Gestión de Presupuestos y Rentabilidad en Proyectos (Con Tomislav Car de Infinum)

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Ben Aston:

Bienvenido al podcast DPM, donde vamos más allá de la teoría para ofrecerte consejos y trucos que funcionan para liderar mejores proyectos digitales. Gracias por escucharnos. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager. Me pregunto, ¿tus proyectos están dentro del presupuesto y sabes si están en presupuesto? ¿Son rentables? ¿Sabes cuán rentables son y estás seguro de que realmente lo son? Me pregunto si haría una diferencia en la forma en que planeas, priorizas y ejecutas tus proyectos si supieras exactamente dónde están las cosas.

Pues bien, sigue escuchando este podcast, patrocinado por Productive, para entender cómo puedes gestionar una agencia más rentable y mantener tus proyectos dentro del presupuesto. Hoy me acompaña Tom Car. Es un empresario de 30 años y lo interesante de él es que nunca ha tenido un trabajo "real". Es el CEO de Infinum, una agencia independiente de diseño y desarrollo de software, y Productive, una herramienta para gestionar una agencia rentable. Hola, Tom.

Tom Car:

Hola.

Ben Aston:

Así que empecemos con ese dato curioso de nunca haber tenido un trabajo como tal. ¿Cómo es que has pasado tanto tiempo sin haber trabajado formalmente o al menos sin un empleo tradicional?

Tom Car:

Sí, bueno, es una broma. Así lo digo, que nunca he tenido un trabajo real porque cuando terminé la secundaria y tenía como 18 años, empecé mi propio negocio con un socio y siempre he trabajado por mi cuenta. Siempre he estado dirigiendo empresas, así que realmente nunca he trabajado para otros. Por eso lo digo así. Nunca he tenido un trabajo como tal.

Ben Aston:

Vaya. ¿Entonces fundaste Infinum mientras estabas en la universidad o cómo ocurrió eso?

Tom Car:

Sí, terminé la secundaria y éramos básicamente unos chicos programando y queríamos ir más allá. Queríamos montar un negocio. Al mismo tiempo, comenzábamos la universidad, pero tuvimos algunas buenas ideas y oportunidades y simplemente montamos la empresa. Durante los primeros cinco o seis años éramos sólo nosotros dos. Llevábamos el negocio a tiempo parcial mientras estudiábamos informática.

Así que esos primeros seis años fueron bien. Puedes imaginarlo, eres un joven universitario, pero también ganas algo de dinero con tu negocio. De alguna manera, fue el dinero más fácil que he ganado nunca. Después se puso mucho más difícil porque tenías que contratar empleados, hacer crecer el negocio, y ocuparte de otras tantas cosas. Al principio sólo éramos dos y trabajábamos en casa de mi socio, Matej, en la cocina. En EE. UU. se habla de startups de garaje; para nosotros, fue una startup de cocina. Luego comenzamos a crecer, contratar más personas, y ahora Infinum tiene más de 200 empleados o algo así.

Ben Aston:

Entonces, ¿Infinum es la misma empresa que creaste cuando estabas en la universidad?

Tom Car:

Sí, exactamente la misma empresa.

Ben Aston:

Eso está genial. Entonces tenéis 200 personas y eso está repartido entre Croacia y Estados Unidos, ¿correcto?

Tom Car:

Sí, la mayoría de nuestros clientes están en EE. UU. y la mayoría de nuestro equipo está en Croacia, pero ahora está mucho más distribuido. No sólo Croacia, sino por toda Europa y EE. UU. En general, así es como con todo esto digital, la gente puede trabajar desde cualquier lugar y así es como hacemos nuestro trabajo ahora.

Ben Aston:

Bien. Háblame de la transición, de crecer de un negocio de dos personas hasta llegar a 200 empleados. ¿Cuáles son algunos de los retos que tienes ahora y cómo se comparan con los desafíos que tenías con solo 10 o 20 empleados? ¿Cómo cambian los desafíos?

Tom Car:

La diferencia principal ahora es que, cuando eres pequeño, digamos cinco personas, participas mucho en todos los proyectos y cosas para tus clientes. Si eres programador o diseñador, probablemente haces el trabajo facturable que entregas. Pero conforme creces y si quieres que tu empresa crezca, debes pasar a tareas de gestión: gestión de proyectos, del equipo, o de todo un poco. Después diseñas tu propia empresa. Hay ciertos hitos. Creo que alrededor de las 10 personas debes hacer cambios habitualmente, reorganizarte, inventar algo nuevo. Luego, quizás con 30 personas, hay otro hito donde suceden cosas.

Sentimos que al llegar a 80 personas tuvimos que cambiarnos, crear algún tipo de jerarquía, crear procesos. Eso nos sirvió durante un tiempo. Incluso hoy, con 200, estamos organizados de forma similar a cuando éramos 80, pero depende de cada empresa. Los principales cambios son que todo crece, la gente ya no se conoce tan bien, así que tienes que trabajar en la comunicación interna. Hay que formalizar más cosas. Pero si eres bueno en eso, puedes mantener la misma cultura con la que iniciaste la empresa, aunque seáis 200.

Ben Aston:

Y conforme creces, ¿de dónde obtienes la inspiración y a quién sientes que aprendes, al pasar de liderar una empresa de dos personas a una de 200? ¿De dónde sacas inspiración?

Tom Car:

Creo que la mayoría la consigo de Twitter. Llevo usando Twitter mucho tiempo y he construido una lista muy curada de personas, empresas, marcas, etc. Así que cuando abro Twitter, nunca es aburrido. Es exactamente lo que quiero saber. Es una mezcla de todo. Hay gente del mundo de agencias, startups, marcas... Así que me inspiran diferentes tipos de empresas tecnológicas.

Ben Aston:

Y, ¿hay algo en lo que trabajes este año, para la agencia o para ti, que quieras mejorar o en lo que te estés enfocando para mejorar tu vida o tu empresa?

Tom Car:

En mi vida, y está entrelazado con mi trabajo, me interesa mucho la productividad personal. Correos, tareas y todo eso. Es muy importante organizarlo bien porque puede ser… no sé tú, pero yo me pongo muy ansioso si tengo más de 20 correos en mi bandeja de entrada. Así que eso es algo que me apasiona mucho.

Ben Aston:

¿Cuál es tu sistema?

Tom Car:

Es una combinación. Para las tareas de trabajo usamos Productive, así que todo ese ruido desaparece de mi correo. Productive tiene su propia bandeja de entrada y también funciona como un sistema inbox cero. Todo está ahí. Y en mi correo personal sigo el sistema de las cuatro D, por si lo conoces: si recibes un correo, o lo borras, lo delegas, lo haces ahora y… olvidé la cuarta D. Hay varias cosas que hacer con él, simplemente sacarlo del inbox de algún modo. La cuarta es diferirlo.

Me importa mucho eso. A veces dejo correos semanas diciendo "tengo que responder", y realmente no necesitas tanto tiempo, sólo hay que decidirse. Quiero mejorar en este aspecto. Ese es mi objetivo personal para este año: ser mejor, más rápido y delegar más. Ya he delegado muchas cosas y soy mucho más feliz por ello.

Ben Aston:

Sin duda, tienes tu propia herramienta, Productive, que es una herramienta integral de gestión de flujos de trabajo. ¿Puedes contarnos cómo surgió? Eres agencia, no creas productos principalmente, así que ¿cómo surgió la idea de que ninguna herramienta del mercado hacía lo que necesitabais y decidisteis crear la vuestra?

Tom Car:

Fue hace tiempo. La primera versión de Productive era sólo una herramienta interna para nosotros. Había registradores de tiempos, la primera versión era sólo eso. Creo que simplemente queríamos probar algo, construir una herramienta rápida para registrar horarios, un proyecto de fin de semana. Empezamos a usarla. Éramos una empresa pequeña entonces y sentíamos que los proyectos no iban muy bien. Empecé a hacer cálculos en Excel: costes, horas, coste de horas de nuestro equipo, cuánto facturábamos... Si era precio fijo, cuesta entender qué pasa.

En un momento decidí: "Vamos a crear un sistema para esto. Quiero gestionarlo bien y tener visión de cada proyecto en todo momento." Así lo construimos en Productive; esa fue la primera versión: registras horas y te indica si eres rentable y cuánto. Si es precio fijo, empiezas con 100% de margen, hasta que registras horas y va bajando hasta alcanzar cero o ser negativo si pierdes dinero. Todas las gráficas se vuelven rojas si es negativa la rentabilidad.

La primera vez que lo pusimos en marcha, metimos datos de meses atrás y todo estaba en rojo. Nos dimos cuenta de que casi nada era rentable. Empezamos a cambiar sólo por el hecho de observarlo; esas gráficas te ayudan a mantener el rumbo. Te ayuda a mejorar la gestión.

Ben Aston:

Y ahora Productive es más que un registrador de tiempos, es una herramienta completa de flujo de trabajo. ¿Cómo sucedió eso y qué incluye ahora la herramienta?

Tom Car:

Al principio añadimos funciones y pensamos en la dirección que queríamos. Como somos agencia, conocemos ese mundo y enseñábamos la herramienta a otros: "¿Qué os parece?". Decían: "Me gusta, pero yo uso esta otra herramienta para esto y esto...". Todos decían lo mismo: "Quiero tenerlo todo en un solo sitio". No sólo para no pagar cinco herramientas, sino porque los datos están en silos y la única forma de juntarlos es Excel.

Todos exportaban datos, hacían análisis. Si lo olvidas o no tienes tiempo, nunca tienes analíticas. Entonces dijimos: "¿Por qué no hacemos que Productive sea ese lugar único para que las agencias tengan control de la rentabilidad y todo lo demás con lo que hoy usan varias herramientas?" Así nació la visión todo-en-uno de Productive: gestión de proyectos, facturación, registro de tiempo, rentabilidad y CRM, todo junto.

Ben Aston:

¿Qué tipo de agencias son las que más disfrutan la herramienta? ¿Qué tipo y tamaño son vuestros mejores clientes?

Tom Car:

A nivel global, las agencias suelen tener entre 10 y 100 personas. Hay más grandes y más pequeñas, pero ese es el rango general y de clientes. Algunos son más pequeños, otros más grandes, pero lo habitual es ese rango. Las necesidades varían. Las agencias pequeñas se centran más en lo diario, podría llamarlo microgestión (pero no negativamente), es gestionar todas las tareas del día a día. Las grandes están más orientadas a informes, previsión, ver el futuro y métricas y cifras.

Creo que nuestros mejores clientes son los que quieren trabajar en su negocio, no solo dentro de él. Quieren mejorarlo, crecer, simplificarla vida. Tienen metas y funciona bien para ellos.

Ben Aston:

¿Qué hay en el roadmap de Productive? Ahora es bastante completo. ¿Incluye facturación? Algunos software la incluyen también. ¿Hacia dónde irá el producto?

Tom Car:

Sí, tenemos facturación. Puedes usar nuestra facturación o las integraciones existentes. Puedes hacer facturas y exportar a una herramienta contable como QuickBooks o Xero y tu contable se encarga de los impuestos.

En los próximos dos trimestres nos enfocamos en la flexibilidad. Una de las características son los campos personalizados. Lo que hay en Productive es lo que nosotros imaginamos, pero muchos piden añadir este tipo de campo en el presupuesto, en el proyecto, porque así gestionan ellos. No queremos saturar la experiencia base, así que queremos hacerlo flexible. Los campos personalizados ya existen en beta y permiten también crear informes personalizados. Es el siguiente paso.

La previsión es clave para nosotros en los próximos meses. Hasta ahora podías ver el pasado, cuán rentable eres o fuiste. Pero queremos que puedas prever la rentabilidad futura. Si planificas tu proyecto y equipo en Productive, sabrás cuánto dinero tendrás cuando el proyecto acabe en cuatro meses. Eso es muy importante para quienes lo usan.

Ben Aston:

Esto toca, posiblemente, el tema de la inteligencia artificial y el futuro de la gestión de proyectos. ¿Leíste el informe de Gartner que considera que el 80% de las tareas de los gestores de proyectos serán obsoletas pronto por la IA? ¿Cómo ves la evolución de la gestión de proyectos? Y, ¿qué planeas para integrar más inteligencia artificial?

Tom Car:

Bueno, la afirmación de Gartner, sinceramente, no la comparto. Es su modelo de negocio lanzar predicciones grandilocuentes de que los gestores de proyectos serán reemplazados por computadoras. Cualquiera que haya gestionado proyectos una semana sabe que eso es imposible – los ordenadores deben ser mucho más inteligentes para ello. Lo que sí puede sustituirse, y trabajamos en ello, es el procesamiento de datos y malabares con Excel. Esto es bueno, porque así los gestores pueden hacer bien lo suyo: comunicación, ahí los ordenadores no pueden reemplazar a las personas. La IA no reemplaza un buen gestor que decide, habla con clientes y equipos.

Esa es la razón por la que la afirmación de Gartner es ridícula; el factor humano no se reemplazará mientras los ordenadores no tengan nuestra inteligencia. Pero sí, estamos eliminando la carga numérica, incluso alertas automáticas en Productive. Puedes configurarlas, que te avise si algo baja de determinado nivel. Todo ese trabajo “ocupado” debe desaparecer y dejarte concentrar en construir para el cliente, crear una campaña, lo que sea.

Ben Aston:

Hablemos de rentabilidad en agencias, porque ese es el núcleo de Productive. Empezasteis porque no erais rentables y necesitabais rastrear mejor. Pero no es sólo rastreo, ¿verdad? Cuando tuviste los datos y viste que todos los proyectos se pasaban de presupuesto, ¿cómo medisteis la rentabilidad? Para quienes sólo hacen proyectos y cobran fee fijo, y al final del año si ganan y pagan… ¿cómo mides la rentabilidad desde lo esencial?

Tom Car:

Claro. Rentabilidad es el modo típico: tienes ingresos y costes; la diferencia es el beneficio. Pero normalmente sabes tu rentabilidad al final de mes, trimestre o año. El contable hace una cuenta de resultados y ves el beneficio. Nosotros cambiamos eso: si eres tarifa fija, empiezas con una cantidad fija de dinero. Hay que definir el margen deseado. Para agencias, un margen típico es entre 20 y 35%, hasta 40% si eres bueno.

Ben Aston:

Eso es muy alto para agencias de lo que he visto.

Tom Car:

Sí, puede ser. Depende del tipo. Las de desarrollo de software suelen tener más margen, quizás las de publicidad menos… depende de cada caso y experiencia. Si llegas a ese número, bien. Y lo consumes: en todo momento sabes qué pasa y puedes redirigir si lo crees. Si crees que tienes margen, puedes ofrecer más, hablar con el cliente, explicar la situación.

El inconveniente de este tipo de trabajo es la inexactitud. El cliente te pide un presupuesto y la gente dispara un número; el cliente dice vale y comienzan. Pero si dedicaras más a estimar, no tendrías tiempo para todos; por eso es como un juego, buscas la máxima puntuación.

Ben Aston:

En cuanto a métricas: rentabilidad es una, y tienes los costes y lo que cobras. ¿Productive ayuda a calcular el coste por persona? Entre el salario, local, sanidad, fruta… ¿cómo ayudáis a calcular coste por recurso? ¿Es tan granular o más general?

Tom Car:

Sí. Creo que somos únicos en eso: dentro de Productive hay un módulo llamado “coste de estructura”, justo eso. Todo lo no directamente del salario: edificio, ordenadores, coches, viajes, cenas, todo eso es estructura. Incluso personas no facturables (yo, ventas…) son estructura, ya que su tiempo no es facturable.

El objetivo es repartir esa estructura entre las personas que sí generan trabajo facturable y aumentar su tarifa base. Productive lo hace automáticamente. Introduces los costes de instalaciones, etc., también registra horas internas (ventas, RRHH, administración). Si registras todas tus horas internas, también las integra en coste y así obtenemos las métricas de rentabilidad más precisas.

Ben Aston:

Genial. Rentabilidad es importante porque si no eres rentable, cierras salvo que tengas un inversor inagotable. ¿Qué otras métricas usas en tu agencia para controlar su salud?

Tom Car:

Muchos datos cuando centralizas todo, pero la utilización es importante: porcentaje de tiempo dedicado a clientes respecto a otras tareas. Si es bajo, no facturas suficiente. Si es muy alto, no inviertes en el equipo, sólo trabaja para el cliente sin investigar ni crecer. Así el crecimiento se resiente.

Ben Aston:

¿Tienes un objetivo de utilización, un porcentaje?

Tom Car:

Un buen número es entre 75-80% para la empresa: unos tendrán picos del 100%, otros algunos meses sólo investigación o tareas internas. Pero quizás lo más importante es la utilización futura, lo llamamos disponibilidad. Puedes tener buena utilización, pero ¿qué pasará en tres meses? Es difícil prever, pero importante porque puedes pillarte mal parado.

A veces un cliente cancela, te quedas con gente sin proyecto y tienes que buscar alternativas porque debes pagarles. No creo que despedir sea buena opción, cuesta encontrar buenos hoy. Si prevés eso y sabes tu disponibilidad, puedes vender más o contratar según necesites. Eso Productive también lo facilita con la gestión de programación y disponibilidad.

Ben Aston:

Pasemos a hablar de gestión de presupuestos y rentabilidad por proyecto... Cuando pusisteis el sistema, la gente registró sus tiempos y visteis que os pasábais de presupuesto. ¿Cuáles fueron las causas principales de ese sobrepaso? ¿Mala estimación al inicio, trabajar de más, ampliaciones de alcance? ¿Cómo lo gestionáis ahora y qué se puede hacer para evitarlo?

Tom Car:

El alcance es uno de los mayores problemas. Ser PM es muy complicado porque quieres contentar al cliente, y lo fácil es decir sí a todo. Y a la gente le cuesta decir que no. Así que normalmente el problema era ampliación de alcance, pero conociendo el presupuesto puedes negociar. Habla con el cliente, explícales: “Este es nuestro presupuesto actual.”

Los clientes normalmente lo entienden; saben cuándo piden de más. Así puedes solucionarlo. Además, aprender es fundamental: si revisas proyectos pasados, ves patrones; este tipo de cliente, este problema... Los PM pueden aprender unos de otros revisando presupuestos y gestión de proyectos pasados. Pero el alcance es el mayor enemigo.

Ben Aston:

Como decías, para los PM, lo más fácil es decir sí al cliente. ¿Qué consejo das a tus PM para evitar ese aumento de alcance?

Tom Car:

Lo primero es definir bien el alcance desde el principio, aunque es difícil. Mi consejo es que las agencias suelen dar una estimación inicial, el cliente dice que sí y empiezan con poca información. Entiendo que en la fase de venta no puedes invertir mucho tiempo, pero aunque el cliente diga que sí, haz otra ronda; invierte un poco más, revisa todo de nuevo y define mejor el alcance. Consulta de nuevo con el cliente. Si acepta, tendrás un alcance mucho más detallado. Eso ayuda más adelante con presupuesto y gestión.

Ben Aston:

Estoy muy a favor de una estimación inicial, para ver si el cliente puede afrontar el proyecto, luego una estimación presupuestaria para afinar más, y, finalmente, una estimación para el pliego de condiciones (statement of work), ya mucho más detallada. Sí, cuesta más pero te obliga a tener en cuenta muchos detalles que pasan por alto en la etapa inicial. Me parece un gran consejo.

Tom Car:

Exacto, la idea es que, con el paso del tiempo, aprendes y mejoras y refinando sobre la marcha junto con el cliente en todo el proceso. Es una cooperación de dos vías.

Ben Aston:

Genial, Tom. Muchas gracias por acompañarnos. Ha sido un placer tenerte aquí.

Tom Car:

No hay problema. Gracias a ti.

Ben Aston:

¿Y tú qué piensas? ¿Cómo mantienes tus proyectos dentro del presupuesto y qué tan rentables son tus proyectos? ¿Has probado Productive? Si es así, cuéntanos tu experiencia y comenta la publicación. Visita thedigitalprojectmanager.com para unirte a nuestro equipo de Slack donde hay conversaciones interesantes sobre entrega de proyectos y rentabilidad. Ven y únete. Si te ha gustado este podcast, suscríbete y tómate unos minutos para dejar una reseña honesta. Cuéntanos si nos amas o por qué nos odias. Lo agradecemos mucho. Hasta la próxima y gracias por escucharnos.