El proceso de gestión de recursos en proyectos: Guía experta en 5 pasos

En el ecosistema más amplio de la gestión de proyectos, actúa como un puente entre la estrategia del proyecto y la ejecución al alinear la capacidad organizacional con las demandas del proyecto.

El proceso de gestión de recursos de un proyecto

En mis 13 años de experiencia, he determinado cuáles son, en la práctica, las cinco etapas o procesos involucrados en la gestión de recursos (a diferencia de las seis etapas que describe el PMBOK). Estas incluyen:

1. Planificación de recursos
2. Estimación de recursos / Asignación de recursos
3. Adquisición de recursos
4. Desarrollo y gestión del equipo
5. Evaluación continua de recursos

Paso 1: Planificación de recursos

La planificación de recursos es el proceso de determinar qué personas, habilidades, herramientas, equipos y presupuesto se necesitan para completar un proyecto exitosamente. Su objetivo es asegurar que tengas los recursos adecuados disponibles en el momento correcto, sin sobrecargar a los equipos ni crear cuellos de botella en la entrega.

Sin embargo, antes de que puedas estimar los recursos, necesitas entender:

• el trabajo que se va a entregar,
• la línea de tiempo,
• las dependencias,
• y el nivel de experiencia requerido.

Además, definir los requisitos también requiere escuchar lo que los interesados dicen que quieren, pero sobre todo lo que no están diciendo.

Utiliza tus habilidades de toma de decisiones (una de las muchas habilidades de gestión de recursos) para leer entre líneas y hacer preguntas inteligentes. Por ejemplo, si tus interesados insisten en un ingeniero de software con más de 30 años de experiencia para construir una aplicación simple, indaga sobre eso. ¿Sería más adecuado sustituirlo por un desarrollador menos experimentado pero con mayor conocimiento de un lenguaje de programación más nuevo? ¿Por qué sí o por qué no?

Al final de la fase de planificación, deberías ser capaz de entender qué necesitas, cuándo y si tu cronograma es realmente alcanzable.

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Paso 2: Estimación de recursos / Asignación de recursos

La estimación y asignación de recursos determina cuánta dedicación necesita el proyecto y quién realizará realmente el trabajo dentro del tiempo y presupuesto disponibles.

En esta etapa, necesitarás:

1. Estimar el trabajo requerido
2. Determinar las habilidades necesarias
3. Calcular la capacidad disponible del equipo
4. Asignar recursos según prioridad y disponibilidad
5. Ajustar plazos o alcance si la capacidad no coincide con la demanda

Una vez que hayas identificado qué tipos de recursos necesitas, hay muchos métodos de asignación de recursos que puedes emplear. En esta etapa, deberás ser más específico sobre la programación de recursos. ¿Cuánto tiempo dedicarán estas personas a la entrega del proyecto?

Puedes abordar esta estimación de dos maneras principales:

• De abajo hacia arriba: Estima la cantidad de horas necesarias para completar cada requisito y cuántas horas cada persona tendrá que aportar a cada entregable. Este enfoque es el mejor cuando el alcance está bien definido, la precisión importa y los plazos son flexibles.

• De arriba hacia abajo: Si cuentas con un presupuesto fijo basado en tu plan de gestión de proyectos, comienza con esta restricción y luego asigna los recursos humanos en función de los roles más críticos para el éxito del proyecto. Este enfoque es el más conveniente cuando el presupuesto o los plazos están definidos,
• y deben hacerse concesiones desde el principio.

Utiliza mi plantilla de hoja de cálculo para la asignación de recursos para agilizar este proceso. Realiza los cálculos por ti para que puedas ver rápidamente en qué se está empleando tu presupuesto.

Para guiar tu proceso de asignación, también puedes considerar crear una estructura de desglose de recursos (RBS): un marco jerárquico que clasifica todos los recursos—humanos, materiales y equipamiento—por tipo y función. Es especialmente útil para visualizar todo el rango de recursos necesarios y asegurarte de que no pases por alto nada fundamental.

Si no tienes claro qué roles son críticos, entrevista a colegas que hayan ejecutado proyectos similares en el pasado. Asimismo, no dudes en recurrir a tus expertos en la materia para aprovechar su gran conocimiento. Sin duda, pueden contarte cuántas horas necesitan para hacer su trabajo de la mejor manera posible.

Consejo profesional

Ten en cuenta que los humanos son notoriamente malos haciendo estimaciones. Me gusta darme al menos un margen de contingencia del 10% para imprevistos o retrasos.

Paso 3: Adquisición de recursos

La adquisición de recursos es el proceso de asegurar las personas, equipos, herramientas y materiales necesarios para ejecutar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. El reto es equilibrar velocidad, coste, disponibilidad y ajuste de habilidades, porque el recurso ideal no siempre está disponible cuando lo necesitas.

En cuanto a los recursos humanos, existen dos formas principales de dotar de personal a tus proyectos:

• Contratar internamente. Principalmente a través de tu jefe o relaciones cultivadas dentro de tu organización. Las contrataciones internas se incorporan más rápido, conocen los flujos de trabajo de la empresa y suponen menor riesgo operativo. Sin embargo, pueden estar sobreasignadas.

• Contratar externamente. Colaborar con el departamento de reclutamiento, una agencia de empleo o aprovechar las recomendaciones de empleados puede ser una excelente herramienta para atraer nuevas contrataciones. Para esto último puede que necesites estructurar tu programa de referidos para reducir sesgos. Los candidatos externos pueden cubrir brechas de habilidades rápidamente, aportar experiencia especializada o aumentar la capacidad. No obstante, suelen requerir más tiempo y presupuesto para su incorporación.

Aunque puede ser tentador ignorar señales de alerta durante la entrevista para incorporarse rápido, sé tan deliberado como lo permita el calendario del proyecto, y así asegurarás que encuentras a la persona adecuada. Esto te ahorrará horas más adelante.

En este paso, también querrás conseguir los suministros necesarios para el proyecto. Solicita presupuestos a varios proveedores y negocia para obtener el mejor precio. Considera utilizar software de reserva de recursos para programar y asignar eficientemente los recursos compartidos, como equipos o salas de reuniones

Paso 4: Desarrollo y gestión del equipo

El desarrollo y gestión del equipo se centran en ayudar a los recursos del proyecto a trabajar eficazmente juntos a lo largo de la entrega. En esta etapa, el rol del gerente de proyectos pasa de incorporar al personal del proyecto a mantener el rendimiento, la colaboración, la responsabilidad y la moral del equipo a lo largo del tiempo.

Si pensabas que planificar el proyecto, estimar y adquirir recursos era complicado, eso no es nada comparado con lo difícil que es desarrollar y gestionar un equipo. Podrías dedicar todo un artículo a la gestión de personas, así que aquí va la versión rápida: cultiva las condiciones que permitan a las personas hacer su mejor trabajo.

La gestión eficaz del equipo incluye:

• aclarar responsabilidades,
• equilibrar las cargas de trabajo,
• eliminar obstáculos,
• resolver conflictos,
• hacer seguimiento del rendimiento,
• y fomentar la colaboración dentro del equipo.

Ten en cuenta que a medida que los proyectos evolucionan, los gestores de recursos a menudo deben reequilibrar las cargas de trabajo, ajustar responsabilidades y adaptar las estructuras del equipo para mantener la entrega encaminada.

Paso 5: Evaluación continua de recursos

Cada nuevo proyecto comienza con buenas intenciones, pero puede ser difícil pensar en las lecciones aprendidas y métricas cuando estás inmerso en el trabajo y recibiendo solicitudes de las partes interesadas desde todos los ángulos.

El PMI llama a este paso “controlar los recursos”. Entiendo el sentimiento, pero no me gusta la connotación.

Para asegurarte de no perder de vista el rendimiento, programa revisiones periódicas de la salud del proyecto antes de que tu esfuerzo se ponga en marcha. Como parte de tu revisión, debes:

• Revisar las horas/costos reales frente a las horas/costos estimados (puedes hacer esto en Excel o en la herramienta gratuita de gestión de recursos que prefieras)
  • Si notas una sobreasignación general del personal y no ves una forma de corregir el rumbo, informa a tus clientes del estado de utilización de los recursos para que esto no sea una sorpresa más adelante. Además, comparte tus ideas sobre cómo reducir los gastos para volver a encaminarte.
• Interactuar regularmente con tu equipo de proyecto para asegurarte de que están alineados con un trabajo que les resulte valioso
  • Estate atento al trabajo que se haya desviado del plan. Identifica oportunidades para hacer sustituciones más rentables que aumenten la motivación del personal y reduzcan los costos del proyecto.
• Realizar retrospectivas ágiles periódicas para revisar y actualizar los procesos del proyecto basándose en lo aprendido.

Ejemplo del proceso de gestión de recursos del proyecto

Ahora que tenemos claros los pasos, apliquemos esta metodología al siguiente ejemplo:

"Eres un gestor de proyectos encargado de impartir formación a funcionarios del gobierno en los próximos seis meses."

Para mantenerlo simple, utilicé hojas de cálculo para este ejercicio, pero cualquier herramienta de gestión de recursos servirá.

Paso 1: Planificación de recursos

• Documenta tu comprensión del alcance del proyecto en una declaración del alcance del proyecto, basándote en la documentación disponible, entrevistas, etc., y valídala con tus partes interesadas.
• Según el alcance del proyecto, identifica los tipos de personas que necesitarás para ejecutar el trabajo y sus responsabilidades propuestas por rol.
• Haz una lista de los suministros que necesitarás para impartir la formación.
• Si estás planificando recursos para varios proyectos a la vez, organízalos por prioridad.

Paso 2: Estimación y asignación de recursos

• Imagina que tu cliente te da un presupuesto de $100,000 para esta capacitación, la duración del proyecto es de seis meses y el cliente quiere que el gestor de proyecto dedique el 50% de su tiempo a este compromiso. Supón tarifas horarias aproximadas para cada puesto, documenta tus suposiciones y haz los cálculos.
• Al hacer las cuentas, puedes ver que, según lo solicitado por tu cliente, aproximadamente la mitad de tu presupuesto se va a tu PM. Reflexiona si eso tiene sentido según tu experiencia previa. Yo decido que sí, ya que esta capacitación es para personas de alto perfil y requiere desarrollo de contenido técnico, por lo que intuyo que participaré muy activamente.

• Luego, estima los recursos de actividad para los roles restantes y documenta tus suposiciones. No olvides reservar un 10% para contingencias.

• En mi primer intento, superé el presupuesto por $60,000. Vaya. Esto significa que tendré que averiguar cómo reducir costos a través de la nivelación de recursos.
  • Tengo a mi ingeniero sénior al 20% de su tiempo durante todo el proyecto, pero probablemente solo lo necesite el primer mes para ayudar a identificar los temas del curso y de nuevo en los meses 4 y 5 para revisar el contenido. Además, probablemente solo lo necesite un día a la semana en promedio, en lugar de dos días. Así recorto $30,000 de mi presupuesto.
    • Ajusto las horas restantes según lo que creo que puedo asumir. Tengo que reducir las horas de gestión de proyectos (PM) al 35% y reducir la contingencia del 10% al 5% para ajustar el presupuesto. Solo quedan $300 para suministros. Va a estar justo.

• En este punto, normalmente vuelvo y tengo una conversación con el cliente sobre formas de reducir el alcance del proyecto. Esto podría significar acortar la capacitación a 3 días en lugar de 5 para ahorrar en tiempo de instructor y analista, reducir la cantidad de participantes para disminuir los costos de suministros, o modificar el contenido del curso para que ya no se requiera a un ingeniero sénior.

Paso 3: Adquisición de Recursos

Utilizaré una combinación de técnicas para dotar de personal este compromiso según la disponibilidad de recursos:

• Contratación interna: El ingeniero junior y el analista de negocios junior son fáciles. Tengo dos estrellas en mi equipo que trabajan bien conmigo y buscan un desafío. Incluso puedo entrenar al analista para que asuma algunas de mis tareas de gestión de proyectos con el tiempo y así lograr ahorros. Después de una breve conversación para confirmar su interés y disponibilidad, están dentro.
• Contratación externa: El puesto de ingeniero sénior es difícil de cubrir. Hay pocos candidatos internos, y es complicado contratar externamente a alguien con un perfil tan especializado. Por suerte, alguien de mi red conoce a un exempleado que estaría dispuesto a colaborar por horas. Después de completar la documentación necesaria, estamos en marcha.
• Puesto por contrato: El cliente ya tiene en mente a un instructor para el curso. Me comunico con mi equipo de reclutamiento y el ingeniero sénior para entrevistar a este candidato y luego colaboro con compras para vincularlo a tiempo parcial. No necesitaré realizar este tipo de formación nuevamente en el futuro, por lo que no tiene sentido buscar una contratación a tiempo completo.

Paso 4: Desarrollo y Gestión del Equipo

Además de las reuniones recurrentes del equipo, organizo reuniones semanales uno a uno con las personas del proyecto que gestiono. Hablamos sobre sus desafíos, aspiraciones, y cómo puedo ayudarlos a mantenerse motivados y reconocer mejor sus aportaciones. 

Con aquellos a quienes no gestiono directamente, establezco una conversación mensual para asegurarme de que estén satisfechos con el proyecto y para identificar cualquier comentario que puedan tener sobre cómo mejorar. 

Debido a que me tomo el tiempo para conocer sus objetivos profesionales y porque soy transparente con ellos sobre su desempeño y cómo pueden mejorar, confían lo suficiente en mí no solo para dar lo mejor de sí, sino también para darme el feedback que necesito para convertirme en un mejor líder.

Paso 5: Evaluación Continua de Recursos

Aunque el proyecto comenzó a toda máquina, al reconciliar mi presupuesto mensual, gradualmente voy notando que mi mentoring está dando sus frutos, y cada vez debo dedicar menos tiempo a la entrega del proyecto. A medida que el analista asume más tareas de gestión de proyectos, nos resulta más fácil ajustarnos al presupuesto original tan ajustado.

También establecemos retrospectivas ágiles mensuales donde discutimos y documentamos las lecciones aprendidas, que revisamos antes de comenzar cada nuevo entregable. Hacer esto nos ayuda a reducir el número de horas que dedicamos a cada módulo de formación. 

Podemos incluir un módulo extra sin incurrir en costos adicionales, un gesto de buena voluntad que motiva a nuestros clientes a contratarnos para un proyecto aún más grande el próximo año.

¿Por qué es importante la gestión de recursos en proyectos?

Una gestión efectiva de los recursos puede transformar tu proyecto de un completo caos a algo muy sencillo. Si bien es posible entregar un proyecto sin un plan y con personas poco adecuadas o poco motivadas por el trabajo, no lo recomendaría. El proyecto se vuelve innecesariamente complicado y el entorno es poco agradable.

Si se hace correctamente, desarrollar un plan de gestión de recursos efectivo beneficia al gestor del proyecto, a los miembros del equipo, a los interesados y al negocio.

• El gestor de proyectos tiene un trabajo más sencillo gestionando el proyecto si el trabajo, el nivel estimado de esfuerzo y los perfiles requeridos están bien definidos en la iniciación del proyecto
• Los miembros del equipo están motivados y comprometidos con su trabajo, mejorando la productividad y reduciendo la rotación
• Cumplir o incluso superar las expectativas de los interesados resulta más fácil si el proyecto está bien definido y realizado con los recursos adecuados
• La entrega exitosa de proyectos promueve el crecimiento continuo mediante solicitudes de nuevos o repetidos negocios.

Lee más sobre por qué es importante la gestión de recursos aquí.

¿Cómo puede ayudar el software de gestión de recursos?

Aunque es posible hacer la planificación de recursos usando Excel, hacerlo requiere ingresar datos manualmente y actualizarlos constantemente. Al invertir en software de gestión de recursos, desbloqueas una variedad de funciones automatizadas que pueden ahorrarte tiempo y reducir el riesgo de errores.

Entonces, ¿qué deberías buscar en una herramienta de gestión de recursos? Algunas funciones útiles incluyen seguimiento en tiempo real de recursos, asignación por habilidades y balance de cargas de trabajo. Las herramientas de planificación de capacidad, un tipo de software relacionado, te ayudan a equilibrar las tareas para evitar la sobrecarga en tu equipo y recabar feedback para asegurar una mejora continua.

Muchas herramientas también se integran perfectamente con otros software de gestión de proyectos que ya utilices, permitiéndote obtener una visión holística del progreso del proyecto y de las tasas de utilización de recursos.

¿Buscas la herramienta adecuada de gestión de recursos? Consulta esta guía de demostración de software de gestión de recursos para ayudarte a tomar una decisión informada.

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