalabilidad son mucho más importantes que en una organización pequeña. Asegúrate de que la herramienta que escojas será segura, compatible y pueda escalar según vayan evolucionando tus necesidades. Es probable que la herramienta sea utilizada por usuarios variados en diferentes sistemas y países, lo que implica consideraciones técnicas y legales adicionales para asegurar el cumplimiento.
5. Planifica la implantación: No basta con comunicar a todo el personal la nueva automatización y esperar que la usen de forma consistente. Necesitas un buen plan de implementación para facilitar el proceso de puesta en marcha con la menor interrupción posible del negocio. Puede incluir una demostración inicial, formación práctica y apoyo para la adopción. Supervisa la frecuencia de uso de la automatización, resuelve incidencias y motiva al equipo mientras se adaptan a la automatización de procesos.

Mejores prácticas para implementar la automatización de flujos de trabajo empresarial

A continuación tienes algunas buenas prácticas para implementar la automatización de flujos de trabajo en tu empresa.

• Pilota antes de escalar: Como mencioné, la automatización de flujos de trabajo empresarial puede conllevar costes considerables. Antes de invertir a gran escala, comienza con un piloto. Ya sea que un equipo haga la prueba o un pequeño grupo en toda la organización, sabrás antes de invertir si la automatización funciona. Aunque no es una garantía, te da información valiosa antes de dedicar demasiado tiempo o esfuerzo.
• Ten en cuenta tu plan de gestión del cambio: Ya sabes que entregar a los usuarios un nuevo software y nuevos procesos sin formación o gestión del cambio es una receta para el fracaso (sí, incluso si la herramienta tiene interfaz fácil de usar o funciones de arrastrar y soltar). Una buena gestión del cambio implica generar conciencia. Proporciona información sobre qué cambiará y cómo, además de apoyo adicional durante el proceso. Establece métricas a supervisar, como inicios de sesión diarios o el número de flujos de trabajo completados.
• Sé proactivo con la gestión de riesgos: Siempre que incorporas tecnología nueva y costosa, habrá riesgos. Al implementar nuevos flujos de trabajo, sé especialmente proactivo con la gestión de riesgos. Esto podría incluir aumentar el número de agentes de soporte IT, asegurar que haya registros de auditoría, configurar notificaciones adicionales para garantizar que la herramienta de automatización no esté fallando o realizar validaciones extra sobre las reglas del negocio. Cuanto más te anticipes a los posibles problemas, más probabilidades tendrás de tener éxito.

¿Qué sigue?

Si la gestión de procesos empresariales y la automatización de flujos de trabajo son lo tuyo, la comunidad activa de The Digital Project Manager de PMs experimentados podría ser el lugar ideal para ti. ¡Únete a nosotros para debatir sobre automatización de procesos, gestión de flujos de trabajo y otros temas relacionados!