Cómo Formar Un Equipo de Propuesta: Roles y Responsabilidades
El equipo adecuado para propuestas es, a menudo, tan importante como la propuesta en sí. En mi experiencia, no existe una estructura de equipo “correcta” para un equipo de propuestas y los roles y responsabilidades dentro del equipo pueden variar bastante. De hecho, un equipo de propuestas puede adoptar muchas formas y tamaños dependiendo de la naturaleza de la oportunidad y del proceso de propuesta que se esté utilizando.
Sin embargo, lo que sí puedo decir con certeza es que hay una estructura de equipo “incorrecta”: cualquier configuración en la que no haya suficiente cobertura para hacer lo necesario y llevar la propuesta hasta la meta. Así que vamos a ver qué tipo de cobertura podrías necesitar.
¿Qué roles podría necesitar en el equipo de propuestas?
Sé que dije que no existe una estructura de equipo “correcta”, pero en ocasiones solo necesitas un punto de partida. A continuación, se muestra un ejemplo de un típico equipo de propuestas con el que trabajaría en una agencia o consultoría para contratos de entre $500,000 y $2.5M (USD). Esto variará de una organización a otra y de una oportunidad a otra, pero podría darte una buena base si esta es una nueva área para tu equipo.
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Tu equipo de propuestas podría incluir algunos o todos los roles aquí listados, dependiendo del tamaño de tu organización.
¿Por qué es importante tener un gestor de propuestas?
Hay un rol que mencioné anteriormente y pasé un poco por alto: el Gestor de Propuestas.
Si tu organización se toma en serio la obtención de nuevos negocios (¡como debería!), tener un gestor de propuestas se vuelve realmente importante. El punto es el siguiente: las propuestas en realidad son proyectos que necesitan ser gestionados. Contar con un Gestor de Propuestas puede reducir en gran medida la probabilidad de fracaso, evitando entregar tarde o presentar una oferta descalificada por no cumplir con el proceso de RFP, o una propuesta de baja calidad, o cualquiera de los otros riesgos que podrían hacer que tu propuesta sea un fracaso.
Parte del valor específico que un Gestor de Propuestas puede aportar incluye cosas como una matriz de cumplimiento para el seguimiento de los requisitos de la propuesta, asignación y programación de colaboradores, y la creación y supervisión del cronograma de entrega.
Sin alguien que lleve el sombrero de Gestor de Propuestas, recibirás comentarios en el último minuto, faltará claridad sobre quién hace qué, habrá desconexiones entre interpretaciones de los requisitos de la propuesta, lagunas en tu propuesta que solo descubrirás el día anterior a la entrega y, en general, aumentará el estrés.
Y, sí, ¡lo digo por mi propia dolorosa experiencia!
Cómo asegurar la cobertura
Independientemente de la estructura de tu equipo de propuestas, debes asegurarte de que tu equipo tenga la cobertura adecuada. Para ello, puedes recurrir a tu caja de herramientas de gestión de proyectos y trabajar con tu equipo para desarrollar un diagrama RACI o lista de verificación de cobertura.
En resumen, el equipo deberá hacer una lluvia de ideas sobre todo lo que hay que hacer para entregar la propuesta y asignar un responsable a cada tarea (la persona encargada). Si al terminar tienes algún hueco, ahí es donde debes fortalecer tu equipo o conseguir que alguien asuma esas responsabilidades.
Una lista de verificación de cobertura ayuda a los gestores de proyectos a asegurarse de que todo está cubierto antes de enviar una propuesta.
Reclutamiento y construcción del equipo de propuestas
Otro aspecto igualmente importante es cómo reclutas y pones al tanto al equipo. Aquí tienes algunos consejos si eres la persona responsable de conformar tu equipo.
- Asegúrate de incluir todas las perspectivas relevantes. No dejes fuera al equipo de UX o de QA y pienses que podrás elaborar una propuesta competitiva y realista sin ellos.
- Asegúrate de que tus líderes clave estén cómodos estimando incluso ante cierta ambigüedad. Un equipo encargado de estimaciones que espere tener todas las respuestas terminará muy decepcionado.
- Asimismo, incorpora a personas que nunca hayan elaborado una propuesta antes para conseguir una perspectiva nueva y, de paso, crear una oportunidad de aprendizaje para ellas.
- Si en tu organización hay personas que conocen al comprador o tienen experiencia entregando un alcance similar, busca la manera de involucrarlas.
En cuanto a informar y poner al tanto a los miembros del equipo, aquí tienes algunas buenas prácticas:
- Comienza un Resumen de Oportunidad durante la etapa de planificación que contenga detalles sobre el comprador, la definición del problema, el alcance de la solicitud, los riesgos clave y las fechas relevantes para la entrega.
- Utiliza siempre el Resumen de Oportunidad para proporcionar contexto y enriquecer la conversación cuando informes a nuevos miembros del equipo. Comparte una copia con ellos de antemano para que tengan la oportunidad de formular preguntas y anímales también a consultarlo mientras trabajan en sus partes de la propuesta.
- Continúa agregando detalles a tu Resumen de Oportunidad a medida que estén disponibles durante el proceso de ventas: tus temas ganadores, el alcance general o el enfoque, el equipo propuesto, el rango de presupuesto objetivo, etc.
- Cuando tu propuesta sea aceptada y el proyecto aprobado, convierte el Resumen de Oportunidad en el Resumen del Proyecto para garantizar la continuidad de la información y evitar reinventar la rueda.
Consejo:
¿Buscas consejos sobre cómo informar correctamente a los miembros del equipo para que todos estén alineados con la visión y el alcance del proyecto o la propuesta? ¡Únete hoy mismo a nuestra comunidad y participa en nuestro taller Experto en Informes de Proyectos!
¿Qué opinas?
¿Tienes una estructura de equipo sólida que produce resultados repetibles? ¿Qué historias tienes para compartir sobre equipos de propuestas y cuando las cosas se complicaron frente a cuando todo fluyó bien? Más allá de los roles y responsabilidades, ¿cuáles son las habilidades blandas y dinámicas de equipo que te han llevado al éxito? ¡Déjame tus comentarios!
Para más consejos sobre propuestas, echa un vistazo a los mejores consejos de Galen Low para propuestas ganadoras.
