Aspectos Clave a Considerar en Contratos de Proyecto y Documentos de Alcance
Cada gestor de proyectos quiere empezar con buen pie, eso es un hecho. Quieres entender exactamente lo que se espera que entregues y luego crear un plan de proyecto para que el equipo lo lleve a cabo.
Para lograr esto, necesitas saber cómo analizar los documentos de ventas. Es un paso fundamental en la fase de inicio del ciclo de vida del proyecto que te ayudará a lograr la alineación necesaria con los clientes y tu equipo de proyecto.
Si heredas un proyecto y no participaste en su definición, o si preparaste el alcance de un nuevo proyecto pero el cliente envió el contrato final del mismo, existe un alto riesgo de que se pierdan detalles en la traducción. Leer minuciosamente los documentos de ventas eliminará ambigüedades o te dará motivos para iniciar llamadas de seguimiento y obtener claridad a medida que avanzas en tu proyecto.
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La importancia de los documentos de ventas
¿Por qué deberías preocuparte por leer este tipo de documentos?
- Necesitas asegurarte de que la versión del contrato del cliente coincide con los detalles proporcionados en el alcance del trabajo o propuesta comercial de tu agencia.
- No estuviste involucrado en la definición del proyecto, por lo que necesitas asegurarte de que lo que escuchaste de tu equipo de ventas o cuentas coincide con lo que estipula el contrato (también podrías comprobarlo con lo que está documentado en el software de gestión de recursos de clientes).
- No sabes mucho sobre el proyecto, así que utilizas los documentos de ventas para recopilar detalles y entregables del proyecto.
- Necesitas asegurarte de que no haya requisitos ocultos que no se hayan tenido en cuenta en la cotización de tu empresa.
- Debes poder demostrarle al cliente que comprendes los parámetros del proyecto y que establecerás un plan para gestionarlos.
- Es tu trabajo mitigar los riesgos del proyecto.
Todo gestor de proyectos debería tener una buena dosis de escepticismo. Debes procurar identificar cualquier señal de alarma y anticiparte antes de que sea demasiado tarde. Así que, cuando planifiques e inicies tu proyecto, una de las primeras cosas que debes hacer es revisar la documentación de ventas. Normalmente, los documentos incluyen:
- La solicitud de propuesta (“RFP”) del cliente
- La propuesta de proyecto de tu agencia (a veces llamada presentación de proyecto o propuesta de ventas)
- El contrato financiero final firmado
Si puedes obtener los tres documentos, eso sería lo ideal. Si solo puedes leer uno, debe ser el contrato final: el que contiene las firmas. Este documento es legalmente vinculante y deberías familiarizarte con todos los detalles que contiene.
Independientemente del documento que estés leyendo, debes revisarlos buscando los mismos detalles. Estos detalles —temporización, información financiera, entregables o directrices de procesos— te ayudarán a elaborar el cronograma, definir el producto, gestionar el presupuesto o involucrar a tus principales interesados.
Las RFPs y los contratos pueden ser muy largos y a menudo están llenos de detalles técnicos o de gestión legal de proyectos que quizá no tengan mucho sentido para ti; está bien. Concéntrate, lee la letra pequeña y mantente atento a las palabras clave y frases que te interesan: cronograma, presupuesto, tiempos y términos relacionados con la logística.
¿Qué preguntas debo hacer?
Mientras revisas la RFP, las láminas de la propuesta y los detalles del contrato, aquí tienes una lista de comprobación de los ítems que deberías tener en cuenta. (¡Más preguntas clave de inicio aquí!)
Detalles del presupuesto
- ¿Cuál es el monto aprobado del presupuesto?
- ¿Cuál es la tarifa?
- ¿Está el presupuesto segmentado o asignado de alguna manera específica por fase o entregable (ej. rediseño versus soporte continuo posterior al lanzamiento)?
- ¿Cuántos códigos de trabajo necesitas configurar (ej. Rediseño, soporte, etc.)?
- ¿Existen costes de tramitación?
- ¿Hay un depósito o pago inicial?
- ¿Existe un número de orden de compra o contrato del que debas estar al tanto?
- ¿Cuáles son los detalles de facturación?
- ¿Es una tarifa fija o es por tiempo y materiales (u otro tipo de arreglo de facturación)?
- ¿Quién debe recibir la factura?
- ¿Cuáles son sus datos de contacto?
- ¿Cómo se debe entregar la factura (correo electrónico, copia física, etc.)?
- ¿Cuáles son los términos de pago?
- ¿Hay notas específicas que el cliente requiera en la factura?
Detalles del Cronograma
- ¿Se menciona en algún lugar del documento una fecha de inicio o de entrega?
- ¿El documento hace suposiciones sobre las fases o hitos del proyecto y cuándo deben completarse?
- ¿Se mencionan factores clave de cronograma (ej. el proyecto debe lanzarse antes del inicio del año escolar académico)?
- ¿Existen penalizaciones o consideraciones por no cumplir con los hitos programados?
Funcionalidades
- ¿Existe una lista de funcionalidades obligatorias?
- ¿Qué indica el alcance sobre lo que forma parte del proyecto y lo que debe incluirse en el sitio web final?
- ¿Se asume que aprovecharás código o recursos de otro proyecto o que construirás algo de cierta manera?
- ¿Hay expectativas establecidas o objetivos del proyecto indicados sobre cómo debe funcionar o verse el proyecto?
- ¿El proyecto necesita integrarse con algún otro servicio o plataforma?
- ¿Se mencionan expectativas de accesibilidad o cumplimiento de seguridad?
- ¿Hay funcionalidades o requisitos con los que no tienes confianza en que los miembros de tu equipo puedan cumplir?
Logística
- ¿Existen suposiciones sobre la dinámica del equipo o sobre quién toma las decisiones?
- ¿El alcance dice algo sobre el uso de recursos internos para la producción?
- ¿Se asume que usarás cierto software o herramientas de gestión de proyectos para colaborar?
- ¿Existen revisiones o aprobaciones especiales que deban incluirse en tu hoja de ruta (ej. revisión del ayuntamiento, proceso legal o regulatorio, aprobación del consejo directivo, revisión de patrocinador ejecutivo, etc.)?
- ¿Cuánto tiempo podrían demorar estas revisiones?
- ¿Se proporcionan pautas de presentación o necesitas hacer seguimiento para obtenerlas?
- ¿Existen dependencias por tu parte o por parte del cliente que deban ser tomadas en cuenta?
- ¿Hay otros proveedores externos indicados con los que puedas tener que interactuar?
Una nota importante es que puede haber habido una serie de negociaciones durante el ciclo de ventas que podrían hacer que el RFP o la presentación estén desactualizados para cuando se acuerde el presupuesto y el contrato final.
Por favor, coordina con tu equipo de ventas o cuentas (las herramientas de colaboración para ventas son excelentes para esto) para identificar cuál es el documento más actualizado. En caso de duda, da prioridad siempre al documento que tenga firmas y fechas.
¿Qué sigue?
Si todavía no has establecido una relación con tu equipo de ventas o cuentas, usa este proceso de revisión de documentos como una manera de entrar y participar más en el proceso de ventas. Si necesitas más motivación, lee el blog de Galen Low sobre por qué las propuestas son importantes o sus consejos para crear propuestas exitosas.
Que los gestores de proyectos comprendan bien los documentos financieros será útil no solo para ti sino para todo el equipo en la etapa de planificación. ¡Arremángate, revisa la letra pequeña y obtén todos los detalles que necesitas para avanzar con confianza!
