¿Qué es un Registro de Riesgos y Cómo Crear Uno [Plantilla]?
Un registro de riesgos es un documento de proyecto importante que te permite abordar de manera efectiva los riesgos e incidencias cuando (no si) aparezcan en tu proyecto, y reduce el tiempo dedicado a encontrar soluciones a problemas, retrasos importantes en el proyecto y aumentos innecesarios de presupuesto.
En este artículo, cubriré el valor de un registro de riesgos, cómo crear uno y las mejores prácticas para la gestión de riesgos de proyectos para salvarte de problemas dolorosos y conversaciones incómodas con los clientes que pueden surgir.
¿Qué es un registro de riesgos?
Un registro de riesgos es un documento que se utiliza para rastrear e informar sobre los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Forma parte del proceso de gestión de riesgos e incluye todos los riesgos o problemas que puedan ocurrir (incluso los mínimos) para que los interesados sean conscientes de su impacto. Puedes utilizar software de gestión de proyectos para registrar y gestionar los riesgos junto con tu registro.
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El contenido de un registro de riesgos variará según varios factores como las necesidades del cliente, la escala y complejidad del proyecto, y el tipo de proyecto.
Ejemplo de registro de riesgos
Así es como podría verse un registro de riesgos básico. Puedes hacerlos tan simples o complejos como desees, pero asegúrate de que estás registrando toda la información necesaria que tú y tus partes interesadas necesitarán para tomar decisiones informadas.
¿Cuál es el propósito de un registro de riesgos?
El propósito del registro de riesgos es servir como un lugar central para todos los riesgos potenciales, sus impactos y cómo planeas abordarlos.
Ayuda a gestionar las expectativas de los interesados y los miembros del equipo en torno a evitar o mitigar los riesgos y crea un sentido de responsabilidad y urgencia para abordarlos antes de que se conviertan en problemas catastróficos que sean más difíciles de solucionar en el futuro.
Qué incluir en un registro de riesgos
Para cada riesgo registrado en tu registro, deberás incluir:
- Número de identificación o nombre del riesgo: Cada riesgo específico debe tener un número vinculado a él que se utilice de forma constante en las herramientas y informes de estado.
- ¿Qué podría salir mal? Proporciona una descripción del riesgo (por ejemplo, un riesgo de recursos como los problemas de capacidad de recursos en el equipo, que pueden ralentizar el progreso y causar retrasos).
- ¿Qué podemos hacer al respecto? Detalla el plan de mitigación o respuesta al riesgo para evitar o reducir su impacto (por ejemplo, crear un plan de recursos detallado semana a semana indicando cuándo se necesitan recursos específicos).
- Propietario del riesgo: Es la persona responsable de informar sobre el impacto y la probabilidad del riesgo. Es responsable de resolver el riesgo y notificarte cualquier cambio respecto al mismo.
- Impacto y probabilidad del riesgo: También conocido como análisis de riesgos, es tu evaluación sobre la probabilidad de que ocurra el evento de riesgo y el nivel de impacto que tendrá en tu proyecto.
- Prioridad del riesgo: Basándote en tus evaluaciones de probabilidad e impacto del riesgo, asignarás un nivel de prioridad a cada riesgo y la respuesta planificada.
- Estado del riesgo: Los estados pueden incluir abierto y en planificación, abierto y en monitoreo, cerrado y realizado.
- Categoría de riesgo: Es el área del proyecto que se verá afectada o en la que se encuentra este problema.
Cuándo usar un registro de riesgos
Actualizo mi registro de riesgos a lo largo del proyecto porque los riesgos cambian a medida que los cronogramas se modifican, los interesados intervienen y surgen nuevas dependencias.
- Planificación del Proyecto: Crea el registro antes de que comience el trabajo para que tu equipo pueda identificar riesgos, asignar responsables y planificar respuestas de forma anticipada.
- Lanzamiento del Proyecto: Revisa los riesgos con las partes interesadas para confirmar prioridades, expectativas de informes y planes de mitigación.
- Cambios en el Alcance: Actualiza el registro cuando cambien los plazos, presupuestos, personal o entregables y se introduzcan nuevos riesgos.
- Hitos Importantes: Revisa los riesgos no resueltos antes de lanzamientos, aprobaciones o transferencias clave que puedan afectar la entrega.
- Reuniones de Seguimiento: Revisa periódicamente los riesgos activos para mantener a tu equipo alineado en prioridades y próximos pasos.
- Nuevos Obstáculos: Añade riesgos cuando surjan problemas, retrasos o dependencias durante la ejecución y amenacen el progreso.
- Cierre del Proyecto: Cierra los riesgos una vez que ya no afecten al proyecto o el problema haya sido resuelto.
Cómo crear un registro de riesgos
A continuación se presentan los pasos para crear un registro de riesgos efectivo y sólido para la gestión de proyectos:
1. Identifica los riesgos
Haz una lluvia de ideas sobre todos los riesgos posibles que puedan ocurrir en tu proyecto. Aquí tienes algunas preguntas para inspirar ideas:
- ¿El equipo del cliente es grande o pequeño?
- ¿Cuántos niveles de personas toman decisiones?
- ¿Hay una junta involucrada que requiera informes continuos sobre el proyecto o participe activamente en el proceso de toma de decisiones?
- ¿Este proyecto impacta a otras personas dentro de la organización?
- ¿Tu cliente presta mucha atención a los detalles y desea estar informado de todo, o confía en ti y en los miembros de tu equipo de proyecto?
- ¿El nivel de complejidad es alto o bajo?
- ¿Participan varios departamentos de la empresa en el proyecto?
- ¿Participa un gran número de recursos?
- ¿Se presta mucha atención a los requisitos de datos y/o seguridad?
Es posible que no tengas la experiencia necesaria para identificar todos los riesgos potenciales, por ello haz de la gestión de riesgos un ejercicio en equipo durante la planificación del proyecto. Realiza la misma actividad en una conversación aparte con el equipo del cliente.
2. Evalúa los riesgos
Lleva a cabo una evaluación de riesgos para determinar la probabilidad de que cada riesgo ocurra y cuál sería su impacto en tu proyecto. Puede ser útil plasmar este tipo de análisis cualitativo en una matriz de riesgos para visualizar los diferentes niveles relativos de impacto y probabilidad.
En esta etapa, también deberás anotar la categoría de riesgo (por ejemplo, si es una amenaza para el cronograma del proyecto, presupuesto, etc.) y el nivel de prioridad según la matriz de impacto y probabilidad (los riesgos en la parte superior derecha son tus mayores prioridades).
También asigna un estado a cada riesgo. Si aún estás en la fase de planificación, todos los riesgos estarán "abiertos" o "planificación", pero a medida que avances en el proyecto y los riesgos se materialicen (o no), actualiza el estado a "monitoreando", "cerrado" o "realizado" (según corresponda).
3. Crea planes de respuesta ante riesgos
Planifica tu respuesta para cada riesgo. ¿Qué harás si sucede? ¿Qué pasos puedes seguir para evitarlo o mitigar su impacto?
Existen varias estrategias de gestión de riesgos a las que puedes recurrir, pero en general, las respuestas ante riesgos pertenecen a una de estas cuatro grandes categorías:
- Evitación: Consiste en tomar medidas concretas para eliminar la posibilidad de que el riesgo se materialice.
- Transferencia: Supone trasladar la propiedad y responsabilidad del riesgo a otra parte (por ejemplo, subcontratar el almacenamiento y la seguridad de datos a un proveedor externo).
- Mitigación: Se trata de tomar acciones para reducir el impacto negativo del riesgo. Se utiliza cuando no es posible evitar el riesgo por completo.
- Aceptación: Implica reconocer el riesgo, pero no implementar un plan de contingencia a menos que el riesgo se materialice.
Al considerar respuestas para cada riesgo, debes tener en cuenta el posible impacto que pueda tener la propia respuesta. Aquí hay algunos efectos colaterales potenciales a considerar:
- Riesgo inherente: Estos son los riesgos que has identificado en el proyecto.
- Riesgo residual: Riesgos que permanecen incluso después de implementar una respuesta o controles de riesgo.
- Riesgo secundario: Un nuevo riesgo que surge a partir de la implementación de una respuesta a otro riesgo.
4. Asigna responsables
Asigna a alguien de tu equipo o del equipo del cliente para que se responsabilice de cada riesgo. Esta es la persona que implementará y supervisará la respuesta al riesgo planificada y monitoreará el estado del riesgo a lo largo del proyecto.
Como director de proyecto, eres responsable de la mayoría de los riesgos en el proyecto, pero no tiene por qué recaer todo en tus hombros. Por ejemplo, puedes hacer que el cliente sea responsable del plan de contingencia si no puede entregar el contenido del sitio web cuando lo prometió (lo que pone en peligro el cronograma del proyecto).
5. Monitorea y ajusta
Mantén actualizado tu registro de riesgos durante todo el proyecto. Como mínimo, revísalo cada vez que completes un hito o entregable clave, o cada vez que se materialice un riesgo o se evite exitosamente.
Guárdalo en un lugar accesible, especialmente uno donde todo el equipo pueda consultarlo y verlo cuando lo necesite.
Plantilla de registro de riesgos
Aquí tienes una plantilla de registro de riesgos con diferentes niveles de complejidad (debes ser miembro para acceder a la plantilla).
A continuación, el primer nivel de complejidad de la plantilla:
Utiliza la plantilla básica de registro de riesgos cuando la mayoría de los riesgos estén bajo el control del proyecto y del equipo del cliente, y tengan un impacto bajo en otras áreas de la empresa.
El segundo nivel de complejidad es el registro de riesgos ligero.
Utilízala cuando existan áreas de la empresa de bajo a medio impacto que pueden verse afectadas y tanto tú, tu cliente y el equipo tengan mayor control sobre el plan de acción.
A continuación, te mostramos cómo luce el nivel más complejo del registro de riesgos en la plantilla.
Utiliza esta opción cuando otras áreas de la empresa puedan verse afectadas o sean responsables del riesgo. Implica un alto nivel de reporte sobre impacto financiero y gravedad. La probabilidad de que ocurran estos riesgos puede estar fuera de tu control, pero necesitas contabilizarlos y reportarlos.
Encuentra más plantillas de gestión de proyectos aquí.
Mejores prácticas para el registro de riesgos
A continuación, te presentamos algunas mejores prácticas para el registro de riesgos que debes seguir durante tu proyecto.
- Coloca el registro de riesgos en un lugar visible para que todas las partes puedan verlo de forma regular, como en el software de gestión de proyectos o la herramienta de gestión de riesgos que utilices.
- Trata el riesgo como lo harías con el presupuesto, el tiempo y el alcance. Revísalo en tus reuniones y reportes de estado para que todos los involucrados estén al tanto de sus responsabilidades. Esto también reduce las sorpresas que puedan detener un proyecto o dañar una relación.
- Para proyectos más pequeños donde un registro de riesgos complejo es excesivo, crea un elemento en tu herramienta de gestión de proyectos y agrega los riesgos como subelementos para una forma sencilla de realizar el seguimiento. Puedes escribir comentarios sobre soluciones o cambios en el nivel de gravedad o prioridad de forma más ordenada que en una hoja de Excel.
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