Cómo redactar una propuesta de proyecto (con un ejemplo concreto)
Es una escena familiar tan antigua como los propios proyectos y las propuestas de proyecto: gestores de proyectos arrancándose los cabellos porque el equipo de ventas vendió algo imposible de realizar, mientras los comerciales hacen lo mismo porque el plan que el equipo preparó es demasiado caro para ganar el trabajo.
Durante mucho tiempo, muchos hemos aceptado esto como el orden natural de las cosas. Pero estoy aquí para decirte que no tiene por qué ser así.
En este artículo, vamos a unir fuerzas opuestas y equipar al gestor de proyectos que hay en ti con las herramientas para diseñar una propuesta de proyecto o de negocio tan atractiva como viable de entregar.
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Después de leer este artículo, podrás:
- Remangarte y sumergirte con confianza en cualquier fase del ciclo de vida de una propuesta de proyecto
- Actuar como puente entre tu equipo de ventas y tus equipos de entrega
- Ganar el respeto y la confianza de tus colegas de desarrollo de negocio sin perder el respeto y la confianza de tus compañeros de gestión de proyectos.
Herramientas Para Propuestas de Proyecto
Aquí tienes una lista de algunos software útiles para propuestas de proyectos; estas son algunas de las mejores herramientas para redactar propuestas rápidamente y gestionar el proceso de aprobación.
Ofrecen mucha más funcionalidad que una simple plantilla de propuesta y están diseñadas para ayudar a los equipos de ventas y gestión de cuentas a responder a RFP, crear cotizaciones, firmar documentos en línea y gestionar aprobaciones y contratos.
Para más opciones, consulta esta lista de software para RFP.
Independientemente de si usas o no software de propuestas de negocio, aún necesitas saber cómo escribir una propuesta. Sigue leyendo para aprender qué incluir en una propuesta y cómo escribir una.
¿Qué es una Propuesta de Proyecto?
Para nuestros propósitos, definamos una propuesta de proyecto como un documento que será presentado a un patrocinador interno, cliente o potencial cliente, que fundamenta la razón para que tu equipo entregue un programa de servicios o un alcance de trabajo.
La propuesta es importante porque demuestra por qué tu proyecto es el más adecuado para el cliente. La propuesta ocurre antes de que comience el proyecto, normalmente después de una serie de conversaciones entre tú y el cliente.
A veces responderás a una solicitud de propuesta (RFP) y competirás con otras organizaciones por la atención de tu potencial cliente.
¿Cómo elijo el formato adecuado para la propuesta?
El formato de una propuesta puede variar mucho según la naturaleza del nuevo proyecto y la formalidad del proceso de propuesta. Algunas propuestas son simplemente correos electrónicos bien redactados, mientras que otras son solo una gran hoja de cálculo para rellenar.
El mejor consejo que puedo darte es el siguiente: si se ha especificado un formato de propuesta (por ejemplo, es un requisito en la RFP), usa ese formato. Claro, un panfleto que se despliega en un mapa mental gigante en la pared puede hacerte memorable, pero podría descalificarte.
De lo contrario, te recomiendo que investigues a tu audiencia para tratar de saber si prefieren brevedad y conversación, o una narrativa en profundidad. Lo primero puede requerir una presentación corta de 5-10 diapositivas. Lo segundo puede exigir un documento mucho más extenso y estructurado en capítulos.
Cómo Escribir una Propuesta de Proyecto en 5 Pasos
En cuanto te pidan liderar o apoyar una propuesta, la parte de gestión de proyectos de tu cerebro probablemente se fije casi de inmediato en dos objetivos: presentar la propuesta a tiempo y asegurarse de que la propuesta refleje algo que tus compañeros y equipos puedan entregar realmente.
Instintivamente buscarás tus documentos de procesos, estrategias de gestión de riesgos y listas de chequeo de lanzamiento, pero te encuentras en territorio desconocido.
La buena noticia es que, cuando una propuesta está bien hecha, tiene un ciclo de vida parecido al ciclo de vida de un proyecto. El proceso de la propuesta normalmente funciona así:
El proceso para crear una propuesta exitosa puede dividirse en 5 pasos básicos.
1. Evalúa si la oportunidad es adecuada
El primer paso es identificar oportunidades para las que puedas desarrollar un caso de negocio sólido que también sean un buen encaje para el equipo.
Las oportunidades pueden identificarse externamente (como a través de una solicitud de propuesta emitida por el comprador) o internamente (por ejemplo, cuando un equipo de cuentas o de entrega ve la necesidad de un proyecto y quiere proponerse para realizarlo proactivamente). Pero la verdadera habilidad está en el proceso de calificación.
Para calificar una oportunidad, es necesario revisar los requisitos en profundidad y evaluarla en función de las capacidades, cultura y estrategia de tu organización. Muchos equipos de ventas utilizan una matriz o una ficha de calificación para evaluar cuantitativamente y priorizar oportunidades.
Estas hojas de puntuación pueden incluir preguntas sobre la capacidad de ganar, la viabilidad y el atractivo de la oportunidad, y usarlas para obtener una puntuación numérica.
En general, la idea es usar el proceso de calificación para informar una decisión de ir o no ir sobre perseguir o no la oportunidad.
Esta decisión debe tomarla el equipo directivo correspondiente de tu organización para asegurarse de que solo están siguiendo oportunidades que se puedan conquistar, que sean entregables y que realmente se quieran asumir desde el principio.
2. Planifica tu estrategia para ganar
Si la decisión es seguir adelante con la oportunidad, el siguiente paso es definir el plan para desarrollar la propuesta. ¿Cuál es la estrategia para ganar? ¿Quién es el equipo que elaborará la propuesta y cuáles son sus roles y responsabilidades? ¿Cuál es el plan de trabajo para crear y presentar la propuesta?
En esta etapa, es importante informar adecuadamente al equipo, establecer expectativas claras y reunir a todos para crear la estrategia. Si se trata de una oportunidad competitiva, procura investigar a tus competidores y ser realista sobre tu posición en el mercado.
Si tienes contactos en tu red que conocen al comprador, busca acercamiento. Investiga qué es importante para la organización compradora para obtener información de contexto: revisa los informes anuales, consulta nuevas contrataciones en su equipo directivo, averigua en qué noticias han aparecido recientemente.
Desarrolla algunos temas clave de venta —declaraciones sobre por qué tu equipo debería ser seleccionado en función de lo que le interesa al comprador o al tomador de decisiones— y establece un proceso para integrar estos temas a lo largo de tu propuesta.
Por último, deben acordar un enfoque general para el proyecto propuesto, así como un plan de trabajo para desarrollar la misma propuesta.
Asegúrate de que el equipo que desarrolla la propuesta pueda dedicar el tiempo necesario para elaborarla, para no quedarte sin apoyo cuando se acerque la fecha de entrega. Establece una secuencia de reuniones para revisar avances y colaborar en el contenido. ¡Trátalo como la planificación de un proyecto!
3. Crea un enfoque sólido y un documento de propuesta
Crear la propuesta es un proceso iterativo que —en el mejor de los casos— sucede en paralelo con revisiones constantes. Esto ayuda a encontrar el equilibrio entre desarrollar el mejor enfoque y realizar comprobaciones de realidad continuas con tus expertos.
Durante la creación de la propuesta, tus habilidades de gestión de proyectos serán de gran valor para cualquier equipo de propuesta. Como alguien que puede liderar el proceso de definición de alcance y estimación, transformando riesgos y ambigüedad en suposiciones, estarás en una posición privilegiada para unificar las diversas, y a veces contradictorias, opiniones durante el proceso.
Mientras tanto, otros componentes de la propuesta tendrán que empezar a formarse:
- Los casos de estudio deberán seleccionarse cuidadosamente
- Las biografías de los miembros propuestos del equipo tendrán que ser recopiladas y adaptadas
- Deberás contactar referencias para obtener su consentimiento
- Los nuevos colaboradores del equipo deberán ser informados
- Las secciones de contenido deberán ser revisadas, editadas y unificadas en una sola voz y un solo mensaje
4. Revisa de forma iterativa y haz tu diligencia debida
A medida que crees la propuesta, asegúrate de poner los borradores frente a tus revisores a lo largo del proceso: comparte el alcance y el enfoque del proyecto con tus expertos en la materia, tu equipo directivo, tu equipo legal y especialmente con la persona que dará la aprobación final de la propuesta.
Como mencioné anteriormente, este proceso se ejecuta mejor como un ciclo iterativo: crea, revisa, repite. La razón de esto es doble: dejar la revisión hasta el final limitará la calidad del feedback que recibirás y corres el riesgo de que la propuesta no sea aprobada para su entrega a menos que se hagan cambios drásticos de última hora.
El método iterativo ayuda a construir consenso a lo largo del proceso, prepara tu propuesta para la aprobación final y recoge valiosos aportes desde múltiples perspectivas que harán que tu propuesta sea lo más sólida posible.
5. Entrega y prepárate para los próximos pasos
Entregar la propuesta es más que simplemente hacer clic en enviar: necesitas una planificación sólida. Aquí es precisamente donde no quieres ninguna ambigüedad. Verifica tres veces los requisitos de entrega y confirma la logística. Revisa la ortografía y verifica las cifras.
¿Es una entrega impresa? Si es así, ¿cuántas copias? ¿Quién imprimirá los sobres para el envío? Si es una entrega digital, prueba la exportación a PDF con suficiente antelación para asegurarte de que se podrá enviar por correo electrónico.
Una vez enviada la propuesta, asegúrate de obtener una confirmación de recibo. Y no te relajes demasiado, — aquí no termina la historia. Estar preparado para los siguientes pasos es fundamental. Prepara al equipo para presentaciones orales o posibles preguntas de aclaración.
Actualiza el briefing a medida que se negocie el alcance. Haz un seguimiento de los miembros propuestos para el equipo para saber si estarán disponibles cuando arranque el proyecto.
¡Como cualquier proyecto, este proceso no siempre sale perfecto! Si buscas superar o evitar los desafíos más habituales en propuestas, considera hacerte miembro de DPM y tomar nuestro Mini-curso de Maestría en Propuestas de Proyectos!
Ejemplo de una propuesta de proyecto
Como mencioné antes, la estructura exacta y el contenido de tu propuesta de proyecto variará en función de la oportunidad y los requisitos que exijan. Sin embargo, el mejor consejo que puedo dar es estructurar tu propuesta en función de lo que le importa a tu audiencia, más que de lo que te importa a ti.
Cada sección debe orientarse hacia un conjunto coherente de temas ganadores. Investiga y comprende qué es importante para los grupos de interés del proyecto y los responsables de la toma de decisiones, así como para la organización en general.
Plantilla de Propuesta de Proyecto
Descárgala aquí y utiliza esta guía mientras la completas: los consejos de este artículo te ayudarán a crear una propuesta de proyecto imbatible.
Lo anterior no debe considerarse una plantilla definitiva de propuesta, así que voy a mostrarte una estructura de propuesta que considero un ejemplo bastante típico de formato corto para una audiencia ejecutiva. Estos son los parámetros:
- El comprador recibirá la propuesta como lectura previa, pero tendremos la oportunidad de presentarla.
- El comprador está compuesto por varios ejecutivos que representan distintas áreas del negocio.
- No es un cliente nuevo. Ya tenemos una relación establecida con el comprador y nos ha solicitado esta propuesta.
- El comprador quiere saber más sobre lo que haremos por él que sobre nuestras credenciales.
Aquí tienes una estructura de ejemplo basada en los parámetros anteriores:
1. Resume tu propuesta y credenciales en una introducción o resumen ejecutivo conciso
La primera página no es necesariamente la que se leerá primero, pero un resumen ejecutivo servirá para trasladar tus puntos clave a quien solo planea leer la primera página y el precio.
Utiliza 1-2 frases para explicar cada uno de los siguientes puntos clave: tu comprensión del reto, tu enfoque, por qué tu equipo es el adecuado, cómo trabajarás con el equipo del cliente y los siguientes pasos.
2. Demuestra tu comprensión del problema o reto
Al pasar al cuerpo de la propuesta, a menudo resulta útil iniciar con una redefinición del problema y el contexto del proyecto.
Mi razonamiento es que probablemente tus lectores quieran saber primero sobre sí mismos, no sobre ti. Más allá de demostrar tu comprensión, intenta reflejar un entendimiento de cómo funciona el negocio del comprador, así como de las implicaciones más amplias del proyecto.
Deja claro que entiendes el alcance y los objetivos del proyecto propuesto—expón tus supuestos.
3. Describe a Nivel General Cómo Tu Enfoque Resolverá el Problema
Cuando quieres ir directo al grano, es bueno seguir tu explicación del desafío con una visión propuesta de cómo vas a superar ese reto.
Normalmente, esta es una descripción general de tu enfoque que responde más al “por qué” que al “qué” o “cómo”. Por lo general, destacamos el valor de negocio de nuestro enfoque y qué resultados específicos buscaremos obtener para el comprador en relación a su solicitud.
Presenta una visión general de alto nivel de tu enfoque y explica el “por qué” detrás de tu decisión de adoptar ese método.
4. Describe Tu Enfoque y el Plan del Proyecto en Detalle
Para este formato más breve, queremos mostrar nuestro plan solo con el nivel de detalle suficiente para iniciar una conversación (¡pero asegúrate de tener todas las respuestas detalladas cuando lo presentes!).
A menudo esto incluirá una cronología general con fases clave, hitos y entregables o resultados. Esto puede incluir un diagrama de Gantt, o simplemente describir marcos temporales generales. Normalmente lo presentamos en el contexto del valor que generaremos (el “por qué”), y no solo lo que haremos (el “qué” y el “cómo”).
5. Presenta al Equipo: ¿Quién Hará Qué y Por Qué Son las Personas Idóneas para el Trabajo?
Para algunos compradores, el equipo es tan importante como el enfoque. Suponiendo que presentes un equipo fuerte y calificado, destaca las credenciales específicas que los convierten en los mejores para este trabajo y describe qué aportará cada uno al proyecto.
6. Demuestra Que Ya Lo Has Hecho Antes
Los casos de estudio relevantes pueden aumentar la capacidad de persuasión de tu propuesta. Los casos irrelevantes solo generan confusión. Si es posible, incluye estudios de caso que cumplan al menos dos de los siguientes criterios, y no dudes en indicar explícitamente por qué ese caso es relevante para tus lectores:
- Un proyecto con alcance/enfoque similar
- Un proyecto realizado para un tipo de organización similar y en escala comparable
- Un proyecto en el que participó el mismo equipo que propones ahora
- Un proyecto para el que tienes una referencia sólida, sénior y contactable
7. Expón Tus Supuestos y Lo Que Necesitarías de Tus Lectores Para Tener Éxito
En esta etapa, probablemente no querrás asustar a tu comprador con supuestos hiper-detallados, pero sí quieres comunicar la base de tu estimación mientras también preparas el terreno para lo que necesitas de tu comprador para tener éxito.
Recomendaría incluir una sección titulada “Lo que necesitamos de ti” que incluya elementos como acceso a datos y a investigaciones previas, un punto de contacto dedicado durante todo el proyecto, acceso a sistemas y documentación, participación del equipo en sesiones de planificación y revisión quincenales, etc.
8. Enmarca el Costo en el Contexto del Valor
Un gran error que cometía frecuentemente al principio de mi carrera era simplemente poner un desglose de costos en una página sin ningún contexto.
Los compradores inevitablemente tendrán algún tipo de reacción al precio, y la mejor manera de contrarrestarlo es enmarcar el costo utilizando su relación con el valor. Resume el acuerdo en esta página: qué pidió tu comprador, qué valor entregarás y luego el costo de ese valor.
9. Si Corresponde, Incluye Información Adicional en un Apéndice
Si hay detalles que quieres incluir para ciertos lectores y que son complementarios, ponlos en un apéndice y etiquétalos claramente.
Esto podría incluir contenido de liderazgo de pensamiento, una descripción detallada de tu metodología, una visión general de tu empresa y su estructura directiva, estados financieros, tu enfoque hacia la sostenibilidad y la responsabilidad corporativa, premios, etc.
Estos pueden ser importantes para algunos lectores, pero no son el núcleo de tu argumento. No sobrecargues innecesariamente a tus lectores.
Consejo de Expertos: Cómo Lograr que Tu Propuesta de Proyecto Destaque
No Sepultes tu Presupuesto Entre los Entregables
Jason Swenk, quien presume una impresionante tasa de aceptación del 80% en sus propuestas, también recomienda separar los precios de la sección de entregables de tu propuesta.
Hablar de precios puede ser incómodo, pero merece su propia sección. Si lo incluyes discretamente junto a los entregables, estarás desviando la atención del cliente de lo que puedes hacer por él. Quieres que el cliente imagine lo que pueden lograr juntos, no cuánto de su presupuesto costarás.
Demuestra tu Valor al Cliente con Éxitos Previos
El coach de negocios Nathan Ingram dice que las propuestas no deben incluir trabajos "especulativos". “Jamás harías un prototipo de la página de inicio para un cliente antes de que te haya pagado, ¿verdad?” Si un cliente quiere pruebas de tu competencia, proporciona ejemplos y referencias en su lugar.
Ponle un Precio al Problema de tu Cliente
Sé persuasivo. En una conferencia del Project Management Institute en 2009, Eddie Merla dijo que, “a veces el concepto puede estar debidamente enunciado, pero la justificación para el proyecto es débil.”
Necesitas construir un argumento convincente de prueba de concepto para avanzar con el proyecto. Una forma de abordar esto es asignar un precio al problema. Los clientes estarán mucho más motivados a avanzar si creen que el problema actual les está costando dinero.
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