0
Metodologías de gestión de proyectosTemas

¿Qué es la Importancia de la Gestión de Proyectos?

By 21/01/2019 febrero 22nd, 2019 No Comments

‘¿Qué es la importancia de la gestión de proyectos?’ Es una pregunta interesante que los clientes a veces plantean. Te preguntarán: “¿No podemos simplemente informar al equipo que está haciendo el trabajo y administrarlos nosotros mismos? Será mucho más barato”.

Se preguntan si realmente necesitan de la gestión de proyectos porque en el papel parece un impuesto y gasto general innecesario, ya que los gerentes de proyectos realmente no entregan nada y, con mucha frecuencia, obstaculizan lo ellos que quieren que haga el equipo. Entonces, si todo eso es cierto, ¿por qué es importante la gestión de proyectos?

La verdad es que ejecutar proyectos sin una buena gestión de proyectos es una economía falsa. A menudo se piensa que es una carga innecesaria para el presupuesto, y no hay duda de que puede ser costoso, hasta un 20% del presupuesto general del proyecto. ¿Pero puede permitirse no tener gestión de proyectos? Sin eso, ¿qué mantiene unidos al equipo y al cliente? Y sin ella, ¿quién queda como líder en los altibajos, choques y catástrofes de los proyectos?

Una excelente gestión de proyectos significa mucho más que mantener controlado el triángulo de hierro de la gestión de proyectos, cumpliendo con los plazos, el presupuesto y el alcance; une a los clientes y los equipos, crea una visión para el éxito y pone a todos en la misma página de lo que se necesita para mantenerse en el camino hacia el éxito. Cuando los proyectos se gestionan correctamente, hay un impacto positivo que reverbera más allá de la entrega de “las cosas”.

¿Por qué es Importante la Gestión de Proyectos?

1. Alineación Estratégica

La gestión del proyecto es importante porque garantiza que lo que se está entregando está bien hecho y proporcionará un valor real frente a las oportunidades de negocios.

Cada cliente tiene ciertos objetivos estratégicos y los proyectos que hacemos para ellos les ayudan a cumplirlos. La importancia de la gestión de proyectos se realiza en la garantía que haya rigor en la arquitectura de los proyectos de manera adecuada para que se ajusten bien al contexto más amplio de los marcos estratégicos de nuestros clientes. Una buena gestión de proyectos garantiza que los objetivos de los proyectos se alinean estrechamente con los objetivos estratégicos del negocio.

Al identificar un caso de negocios sólido y ser metódico en el cálculo del retorno de la inversión, la gestión de proyectos es importante porque puede ayudar a garantizar que se entregue lo correcto, lo cual va a brindar un valor real.

Por supuesto, a medida que avanzan los proyectos, es posible que surjan riesgos, que se conviertan en problemas o incluso que la estrategia comercial cambie. Pero un gerente de proyectos se asegurará de que el proyecto sea parte de esa realineación. La importancia de la gestión de proyectos se demuestra en casos donde los proyectos se desvían del curso o no se adaptan a las necesidades del negocio, llegando a ser costosos o innecesarios.

2. Liderazgo

La gestión de proyectos es importante porque le aporta liderazgo y dirección a los proyectos.

Sin la gestión del proyecto, un equipo puede ser como un barco sin timón; Moviéndose pero sin dirección, control o propósito. El liderazgo le permite al equipo hacer su mejor trabajo. La gestión de proyectos proporciona liderazgo y visión, motivación, entrenamiento, elimina los obstáculos e inspira al equipo para que haga lo mejor que puede.

Un gestor de proyecto le sirve al equipo pero también denota las claras líneas de responsabilidad. Con un gerente de proyecto en su lugar, no hay confusión sobre quién está a cargo y en control de lo que está sucediendo en un ambiente de constante cambio. Los gerentes de proyecto imponen el proceso y mantienen a todos en el equipo en línea también porque, en última instancia, son responsables de que el proyecto fracase o tenga éxito.

3. Enfoque y Objetivos Claros

La gestión del proyecto es importante porque garantiza que haya un plan adecuado para ejecutar los objetivos estratégicos.

Cuando se le deja la gestión de proyectos al equipo, verás que los equipos trabajan sin los informes adecuados, los proyectos carecen de enfoque, pueden tener objetivos vagos o nebulosos y dejan al equipo sin estar muy seguro de lo que se supone que deben hacer o por qué.

Como gerentes de proyecto, nos posicionamos para prevenir tal situación e impulsar el cumplimiento oportuno de las tareas, dividiendo el proyecto en tareas para nuestros equipos. A menudo, la previsión para adoptar este enfoque es lo que diferencia una buena gestión de proyectos de una mala. Dividirse en partes más pequeñas del trabajo permite a los equipos mantenerse centrados en objetivos claros, orientar sus esfuerzos hacia el logro del objetivo final mediante la realización de pasos más pequeños e identificar riesgos rápidamente, ya que la gestión de riesgos es importante en la gestión de proyectos.

Habitualmente, los objetivos de un proyecto tienen que cambiar en conjunto con el riesgo de materialización. Nuevamente, sin un supervisor y una administración dedicados, un proyecto podría fallar rápidamente, pero una buena gestión del proyecto (y un buen gerente de proyecto) es lo que permite al equipo enfocarse y, cuando sea necesario, volver a concentrarse en sus objetivos.

4. Planificación Realista del Proyecto

La gestión de proyectos es importante porque garantiza que se establezcan expectativas adecuadas en torno a lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto. En la fase de planificando y desarrollando proyectos, la gestión es absolutamente necesaria.

Sin una gestión adecuada del proyecto, se pueden establecer estimaciones presupuestarias y plazos de entrega del proyecto que sean demasiado ambiciosos o carezcan de una visión de estimación análoga de proyectos similares. En última instancia, esto significa que sin una buena gestión de proyectos, los proyectos se entregan tarde y sobrepasan el presupuesto.

Los gerentes de proyectos efectivos deben ser capaces de negociar plazos e hitos razonables y alcanzables entre los interesados, los equipos y la administración. Con demasiada frecuencia, la urgencia puesta en la entrega compromete los pasos necesarios y, en última instancia, la calidad del resultado del proyecto.

Todos sabemos que la mayoría de las tareas tomarán más tiempo de lo previsto inicialmente – un buen gerente de proyecto puede analizar y equilibrar los recursos disponibles, con el cronograma requerido, y desarrollar un calendario realista. La gestión de proyectos es realmente importante a la hora de programar, ya que trae objetividad a la planificación.

Un buen gerente de proyecto crea un proceso claro, con plazos alcanzables, que permite a todos los miembros del equipo del proyecto trabajar dentro de límites razonables, y no crear expectativas irracionales.

5. Control de Calidad

La gestión de proyectos es importante porque garantiza que la calidad de lo que se está entregando siempre está a la altura.

Los proyectos también suelen estar bajo una enorme presión para ser completados. Sin un gerente de proyecto dedicado, que cuente con el apoyo y la aceptación de la administración ejecutiva, se subestiman las tareas, los cronogramas se vuelven más apretados  y se aceleran los procesos. El resultado de todo esto es un producto de mala calidad. La gestión de proyectos dedicada garantiza que un proyecto no sólo tenga el tiempo y los recursos para entregar, sino también que la calidad del se evalúe en cada etapa.

La buena gestión de proyectos exige fases cerradas en las que los equipos pueden evaluar el resultado en cuanto a calidad, aplicabilidad y retorno de inversión. La gestión del proyecto es de vital importancia para el aseguramiento de la calidad, ya que permite un proceso escalonado y en fases, creando tiempo para que los equipos examinen y prueben sus resultados en cada paso a lo largo del camino.

¿Quieres Convertirte en un Exitoso Gerente de Proyectos Digitales?

Potencia la gestión de tu proyecto con capacitación relevante, práctica y dirigida por expertos. Nuestro curso de gestión de proyectos digitales en línea brinda instrucción experta para que puedas liderar equipos felices y entregar proyectos de alto valor en el mundo digital.

Más información

6. Gestión de Riesgos

La gestión de proyectos es importante porque garantiza que los riesgos se gestionen y reduzcan adecuadamente para evitar que se conviertan en problemas.

La gestión de riesgos es fundamental para el éxito del proyecto. La tentación es simplemente ‘barrerlos debajo de la alfombra’, nunca hablar de ellos con cliente y esperar lo mejor. Pero tener un proceso sólido en torno a la identificación, gestión y mitigación de riesgos es lo que ayuda a evitar que los riesgos se conviertan en problemas.

Una buena práctica de gestión de proyectos requiere que los gerentes de proyectos analicen cuidadosamente todos los riesgos potenciales para el proyecto, los cuantifiquen, desarrollen un plan de reducción contra ellos y un plan de contingencia en caso de que alguno de ellos se materialice. Naturalmente, los riesgos deben priorizarse de acuerdo con la probabilidad de que ocurran, y las respuestas apropiadas se asignan por riesgo. Una buena gestión de proyectos es importante en este sentido, ya que los proyectos nunca se descarrilan, y la forma en que lidiamos con el cambio y la adaptación de nuestros planes es la clave para entregar proyectos con éxito.

7. Proceso Ordenado

La gestión de proyectos es importante porque garantiza que las personas adecuadas hagan lo correcto en el momento adecuado, y garantiza que se siga el proceso adecuado del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Sorprendentemente, muchas compañías grandes y conocidas tienen procesos de planificación reactivos. Pero la reactividad, a diferencia de la proactividad, regularmente puede hacer que los proyectos entren en modo de supervivencia. Esto ocurre cuando los equipos se fracturan, las tareas se duplican y la planificación se vuelve reactiva, lo que crea ineficiencia y frustración en el equipo.

La planificación y el proceso adecuados pueden marcar una gran diferencia ya que el equipo sabe quién está haciendo qué, cuándo y cómo. El proceso adecuado ayuda a aclarar roles, racionalizar procesos e insumos, anticipar riesgos y crea los controles y balances para garantizar que el proyecto esté continuamente alineado con la estrategia general. La gestión de proyectos es importante aquí porque sin un proceso ordenado y fácil de entender, las empresas se arriesgan al fracaso del proyecto, a la pérdida de confianza de los empleados y al desperdicio de recursos.

8. Supervisión Continua

La gestión del proyecto es importante porque garantiza que el progreso de un proyecto sea supervisado e informado correctamente.

El informe de evolución del proyecto puede sonar aburrido e innecesario, y si todo va acorde a lo planeado, puede parecer documentación sólo porque sí. Sin embargo, la supervisión continua del proyecto, para garantizar que se se está realizando correctamente en comparación con el plan original, es fundamental para garantizar que el proyecto se mantenga por el buen camino.

Cuando se cuenta con la supervisión y los informes adecuados, es fácil ver cuándo un proyecto comienza a desviarse de su curso previsto. Cuanto antes puedas detectar la desviación del proyecto, más fácil te será corregir el curso.

Los buenos gerentes de proyectos generarán informes de progreso o de estado regularmente, los cuales serán fácilmente digeribles y le permitirán a los interesados ??realizar un seguimiento del proyecto. Por lo general, estos informes de evolución del proyecto brindarán información sobre el trabajo que se completó y planificó, las horas utilizadas y cómo se comparan con las planificadas, cómo va el proyecto en comparación con los hitos, riesgos, suposiciones, problemas y dependencias y cualquier resultado del proyecto, a medida que avanza.

Esta información es invaluable, no sólo para el seguimiento del progreso, sino también para que los clientes se ganen la confianza de otras partes interesadas en su organización, lo que les permite supervisar fácilmente el progreso de un proyecto.

9. Experiencia en la Materia

La gestión del proyecto es importante porque alguien necesita poder entender si todos están haciendo lo que deberían.

Con algunos años de experiencia en su haber, los gerentes de proyecto sabrán un poco sobre varios aspectos de la entrega de los proyectos que administran. Sabrán todo sobre el trabajo que ejecutan sus equipos. las plataformas y sistemas que utilizan, las posibilidades y limitaciones, y los tipos de problemas que ocurren normalmente.

Tener este tipo de experiencia en la materia significa que pueden tener conversaciones inteligentes con los clientes, el equipo, las partes interesadas y los proveedores. Están bien equipados para ser el centro de comunicación en un proyecto, asegurando que, a medida que el proyecto fluye entre diferentes equipos y fases de trabajo, nada se olvida ni se pasa por alto.

Sin experiencia en la materia de la correcta gestión de proyectos, podrás ver que un proyecto se desequilibra: los creativos ignoran las limitaciones de la tecnología o los desarrolladores olvidan la visión creativa del proyecto. La gestión del proyecto mantiene al equipo enfocado en la visión general y une a todos para forzar los compromisos adecuados para que el proyecto sea un éxito.

10. La Gestión y el Aprendizaje del Éxito y del Fracaso

La gestión de proyectos es importante porque aprende de los éxitos y fracasos del pasado.

La administración de proyectos puede quebrar los malos hábitos, y cuando entregas proyectos, es importante no cometer los mismos errores dos veces. Los gerentes de proyectos usan retrospectivas o publican revisiones de proyectos para considerar qué salió bien, qué no salió tan bien y qué se debe hacer de manera diferente para el próximo proyecto.

Esto produce un valioso conjunto de documentación que se convierte en un registro de “qué hacer y qué no hacer” en proyectos futuros, permitiendo a la organización aprender de los fracasos y el éxito. Sin este aprendizaje, los equipos a menudo continuarán cometiendo los mismos errores, una y otra vez. Estas retrospectivas son excelentes documentos para usar en una reunión de inicio de proyecto, para recordarle al equipo acerca de fallas, como subestimar proyectos y éxitos, como los beneficios de un proceso sólido o la importancia de mantener la hoja de asistencia actualizada.

Obtén Capacitación Relevante, Práctica y Dirigida por Expertos

Mira esta descripción general de nuestro próximo curso en línea “Mastering Digital Project Management”: obtén instrucción de expertos para liderar equipos felices y entregar proyectos de alto valor en el mundo digital.

Resumen de Por Qué es Importante la Gestión de Proyectos

Entonces, ¿por qué es importante la gestión de proyectos? Sin ella, los equipos y los clientes están expuestos a una gestión caótica, objetivos poco claros, falta de recursos, planificación poco realista, alto riesgo, resultados de baja calidad, proyectos que superan el presupuesto y se entregan tarde.

Una excelente gestión de proyectos importa porque ofrece éxito. La gestión de proyectos crea y habilita equipos felices y motivados que conocen sus asuntos de trabajo, por lo que hacen lo mejor que pueden. Y ese equipo habilitado para la gestión de proyectos garantiza que se entreguen las cosas correctas – cosas que ofrecen un retorno real de la inversión, y que hace felices a los clientes.

¿Qué opinas?

¿Estás preguntándote por qué es importante la gestión de proyectos? ¿Estás de acuerdo con esta lista de por qué la gestión de proyectos es importante? ¿Hay alguna otra razón que debería incluirse? Me encantaría leer tu opinión!

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.