Cómo Escribir Una Propuesta De Proyecto (Con Un Ejemplo Concreto)
Es una escena tan antigua como los proyectos y propuestas mismas: los jefes de proyecto arrancándose los cabellos porque el equipo de ventas vendió algo imposible de lograr, mientras que el equipo de ventas se arranca los cabellos porque el plan que produjo el equipo es demasiado costoso para ganar el trabajo.
Durante mucho tiempo, muchos de nosotros hemos aceptado esto como el orden natural de las cosas. Pero estoy aquí para decirte que no tiene que ser así.
En este artículo, vamos a unir fuerzas aparentemente opuestas al equipar al gestor de proyectos que hay en ti con las capacidades para esculpir una propuesta de proyecto o negocio tan atractiva como viable de entregar.
Desbloquea Gratis
Crea una cuenta gratuita para terminar de leer este contenido y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, manuales y conocimientos para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
Después de leer este artículo, podrás:
- Arremangarte y saltar a cualquier fase del ciclo de vida de la propuesta del proyecto con confianza
- Actuar como el puente entre tu equipo de ventas y tu equipo de entrega
- Ganar el respeto y la confianza de tus colegas de desarrollo de negocio mientras mantienes el respeto y la confianza de tus compañeros en gestión de proyectos
Herramientas para Propuestas de Proyectos
Aquí tienes una lista de software útiles para propuestas de proyectos—algunas de las mejores herramientas para redactar propuestas rápidamente y gestionar el proceso de aprobación.
Estas ofrecen mucha más funcionalidad que una simple plantilla de propuesta y están diseñadas para ayudar a los equipos de ventas y gestión de cuentas a responder a RFPs, crear cotizaciones, firmar documentos en línea y gestionar aprobaciones y contratos.
Al hacer clic en los enlaces a continuación podemos ganar una comisión, lo que apoya nuestra revisión y pruebas independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
Para más opciones, consulta esta lista de software para RFP.
Independientemente de si usas un software de propuestas comerciales, aún debes saber cómo redactar una propuesta. Sigue leyendo para aprender qué incluir en una propuesta y cómo escribirla.
¿Qué es una Propuesta de Proyecto?
Para nuestros fines, definamos una propuesta de proyecto como un documento que se presenta a un patrocinador interno, un cliente o un posible cliente, y que construye el argumento para que tu equipo entregue un programa de servicios o un alcance de trabajo.
La propuesta es importante porque demuestra por qué tu proyecto es el adecuado para el cliente. La propuesta ocurre antes de que comience el proyecto, por lo general después de una serie de conversaciones entre tú y el cliente.
A veces estarás respondiendo a una solicitud de propuesta (RFP) en la que competirás con otras organizaciones por la atención de tu posible cliente.
¿Cómo elijo el formato correcto para la propuesta?
El formato de una propuesta puede variar enormemente dependiendo de la naturaleza del nuevo proyecto y la formalidad del proceso de propuesta. Algunos equipos utilizan software específico para propuestas, mientras que otras propuestas son simplemente correos electrónicos bien elaborados o grandes hojas de cálculo para completar.
El mejor consejo que puedo darte es este: si se ha especificado un formato de propuesta (por ejemplo, es un requisito en la RFP), usa ese formato. Claro, un folleto que se despliegue como un mapa mental gigante en la pared te hará memorable, pero podría descalificarte.
De lo contrario, te recomiendo investigar a tu audiencia para intentar averiguar si prefieren brevedad y conversación o una narrativa en profundidad. Lo primero puede ameritar una presentación corta de 5-10 diapositivas, mientras que lo segundo puede requerir un documento mucho más extenso y dividido en capítulos.
Cómo Redactar una Propuesta de Proyecto en 5 Pasos
El momento en que te pidan liderar o apoyar una propuesta, las áreas de PM de tu cerebro probablemente se enfoquen inmediatamente en dos objetivos: entregar la propuesta a tiempo y asegurarte de que la propuesta refleje algo que tus compañeros y equipos realmente puedan cumplir.
Instintivamente, empezarás a buscar tus documentos de procesos, estrategias de gestión de riesgos y listas de verificación de lanzamiento, pero estarás en territorio desconocido.
La buena noticia es que, cuando una propuesta se realiza correctamente, tiene un ciclo de vida similar al ciclo de vida de un proyecto. El proceso de propuesta suele desarrollarse de la siguiente manera:
El proceso para crear una propuesta exitosa puede dividirse en 5 pasos básicos.
1. Califica si la oportunidad es adecuada
El primer paso es identificar oportunidades para las que puedas presentar un sólido caso de negocio y que también sean adecuadas para el equipo.
Las oportunidades pueden identificarse externamente (como a través de una solicitud de propuesta emitida por el comprador) o internamente (por ejemplo, cuando el equipo de cuentas o de entrega detecta la necesidad de un proyecto y quiere abordarlo de manera proactiva). Pero la verdadera habilidad está en el proceso de calificación.
Para calificar una oportunidad, debes revisar los requisitos en profundidad y evaluarla en función de las capacidades, la cultura y la estrategia de tu organización. Muchos equipos de ventas utilizan una matriz de calificación o una hoja de puntuación para evaluar y priorizar cuantitativamente las oportunidades.
Estas hojas de puntuación pueden hacer preguntas sobre la posibilidad de ganar, la viabilidad y la deseabilidad de la oportunidad, y utilizar esa información para desarrollar una puntuación numérica.
En general, la idea es utilizar el proceso de calificación para tomar una decisión de avanzar/no avanzar sobre si perseguir o no la oportunidad.
Esta decisión debe ser tomada por los responsables relevantes dentro de tu organización, para asegurar que solo persigas oportunidades que puedas ganar, que puedas entregar y que realmente te interesen en primer lugar.
2. Planifica tu estrategia para ganar
Si la decisión es perseguir la oportunidad, el siguiente paso es elaborar un plan para entregar la propuesta. ¿Cuál es la estrategia para ganar? ¿Quién es el equipo que creará la propuesta y cuáles son sus roles y responsabilidades? ¿Cuál es el plan de trabajo para crear y entregar la propuesta?
En esta etapa, es importante informar adecuadamente al equipo, establecer claramente las expectativas y reunirlos para crear la estrategia. Si es una oportunidad competitiva, intenta conocer a tus competidores y sé realista sobre tu posicionamiento en el mercado.
Si tienes personas en tu red que conozcan al comprador, haz algunos contactos. Investiga qué es lo importante para la organización compradora para recabar información de fondo: revisa los informes anuales, busca nuevas contrataciones en su equipo de liderazgo, averigua en qué noticias han aparecido últimamente.
Desarrollen juntos algunos temas clave de victoria — afirmaciones sobre por qué tu equipo debe ser seleccionado basadas en lo que le importa al comprador o al responsable de la decisión — y construyan un proceso para incorporar estos temas a lo largo de toda la propuesta.
Por último, tendrás que acordar un enfoque general para el proyecto propuesto así como un plan de trabajo para desarrollar la propuesta en sí.
Asegúrate de que el equipo encargado de la propuesta pueda dedicar el tiempo necesario para crearla, para no quedarte colgado a medida que se acerque la fecha de entrega. Establece una cadencia de reuniones para revisar el progreso y colaborar en el contenido. ¡Trátalo como la planificación de un proyecto!
3. Crea un enfoque sólido y el documento de propuesta
Crear la propuesta en sí es un proceso iterativo que, en un mundo perfecto, ocurre en paralelo con un proceso de revisión iterativa. Esto ayuda a encontrar el equilibrio entre desarrollar el mejor enfoque posible y realizar comprobaciones constantes de la realidad con tus expertos.
Durante la creación de la propuesta, tus habilidades de gestión de proyectos serán un aporte valioso para cualquier equipo de propuestas. Como alguien capaz de liderar el proceso de alcance y estimación, mientras conviertes riesgos y ambigüedad en suposiciones, estás bien posicionado para aportar unidad a las diferentes y, a veces, conflictivas voces que encontrarás en el camino.
Mientras tanto, otros componentes de la propuesta deberán empezar a tomar forma:
- Habrá que seleccionar estudios de caso
- Habrá que buscar y adaptar biografías de los miembros propuestos del equipo
- Será necesario contactar con referencias para conseguir su consentimiento
- Habrá que informar a los nuevos colaboradores del equipo
- Las secciones de contenido deberán ser revisadas, editadas y unificadas para tener una sola voz y un mensaje coherente
4. Revisa iterativamente y haz tu debida diligencia
A medida que creas la propuesta, asegúrate de mostrar los borradores a tus revisores a lo largo del proceso: expón el alcance y el enfoque del proyecto a tus expertos en la materia, al equipo directivo, al equipo legal y especialmente a la persona que dará la aprobación final de la propuesta.
Como mencioné antes, esto se ejecuta mejor como un proceso iterativo: crea, revisa, repite. La razón de esto es doble: dejar la revisión para el final limitará la calidad de las observaciones que recibirás y corres el riesgo de que la propuesta no se apruebe para su entrega a menos que se realicen cambios drásticos de último minuto.
El método iterativo ayuda a generar consenso durante el proceso, prepara tu propuesta para la aprobación final y recopila aportes valiosos desde múltiples perspectivas que harán que tu propuesta sea lo más sólida posible.
5. Entrega y prepárate para los siguientes pasos
Entregar la propuesta es más que solo presionar enviar: necesitas una planificación sólida. No es el momento para ninguna ambigüedad. Revisa tres veces los requisitos de envío y asegúrate de los detalles logísticos. Corrige y revisa los números.
¿Es una entrega impresa? Si es así, ¿cuántas copias? ¿Quién imprime los sobres para el envío? Si es una entrega digital, prueba la exportación a PDF con suficiente antelación para asegurarte de que se pueda enviar por correo electrónico.
Una vez presentada la propuesta, asegúrate de recibir una confirmación de recepción. Y no te relajes demasiado — aquí no termina la historia. Estar preparado para los siguientes pasos es fundamental. Prepara al equipo para presentaciones orales o posibles preguntas de aclaración.
Actualiza el resumen según se negocie el alcance. Mantente al tanto del equipo propuesto para saber si estarán disponibles cuando comience el proyecto.
¡Como en cualquier proyecto, este proceso no siempre sale perfecto! Si quieres superar u evitar los desafíos comunes de las propuestas, considera hacerte miembro de DPM y tomar nuestro Mini-curso de Maestría en Propuestas de Proyectos!
Ejemplo de una propuesta de proyecto
Como se mencionó antes, la estructura y el contenido exactos de tu propuesta de proyecto variarán según la oportunidad y los requisitos de la solicitud. Sin embargo, el mejor consejo que puedo darte es estructurar tu propuesta en función de lo que le interesa a tu audiencia, y no de lo que te interesa a ti.
Cada sección debe apoyar un conjunto coherente de temas clave. Investiga y obtén una comprensión de lo que es importante para los interesados y quienes toman decisiones del proyecto, así como para la organización en general.
Plantilla de propuesta de proyecto
Descarga tu plantilla aquí y utiliza esta guía mientras la completas: los consejos de este artículo te ayudarán a crear una propuesta de proyecto sólida como una roca.
Lo anterior no debería utilizarse como una plantilla definitiva de propuesta de proyecto, así que pensé en mostrarte un esquema de propuesta de proyecto que considero bastante típico para una propuesta corta dirigida a un público ejecutivo. Estos son los parámetros:
- El comprador recibirá la propuesta para su lectura previa, pero podremos presentársela.
- El comprador está compuesto por varios ejecutivos que representan diferentes partes del negocio.
- No es un cliente nuevo. Tenemos una relación existente con el comprador y nos ha solicitado esta propuesta.
- El comprador quiere escuchar qué haremos por ellos más que conocer nuestras credenciales.
Aquí tienes una estructura de ejemplo basada en esos parámetros:
1. Resume tu propuesta y credenciales en una breve introducción o resumen ejecutivo
La primera página no necesariamente será la primera que lea el destinatario, pero un resumen ejecutivo te ayudará a transmitir tus puntos clave a quienes solo planean leer la primera página y el precio.
Usa 1-2 frases para explicar cada uno de los siguientes puntos clave: tu comprensión del reto, tu enfoque, por qué tu equipo es el adecuado, cómo trabajarás con su equipo y los próximos pasos.
2. Demuestra tu comprensión del problema o reto
Al pasar al cuerpo de la propuesta, a menudo es buena idea comenzar reformulando el problema y el contexto del proyecto.
Mi razonamiento es que probablemente tus lectores quieran escuchar sobre ellos primero, no sobre ti. Más allá de demostrar tu comprensión, intenta reflejar un entendimiento de cómo funciona el negocio del cliente, así como las implicaciones más amplias del proyecto.
Deja claro que comprendes el alcance y los objetivos del proyecto propuesto—expón tus suposiciones.
3. Describe a alto nivel cómo tu enfoque resolverá el problema
Cuando quieras ir directo al grano, es bueno continuar tras tu comprensión del reto con una visión de cómo planeas superarlo.
Esto suele ser una descripción general de tu enfoque que responde más al “por qué” que al “qué” o “cómo”. Normalmente destacaremos el valor para el negocio de nuestro enfoque y los resultados específicos que lograremos para el cliente en relación con su solicitud.
Presenta una visión general de alto nivel de tu enfoque y explica el “por qué” de tu decisión de adoptar ese método.
4. Detalla tu enfoque y el plan del proyecto
Para este formato más breve, queremos mostrar nuestro plan solo con la suficiente precisión para iniciar una conversación (pero asegúrate de tener todas las respuestas detalladas cuando lo presentes).
A menudo esto incluirá un cronograma general con fases clave, hitos y entregables o resultados. Puede incluir un diagrama de Gantt o simplemente una descripción de periodos de tiempo más amplios. Suele plantearse en el contexto del valor que generaremos (el “por qué”), no solo de lo que haremos (el “qué” y el “cómo”).
5. Presenta al equipo: quién hará qué y por qué son los mejores para el trabajo
Para algunos clientes, el equipo es tan importante como el enfoque. Si cuentas con un equipo sólido y calificado, destaca las credenciales específicas que los convierten en los mejores para este trabajo y describe qué aportarán al proyecto.
6. Demuestra que ya lo has hecho antes
Los estudios de caso relevantes pueden aumentar el poder de persuasión de tu propuesta. Los estudios de caso irrelevantes solo pueden generar confusión. Si es posible, incluye estudios de caso que cumplan al menos dos de los siguientes criterios, y no dudes en indicar explícitamente por qué el estudio de caso es relevante para tus lectores:
- Un proyecto con un alcance o enfoque similar
- Un proyecto realizado para un tipo de organización similar y a una escala comparable
- Un proyecto que haya contado con el mismo equipo que propones
- Un proyecto para el cual tengas una referencia sólida, de alto nivel y contactable
7. Expón tus supuestos y lo que necesitarás de tus lectores para tener éxito
En esta etapa, probablemente no quieras asustar a tu comprador con supuestos demasiado detallados, pero sí debes comunicar la base de tu estimación y, al mismo tiempo, sentar las bases de lo que vas a necesitar de tu comprador para lograr el éxito.
Te recomiendo incluir una sección de “Lo que necesitaremos de ustedes” que contemple aspectos como acceso a datos e investigaciones previas, un punto de contacto dedicado a lo largo del proyecto, acceso a sistemas y documentación, participación del equipo en sesiones de planificación y revisión quincenales, etc.
8. Expón el coste en el contexto del valor
Un gran error que cometí frecuentemente al inicio de mi carrera fue simplemente poner el desglose de costes en una página sin contexto alguno.
Los compradores siempre tendrán alguna reacción al precio, y la mejor forma de contrarrestar esto es presentar el coste en relación con el valor. Resume el acuerdo en esta página: lo que tu comprador solicitó, el valor que entregarás y después el coste por ese valor.
9. Si corresponde, incluye información adicional como anexo
Si hay detalles que quieras incluir solo para determinados lectores como complemento, ponlos en un anexo y etiquétalo claramente.
Esto puede incluir contenido de liderazgo intelectual, una descripción detallada de tu metodología, un resumen de tu empresa y su estructura de gestión, estados financieros, tu enfoque de sostenibilidad y responsabilidad corporativa, premios, etc.
Puede que estos sean importantes para algunos lectores, pero no son esenciales para tu argumento. No sobrecargues innecesariamente a tus lectores.
Consejo de expertos: cómo hacer que tu propuesta de proyecto destaque
No ocultes tu presupuesto entre los entregables
Jason Swenk, quien presume una impresionante tasa de aceptación del 80% en sus propuestas, también recomienda separar la parte de precios de la sección de entregables de tu propuesta.
Hablar del precio puede ser incómodo, pero merece su propia sección. Si lo mezclas junto a los entregables, estarás desviando la atención del cliente de lo que puedes lograr por él. Lo que quieres es que el cliente imagine lo que podéis lograr juntos, no cuánto cuesta tu propuesta para su presupuesto.
Demuestra tu valía a tu cliente con éxitos pasados
El coach empresarial Nathan Ingram dice que las propuestas no deben incluir trabajo "específico". "Nunca harías un diseño preliminar de una página de inicio para un cliente antes de que te haya pagado, ¿verdad?" Si un cliente quiere una prueba de tu competencia, proporciona ejemplos y referencias en su lugar.
Ponle un precio al problema de tu cliente
Sé persuasivo. En una conferencia del Project Management Institute en 2009, Eddie Merla dijo que, "a veces el concepto puede estar bien planteado, pero la justificación para el proyecto es débil."
Necesitas construir un argumento convincente de prueba de concepto para avanzar con el proyecto. Una forma de abordar esto es asignar un valor monetario al problema. Los clientes estarán mucho más motivados para avanzar si creen que el problema actual les está costando dinero.
¿Qué opinas?
¿Quieres conectarte con otros gestores de proyectos digitales para compartir recursos y mejores prácticas? Únete a nuestra comunidad de miembros y obtén acceso a más de 100 plantillas, ejemplos y muestras, y conéctate con cientos de otros gestores de proyectos digitales en Slack.
