Cómo formar un equipo para propuestas: roles y responsabilidades
El equipo adecuado para la propuesta suele ser tan importante como la propuesta en sí. En mi experiencia, no existe una estructura de equipo "correcta" para un equipo de propuestas, y los roles y responsabilidades pueden variar considerablemente. De hecho, un equipo de propuestas puede adoptar muchas formas y tamaños dependiendo de la naturaleza de la oportunidad y el proceso de propuesta utilizado.
Sin embargo, lo único que sí puedo decir con certeza es que existe una estructura de equipo "incorrecta": cualquier configuración en la que no haya suficiente cobertura para hacer lo necesario y lograr que la propuesta llegue a la meta. Así que veamos qué tipo de cobertura podrías necesitar.
¿Qué roles podría necesitar en un equipo de propuestas?
Sé que dije que no hay una estructura de equipo "correcta", pero a veces solo necesitas un punto de partida. A continuación te presento un ejemplo de un típico equipo de propuestas con el que trabajaría en una agencia o consultoría para contratos que oscilan entre $500,000 y $2.5M (USD). Estos roles pueden variar de una organización a otra y de una oportunidad a otra, pero puede servirte como base si este territorio es nuevo para tu equipo.
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Tu equipo de propuestas puede incluir algunos o todos los roles mencionados aquí, dependiendo del tamaño de tu organización.
¿Por qué es importante tener un gestor de propuestas?
Hay un rol que mencioné anteriormente que pasé por alto: el Gestor de Propuestas.
Si tu organización se toma en serio la captación de nuevos negocios (¡y debería hacerlo!), contar con un gestor de propuestas se vuelve realmente importante. Aquí está el asunto: las propuestas son en realidad proyectos que necesitan ser gestionados. Tener un Gestor de Propuestas puede reducir enormemente la posibilidad de fallar por presentar fuera de plazo, por enviar una propuesta descartada por incumplimiento del proceso RFP o por presentar una propuesta de baja calidad, o cualquiera de los otros riesgos que podrían hacer que tu propuesta fracase.
Algunos de los valores específicos que puede aportar un Gestor de Propuestas son, por ejemplo, una matriz de cumplimiento para el seguimiento de los requisitos de presentación, la asignación y la programación de los colaboradores, y la creación y supervisión del cronograma de entrega.
Sin alguien que asuma el rol de Gestor de Propuestas, recibirás comentarios a último minuto, habrá falta de claridad sobre quién hace qué, desconexión entre interpretaciones de los requisitos de la propuesta, vacíos en tu propuesta que solo notarás el día anterior a la entrega y, en general, un incremento del estrés.
Y sí, ¡hablo desde dolorosas experiencias propias!
Cómo asegurar la cobertura
Independientemente de la estructura de tu equipo de propuestas, necesitas asegurarte de que tu equipo cuente con la cobertura necesaria. Para lograrlo, puedes recurrir a tu caja de herramientas de gestión de proyectos y trabajar con tu equipo para desarrollar una matriz RACI o una lista de verificación de cobertura.
Básicamente, el equipo debería hacer una lluvia de ideas de todas las tareas necesarias para presentar la propuesta y asignar un responsable para cada una (la persona encargada). Si al terminar te quedan tareas sin responsable, ahí es donde necesitas reforzar tu equipo o pedir a alguien que asuma esas responsabilidades.
Una lista de verificación de cobertura de propuestas ayuda a los gestores de proyectos a asegurarse de que todo está cubierto antes de enviar una propuesta.
Reclutamiento y formación del equipo de propuestas
Otro aspecto igualmente importante es cómo reclutas y preparas al equipo. Aquí tienes algunos consejos si eres quien debe encargarse de reclutar al equipo.
- Asegúrate de incluir todas las perspectivas relevantes. No dejes fuera al equipo de UX o al de QA pensando que lograrás una propuesta realista y competitiva sin ellos.
- Asegúrate de que tus líderes clave se sientan cómodos estimando en medio de cierta ambigüedad. Un equipo de estimación que espera tener todas las respuestas quedará muy decepcionado.
- De igual manera, incluye a personas que nunca han participado en una propuesta para obtener una perspectiva fresca y brindarles una oportunidad de aprendizaje.
- Si tienes personas en tu organización que conocen al comprador o tienen experiencia entregando un alcance similar, busca la manera de involucrarlas.
En cuanto a la preparación de los miembros del equipo, aquí algunas buenas prácticas:
- Comienza un Resumen de Oportunidad durante la etapa de planificación que contenga detalles sobre el comprador, la declaración del problema, el alcance de la solicitud, riesgos clave y las fechas importantes relevantes para la presentación.
- Utiliza siempre el Resumen de Oportunidad para proporcionar contexto y enriquecer la conversación al informar a nuevos miembros del equipo. Comparte una copia con ellos de antemano para que tengan la oportunidad de formular preguntas y anímales también a consultarlo mientras trabajan en sus partes de la propuesta.
- Continúa agregando detalles a tu Resumen de Oportunidad a medida que estén disponibles durante el proceso de ventas: tus temas de victoria, el alcance o enfoque general, el equipo propuesto, el rango objetivo de presupuesto, etc.
- Cuando acepten tu propuesta y el proyecto sea aprobado, convierte el Resumen de Oportunidad en el Resumen del Proyecto para tener continuidad de la información y evitar "reinventar la rueda".
Consejo:
¿Buscas consejos sobre cómo informar debidamente a los miembros del equipo para que todos estén alineados con la visión y el alcance del proyecto o la propuesta? ¡Únete a nuestra comunidad hoy y toma nuestro taller para dominar los informes de proyectos!
¿Qué opinas?
¿Tienes una estructura de equipo sólida que genere resultados repetibles? ¿Qué historias tienes para compartir sobre equipos de propuestas y cuando las cosas se han desviado versus cuando han fluido sin problemas? Más allá de los roles y responsabilidades, ¿cuáles son las habilidades blandas y dinámicas de equipo que te han llevado al éxito? ¡Cuéntame en los comentarios!
Para más consejos sobre propuestas, consulta los principales consejos de Galen Low para obtener propuestas ganadoras.
