¿Por qué es importante la gestión de proyectos? 12 razones sencillas
A tiempo, en presupuesto y en alcance: La función principal de la gestión de proyectos es entregar proyectos dentro de los plazos y presupuestos establecidos, manteniendo el alcance acordado. Esto conduce a resultados de proyectos exitosos, oportunos y rentables.
Los gestores de proyectos son el pegamento: Los gestores de proyectos mantienen unido y enfocado al equipo, facilitan la comunicación y coordinación entre clientes y miembros del equipo, y ayudan a navegar los altibajos del proyecto.
Alineación estratégica en camino: Otro beneficio clave de trabajar con un director de proyecto es su capacidad para alinear los proyectos con los objetivos empresariales y asegurarse de que los recursos se usen adecuadamente, los objetivos sean claros y los planes realistas.
Interesados, gestionados: Los gestores de proyectos se aseguran de que se consideren los intereses de todas las partes interesadas, lo que ayuda a garantizar que el equipo trabaje hacia una visión unánime y previene posibles conflictos o malentendidos.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos? Une a los clientes y los equipos, crea una visión para un proyecto exitoso y asegura que todas las partes interesadas estén alineadas.
Para los clientes, la gestión de proyectos a menudo parece un coste innecesario porque piensan que los gestores de proyectos se interponen en lo que quieren hacer. El gasto puede generar preguntas como "¿por qué necesitamos gestión de proyectos?", pero ofrece numerosos beneficios que no puedes permitirte dejar pasar.
¿Sin ella, qué mantiene unido al equipo? ¿Quién queda para navegar por los altibajos de los proyectos?
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¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es importante porque asegura que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y en el alcance acordado. No solo ahorra tiempo y dinero, sino que también ayuda a producir entregables de alta calidad que logran los resultados previstos de un proyecto.
La importancia de la gestión de proyectos radica en alinear los proyectos con la estrategia empresarial y la capacidad de recursos, definir objetivos claros, crear planes de proyecto realistas, gestionar recursos, mantener la calidad, mitigar riesgos, crear y seguir procesos, supervisar el progreso y gestionar a los interesados.
Descubre más sobre qué es un proyecto aquí.
12 beneficios de la gestión de proyectos
A continuación te presentamos 12 beneficios y resultados que una buena gestión de proyectos y los buenos gestores de proyectos pueden aportar a los proyectos y a las partes interesadas:
- Resultados de proyectos más impactantes
- Mejor alineación y control del equipo de proyecto
- Mejor productividad
- Entrega a tiempo y dentro del presupuesto
- Entregables de alta calidad consistentes
- Resolución efectiva de riesgos del proyecto
- Gestión eficiente de recursos
- Seguimiento y reporte detallado de proyectos
- Toma de decisiones y resolución de problemas efectiva
- Mejora continua y aprendizaje de proyectos anteriores
- Mejor gestión y colaboración en el trabajo remoto
- Clientes y partes interesadas satisfechos
1. Resultados de proyectos más impactantes
La gestión de proyectos es importante porque asegura la alineación estratégica: que lo que se entrega es lo correcto y aportará un valor real frente a la oportunidad de negocio.
Los clientes tienen objetivos estratégicos y sus proyectos avanzan esos objetivos. Las organizaciones utilizan la gestión de proyectos para asegurarse de que los proyectos estén diseñados para encajar en los marcos estratégicos del cliente y que las metas de los proyectos estén alineadas estrechamente con los objetivos estratégicos del negocio.
Los gestores de proyectos identifican casos de negocio sólidos y calculan el ROI, lo que garantiza que el resultado del proyecto tendrá un impacto positivo y entregará valor real. La gestión de proyectos es importante porque los proyectos que se salen de curso o no se adaptan a las necesidades del negocio terminan siendo costosos e innecesarios.
2. Mejor alineación y control del equipo de proyecto
La gestión de proyectos es importante porque aporta liderazgo y dirección a los proyectos.
El liderazgo por parte del gestor de proyectos permite y capacita a los miembros del equipo para que den lo mejor de sí. Utilizan diversas herramientas y técnicas para gestionar un equipo de proyecto, motivando y orientando a los miembros, eliminando obstáculos y motivándolos a hacer su mejor trabajo.
Los gestores de proyectos sirven al equipo pero también aseguran la rendición de cuentas. Con un gestor de proyectos presente, no hay confusión sobre quién está a cargo y controla lo que ocurre en un proyecto (especialmente si se está utilizando un diagrama RACI u otra herramienta similar de gestión). Las aplicaciones de gestión de proyectos pueden optimizar aún más este proceso centralizando la asignación de tareas, el seguimiento de progresos y permitiendo la comunicación en tiempo real.
En cada proyecto, alguien tiene que estar ahí para seguir avanzando. Porque nunca sabes cuándo te vas a topar con un obstáculo que necesita ser eliminado. Nuestros clientes son personas ocupadas. Este es solo uno de sus muchos proyectos prioritarios. Dependen de nosotros para asegurarnos de identificar las cosas que pueden frenar el progreso del proyecto en general.
Los gestores de proyectos hacen cumplir los procesos y mantienen al equipo alineado porque, en última instancia, ellos son los responsables de si el proyecto fracasa o tiene éxito.
3. Mejor productividad
La gestión de proyectos es importante porque asegura que exista un plan adecuado que defina un enfoque claro y objetivos concretos para que el equipo pueda cumplir con las metas estratégicas.
Sin gestión de proyectos, los equipos se quedan sin instrucciones claras o una metodología de gestión de proyectos bien definida. Los proyectos e iniciativas carecen de enfoque, cuentan con objetivos difusos y el equipo no tiene claro qué está haciendo ni el porqué.
Los gestores de proyectos impulsan la realización de las actividades dividiendo el trabajo en partes más pequeñas, generalmente usando software de gestión de proyectos. Esto permite que los equipos se mantengan enfocados, orienten sus esfuerzos hacia lograr el objetivo y terminen sus tareas en tiempo (lee más sobre los beneficios del software de gestión de proyectos aquí).
Sin un proceso comprensible y ordenado o un método de gestión (como ágil, cascada, Kanban o Scrum), las empresas corren el riesgo de que los proyectos fracasen y se pierda la confianza en el negocio.
4. Entregas a tiempo y dentro del presupuesto
La gestión de proyectos es importante porque permite planificar de manera realista y fijar expectativas adecuadas sobre qué se puede entregar, cuándo y con qué recursos.
Sin un plan de proyecto sólido, los proyectos suelen acabar con plazos demasiado ambiciosos o sin la referencia de estimaciones de proyectos similares. Esto conduce a retrasos y excesos de presupuesto.
Un gestor de proyectos eficaz puede negociar plazos y metas realistas y alcanzables entre las partes involucradas, el equipo y la dirección. Analiza y equilibra los recursos con el cronograma del proyecto para desarrollar un calendario realista, y crea procesos claros con plazos que el equipo pueda cumplir.
Esto normalmente se realiza utilizando software de planificación de proyectos.
5. Entregables de alta calidad de forma constante
La gestión de proyectos es importante porque proporciona control de calidad para asegurar que cada entregable cumpla siempre con los estándares.
Normalmente, los proyectos están bajo una enorme presión para ser completados. Sin un gestor de proyectos dedicado que cuente con el apoyo y compromiso de la dirección ejecutiva, las tareas se subestiman, los cronogramas se ajustan y los procesos se apresuran. El resultado es una mala producción porque no hay un plan de gestión de calidad establecido.
Los gestores de proyectos se aseguran de que los proyectos tengan el tiempo y la asignación de recursos necesarios para entregar y que el resultado sea probado en calidad en cada etapa. Una buena gestión de proyectos permite un proceso escalonado y por fases, creando tiempo para que los equipos revisen y prueben sus entregables en cada paso del camino.
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6. Resolución Efectiva de Riesgos en el Proyecto
La gestión de proyectos es importante porque aporta gestión de riesgos para asegurar que los riesgos se gestionan y mitigan correctamente.
Un flujo de trabajo robusto en torno a la identificación, gestión y mitigación de riesgos evita que los riesgos se conviertan en problemas. Gestionar el riesgo es donde entra en juego el valor de la gestión de proyectos, especialmente en proyectos complejos.
Los gestores de proyectos tienen el conocimiento para analizar los riesgos potenciales, cuantificarlos y desarrollar un plan de contingencia en caso de que se materialicen. Esto requiere saber qué preguntas formular para descubrir los riesgos a tiempo. Los riesgos se priorizan según su probabilidad y se asignan respuestas adecuadas para cada riesgo (usando un software de gestión de riesgos dedicado).
Para llevar tus habilidades de gestión de proyectos al siguiente nivel, prueba uno de estos cursos de gestión de riesgos en profundidad.
7. Gestión Eficiente de Recursos
La gestión de proyectos es importante porque proporciona un proceso ordenado que garantiza que las personas adecuadas hagan las cosas correctas en el momento oportuno a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Los gestores de proyectos crean procesos adecuados que aclaran quién hace qué, cuándo y cómo, mediante un proceso llamado asignación de recursos (normalmente utilizando un software de gestión de recursos).
Sin un plan claro de gestión de recursos, los equipos se fragmentan, las tareas se duplican y la planificación se vuelve reactiva, lo que genera frustración entre el equipo. Esta reactividad lleva el proyecto al modo de supervivencia. Los gestores de proyectos previenen que esto ocurra asignando las tareas según las habilidades y capacidades de los miembros del equipo y reasignando cuando surge algún conflicto.
Aquí tienes más información sobre por qué la gestión de recursos es importante por derecho propio.
8. Seguimiento Detallado del Proyecto y Reportes
La gestión de proyectos es importante porque permite una supervisión continua del progreso del proyecto mediante informes frecuentes sobre el estado.
Pueden parecer innecesarios los informes de estado—si todo va según lo planeado, puede sentirse como documentación por documentación. La supervisión continua del proyecto es fundamental para garantizar que el proyecto sigue en camino y facilita detectar cuándo un proyecto empieza a desviarse de su curso. Cuanto antes puedas identificar una desviación, más sencillo es corregirla.
Normalmente, los informes de estado proporcionan información sobre el trabajo realizado y el planificado; las horas utilizadas y cómo se comparan con las planificadas; el seguimiento del proyecto respecto a los hitos; riesgos, suposiciones, problemas y dependencias; y cualquier resultado del proyecto.
Los gestores de proyectos suelen utilizar herramientas de informes que facilitan la recopilación y organización de datos. Además, las herramientas de gestión del trabajo como Scoro pueden automatizar gran parte de estos reportes, ayudando a los PM a ahorrar tiempo y aumentar la precisión.
9. Toma de Decisiones y Resolución de Problemas Efectiva
La gestión de proyectos es importante porque los gestores de proyectos tienen la experiencia necesaria para entender si todos están haciendo lo que deben.
Con algunos años de experiencia, los gestores de proyectos desarrollan habilidades de gestión de proyectos y conocimientos especializados; sabrán todo sobre el trabajo que realizan sus equipos, las plataformas y sistemas que utilizan, las posibilidades y limitaciones, y los tipos de problemas que suelen ocurrir.
Esta experiencia significa que pueden mantener conversaciones informadas con clientes, equipos y partes interesadas; tomar decisiones fundamentadas sobre el trabajo que realiza el equipo; y ayudar a los equipos a solucionar problemas cuando surgen.
Están preparados para ser el centro de comunicación, asegurando que, a medida que el proyecto pasa entre equipos y fases, nada quede olvidado o sin revisar.
10. Mejora Continua y Aprendizaje de Proyectos Anteriores
La gestión de proyectos es importante porque permite al equipo aprender de los éxitos y fracasos anteriores y documentar esos aprendizajes.
Los gestores de proyectos utilizan retrospectivas de sprint, lecciones aprendidas o revisiones post-proyecto para considerar qué fue bien, qué no fue bien y qué hacer diferente en el próximo proyecto.
Estas prácticas son una parte fundamental de la gestión de proyectos empresariales, que ayuda a la organización a aprender de los fracasos y éxitos para alinear mejor los resultados con los objetivos estratégicos. Sin este aprendizaje, los equipos seguirán cometiendo los mismos errores, una y otra vez.
Los conocimientos extraídos de estas revisiones también son muy útiles para una reunión de inicio de proyecto; recuerdan al equipo errores como subestimar proyectos y éxitos como tener un proceso sólido o mantener actualizado el registro de horarios.
11. Gestión y colaboración mejoradas en el trabajo remoto
La gestión de proyectos es importante porque ayuda a abordar algunos de los principales desafíos que surgen con el trabajo remoto.
La comunicación, la organización y la colaboración se complican cuando el equipo trabaja a distancia. No se dan conversaciones fortuitas que puedan generar nuevas ideas, y los niveles de responsabilidad pueden disminuir.
Todo esto forma parte de la descripción del puesto de un gestor de proyectos: establecer vías de comunicación, integrar el trabajo en equipo en el proceso, enviar agendas, mantener a los miembros del equipo comprometidos incorporando charlas informales en las reuniones y tratar al equipo como personas, no solo como recursos.
Sin alguien gestionando los proyectos, no hay quien lidere el impulso de fomentar la colaboración y animar a los miembros del equipo a conocerse entre sí (mediante las mencionadas charlas informales).
El gestor de proyectos también puede implementar herramientas de colaboración que faciliten la comunicación y eliminen algunos de los obstáculos que presenta el trabajo remoto.
¿Quieres aumentar la eficacia de tu equipo? Consulta nuestra lista de los mejores cursos de colaboración para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo.
12. Clientes y partes interesadas satisfechos
La gestión de proyectos es importante porque ayuda a los equipos de proyecto a gestionar clientes difíciles y establecer expectativas con las partes interesadas a través de prácticas comprobadas de gestión de clientes.
Los gestores de proyectos son el punto de contacto con los clientes y las partes interesadas, y son responsables de gestionar las expectativas sobre el alcance y el cronograma del proyecto.
Deben hablar el lenguaje del cliente y del equipo en lo que respecta a si una determinada solicitud es viable, está fuera del alcance o se ajusta al coste originalmente previsto para el proyecto. El software de seguimiento de proyectos permite a los gestores de proyectos participar en estas conversaciones bien informados sobre el estado del proyecto.
La gestión de relaciones varía en función de cada cliente o proyecto y de en qué etapa están con ese cliente. Puede consistir tanto en reuniones individuales de seguimiento con el cliente como en asegurarse de que los elementos útiles llegan al cliente y a sus partes interesadas. También puede incluir desafiar al cliente y asegurar que el equipo está en el camino que tiene más sentido.
También están ahí para proteger al equipo. No pondrías a tu desarrollador frente a un cliente enojado para explicar por qué una funcionalidad no es posible. Los gestores de proyectos tienen las habilidades de comunicación y resolución de conflictos necesarias para encontrar una solución que funcione tanto para el equipo como para el cliente, proporcionando finalmente satisfacción al cliente.
Estudio de caso sobre la importancia de la gestión de proyectos: Aura
Sin la gestión de proyectos, los equipos y clientes están expuestos a una dirección caótica, objetivos de proyecto poco claros, falta de recursos, planificación poco realista, alto riesgo, entregables de baja calidad, proyectos que sobrepasan el presupuesto y entregas fuera de plazo.
Aquí tienes un ejemplo de esto de parte de Sarah M. Hoban, Directora Senior en la oficina de gestión de programas de Aura.
En un cargo anterior, trabajé como gestora de programas para un equipo de marketing. Uno de los mayores beneficios que aporté fue mi conocimiento de los objetivos estratégicos, los planes de trabajo y los procesos de los equipos multifuncionales.
Ella abogó por los miembros del equipo y liberó su tiempo asumiendo la coordinación y alineación entre el equipo y el resto de la organización. “Marketing pudo adaptar sus procesos y prioridades para reflejar los intereses de otros equipos, haciendo que la organización fuera más eficiente,” comenta.
Hoban continúa:
¿Lo podríamos haber logrado sin una gestora de programas? Claro, pero habría requerido que alguien de marketing asumiera este rol voluntariamente, además de su trabajo diario, y sin la experiencia y conocimientos en gestión de programas necesarios para lograrlo con un alto estándar de calidad. Con una gestora de programas en el puesto, otros equipos tenían un punto de contacto centralizado y comenzaron a colaborar proactivamente con marketing, así que el equipo ya no tenía que correr para atender solicitudes de último momento de ingeniería o producto.
La gestión de proyectos crea y fomenta equipos felices y motivados que saben que su trabajo importa, por lo tanto, dan lo mejor de sí. Y ese equipo habilitado por la gestión de proyectos garantiza que se entregue lo correcto—cosas que aportan un verdadero retorno de inversión y que generan clientes satisfechos. Esta es una de las principales razones por las que la gestión de proyectos es importante.
La importancia de los grandes gestores de proyectos
En el ámbito de proyectos digitales, muchos gestores de proyecto terminan en ese cargo sin ninguna formación formal ni haber realizado un curso de gestión de proyectos; y en muchos casos, su título laboral es diferente a 'gestor de proyectos'.
Pero como hemos descrito antes, sus funciones son fundamentales para el éxito de un proyecto y de la organización en su conjunto. Sin ellos, no hay nadie que aplique un proceso claro; impulse la comunicación; o priorice tareas, entregables y recursos.
El primer paso es identificar quién ya está gestionando proyectos en tu organización y si dispone de las habilidades blandas necesarias—como comunicación, organización y relaciones con los integrantes interesados.
Las habilidades técnicas (que suelen adquirirse en el trabajo o a través de formación formal) en temas como la fase de planificación del proyecto, ejecución, gestión de riesgos y cronogramas garantizan que el gestor de proyectos sea capaz de realizar el trabajo que muchas veces pasa desapercibido, aunque es crucial.
La formación y una certificación en gestión de proyectos que acredite dicha formación, como el PMP del Project Management Institute (PMI) o PRINCE2, es una manera de garantizar que los PMs cuenten con las estrategias y habilidades necesarias para ofrecer los beneficios de la gestión de proyectos descritos anteriormente.
Pero si quieres que todo tu equipo de gestión de proyectos esté alineado en valores y competencias que potencien el impacto positivo de tus proyectos en tu empresa, The Digital Project Manager ofrece formación para equipos de gestión de proyectos que trabajan en agencias y otras organizaciones. El programa es autodirigido y culmina en una Certificación en Gestión de Proyectos Digitales.
Si este artículo te ha resultado útil, también puedes consultar nuestro artículo sobre por qué son importantes las propuestas de proyectos.
