Planificación de Proyectos para Equipos Remotos: 5 Consideraciones
Mantener la flexibilidad: Con miembros del equipo en diferentes zonas horarias, necesitarás flexibilidad en los horarios de reuniones y trabajo. Asegúrate de preguntar a los miembros del equipo y a los clientes sobre sus horarios de reunión preferidos.
La tecnología es el puente: Utiliza software de gestión de proyectos y plataformas de comunicación para mantenerte en estrecho contacto con los miembros del equipo, clientes y demás partes interesadas.
La implicación del equipo es una prioridad: Fomenta la inclusión y la motivación entre los miembros del equipo remoto mediante reuniones regulares y actividades de integración como rompehielos, juegos u oportunidades para simplemente socializar en Zoom.
Planificar un proyecto de forma remota conlleva algunos desafíos únicos. A todos les encanta la flexibilidad de trabajar desde casa, pero la desventaja es que puede ser más difícil colaborar, programar reuniones y mantenerse al día con quién está trabajando en qué.
En este artículo, te explicaré cómo planificar proyectos de manera remota y qué consideraciones debes tener en cuenta para asegurar el éxito del proyecto.
¿Qué es la planificación de proyectos?
La planificación de proyectos es el acto de crear una hoja de ruta para completar tu proyecto. Debe incluir el alcance del trabajo a realizar, los principales objetivos del proyecto y los cronogramas.
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Ayuda a que todos los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas avancen hacia la finalización exitosa del proyecto, proporcionando una dirección y expectativas claras.
Consulta con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas clave (en diferentes grados, según su papel en el proyecto) sobre el plan antes de iniciar cualquier trabajo o ingresar información en tu herramienta de planificación de proyectos.
Al utilizar las técnicas adecuadas de planificación de proyectos, es más probable que consigas compromiso y menos probable que necesites hacer cambios significativos en el plan del proyecto a medida que el proyecto avanza.
Cómo planificar proyectos de forma remota
Cuando trabajes con miembros del equipo a distancia, lo más importante que tendrás que discutir es cómo se realizará el trabajo y cómo se comunicarán entre ustedes.
Esto es especialmente importante para equipos distribuidos en diferentes zonas horarias. Programar reuniones virtuales en horarios que funcionen para todos (es decir, durante las "horas de trabajo") ayuda a mantener un equilibrio entre la vida laboral y personal para todos los miembros del equipo, incluido tú como gerente de proyecto.
Utiliza software de gestión de proyectos remoto, pizarras virtuales, videollamadas y otras herramientas para la colaboración del equipo para reducir la distancia entre los miembros y facilitar actividades como el trabajo en pareja entre desarrolladores o las pruebas de aceptación de usuario y control de calidad. Asegúrate de planificar estas necesidades antes de iniciar el proyecto.
5 consideraciones para planificar proyectos de manera remota
Ten presente estas cinco consideraciones para gestionar proyectos a distancia; esto te ayudará a aumentar la probabilidad de completar tu proyecto con éxito y con un equipo satisfecho y unido. Añádelas a tu lista de verificación de planificación de proyectos para no pasar por alto ningún paso clave.
1. Horarios de trabajo de los miembros distribuidos del equipo
Dependiendo de cómo esté estructurado tu equipo remoto, podrías tener personas en zonas horarias que varíen de 1 a 12 horas. A medida que se forma el equipo del proyecto, considera las zonas horarias y cómo organizarás las reuniones.
Como consultor de gestión de proyectos, vivo en Filadelfia pero actualmente trabajo con clientes en Nueva York, California, Canadá, Australia, Praga y Chicago. Esto significa que a veces necesito ser flexible respecto a los horarios de reunión y trabajo para acomodar a mis equipos de proyecto.
Al trabajar con nuevos clientes o nuevos miembros del equipo, siempre pregunto sobre sus horarios preferidos de reunión antes de comenzar un proyecto nuevo. Mantengo esta información en una hoja que inicio al planificar y lanzar un nuevo trabajo, y la actualizo a lo largo del proyecto o vinculación.
Independientemente de las preferencias, siempre pido permiso antes de programar reuniones para miembros del equipo fuera de su horario laboral habitual. Esto es algo útil de discutir cuando planificas un proyecto, para saber cuán flexibles son los horarios de las personas y cuándo.
Esto facilita planificar reuniones y revisiones del proyecto. Si realmente es imposible convocar una reunión debido a las zonas horarias, también puedes comunicarte de forma asíncrona utilizando herramientas de gestión de proyectos.
2. Estilos y preferencias de comunicación
Pide a las personas que compartan cómo prefieren comunicarse; algunos equipos remotos tienen muchas reuniones, mientras que otros prefieren compartir temas y actualizaciones de otras formas.
Mientras que es fácil ir a golpear la puerta de alguien o compartir una actualización rápida durante el día cuando todos trabajan juntos en persona, los equipos remotos deben poner un esfuerzo extra en planificar su comunicación. Esto aplica tanto para equipos internos como de agencia que trabajan con clientes externos.
Aunque deben considerarse las preferencias de comunicación de todos, las preferencias del cliente pueden necesitar mayor prioridad, ya que ellos son quienes pagan el trabajo. Por ejemplo, si son usuarios frecuentes de Slack o Microsoft Teams, tendrás que comunicarte con ellos a través de ese canal para asegurar que obtengan lo que necesitan y que el proyecto avance a buen ritmo.
Además, observa cuánto puede tolerar el equipo la comunicación asíncrona. Slack se considera a menudo una herramienta para obtener respuestas inmediatas de los miembros del equipo, pero eso no siempre es posible.
Hablen durante el proceso de planificación sobre cómo aprovechar funciones como pausar notificaciones y usar actualizaciones de estado para indicar la disponibilidad. Establecer expectativas sobre su uso puede ayudar a los miembros del equipo a trabajar juntos de manera más eficiente y minimizar las interrupciones.
3. Herramientas y recursos que el equipo necesita para completar el trabajo del proyecto
Al principio del proceso de planificación, hablen sobre el uso de software de gestión de proyectos, herramientas de comunicación, videoconferencias, compartición de archivos, pizarras virtuales, aplicaciones de productividad y cualquier otra herramienta y recurso que usarán.
La gestión de proyectos remotos puede requerir herramientas adicionales para reemplazar cosas que se encuentran generalmente en una oficina (como una pizarra). Los miembros del equipo también pueden solicitar monitores adicionales u otra tecnología que les permitas trabajar de manera más efectiva.
Comprendan su presupuesto para estos elementos o cómo solicitarlos antes de iniciar un proyecto. Por ejemplo, saber que pueden pagar una cuenta de Zoom para su equipo puede ayudar a evitar limitar el número de asistentes a las reuniones o restringirlas a 40 minutos (aunque los límites de tiempo no siempre son algo negativo).
Para determinar el presupuesto necesario para herramientas y recursos, reúnanse con su equipo para elaborar una lista de deseos antes de que comience el proyecto; luego pueden obtener algunas estimaciones revisando las páginas de precios de los software y buscando el equipo o hardware necesario. Más información sobre gestión de recursos para equipos remotos aquí.
Otro aspecto a considerar al evaluar herramientas son las integraciones. Algunas herramientas funcionan juntas de forma inmediata, mientras que otras requieren personalizaciones o configuración de API. Dependiendo de las competencias y la composición de su equipo, puede ser más fácil usar herramientas que cuenten con integraciones nativas.
4. Formas de gestionar la retroalimentación y el rendimiento durante el proyecto
Uno de los desafíos que algunos equipos reportan con el trabajo remoto es gestionar el desempeño y crear oportunidades de crecimiento.
Mientras que algunos consideran que el tiempo cara a cara es esencial para avanzar en tu carrera, no creo que esto siempre sea cierto. Lo importante es mantenerse visible, participar activamente y saber cómo comunicar tus logros y oportunidades de mejora.
Como gerente de proyectos supervisando equipos de proyecto remotos, podrías conversar con los responsables de personal o RRHH de tu organización sobre el plan para gestionar el rendimiento en el proyecto y cómo abordar cualquier problema de desempeño.
Aunque puede ser más fácil que los problemas menores, como miembros del equipo que no completan el registro de horas semanalmente o que no actualizan las herramientas de gestión de proyectos, pasen desapercibidos, tu papel como gerente de proyectos es ayudar a estar al tanto del desempeño del equipo.
Establece un panel de control o informe que te alerte sobre problemas del proyecto, como tareas atrasadas, dependencias no entregadas o el progreso del proyecto por debajo de cierto umbral. Encontrar maneras de dar retroalimentación justa y concisa en tiempo real y reconocer a las personas que superan las expectativas será muy valioso.
También puedes llevar un documento de Google o una nota aparte (como una carpeta privada en Google Drive) para seguir los temas de desempeño y los reconocimientos, asegurándote de que las personas reciban la retroalimentación y el reconocimiento que merecen a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
5. Cohesión del equipo
Tener un equipo cohesionado que trabaje bien junto es vital para la colaboración remota y el éxito del proyecto. Al planear un nuevo proyecto y reunir equipos remotos, asegúrate de crear oportunidades para que los trabajadores remotos se conozcan entre sí. Es posible que tu equipo trabaje junto por primera vez, y esto puede hacer el trabajo menos desafiante y más divertido.
No tiene por qué tomar la forma de dinámicas cursis o pasadas de moda. Prueba enviar una encuesta antes de comenzar la planificación del proyecto (una vez que sepas quién estará en el equipo) y comparte lo que el equipo tiene en común. Por ejemplo, podría ser divertido saber que el 75% de los miembros del equipo son nocturnos o que el 58% no funciona antes de tomar 2 tazas de café por la mañana.
Otra cosa que puedes considerar como gerente de proyectos es dejar tiempo en el plan remoto para que el equipo tenga oportunidades programadas de reunirse sin hablar de trabajo.
Uno de mis clientes reserva media hora la mayoría de las semanas para que los equipos se reúnan y jueguen juntos a algún juego por Zoom o discutan un tema de actualidad (como inteligencia artificial o el último gran estreno de cine). Disponer de tiempo para que las personas se conozcan y puedan conectar fuera de las horas de concentración en los proyectos es una excelente estrategia de gestión de equipos de proyectos.
Preguntas frecuentes sobre la planificación de proyectos para equipos remotos
¿Cuál es la clave para asegurar que un proyecto tenga éxito al trabajar en remoto?
La clave para asegurar que un proyecto tenga éxito trabajando en remoto es una comunicación buena y consistente. Esto no significa necesariamente reuniones virtuales o videollamadas. La comunicación puede realizarse de manera asíncrona utilizando una herramienta de gestión de proyectos o una herramienta de colaboración como Slack o Microsoft Teams. De hecho, la mayoría de los programas de gestión de proyectos que se integran con Microsoft Teams pueden ayudarte a conectar aún más, ya que te permiten trabajar en tus proyectos dentro de una pestaña del lugar donde mantienes tus conversaciones.
¿Cuáles son algunos consejos para gestionar equipos en remoto?
Algunos consejos o buenas prácticas para gestionar equipos en remoto son:
- Pregunta a los miembros del equipo sus horarios laborales y preferencias de comunicación.
- Procura comunicarte de más para asegurarte de que todos tengan la información que necesitan y que los bloqueos se resuelvan rápidamente.
- Usa múltiples canales de comunicación para adecuarte a las preferencias de todos y que la comunicación pueda darse de forma asíncrona.
- Crea oportunidades para que los equipos creen lazos y se conozcan. Aunque esto sucede de forma más natural cuando todos trabajan juntos en una oficina o ciudad, en los equipos remotos debe hacerse intencionalmente.
- Pide retroalimentación y chequea regularmente con los miembros del equipo para asegurarte de que no se sientan perdidos, excluidos o aislados.
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